田聰

摘要：伴隨如今我國(guó)企事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷深化，在單位的制度變革、重構(gòu)與重組的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)大量的人員調(diào)整，而專業(yè)技術(shù)人員作為單位發(fā)展的核心支柱，做好其檔案管理有助于人力資源管理工作的實(shí)效性得到顯著提高。本文從專業(yè)技術(shù)人員檔案的主要作用入手，從管理意識(shí)與制度保障、信息化建設(shè)、多方合作等方面提出具體措施，致力于使專業(yè)技術(shù)人員檔案有效服務(wù)于人力資源管理。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員檔案；人力資源管理；制度保障；信息化；多方合作

引言：

專業(yè)技術(shù)人員檔案是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)的集中反映，囊括其在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作業(yè)績(jī)、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行合理任用與管理，同時(shí)也可以將其中的專業(yè)領(lǐng)軍人物發(fā)展為單位儲(chǔ)備人才，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。

一、專業(yè)技術(shù)人員檔案的主要作用

（一）日常管理

在企事業(yè)單位的日常管理中，專業(yè)技術(shù)人員檔案是單位員工辦理工資調(diào)整與職稱申報(bào)等工作的主要依據(jù)，不僅關(guān)系到養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)金的繳納工作，更關(guān)乎員工的大病醫(yī)療統(tǒng)籌與退休年限計(jì)算，為員工各項(xiàng)材料的證明提供重要參照。

（二）職位晉升

專業(yè)技術(shù)人員檔案為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的科學(xué)決策提供重要依據(jù)，詳細(xì)的反映了個(gè)人的學(xué)習(xí)狀況、工作經(jīng)歷、道德品格、工作業(yè)績(jī)以及專業(yè)特長(zhǎng)等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動(dòng)提供了具有借鑒價(jià)值的文件資料，系統(tǒng)、全面、真實(shí)的反映了個(gè)人的專業(yè)技能。在單位內(nèi)部進(jìn)行干部的選拔、考察與任用時(shí)，專業(yè)技術(shù)人員檔案是極為重要的參考資料，關(guān)乎到干部選拔是否科學(xué)正確，甚至對(duì)于單位的未來(lái)發(fā)展與管理都會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。專業(yè)技術(shù)人員檔案的健全建設(shè)，有助于加強(qiáng)人力資源管理部門對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的正確培養(yǎng)、合理使用，推動(dòng)人事部門工作職能的進(jìn)一步完善。

（三）文化傳承

黨的十八大會(huì)議報(bào)告指出，要“建設(shè)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系，弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。”專業(yè)技術(shù)人員檔案是個(gè)人歷史真實(shí)完整的記錄，記錄了個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)與參考的作用，同時(shí)也是人類文化活動(dòng)檔案的重要組成部分，將其中有保存價(jià)值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對(duì)于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。

二、專業(yè)技術(shù)人員檔案服務(wù)于人力資源管理的具體措施

（一）提升管理意識(shí)，深化制度保障

長(zhǎng)久以來(lái)，許多人缺乏對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的深入理解，導(dǎo)致檔案管理工作備受忽視、無(wú)人看管，造成檔案存在斷節(jié)問(wèn)題。許多技術(shù)人員的資料不全、歸檔無(wú)序，當(dāng)人力資源部門在辦理專業(yè)技術(shù)人員的聘任手續(xù)時(shí)，常常無(wú)法找到相關(guān)的任職文件與評(píng)審表等資料，造成工資發(fā)放問(wèn)題無(wú)法落實(shí)，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業(yè)技術(shù)人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項(xiàng)，為檔案管理工作的實(shí)行提供理論依據(jù)。其次，專業(yè)技術(shù)人員檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮其工作職能，強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)人員與其所在單位的內(nèi)在聯(lián)系，及時(shí)做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實(shí)檔案的內(nèi)容。在進(jìn)行檔案材料收集時(shí)，務(wù)必要經(jīng)過(guò)詳細(xì)的甄別與實(shí)際確認(rèn)，確保材料具備真實(shí)性與即時(shí)性。并且在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監(jiān)督下共同完成，避免檔案材料出現(xiàn)丟失或內(nèi)容被擅自更改等問(wèn)題。經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員本人簽字確認(rèn)或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統(tǒng)，具有實(shí)效性。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案有效性

以往在專業(yè)技術(shù)人員檔案的儲(chǔ)存方面，通常都以紙質(zhì)文件作為存貯的介質(zhì)，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的過(guò)程中極易出現(xiàn)磨損與變質(zhì)問(wèn)題，不僅增加了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)隱患，更提高了檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，耗費(fèi)大量檔案查閱時(shí)間。伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進(jìn)。因此，專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理也應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立網(wǎng)上的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理和利用的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)智能化、系統(tǒng)化與自動(dòng)化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷量，提高人力部門的工作效率[2]。

（三）強(qiáng)化多方合作，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理

由于專業(yè)技術(shù)人員檔案具備專業(yè)性、連續(xù)性與動(dòng)態(tài)性的基本特點(diǎn)，因此其檔案管理也應(yīng)當(dāng)在多方合作下共同推進(jìn)。首先，專業(yè)技術(shù)人員自身要具備個(gè)人材料的管理意識(shí)。作為個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的主體對(duì)象，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識(shí)，將個(gè)人在專業(yè)工作中撰寫的論文、著作以及科研申報(bào)材料等進(jìn)行記錄，向其主管部門進(jìn)行登記備案，隨后再將材料及時(shí)上交到檔案室，經(jīng)檔案管理人員的簽字確認(rèn)后再進(jìn)行各類報(bào)銷手續(xù)的辦理。其次，相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)完善材料管理意識(shí)。各職能部門在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，需要將活動(dòng)中的培訓(xùn)與考核等資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時(shí)應(yīng)當(dāng)以檔案部門的備案情況作為考核依據(jù)，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠?qū)ζ漕I(lǐng)屬的專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)術(shù)成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強(qiáng)檔案部門與人力資源部門的有效對(duì)接。當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員或各業(yè)務(wù)主管部門將信息移交給檔案管理部門時(shí)，檔案部門應(yīng)當(dāng)按照技術(shù)職稱進(jìn)行排序與分類，做好整理、補(bǔ)充、保管工作。同時(shí)，檔案部門應(yīng)當(dāng)與人力資源部門做好溝通工作，確保個(gè)人專業(yè)信息具備完整性與實(shí)效性，能夠?yàn)槿肆Y源部門的檔案需求提供詳盡充分的數(shù)據(jù)支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。

結(jié)論：

總而言之，專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)參照，促使人力資源管理部門對(duì)于各類專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力進(jìn)行全面的了解，結(jié)合實(shí)際狀況開(kāi)展有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)與考核，完善其專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員工作水平的不斷提升，提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]林彬，趙勇.淺議專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理工作[J].山東檔案，2014，（06）：45-46.

[2]李靜.專業(yè)技術(shù)人員檔案如何服務(wù)于人力資源管理[J].職業(yè)，2010，（09）：16.