馬梁

摘? 要：文章分析了集團(tuán)單位檔案工作的特點(diǎn)，從便于檔案管理和節(jié)約人力、物力、財(cái)力成本等角度分析集團(tuán)單位在檔案保管方式和檔案人員管理體制方面進(jìn)行創(chuàng)新的必要性。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)單位;檔案保管方式;檔案管理人員;體制創(chuàng)新

隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)改革和企業(yè)改革的不斷深入，各單位之間的兼并聯(lián)合不斷增強(qiáng)，社會(huì)上產(chǎn)生了不少的集團(tuán)單位。集團(tuán)單位因其自身的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于集團(tuán)單位檔案工作的發(fā)展，有必要探索一種更適合于集團(tuán)單位檔案工作發(fā)展的方式。

1 集團(tuán)的概念和定義

集團(tuán)，根據(jù)百度百科和現(xiàn)代漢語詞典的釋義，一是指為了共同的利益或目的而組織起來的團(tuán)體;二是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)等社會(huì)單位。集團(tuán)不一定是企業(yè)，也可以是事業(yè)單位，比如有的省、市的廣電集團(tuán)。

2 集團(tuán)單位的特點(diǎn)

集團(tuán)單位的特點(diǎn)是下屬單位數(shù)量眾多，戰(zhàn)線距離長(zhǎng)，地域分布范圍廣，有些集團(tuán)下屬單位數(shù)量達(dá)到幾十上百家，集團(tuán)總部與各成員單位間、各成員單位相互間的距離遠(yuǎn)，集團(tuán)各單位遍布全國(guó)甚至全世界，地域分布廣。集團(tuán)單位的這些特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，對(duì)集團(tuán)單位檔案管理模式創(chuàng)新提出了新的要求。筆者認(rèn)為，應(yīng)從檔案保管方式及檔案人員管理體制方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)集團(tuán)單位更好地開展檔案工作的需要，最大限度地節(jié)約人力、物力、財(cái)力等管理成本，提高集團(tuán)單位檔案管理的水平。

3 集團(tuán)單位檔案保管方式的創(chuàng)新

根據(jù)集團(tuán)單位的這種特點(diǎn)，筆者認(rèn)為建立聯(lián)合檔案室是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

3.1現(xiàn)有檔案室模式的弊端。小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重。集團(tuán)下屬各立檔單位中，除了上規(guī)模的大單位外，也不乏只有幾十號(hào)人的小單位，辦公場(chǎng)所也很小，單位小，文件、檔案形成數(shù)量也就少，但麻雀雖小五臟俱全，按要求每個(gè)立檔單位都要設(shè)立檔案室，還得實(shí)行辦公、閱文、庫(kù)房三分開，這樣就需要至少占用3間房子來添置設(shè)備、配備人員，并要建立一整套的管理制度。這對(duì)小單位而言，不配齊，是不符合檔案工作要求;要配齊，一個(gè)是能力達(dá)不到，再一個(gè)也是種資源浪費(fèi)。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力等方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

3.2聯(lián)合檔案室的概念和模式。聯(lián)合檔案室是檔案室的一種組織形式，即同一專業(yè)系統(tǒng)或?qū)I(yè)性質(zhì)相近或距離相近的若干機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位共同建立的檔案管理機(jī)構(gòu)。各單位聯(lián)合檔案室可由集團(tuán)策劃，分兩種模式，一種模式是橫向聯(lián)合，由距離相近的立檔單位協(xié)商組建;一種模式是縱向聯(lián)合，由同系統(tǒng)或業(yè)務(wù)相近的立檔單位協(xié)商組建，都由檔案工作水平相對(duì)較好的一個(gè)單位牽頭組建，各單位分?jǐn)傆嘘P(guān)費(fèi)用。

3.3聯(lián)合檔案室的意義。建立聯(lián)合檔案室，各個(gè)立檔單位不再分別成立檔案室，不用配備檔案專業(yè)人員，聯(lián)合檔案室負(fù)責(zé)聯(lián)合體內(nèi)各單位檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，這種檔案管理新模式能減輕集團(tuán)下屬各單位收集、整理、保管檔案的工作任務(wù)，由業(yè)務(wù)相對(duì)熟練、隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)人員來完成，能使檔案整理工作更加規(guī)范，緩解了集團(tuán)檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)壓力;這種管理模式還能減少各單位在籌建檔案室上的投入，將分散資金、多方位投資、重復(fù)投資變?yōu)榻y(tǒng)一投資，實(shí)際上要比原來的分散投資節(jié)約得多，這樣能做到人員專業(yè)化、經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)化、設(shè)備專門化、管理科學(xué)化。能將松散的“小而全”的檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學(xué)化、社會(huì)化、規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，為檔案工作更廣泛地為集團(tuán)單位和社會(huì)服務(wù)創(chuàng)造條件;此舉還能加強(qiáng)檔案信息資源整合，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，更加方便各單位利用檔案，更好地滿足查閱檔案的需求。

4 集團(tuán)單位檔案人員管理體制的創(chuàng)新

傳統(tǒng)管理模式下，集團(tuán)單位各個(gè)成員單位檔案人員由各單位自行安排和管理，大大小小的下屬單位都要配備專職或兼職的檔案工作人員，檔案人員數(shù)量眾多，這是一個(gè)龐大的工作群體，數(shù)量大、更換勤、業(yè)務(wù)水平差，不易管理。根據(jù)這個(gè)實(shí)際情況，建議改變現(xiàn)有檔案人員由各立檔單位自行配備和管理的模式，由集團(tuán)檔案部門統(tǒng)一委派，作為集團(tuán)派駐各立檔單位人員，由集團(tuán)統(tǒng)一管理。

4.1現(xiàn)有檔案人員管理體制的缺點(diǎn)

由于檔案工作不同于一般的事務(wù)性工作，它是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要經(jīng)過專門培訓(xùn)才能上崗，同時(shí)又由于檔案工作不是什么急活，也使其變成一項(xiàng)“說起來重要、干起來不重要、忙起來不要”的工作，特別是小單位，檔案人員多是兼職，一兼數(shù)職的結(jié)果是“兼而不管”現(xiàn)象非常嚴(yán)重，即使集團(tuán)檔案部門年年組織培訓(xùn)仍不能滿足工作需要，由于人員變換太勤，每年參加培訓(xùn)的多是些新面孔，也由于檔案人員兼職太多，往往培訓(xùn)多次也達(dá)不到獨(dú)立上崗的條件，以致每年光是對(duì)檔案人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作都會(huì)占據(jù)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)主管部門大部分的時(shí)間，而這又多是些重復(fù)性的基礎(chǔ)性問題、基本術(shù)語，甚至檔案工作常識(shí)性問題，令集團(tuán)檔案部門疲于應(yīng)付。

4.2集團(tuán)統(tǒng)一派駐檔案人員的優(yōu)點(diǎn)

如果對(duì)檔案人員實(shí)行上下一條線管理，各單位檔案人員或聯(lián)合檔案室人員是集團(tuán)派駐人員，由集團(tuán)檔案管理業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一管理，這樣可以保證檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，減輕集團(tuán)檔案部門的培訓(xùn)、指導(dǎo)壓力，有更多的精力去開拓其他工作;也有利于檔案管理人員的統(tǒng)一培訓(xùn)和檔案業(yè)務(wù)的科學(xué)規(guī)范，更有利于檔案工作的開展和檔案管理水平的提高;檔案人員由集團(tuán)統(tǒng)一管理，檔案人員就成了集團(tuán)檔案工作的“特派員”，能有效避免下屬檔案工作人員“人微言輕”，不能正常協(xié)調(diào)開展檔案工作的情況，而且可以減少檔案人員的數(shù)量，提高檔案工作效率，從而降低集團(tuán)的各項(xiàng)成本。

5 小結(jié)

對(duì)集團(tuán)單位檔案保管方式和人員管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，在集團(tuán)單位下屬各立檔單位建立聯(lián)合檔案室和由集團(tuán)統(tǒng)一向各立檔單位派駐檔案工作人員，能有效地降低集團(tuán)單位的各項(xiàng)成本，提高集團(tuán)單位檔案管理水平，對(duì)集團(tuán)單位檔案工作無疑是一種有益的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]集團(tuán)——百度百科.[2018-03-30].https：//baike.baidu.com/item/集團(tuán)/10230819？fr=Aladdin.

[2] 聯(lián)合檔案室——百度百科.[2018-03-30]. https：//baike.baidu.com/item/聯(lián)合檔案室 /12611724？fr=aladdin.

[3]曾凡生.關(guān)于建立機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室的思考[J].信息管理，2008，21（4）：21-25.