李興春，馬 雁

人事檔案管理作為高校人力資源管理的重要組成部分，承擔著真實記錄每一個教職工成長歷程的職能，為學校師資隊伍建設(shè)、薪酬分配、職稱評聘、干部任免考察、離退休工作提供了依據(jù)。但長期以來，高校在人才引進、師資隊伍建設(shè)工作中，重人事工作，輕檔案管理，使得人事檔案管理工作嚴重滯后于人事工作。黨的十八大以來，在全面從嚴治黨背景下，黨中央高度重視干部隊伍建設(shè)，在全國范圍內(nèi)開展了人事檔案專項審核工作，高校也按要求開展了全面的人事檔案審查工作。在高校人事檔案的全面審查中，暴露出高校在人事檔案管理方面存在諸多問題。因此，在新的歷史時期，深入分析高校人事檔案管理的重要性，研究當前人事檔案管理存在的問題，從問題入手探尋優(yōu)化高校人事檔案管理的策略，讓高校檔案管理在高校人力資源管理中發(fā)揮重要的作用，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校人事檔案是教職工成長軌跡的記錄儀，是認定“三齡、兩歷、一身份”的信息來源，是干部選拔任用、職稱職級評聘、各項待遇落實的重要依據(jù)，關(guān)系到高校每一位教師的切身利益。高校開展人事檔案審核工作，既是落實中央組織部等有關(guān)文件精神，進一步規(guī)范和加強高校干部人事檔案工作的需要，也是為了及時發(fā)現(xiàn)問題，妥善解決問題，切實為維護廣大教師自身權(quán)益服務(wù)。

在對干部人事檔案相關(guān)問題的研究中，著名學者吳寶康曾經(jīng)在其著作《檔案學概論》中提出，檔案最根本的意義就是為了實現(xiàn)對一些歷史的記錄，而這些記錄是最原始的記錄內(nèi)容。高校人事檔案主要是指高校人事管理各項工作在具體實施過程中，能夠?qū)€人的閱歷、才智和品德等各種因素條件整合在一起，并且記錄下來，形成以個人為單位的相關(guān)資料[1]。在整個高校人事工作實施過程中，人事檔案可以說是其中非常重要的資料，也是保存相對比較完整的資料。

高校人事檔案管理工作在具體落實過程中，主要將教師團隊作為基礎(chǔ)，這對高校日常管理工作或者對教學工作、科學研究等各個方面都能夠產(chǎn)生一定的影響和作用。同時，高校人事檔案可為教職工薪酬調(diào)整、干部選拔以及教職工評價等多個方面提供依據(jù)和參考。因此，高校人事檔案管理工作是高校人事管理工作中非常重要的一部分，也可以看作是基礎(chǔ)部分，保障人事檔案的客觀真實性非常重要[2]。在實踐中，干部人事檔案審核工作是否嚴格，會直接對高校整體工作產(chǎn)生影響。同時，還會對干部組織的決策產(chǎn)生影響，甚至對教育工作者自身的利益也會造成重要的影響。因此，保證人事檔案的準確性和有效性非常重要，定期對這些重要的檔案進行審核，不僅能夠避免出現(xiàn)學校用人不當?shù)默F(xiàn)象，而且還能夠提高人事檔案的整體利用率。從學校層面來講，選拔領(lǐng)導(dǎo)干部時，如果出現(xiàn)帶“病”提拔的現(xiàn)象，勢必會影響甚至阻礙高校未來的發(fā)展。這樣不僅會導(dǎo)致高校自身的利益受到嚴重的影響，而且在嚴重的情況下，還會危害到黨和國家的利益[2]，因此，人事檔案管理工作在學校人力資源管理工作中非常重要，各高校應(yīng)該做好人事檔案管理工作。

二、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案未實現(xiàn)專人管理

高校作為事業(yè)單位，高校的人事檔案需要收存教職工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。從收存的材料種類可以看出，高校人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性和機密性特征。因此，高校的人事檔案是一類有別于校內(nèi)其他檔案的特殊檔案。目前，高校人事檔案管理大部分由學校組織、人事部門負責，少部分由組織、人事與檔案管理部門共同負責。在由學校組織、人事部門負責的人事檔案管理中，大多數(shù)情況下因為組織、人事部門各自所需要承擔的行政事務(wù)較多，所以人事檔案管理并不是這些人員的主要工作，更多的情況是指定某個人來兼職負責[3-5]。因此，由于兼職人事檔案管理人員要承擔大量組織、人事管理方面的工作，很多時候就容易出現(xiàn)歸檔不及時、重要材料遺失的現(xiàn)象。又由于人事檔案的保密要求，當事人無權(quán)查閱本人檔案，因此也就無法知道自己的檔案是否有缺失，更不能做到及時補充和完善。通常只有在某人提拔時或?qū)W校組織人事檔案審核時，才發(fā)現(xiàn)當事人重要的檔案材料缺失的現(xiàn)象，給教職工造成較大影響，嚴重時甚至阻礙教職工的事業(yè)發(fā)展。

（二）人事檔案管理人員素質(zhì)不高

從人事檔案收存的材料可以看出，人事檔案收存材料種類繁多，動態(tài)性強，同時還涉及保密問題。因此，人事檔案管理其實是一項專業(yè)性的工作,不是誰都可以勝任的。人事檔案管理既需要檔案管理人員熟悉組織、人事方面的業(yè)務(wù)工作，也需要管理人員具有檔案管理專業(yè)的基本知識和能力。同時，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，還要求人事檔案管理人員要具有互聯(lián)網(wǎng)思維，掌握一定的計算機技術(shù)[6]。但從相關(guān)調(diào)查情況來看，高校人事檔案管理人員配備比較隨意，有的是轉(zhuǎn)崗人員，有的是兼職人員。同時，對現(xiàn)有管理人員業(yè)務(wù)培訓不注意，加之培訓力度不夠，因此現(xiàn)有人事檔案管理人員大多數(shù)只是收存紙質(zhì)檔案的“機器”。多數(shù)情況下，他們處于來什么材料裝什么材料的工作狀態(tài)，缺乏設(shè)計與統(tǒng)籌安排，缺乏創(chuàng)造性的工作。這樣一來，致使多數(shù)人事檔案材料混亂，經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤，檔案管理工作的專業(yè)性沒有保障。

（三）人事檔案內(nèi)容建設(shè)沒有與時俱進

隨著我國人事制度改革的不斷深化，教師評價已由傳統(tǒng)的個人要素和個體績效評價轉(zhuǎn)向人力資源管理、組織績效和團隊績效等考核評價。因此，人事改革背景下人事檔案信息是多層次全方位的評價信息。如果不及時更新教職工的檔案記錄，就會導(dǎo)致教職工的檔案不完善，并且在人才儲備時，會導(dǎo)致高校沒有客觀的檔案作為判斷標準。同時，由于在很大程度上人事檔案關(guān)系到了教職工的經(jīng)濟利益，與個人的事業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，因此在進行人事檔案審查時，常常會發(fā)現(xiàn)諸如工齡越算越長、年齡越填越小的虛假信息。同時，傳統(tǒng)人事檔案主要是對教職工的個人社會閱歷、思想行為以及政治成分等方面內(nèi)容的記錄。也就是說，高校人事檔案中所呈現(xiàn)的個人歷史情況相對比較多，但是有關(guān)個人近期的情況并沒有在其中有所體現(xiàn)。如教職工教學、科研工作的過程、成果和評價等根本沒有涉及。同時，檔案中有很多比較僵硬化的材料，這些材料很少能夠?qū)F(xiàn)實中的內(nèi)容進行有效反饋[7]。如檔案中的個人考核評價材料千篇一律，套話太多，而涉及教職工個人業(yè)績情況的內(nèi)容較少，難以通過這樣的材料對教職工進行客觀評價。同時，個人的知識水平、能力范圍等這些比較具有價值意義的實質(zhì)性信息的嚴重缺乏，會導(dǎo)致高校在領(lǐng)導(dǎo)干部選拔時難以對其進行全方位的了解，難以做出相應(yīng)決策。特別是對教育者的品德、能力以及業(yè)績等情況，想要實施相對應(yīng)的評價時，很難保證這些資料的有效利用。即使在實踐中對這些資料進行利用，但是大多數(shù)都是以套話或者是官方性的語言，這樣不僅很難體現(xiàn)教職工的個性，而且并沒有任何特征，不夠全面也缺乏準確性[8]。

（四）人事檔案信息化建設(shè)滯后，集成度低

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，“大數(shù)據(jù)”對各領(lǐng)域產(chǎn)生了非常大的影響，顛覆性地改變了人們的工作和生活方式，尤其是對管理方式的改變影響深遠。但由于檔案工作的滯后，其功能彰顯在多年之后。大多數(shù)高校對檔案工作不夠重視，覺得只要能勉強“應(yīng)付”當前需要即可。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各高校對檔案管理工作投入較少，僅限于諸如掃描儀和計算機這樣的基礎(chǔ)性硬件設(shè)備的提供。因此，高校人事檔案的信息化建設(shè)普遍滯后，有的高校甚至連基本的紙質(zhì)檔案數(shù)字化都還沒有實現(xiàn)，更別說人事檔案信息與學校相關(guān)系統(tǒng)的綜合化對接利用。同時，由于管理人員認知水平所限，有的認為把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化后就是人事檔案的信息化建設(shè)，這種認知也在某種程度上阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的進程[9-10]。事實上，人事檔案的信息化建設(shè)需要先進的軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化的技術(shù)手段為支撐。如檔案數(shù)字化加工設(shè)備，專門的服務(wù)器、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等必不可少。現(xiàn)有的人事檔案信息主要用于滿足日常管理的信息統(tǒng)計、數(shù)據(jù)提供以及滿足少量的外部信息查詢需求，被動利用多，主動服務(wù)少。大數(shù)據(jù)時代不但要求紙質(zhì)人事檔案的數(shù)字化，更要求將個人檔案信息通過專業(yè)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進行分類處理，通過聚類、分類和相關(guān)性分析，研究數(shù)據(jù)的相關(guān)關(guān)系，從學校發(fā)展的戰(zhàn)略高度為學校的人力資源管理、人才招聘和績效考核等服務(wù)。

三、優(yōu)化高校人事檔案管理的策略

（一）加大資金投入力度，完善和優(yōu)化軟硬件設(shè)施

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，因此加大資金投入必不可少。具體來講，高校要結(jié)合實際情況，在保證能夠有效落實黨的基本方針的基礎(chǔ)上，加大資金投入，完善和優(yōu)化高校人事檔案管理的軟硬件設(shè)施。因此，高校需要根據(jù)檔案管理的相關(guān)文件要求和指示，將高校人事檔案管理所需要的軟硬件設(shè)施逐漸納入到高校自身的總體建設(shè)中，同時還要將整個建設(shè)規(guī)劃過程中所投入的費用也一并納入到財務(wù)預(yù)算中。在針對人才的配備以及資金的投入上，高校需要以制度化的形式為資金投入提供有效保障[11]。同時，在辦公室、專用庫房和檔案室的建設(shè)過程中，要嚴格按照規(guī)定的標準進行建設(shè)。

（二）加強檔案意識宣傳，讓全員重視檔案

檔案意識在現(xiàn)代人力資源管理中越來越重要。沒有檔案意識對自己的危害極大。沒有人事檔案，高校教職工申報職稱、退休、辦理養(yǎng)老保險等都將成為難題，在事關(guān)自己事業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)正定級、干部提拔、出國等方面都將受限。在檔案意識薄弱的人中，有的隨意將檔案丟在學校置之不理，有的干脆把檔案揣在身上，有的雖把檔案轉(zhuǎn)到了學校所在地的人才市場，但幾年后完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學校，或是轉(zhuǎn)到了人才市場[12]。因此，從學校層面來講，要做好人事檔案建設(shè)工作，需要加大檔案意識宣傳力度，通過宣傳，提高全校教職工檔案意識，以形成人人關(guān)心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍。有了學校領(lǐng)導(dǎo)的重視，學校才會給予檔案工作政策傾斜和經(jīng)費支持。而有了學校的政策和經(jīng)費作為保障，高校的人事檔案建設(shè)才能逐漸地提檔升級，實現(xiàn)高校人事檔案現(xiàn)代化管理的良性循環(huán)發(fā)展。

（三）設(shè)置專崗專人管理，加強管理人員培訓力度

人事檔案不同于其他檔案，具有不可再生性，一旦損毀或遺失，將難以補救，因此保證人事檔案的安全完整非常重要。同時，由于人事檔案管理具有保密性，當事人一般不了解自己的檔案情況，人事檔案管理人員因管理不善而引起的重要檔案遺失有時會給教職工事業(yè)發(fā)展造成重大影響，而當事人又苦于沒有證據(jù)證明自己上交了相關(guān)檔案材料，結(jié)果只能不了了之。因此，人事檔案管理工作是一項既具有專業(yè)性同時機密性又很強的工作[13]。如果管理人員流動頻繁，新來人員熟悉工作又需要較長時間，這樣勢必會影響檔案管理工作的連貫性，從而影響檔案管理工作的正常運行。因此，人事檔案管理宜選用責任心強、作風嚴謹?shù)娜藛T來專門負責。結(jié)合時代發(fā)展的需求具體來講，選用的人事檔案管理專員應(yīng)該具備多方面的素質(zhì)：一是要有過硬的政治素質(zhì)；二是要有嚴謹細致的工作作風；三是要熟悉人力資源管理和檔案工作的政策法規(guī)，了解干部檔案的相關(guān)要求；四是要有豐富的檔案管理專業(yè)知識；五是要有信息素養(yǎng)，能夠促進人事檔案信息化建設(shè)。當然，任何人都不是全能的，都需要在工作中不斷學習進步，逐步提升綜合素質(zhì)。因此，高校在選定素質(zhì)較好的人員專門管理人事檔案后，還需要加強對其的全面培訓。如檔案相關(guān)法律法規(guī)的培訓，檔案專業(yè)的基本理論知識培訓，檔案信息化建設(shè)所需的計算機專業(yè)知識培訓等。

（四）將人事檔案信息化建設(shè)納入高校信息化建設(shè)中進行統(tǒng)籌規(guī)劃

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的來臨，時代要求人事檔案管理也要跟上信息化發(fā)展的步伐，全面加強人事檔案信息化建設(shè)勢在必行[14-15]。人事檔案信息化建設(shè)涉及多方面的內(nèi)容。一是需要對原有紙質(zhì)的人事檔案進行科學分類，為人事檔案的數(shù)字化加工和分類提供依據(jù)。二是需要引進人事檔案信息化管理系統(tǒng)，一方面科學管理數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，另一方面為現(xiàn)有數(shù)字化的信息提供管理平臺。三是將人事檔案管理系統(tǒng)集成到學校的信息化管理平臺中，以提高人事檔案信息的利用率。

1.人事檔案材料的科學分類

對紙質(zhì)人事檔案進行科學分類是做好人事檔案信息化管理的前提。從現(xiàn)有對紙質(zhì)人事檔案審核的情況來看，每位教職工的人事檔案由于歷史階段不同、各地區(qū)的要求和規(guī)范不同，檔案類型及種類繁多。因此，需要將每一個人對應(yīng)的檔案信息進行類別劃分，以便在紙質(zhì)檔案數(shù)字化時，在系統(tǒng)中建立個人檔案信息庫的目錄列表，為數(shù)字化后的檔案信息管理和利用打下基礎(chǔ)。根據(jù)國家相關(guān)文件，對人事檔案材料的分類如圖1所示。

圖1 人事檔案材料分類

2.人事檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建

圖2 高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)模塊

只要將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化就是人事檔案的信息化建設(shè)，這是當下的認識誤區(qū)，且當前眾多高校都處于這一階段。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案的信息化建設(shè)集數(shù)據(jù)采集、加工和利用于一體，采用人事檔案管理系統(tǒng)對相關(guān)信息進行統(tǒng)一采集，利用計算機技術(shù)進行加工和處理，通過提供數(shù)據(jù)接口的形式從而為不同人群提供便捷的服務(wù)。因此，人事檔案的信息化建設(shè)有三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如圖2）：（1）原始數(shù)據(jù)采集。原始數(shù)據(jù)采集也包括兩個方面，一是原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有數(shù)字化檔案的采集入庫。（2）數(shù)據(jù)加工和處理。采集信息只是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，有了數(shù)據(jù)還必須在對數(shù)據(jù)科學分類的基礎(chǔ)上，運用計算機技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進行加工處理，以為信息的有效利用提供支持。（3）數(shù)據(jù)管理和利用。人事檔案的信息化建設(shè)是為了跟上高校大數(shù)據(jù)環(huán)境構(gòu)建的要求，信息化的目的就是要使原來相對“死板”的數(shù)據(jù)“活”起來，方便大家的使用，同時也為檔案管理提供便捷。因此，管理系統(tǒng)的功能設(shè)計非常重要。本文設(shè)計的人事檔案管理系統(tǒng)的功能如圖3所示。

圖3 高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)功能圖

人事檔案管理系統(tǒng)的搭建可以采用自建和購買的方式。根據(jù)重慶文理學院檔案信息化建設(shè)的探索，引進比較成熟的檔案管理系統(tǒng)是相對明智的選擇。自建系統(tǒng)不但需要軟硬件投入，系統(tǒng)開發(fā)也費時費力，而且系統(tǒng)升級及系統(tǒng)維護會隨著開發(fā)人員的調(diào)離等難以為繼，因此，自建檔案管理系統(tǒng)常常難以滿足現(xiàn)有需求。選擇相對成熟的檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)維護和升級方面不用擔心，而且也能根據(jù)各高校的不同需求進行定制。

3.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成

大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)不應(yīng)是孤立存在的，而應(yīng)該集成在高校的信息化建設(shè)平臺中，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與共享。教職工人事檔案與學校的教學管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、工會管理系統(tǒng)等息息相關(guān)，因此在搭建人事檔案信息化管理系統(tǒng)時，應(yīng)該考慮與學校其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。人事檔案管理系統(tǒng)集成到學校信息化建設(shè)相關(guān)的管理系統(tǒng)中，以使人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息在各平臺上都能共享（如圖4所示）。

圖4 高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成圖

四、結(jié)語

高校人事檔案管理是高校人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，尤其是當下在國家層面都非常注重人事檔案審核的情況下，各高校更應(yīng)該分析當前人事檔案管理中存在的不足，以便有針對性地解決相關(guān)問題。本文提出的相關(guān)建議是在重慶文理學院人事檔案管理實踐中探索總結(jié)出來的，希望能為各高校進一步做好人事檔案管理工作提供參考。