摘 要：企業(yè)的所有事務都需通過辦公室進行管理，所以，企業(yè)辦公室是企業(yè)的管理中心，其重要性不言而喻，但企業(yè)辦公室管理中一旦存在問題，將會影響對企業(yè)各方面的管理，也會讓企業(yè)各方面的工作陷入混亂。因此，本文主要對企業(yè)辦公室管理中存在的問題進行談論和分析，然后，提出幾點優(yōu)化策略來優(yōu)化企業(yè)辦公室的管理工作。

關鍵詞：企業(yè)辦公室；管理；問題；優(yōu)化對策

一、企業(yè)辦公室管理中存在的問題

1、管理制度不完善。管理制度是對企業(yè)各方面事務實施管理的依據(jù)，但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)內部和外部的各項事務都在不斷的改變，而管理制度卻沒有相應的更新，這就導致企業(yè)的管理制度不完善，在實施管理的過程中常常會面臨多種困境，例如，部分事務找不到具體的管理依據(jù)，就會讓辦公室管理人員無法有效的管理。另外，在現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中，由于長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，辦公室管理人員缺乏現(xiàn)代管理理念，也不能有效的更新管理理念，導致不能創(chuàng)新管理方式和不積極的完善企業(yè)管理制度，使管理制度較為落后，不能滿足企業(yè)發(fā)展需要。

2、存在管理混亂的情況。在辦公室的管理中，經常出現(xiàn)重復管理、管理不到位、錯誤管理等混亂情況，造成管理混亂的原因也有多種，第一，由于管理制度的不完善，辦公室管理人員無法行使管理權，或者亂用管理權利，造成管理混亂；第二，企業(yè)辦公室擔任著協(xié)調、服務、傳遞信息、招聘、考勤等工作，企業(yè)所有事務需要經過辦公室管理才能完成，因此，辦公室的管理工作繁瑣、復雜，且任務繁重，導致辦公室人員工作量大、工作壓力大，而沒有充分考慮管理是否合理、得當，難免會造成管理混亂的局面；第三，企業(yè)一般股東較多、領導層人員較多，他們?yōu)榱烁髯缘睦妫脵嗬阶赃`反管理制度，插手企業(yè)管理，造成企業(yè)管理混亂的局面發(fā)生。

3、辦公室管理人員權利小。辦公室管理人員在工作時，需要適當?shù)臋嗬?，才能及時高效的管理好企業(yè)各項事務。但在實際的管理中，辦公室管理人員的權利小，甚至是在領導層和員工層之間扮演著“傳話筒”的作用，無發(fā)言權，影響著企業(yè)辦公室管理水平的提高。例如，在管理過程中對各部門之間的矛盾沒有處理權，只能回報領導處理，甚至是由于權利小而不被員工所重視其管理工作，出現(xiàn)不服管理、抵抗管理等情況。

4、辦公室管理人員存在辦事能力低的情況。管理人員的辦事能力對辦公室的管理水平和管理效率有著直接的關系，對于企業(yè)而言，在辦公室管理人員的招聘中普遍存在違規(guī)招聘的行為，導致一些辦事能力低的人員從事辦公室管理工作。例如，在員工考評方面，存在漏記、錯記、多記等情況，一件小事需要長時間辦理等情況，都是管理人員辦事能力低的表現(xiàn)。

二、應對辦公室管理問題及優(yōu)化管理工作的對策

1、創(chuàng)新辦公室管理理念。管理理念是企業(yè)管理各項事務的指導思想，為辦公室管理指明管理方向，而傳統(tǒng)的管理理念主要是依據(jù)企業(yè)領導的要求進行管理，對于現(xiàn)代化的企業(yè)，這樣的管理理念顯得較為落后，制約著管理水平的提高。因此，為了應對辦公室管理問題，首先要創(chuàng)新辦公室管理理念，把對企業(yè)的發(fā)展、對員工的服務等方面納入管理理念，才能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的管理要求。

2、合理的分配工作。企業(yè)辦公室工作量大且復雜繁瑣，很容易出現(xiàn)管理混亂的局面，所以，企業(yè)辦公室各管理人員要合理的分配工作，主要從兩個方面來進行合理分配，一方面，要根據(jù)辦公室各管理人員的工作能力、管理能力分配適當?shù)墓ぷ鳎沤^工作能力差的人員管理難度大的事務，杜絕工作能力強的人員管理簡單的事務，實現(xiàn)人才資源的合理利用；另一方面，實現(xiàn)崗位責任制，明確崗位人員，明確崗位任務和責任，并落實到具體人員，讓其各盡其責、各盡其職，杜絕一崗多任、一事多管的情況發(fā)生，方能有效避免管理混亂的局面發(fā)生。

3、完善企業(yè)辦公室管理制度。管理制度是管理企業(yè)事務的依據(jù)，規(guī)范管理行為，保障日常管理的正常進行，所以，企業(yè)相關負責人應根據(jù)企業(yè)各部門、各方面的實際情況，制定完善的管理制度，讓企業(yè)的每項事務都能找到具體的管理依據(jù)。

4、提高辦公室管理人員的工作能力。由于辦公室管理人員的工作能力也直接影響著管理質量和管理效率，所以，應該重視辦公室管理人員的工作能力，并通過有效的方法來提高其工作能力。例如，招聘高質量的管理人才從事辦公室管理工作。或者為辦公室管理人員提供業(yè)務培訓機會，讓其參與培訓，不僅要提高其工作能力，還要提高其職業(yè)道德，才能更好的投入到工作中。

5、給予辦公室管理人員適當?shù)臋嗬＾k公室管理人員在管理的過程中，必須要適當?shù)氖褂脵嗬拍苡行У奶岣吖芾硇剩?，在處理員工與企業(yè)之間的矛盾與糾紛時，管理人員可以直接行使權利給予處理和解決，無需匯報領導和聽取領導的意見，這樣就節(jié)約了處理時間，提高了工作效率。所以，應給予辦公室管理人員適當?shù)臋嗬?/p>

三、結語

綜上所述，企業(yè)辦公室管理中存在管理制度不完善、管理混亂、辦公室管理人員權利小、管理人員辦事能力低等問題，嚴重影響著管理效率和管理質量，因此，就必須要利用創(chuàng)新辦公室管理理念、合理的分配工作、完善辦公室管理制度、提高辦公室管理人員的工作能力等對策，來優(yōu)化企業(yè)辦公室的管理工作，方能提高其管理質量和管理效率。

參考文獻

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作者簡介

任次林（1977.07-），男，民族：漢，籍貫：四川省南充市，當前職務：主管當前職稱：初級政工師，學歷：本科，研究方向：辦公室管理類、黨建類。

（作者單位：國家電投新疆能源化工集團隴西新能源有限責任公司）