徐 菱，陳家晨，胡瑩石

（無錫太湖學院，江蘇 無錫 214000）

在我國社會不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)辦公設(shè)備也逐漸朝著自動化、電子化及無紙化發(fā)展。如果想要保證公司、企業(yè)及集團相互協(xié)同進行工作，能夠使企業(yè)利用小代價提高自身經(jīng)濟效益，要求企業(yè)決策人員能夠?qū)k公設(shè)備等方面的知識及技術(shù)精準地掌握。目前現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機技術(shù)的逐漸完善，使企業(yè)能夠通過高效性、精準性的措施全面收集內(nèi)部信息，并且對信息進行加工和存儲。在現(xiàn)代社會中，辦公自動化被廣泛應用到現(xiàn)代行業(yè)中，Lotus Notes也成為了實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化的科學及有效軟件支撐。

1 Lotus Notes簡介

Lotus Notes是一款具備唯一開放性、統(tǒng)一性結(jié)構(gòu)，并且還具備企業(yè)協(xié)作、通信的綜合性應用軟件平臺，其能夠在多領(lǐng)域使用，這是Lotus Notes在使用過程中的重要優(yōu)勢。Lotus Notes自身是一種文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，其中的應用呈現(xiàn)方式都是通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)，Lotus Notes的處理對象就是數(shù)據(jù)庫文檔?，F(xiàn)代Lotus Notes也是文檔存儲、通信處理及Web發(fā)布的軟件，其具備多種現(xiàn)代化技術(shù)特點，比如移動計算、安全管理、復制機制、計算機支持等，能夠有效支持多種開發(fā)方式，分別為Lotus Notes公示語言及Java等，應用到ADO（ActiveX Data Objects）等接口中能夠?qū)ο鄳臄?shù)據(jù)進行訪問。另外，Lotus Notes中的數(shù)據(jù)模板較多，通過此模板能夠有效降低應用程序在開發(fā)過程中的工作量。

在使用Lotus Notes的過程中，Lotus Notes能夠在操作系統(tǒng)平臺進行使用，并且還能夠支持操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)等結(jié)構(gòu)，而且還能夠有效屏蔽系統(tǒng)之間的復雜性及不兼容性，此軟件自身復制技術(shù)較為突出，其主要包含了雙向復制、移動輔助、高效復制、后端復制等，保證能夠有效提高企業(yè)的信息交互功能，以此有效完善企業(yè)的辦公效率[1]。

2 辦公自動化系統(tǒng)的需求

2.1 系統(tǒng)安全

要求系統(tǒng)在數(shù)據(jù)備份過程中具有備份數(shù)據(jù)時間選擇，并且還要求具備前臺操作功能。在登錄系統(tǒng)中要實現(xiàn)身份驗證，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)便于恢復。使系統(tǒng)具備容錯處理方式、支持磁盤陣列及聯(lián)機備份。

2.2 訪問方式

基于現(xiàn)代企業(yè)情況下，為了使設(shè)備投資得到降低，所以可以使用客戶/服務器模式，并且客戶機不使用用戶端專用軟件，可以直接利用瀏覽器的方式實現(xiàn)訪問[2]。

2.3 易用性

為了能夠?qū)τ脩舯憬荨踩凹皶r地利用此辦公自動化系統(tǒng)，要求其具備以下功能：圖形化工作流程自定義；完全瀏覽器架構(gòu)；文件格式自定義；和關(guān)系數(shù)據(jù)庫相互連接；電子印章功能；對內(nèi)外郵箱的相互統(tǒng)一進行解決；支持條件、全文檢索功能。不用功能模塊就具備前臺數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出功能，能夠?qū)δ硞€時間段數(shù)據(jù)庫的備份進行指定；具備系統(tǒng)前臺數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出功能；操作方便、簡單，滿足日常辦公需求[3]。

3 Lotus Notes在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中的使用

使用Lotus Notes設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)主要包括兩種：B/S結(jié)構(gòu)及C/S結(jié)構(gòu)。

3.1 B/S 3層結(jié)構(gòu)模型

因為Lotus Notes在目前發(fā)展較為迅速，尤其是將Web作為憑條的信息發(fā)布及檢查技術(shù)，使應用系統(tǒng)自身具備的體系結(jié)構(gòu)從C/S主從結(jié)構(gòu)變?yōu)榱四壳暗亩嗉壏植际浇Y(jié)構(gòu)，此種演變的過程核心就是Web技術(shù)，并且也是多級分布式結(jié)構(gòu)的范圍，也就是B/S系統(tǒng)。B/S系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 B/S系統(tǒng)架構(gòu)

服務器和瀏覽器共同實現(xiàn)了B/S模型應用系統(tǒng)的創(chuàng)建，應用程序和數(shù)據(jù)都配置到服務器中，在現(xiàn)代服務器應用程序中能夠?qū)崿F(xiàn)瀏覽器的動態(tài)擴展，從根本上分析，瀏覽器自身具備多層結(jié)構(gòu)，能夠?qū)崿F(xiàn)B/S系統(tǒng)需求數(shù)據(jù)類型的動態(tài)擴展處理，并且在服務器中能夠?qū)崿F(xiàn)B/S系統(tǒng)類型系統(tǒng)維護的集中開發(fā)，不需要實現(xiàn)客戶端維護，并且操作風格一致，只要是具備瀏覽器的計算機用戶都能夠使用。在B/S系統(tǒng)架構(gòu)中能夠有效實現(xiàn)用戶界面途徑的為www瀏覽器，其中部分事物邏輯在前端實現(xiàn)，大部分事務邏輯在服務器端實現(xiàn)。以此表示，B/S架構(gòu)是利用瀏覽器技術(shù)和瀏覽器Active技術(shù)、Script語言相互結(jié)合，通過通用瀏覽器方式使原本復雜及繁瑣的計算機專用轉(zhuǎn)件自身功能進行實現(xiàn)[4]。

3.2 C/S兩層結(jié)構(gòu)模型

C/S兩層結(jié)構(gòu)模型指的是通過多個或一個服務器、下層通信系統(tǒng)、客戶及操作系統(tǒng)構(gòu)成的分布式分析、計算復合體系，此模型屬于兩層結(jié)構(gòu)模型范圍，此應用系統(tǒng)具體包括客戶機、服務器兩種，大部分應用軟件都是集中在客戶端中，通過客戶端實現(xiàn)系統(tǒng)應用的處理，利用服務器端實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問及事務管理等處理[5]。

3.3 搜索能力

使用Lotus Notes創(chuàng)建的系統(tǒng)能夠提供根據(jù)業(yè)務、部門及時間等多種自由化的展開模式，并且還具備跨庫檢索的能力。具備多種的查詢方式，允許用戶根據(jù)自己所設(shè)置的查詢條件實現(xiàn)文檔索引及查詢，并且找到滿足自身條件的文檔。能夠利用搜索條、表單及查詢構(gòu)造器對查詢請求進行實現(xiàn)。

4 系統(tǒng)安全性的設(shè)計

辦公桌自動化系統(tǒng)中所處理的信息大部分都與企業(yè)機密具有一定的聯(lián)系，并且不同辦公人員在不同時間對辦公信息處理的權(quán)限各不相同，所以安全控制功能屬于目前辦公自動化系統(tǒng)使用的基礎(chǔ)。為了能夠滿足用戶對Lotus Notes的數(shù)據(jù)庫安全性需求，Lotus Notes就充分發(fā)揮了自身多層安全性保護的功能。

辦公自動化系統(tǒng)中的全部用戶都具備相關(guān)標識符文件，在用戶對數(shù)據(jù)庫訪問之前，數(shù)據(jù)庫服務器要對此用戶標識符文件進行檢查，從而對其合法身份進行確定。在對用戶身份合法確定之后，要對公共通訊錄中的允許及禁止訪問列表進行檢查，以此對用戶是否具備訪問權(quán)限進行確定。

文檔是根據(jù)表單格式對數(shù)據(jù)保存的單元，文檔訪問具備一個或者多個讀者字段進行控制，在文檔創(chuàng)建及修改的過程中，此讀者字段屬于文檔中的部分保存，字段中列出了所允許的讀者，并且明確指出了讀取表單中所創(chuàng)建的用戶和組，假如對文檔訪問沒有權(quán)限，那么用戶就不能夠看到數(shù)據(jù)庫及視圖中的文檔[6]。

利用電子簽名技術(shù)實現(xiàn)硬件加密設(shè)備，就像是兌換支付票的時候出示有效證件。使用全程加密技術(shù)，結(jié)合傳輸系統(tǒng)及加密機制。簡單來說，也就是使電子公文能夠從生成時就加密，不僅要在信道傳輸過程中加密，也就是在落地之后要保證加密狀態(tài)，即便是合格接收方在進行合法操作的時候也不能夠出現(xiàn)明文，保證數(shù)據(jù)安全性。另外，還要保證實時解密技術(shù)，對合法使用人員在合法操作過程中的時候不出現(xiàn)被截獲明文。利用電子簽名技術(shù)，能夠使領(lǐng)導在處理公文的時候得到有效保證，利用加密狗能夠?qū)π畔⒓用苓M行有效保證，并且還能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)中的文件、數(shù)據(jù)等網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)安全性進行保證。

5 結(jié)語

21世紀，信息化在逐漸完善的過程中，尤其是現(xiàn)代市場經(jīng)濟及機構(gòu)改革的背景下，辦公自動化對于政府機關(guān)、企業(yè)部門辦公質(zhì)量、效率、決策科學性、正確性具有重要的意義。在辦公自動化不斷發(fā)展的過程中，信息組織方式及處理手段也在不斷發(fā)生變化，自動化系統(tǒng)創(chuàng)建屬于長期發(fā)展方向，不僅能夠完善功能，還能夠充分使用先進技術(shù)，使其在技術(shù)中不斷改進。目前，基于Lotus Notes的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)逐漸改進及改善，已經(jīng)成為群體系統(tǒng)使用的學習對象。

[1]劉華敏，劉顯楊，姚宏.基于Lotus Notes的高校辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)探討[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（5）：87.

[2]濮杰.基于LOTUS的政府機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學，2015.

[3]楊旸.基于工作流技術(shù)的高校辦公自動化系統(tǒng)的研究與應用[D].長春：吉林大學，2015.

[4]張賀民，趙國軍.淺談辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的廣泛應用[J].科學技術(shù)創(chuàng)新，2016（8）：93.

[5]陳菊.基于Lotus Notes的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的研究[J].中國新通信，2014（19）：61-62.

[6]馮磊，楊洋.基于Lotus Domino/Notes的辦公自動化系統(tǒng)[J].黑龍江科技信息，2014（31）：203.

[7]代冉，劉里，陳德丞.基于Lotus Domino的移動OA辦公系統(tǒng)[J].計算機光盤軟件與應用，2014（1）：261-262.