陳金玲

摘 要：針對(duì)疾控中心檔案管理工作存在的問題，文章提出了四方面的建議：一要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理，優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度；二要建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，改進(jìn)疾控中心檔案管理模式；三要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)；四要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的規(guī)范化管理，提升電子檔案的開發(fā)利用水平。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；對(duì)策

1 當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理受重視程度不足，檔案管理缺少必要的準(zhǔn)則。一是檔案管理受重視程度不足。在疾病控制中心中檔案管理部門處于邊緣化位置，很多疾控中心的檔案管理意識(shí)較為薄弱，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理缺少必要的認(rèn)識(shí)，簡單地認(rèn)為，檔案管理就是將一年的資料收集起來，放到檔案室即可，對(duì)于檔案如何管理、調(diào)閱等沒有整體思路。二是檔案管理缺少必要的準(zhǔn)則。疾控中心的檔案管理細(xì)分有很多種，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、案例業(yè)務(wù)檔案等，這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進(jìn)行有效梳理，每年都需要進(jìn)行收集和整理，工作量極大。然而基層疾控中心，由于缺少必要的檔案管理的行為準(zhǔn)則，檔案管理的制度難以在一線基層疾控中心進(jìn)行有效落實(shí)。

1.2 檔案管理設(shè)備不足，檔案管理模式落后。一是檔案管理設(shè)備不足。從目前對(duì)很多疾控中心檔案管理調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機(jī)構(gòu)并不多，大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段，對(duì)于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。二是檔案管理模式落后。近年來公共衛(wèi)生事件頻繁發(fā)生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現(xiàn)，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。而疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)研究、疾病控制等領(lǐng)域?qū)n案信息的需求。

1.3 檔案管理人才不足，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。一是檔案管理人才不足。有關(guān)調(diào)查研究表明，疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、高學(xué)歷背景、信息技術(shù)或檔案學(xué)等專業(yè)背景，嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下，由于人才的缺失，疾控中心時(shí)常會(huì)安排非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作的兼管，更使得檔案管理質(zhì)量難以提高。二是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。疾控中心的工作重點(diǎn)在于疾病監(jiān)測、預(yù)防以及控制，因此，很多疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)疾病監(jiān)測、預(yù)防以及控制這些工作比較重視，而對(duì)疾控中心檔案管理工作并不十分重視，受疾控中心領(lǐng)導(dǎo)部門重視程度的影響，疾控中心檔案管理工作在開展時(shí)，通常都是安排非醫(yī)療專業(yè)、無技能專長的人員承擔(dān)各項(xiàng)檔案管理工作。

1.4 電子檔案缺乏規(guī)范化管理，電子檔案開發(fā)利用程度較低。一是電子檔案缺乏規(guī)范化管理。我國疾控中心為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，也在不斷建立中心局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，各科室應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，提升中心數(shù)據(jù)信息的管理水平。但在中心局域網(wǎng)環(huán)境下，各科室OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)并未形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各科室數(shù)據(jù)信息仍需手工錄入，并未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。檔案室雖然應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，但只能實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄的檢索，并未實(shí)現(xiàn)全文檢索。而對(duì)于原基礎(chǔ)條件下保管的紙質(zhì)檔案，并未實(shí)現(xiàn)全部的數(shù)字化歸檔。另外，中心檔案室電子檔案的備份程度也較低，如遇突發(fā)事件，極易造成不可挽回的損失。二是電子檔案開發(fā)利用程度較低。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源，具有極高的參考價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。但現(xiàn)階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動(dòng)查檔階段，提供較為簡單的檔案復(fù)制、查閱等檔案服務(wù)。而對(duì)于電子檔案的檢索服務(wù)，也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號(hào)等為關(guān)鍵詞的檔案目錄檢索。另外，檔案的編研水平也較低，僅有少量的編研成果。

2 解決疾控中心檔案管理中問題的對(duì)策建議

2.1 建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理，優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。一要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理。疾控中心檔案管理關(guān)乎地區(qū)的疾病控制與預(yù)防，與人民的生命安全息息相關(guān)，因此需要引起足夠的重視。落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將各項(xiàng)責(zé)任具體化，使數(shù)據(jù)的處理與管理應(yīng)用有所保障，進(jìn)而使檔案管理工作具有嚴(yán)格的制度規(guī)范，也能夠享受應(yīng)有的設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)檔案管理工作的開展。同時(shí)，疾控中心需要實(shí)行嚴(yán)格的層級(jí)管理制度，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制是從大方向上保證管理工作的規(guī)范性，具體落實(shí)還需要各級(jí)員工齊心協(xié)力。因此，要嚴(yán)格層級(jí)制度，建立嚴(yán)密的管理體系，層層管理、層層監(jiān)督，防止在工作中發(fā)生錯(cuò)誤和懈怠的情況，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的體系性和規(guī)范化。二要優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。疾控中心需要進(jìn)一步細(xì)化單位的各類檔案管理制度，考慮到每一個(gè)管理的空白之處，將檔案管理關(guān)進(jìn)“制度的籠子”，這樣，檔案管理工作才能有更多的保障。同時(shí)，加強(qiáng)管理人員對(duì)制度的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化他們對(duì)這些制度的執(zhí)行度。

2.2 建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，改進(jìn)疾控中心檔案管理模式。一要建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要做好檔案的信息化管理，離不開一個(gè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及許多軟件和硬件的參與?，F(xiàn)今，疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，往往忽視了檔案管理工作。這不僅影響了檔案管理的信息化進(jìn)程，更有可能造成檔案儲(chǔ)備信息不全等嚴(yán)重后果?，F(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料已成為必然趨勢。疾控中心應(yīng)當(dāng)建立起自動(dòng)化辦公設(shè)備，并將它與現(xiàn)有設(shè)備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對(duì)檔案進(jìn)行管理。二要改進(jìn)疾控中心檔案管理模式。信息時(shí)代，疾控檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新的管理模式勢在必行。我們應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中充分應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備與思維，建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動(dòng)化的管理模式，以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

2.3 加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度。人才在檔案管理工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負(fù)責(zé)建設(shè)和保養(yǎng)管理運(yùn)作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)，另一方面還負(fù)責(zé)開發(fā)和維護(hù)軟件系統(tǒng)，此外，還負(fù)責(zé)加工、整理、保存各種檔案信息等。首先，我們應(yīng)該加大對(duì)正處于一線檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的工作能力，提升他們的知識(shí)水平。其次，應(yīng)該大力引進(jìn)檔案管理相關(guān)的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅(jiān)守崗位，發(fā)揮他們的特長，增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)疾控醫(yī)療人員，應(yīng)當(dāng)明確工作方向，端正服務(wù)態(tài)度，學(xué)習(xí)信息化時(shí)代下的檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)刻錄機(jī)等設(shè)備的使用，懂得電子檔案信息技術(shù)以及安全網(wǎng)絡(luò)管理的相關(guān)知識(shí)。二要提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)。疾控中心檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。首先，加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作人員的素質(zhì)，讓檔案管理工作人員對(duì)自己的工作有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，并努力將檔案管理工作做到細(xì)致化管理。其次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行能力培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能培訓(xùn)，掌握基本檔案管理方法，提高檔案管理工作能力，促使疾控中心檔案管理工作系統(tǒng)化發(fā)展。最后，疾控中心可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉中心工作、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，通過定期培訓(xùn)，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，貫徹實(shí)施疾控中心檔案管理的管理工作，逐步做到檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

2.4 加強(qiáng)對(duì)電子檔案的規(guī)范化管理，提升電子檔案的開發(fā)利用水平。一要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的規(guī)范化管理。疾控中心在應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要不斷實(shí)現(xiàn)與疾控中心各科室業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)從“源頭上”對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效管理，而且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案要可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，以減少人工錄入成本以及信息錯(cuò)誤。同時(shí)，疾控中心檔案室也應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)一步規(guī)范電子文件的歸檔流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)中心電子檔案的統(tǒng)一歸檔，實(shí)現(xiàn)各科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接。而對(duì)于“存量”部分的紙質(zhì)檔案，疾控中心還應(yīng)不斷實(shí)施數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，其中重要的一點(diǎn)就是要不斷加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)，配齊掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等。其次，檔案室人員要熟練應(yīng)用檔案信息化的加工設(shè)備，提高數(shù)字化加工水平。另外，在此基礎(chǔ)上也可選擇“外包”的形式，選擇第三方責(zé)任公司進(jìn)行中心檔案的數(shù)字化加工。對(duì)于疾控中心電子檔案備份程度低的問題，疾控中心要建立電子文件安全保障體系，防止重要信息外泄。二要提升電子檔案的開發(fā)利用水平。疾控中心檔案室針對(duì)電子檔案開發(fā)利用程度較低的問題，一方面要以中心資源為依托，以歷年疾病預(yù)防控制數(shù)據(jù)為分析對(duì)象，從業(yè)務(wù)檔案入手，開展編研工作。對(duì)此，中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業(yè)知識(shí)，還要全面了解中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，積極爭取與各業(yè)務(wù)部門合作，共同完成對(duì)中心各項(xiàng)年度業(yè)務(wù)知識(shí)的匯編。另一方面，要選擇多樣化的電子檔案利用方式，對(duì)內(nèi)以中心局域網(wǎng)為依托，在電子檔案目錄檢索的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更高程度上的全文檢索，以及對(duì)電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享；對(duì)外可選擇以網(wǎng)站的形式，面向公眾提供一定的疾病預(yù)防知識(shí)。另外，隨著我國移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，移動(dòng)終端應(yīng)用的普及，疾控中心也可以選擇以“兩微一端”（微信、微博、APP）為載體，移動(dòng)傳播現(xiàn)已公開的疾病預(yù)防控制知識(shí)，使公眾隨時(shí)隨地在線獲取，以提升自我保健和防護(hù)的能力。

（作者單位：河南省清豐縣疾病預(yù)防與控制中心 來稿日期：2018-01-24）