石登媛 趙靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和媒介的不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，人們對(duì)信息的需求日趨增長(zhǎng)。作為政治生活、政府工作重要組成部分的基層政府檔案管理，其信息化的轉(zhuǎn)型同樣迫在眉睫。人們對(duì)政府檔案信息管理的要求早已改變，不再僅僅局限于對(duì)數(shù)量的需要，同時(shí)對(duì)其精細(xì)度、準(zhǔn)確性也有了新的要求。本文通過分析我國(guó)基層政府檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)解決其存在的突出問題提出了若干應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞： 政府 檔案管理 信息化 數(shù)據(jù)化

一、我國(guó)政府檔案管理信息化的意義

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、“兩微一端”等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，我國(guó)政府管理工作也在科學(xué)發(fā)展，緊跟時(shí)代步伐隨之調(diào)整和建設(shè)，體現(xiàn)在政府檔案管理方面，就是檔案管理逐步向數(shù)據(jù)化、信息化轉(zhuǎn)型，在新時(shí)代的背景下具有不可小覷的的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）提高基層政府工作效率

基層政府工作要保持高效運(yùn)行，必須精簡(jiǎn)信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，使各部門之間聯(lián)系更加密切，環(huán)環(huán)相扣。顯然，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的檔案管理系統(tǒng)已不足以適應(yīng)現(xiàn)代人對(duì)信息需求的新要求，其占用空間大、耗費(fèi)資源巨、運(yùn)轉(zhuǎn)效率低等弊端遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息化管理模式。政府檔案的信息化管理可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的共享性與交互性，在保證信息完整性的同時(shí)，減少了信息傳輸過程中不必要的人力、物力支出，實(shí)現(xiàn)了程序的精簡(jiǎn)化。流通環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)化就能減少工作所需時(shí)間，時(shí)間的縮短就是工作效率提高的一種表現(xiàn)。

（二）促進(jìn)基層政府與時(shí)代接軌

基層政府要永葆青春、要實(shí)現(xiàn)好“為人民服務(wù)”，就需要緊跟時(shí)代步伐，不斷進(jìn)行創(chuàng)新。靜觀國(guó)內(nèi)發(fā)展，各行各業(yè)都在積極探索和利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)資源對(duì)檔案加以信息化管理；縱觀國(guó)際形勢(shì)，歐美眾多發(fā)達(dá)國(guó)家早已建立相對(duì)完整的檔案信息化管理體系。在經(jīng)濟(jì)全球化的年代，不斷完善與發(fā)展我國(guó)基層政府檔案管理信息化都顯得至關(guān)重要，加快政府檔案信息化建設(shè)可以促進(jìn)政府更好地與時(shí)代、與世界接軌，有利于促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、提高綜合國(guó)力，保證在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

二、我國(guó)基層政府檔案管理信息化建設(shè)中遇到的困境

“黨的十八屆四中全會(huì)指出：‘完善行政組織和行政程序法律制度，推進(jìn)機(jī)構(gòu)、職能、權(quán)限、程序責(zé)任法定化。這句話對(duì)于檔案部門來說，是建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)的必然要求，是新時(shí)期推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的政治任務(wù)?！盵1]盡管近年來我國(guó)政府管理信息化建設(shè)已取得初步成效，但由于國(guó)土面積廣、人口基數(shù)大、基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、基層體系復(fù)雜等實(shí)際國(guó)情，我國(guó)的政府管理信息化建設(shè)仍不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）資金投入不足

政府檔案信息化進(jìn)程中需要大量而持續(xù)的人力資源和資金投入保障，電子設(shè)備及專用軟件等設(shè)備設(shè)施的初始投入巨大，其后的維護(hù)更新和專業(yè)人才引進(jìn)也需要不斷的追加經(jīng)費(fèi)，這就對(duì)地方政府財(cái)政提出了嚴(yán)苛的挑戰(zhàn)和要求。如果不能保證技術(shù)設(shè)備的與時(shí)俱進(jìn)以及專業(yè)管理人才的引進(jìn)，政府檔案信息化管理必然缺乏足夠的軟硬件支撐，其運(yùn)行方式和工作效率將很大程度地受到影響。出于傳統(tǒng)觀念未能及時(shí)扭轉(zhuǎn)，大多政府部門均對(duì)政府檔案信息化重視不足，加上政府財(cái)力所限，資金投入方面的制約已成為基層政府檔案信息化進(jìn)程中最大的影響因素。

（二）專業(yè)人才缺乏

政府檔案管理的信息管理模式已經(jīng)與傳統(tǒng)的、紙質(zhì)載體為主的檔案管理出現(xiàn)了天差地別的改變，對(duì)相關(guān)工作人員的個(gè)人素養(yǎng)與知識(shí)結(jié)構(gòu)也提出了新的、更高的要求。基層政府檔案管理工作人員不僅需要具備傳統(tǒng)檔案管理的搜集、整理、歸納、索引、發(fā)布等能力，還要善于使用各類信息化設(shè)備、能及時(shí)處理設(shè)備運(yùn)行中的各類突發(fā)狀況。目前，我國(guó)在檔案管理信息化領(lǐng)域中的專業(yè)人才較少，加上政府可用財(cái)力等因素限制，難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才投身其中，人才缺失導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程受到一定阻礙。

（三）工作任務(wù)繁重

當(dāng)前，政府檔案管理信息化主要通過6個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)：首先是將紙質(zhì)檔案通過掃描、攝錄等方式進(jìn)行初處理，形成電子數(shù)據(jù)；接著將數(shù)字化的檔案進(jìn)行初步整合、分類處理，使之規(guī)范化與合理化；隨后將相對(duì)規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)上傳到網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)信息共享；第四步是對(duì)檔案信息進(jìn)行文件加密、建立防火墻、設(shè)置權(quán)限、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)工作，防止信息泄露或丟失；第五步是對(duì)檔案信息再次進(jìn)行加工處理，主要是強(qiáng)化索引和重新核對(duì)關(guān)鍵詞，使政府檔案信息更加完整、有效、便于檢索；最后一步是將政府檔案的紙質(zhì)版作為原始數(shù)據(jù)同時(shí)進(jìn)行保存管理，互為備份科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的效果。政府檔案信息化基礎(chǔ)工作中的六大環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，一步錯(cuò)漏就會(huì)造成成果謬以千里；但相關(guān)工作繁瑣、步驟繁雜，加之專業(yè)人員的缺少以及技術(shù)限制，給我國(guó)政府檔案信息化推進(jìn)造成了巨大的壓力。

（四）管理機(jī)制不完善

各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行都離不開一套合理科學(xué)高效的制度。要實(shí)現(xiàn)政府檔案管理信息化建設(shè)的效果最佳化，同樣需要建立一套有可行性、合理性的管理機(jī)制。然而不難發(fā)現(xiàn)，我國(guó)目前仍未出臺(tái)成體系的相關(guān)配套機(jī)制，各地政府之間也缺少溝通與聯(lián)系，各檔案管理部門往往是各行其是，難以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，從而降低了政府檔案管理信息化后的科學(xué)性與高效性，亟需以國(guó)家層面立法的形式對(duì)檔案管理現(xiàn)狀存在的漏洞與不規(guī)范及時(shí)進(jìn)行糾正和整改。

三、政府檔案管理信息化的若干應(yīng)對(duì)

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

目前，我國(guó)的政府檔案管理信息化仍處于起步階段，甚至個(gè)別是為了“信息化”而信息化，大部分檔案的信息化處理只是單純地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，沒有充分利用信息化軟、硬件功能，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分析。

只有將各項(xiàng)數(shù)據(jù)加以對(duì)比研判，才能更真實(shí)全面地把握局勢(shì)、看清趨勢(shì)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)政府的科學(xué)、民主決策，造福于民。因此，基層政府在檔案管理信息化進(jìn)程中，應(yīng)該把目光再放長(zhǎng)遠(yuǎn)些、定位再高一些，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的科學(xué)高效應(yīng)用。

（二）加大財(cái)政扶持

政府檔案的信息化可以在很大程度上提高政府形象和工作效率，為保證效果，就需要國(guó)家對(duì)其進(jìn)行一定的資金扶持?！盎鶎诱畱?yīng)根據(jù)自身實(shí)際設(shè)立扶助檔案管理建設(shè)專項(xiàng)資金，可以通過政府投入郵箱引導(dǎo)和推動(dòng)資金、項(xiàng)目、裁人、創(chuàng)新資源等向檔案管理方面傾斜。”[2]技術(shù)先行、資金保障、人才配備是政府檔案管理的前提，而對(duì)于先進(jìn)信息化設(shè)備的購(gòu)置以及各項(xiàng)用于技術(shù)革新和人才引進(jìn)方面的支出可以更好地為政府檔案管理信息化工作的先決條件。

（三）規(guī)范用人制度

高層次的專業(yè)人才是政府檔案信息管理工作中不可或缺的重要部分，也是最有效推動(dòng)其發(fā)展的能動(dòng)因素。針對(duì)我國(guó)目前在這方面的高端人才比較缺乏的現(xiàn)象，政府層面一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員在職教育，提高其知識(shí)素養(yǎng)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理專職人員設(shè)置必要的專業(yè)考核條款并保持一定的崗位競(jìng)爭(zhēng)，促使其主動(dòng)更新專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，使其更加主動(dòng)積極地投入政府檔案信息化管理工作中；另一方面也要引導(dǎo)各高校增加設(shè)置類似專業(yè)，加大檔案管理專業(yè)高層次人才后備隊(duì)伍的梯級(jí)培養(yǎng)，以更好地的為基層政府檔案管理提供更好的人才保障。

參考文獻(xiàn)

[1]袁作軍.縣級(jí)檔案行政管理職能優(yōu)化研究[M].武漢： 華中農(nóng)業(yè)大學(xué)，2015：24.

[2]張建芳.試論基層政府部門檔案信息化建設(shè)[J].管理縱橫，2016，（3）：113.