郭任

摘 要：當今社會是一個信息化的社會，企事業(yè)單位中最重要的工作之一就包括對檔案的管理。檔案管理這份工作并不容易，涉及面廣而且繁瑣復(fù)雜，當檔案管理過程中出現(xiàn)了問題怎么解決呢？想要解決問題一定要具有良好的技術(shù)性及專業(yè)性，還需要有耐心和毅力。以下對企事業(yè)單位檔案管理中有哪些問題，遇到這些問題應(yīng)該如何解決作出簡要的概述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問題；對策

引言：事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的一個分支機構(gòu)，其發(fā)展水平的高低直接影響著當?shù)厣鐣幕?、教育、科學、衛(wèi)生等各方面社會福利發(fā)展水平。而檔案作為事業(yè)單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展是有著極大的促進意義的。

1事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員缺少專業(yè)知識

目前在我國事業(yè)單位里，一大部分檔案管理人員都缺少相關(guān)的專業(yè)知識，甚至有的事業(yè)單位竟然聘用與此類毫不相干的人員工作，可想而知，這樣對我國事業(yè)單位檔案管理有多大的影響。

1.2缺少工作態(tài)度

事業(yè)單位每一位工作人員的工作態(tài)度，決定了該單位的發(fā)展前景，事業(yè)單位的許多檔案管理人員工作中玩忽職守，對做事情都抱著應(yīng)付的心理，不準確的對檔案進行更新，檔案室的衛(wèi)生也不達標，沒有發(fā)現(xiàn)問題的耐心，這些人的表現(xiàn)會給事業(yè)單位造成不可想象的影響。

1.3沒有給予檔案管理足夠的重視

對檔案管理工作沒有給予足夠的重視是事業(yè)單位普遍存在的問題，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有深刻意識到檔案具備的寶貴的文化價值，認為檔案管理工作只是一種抄抄寫寫，保管東西性質(zhì)的工作，不能為單位帶來實質(zhì)性的效益，因此不應(yīng)把過多的精力投放在這方面，在這種理念影響之下，很多事業(yè)單位都沒有將檔案工作納入日常工作議程，對檔案管理的水平要求也很低，只要不出現(xiàn)泄密、丟失的事故，能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，不僅如此，對檔案管理設(shè)施的購進力度也不足，先進軟硬件設(shè)施的匱乏不僅抑制了檔案管理的效率，也很難吸引優(yōu)秀人才從事相關(guān)工作。

1.4檔案管理信息化程度不夠

隨著人類進入信息化時代，信息技術(shù)開始應(yīng)用到各行各業(yè)的工作領(lǐng)域之中，檔案管理工作當然也不例外，信息技術(shù)的引進給檔案管理帶來了諸多益處，不僅使得檔案信息的提取、加工等更加方便和快捷，提高了工作的質(zhì)量和效率，而且還在很大程度上提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本等，雖然利用信息技術(shù)輔助檔案管理工作有如此多的好處，但是很多事業(yè)單位似乎并沒有認識到這一點，或是是意識到了卻不敢進行嘗試，使得檔案管理仍然停留在老舊的模式，無疑影響了檔案管理工作的進步和效率。

1.5檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.6檔案管理設(shè)備落后

檔案信息管理系統(tǒng)在當前普遍的應(yīng)用，計算機處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，辦公自動化設(shè)備也顯示出了強大的優(yōu)勢，但是大部分的事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開發(fā)、收集、利用。

2事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1加強檔案管理人員的培訓和管理

提供事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責，建立完善的檔案管理機制。增加各種類型的培訓，科學合理的制定培訓內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅是學到理論，還能把學到的理論靈活的應(yīng)用到實際工作當中去。通過工作中長期的實踐，促進工作快速順利的完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對檔案管理人員進行職業(yè)道德、專業(yè)知識、計算機技能三方面管理培訓，當前我國事業(yè)單位辦公的大環(huán)境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機設(shè)備的應(yīng)用，靈活運用辦公自動化系統(tǒng)。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。

2.2人員工作交接問題做相應(yīng)規(guī)定

事業(yè)單位應(yīng)該在人員離職的時候，做好交接的工作，最好留下固定的電話，以防以后發(fā)生問題可以及時解決。因此要對事業(yè)單位交接工作作出明確規(guī)定。

2.3加強對檔案管理重要性的認識

檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責，而應(yīng)該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內(nèi)容，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該注意到這一點，加強對檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實行獎懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。

2.4加強制度化管理，促進事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展

制度是任何單位正常運轉(zhuǎn)的保障之一，沒有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。

首先，對在職人員的檔案管理應(yīng)該認真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應(yīng)該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。

其次，對于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應(yīng)該記

錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。

再次，檔案歸還時應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。

2.5合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫

合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

2.6及時更新事業(yè)單位的檔案

事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

3結(jié)束語

當前，事業(yè)單位人事制度改革還在發(fā)展推進，這就要求單位人事部門加大工作強度，提高工作意識，在改革中創(chuàng)新人事檔案管理思路，并在制度、工作思路上加以創(chuàng)新，根據(jù)現(xiàn)代社會市場發(fā)展趨勢來隨機應(yīng)變，滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求，走現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理發(fā)展道路。

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