閻淼

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)集管理性、服務(wù)性、政治性為一體的工作，是社會(huì)刮管理體系中不可缺少的一部分，通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域的各要素也隨著發(fā)生變化。如何使檔案管理工作更加科學(xué)化是檔案工作發(fā)展現(xiàn)階段需要思考的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）03-00-01

鑒于檔案中蘊(yùn)含了各類豐富的信息，其對(duì)國家、企事業(yè)單位以及個(gè)人都具有重要的意義，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理并實(shí)行檔案的科學(xué)化管理就顯得尤為必要。提高檔案管理工作科學(xué)化水平的作用在于，通過對(duì)檔案的科學(xué)化管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能夠依托有效的檔案信息為各領(lǐng)域的決策指明方向。本文分析了檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵，針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，指出了檔案管理科學(xué)化的發(fā)展方向。

一、檔案科學(xué)化管理的內(nèi)涵

檔案的科學(xué)化管理旨在通過建立科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范、合理以及順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)以及要求，從未使檔案管理工作更加高效以及更好地發(fā)揮其公共服務(wù)效益。

信息技術(shù)的普及和發(fā)展，催生了例如辦公自動(dòng)化、無紙化等事物，使得檔案的生成方式也發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，以往諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作流程統(tǒng)一納入到信息系統(tǒng)中進(jìn)行。這一轉(zhuǎn)變使得檔案管理人員將面對(duì)大量的數(shù)字化信息，并且要將有價(jià)值的信息綜合系統(tǒng)地提供給用戶，同時(shí)保證信息的真實(shí)性和完整性，以此來使用戶享受更完善的服務(wù)。因此可以看出，檔案信息數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑之一。

二、檔案管理科學(xué)化的發(fā)展方向

1.檔案管理意識(shí)先進(jìn)化

我國的檔案管理工作起步晚且發(fā)展緩慢，在這樣的背景下，存在著領(lǐng)導(dǎo)層普遍不重視檔案工作以及檔案管理人員缺乏先進(jìn)的管理理念等檔案管理意識(shí)薄弱的問題，這種從思想上忽視檔案管理重要性的現(xiàn)象，使得檔案管理發(fā)展長期處于滯后的局面，因而很難順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)和要求，進(jìn)而很大程度上削弱了其管理、服務(wù)以及政治功能。

由此看來，要實(shí)行檔案的科學(xué)化管理，首先要求領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員要具備先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。具體來說，就是要更新相關(guān)人員落后的檔案管理理念，引起其對(duì)檔案管理工作的足夠重視，并且意識(shí)到檔案管理工作的重要性，可以通過采取“自上而下”的方式開展檔案管理先進(jìn)理念的學(xué)習(xí)，特別是在檔案管理部門內(nèi)部進(jìn)行檔案管理先進(jìn)制度、先進(jìn)方式、先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，并使其樹立高度的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，保證檔案管理工作更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)及要求。

2.檔案管理制度規(guī)范化

現(xiàn)階段，我國的檔案管理還未形成完備的體系，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，由于歷史因素的制約，檔案管理工作的基礎(chǔ)較差且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員在工作的整個(gè)過程中普遍缺少依據(jù)，使得檔案管理整體顯得較為混亂、質(zhì)量不高且效率低下；另一方面，由于檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因而在檔案管理方面普遍采取經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先的原則，在檔案管理人員的配備上也通常以工作經(jīng)驗(yàn)為優(yōu)先考慮的條件，這在一定程度上導(dǎo)致考核評(píng)價(jià)機(jī)制的缺位，使得檔案管理工作缺少一定的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，檔案管理人員也缺少進(jìn)取心。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化的大背景下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈要求社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)層面都要朝著規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展發(fā)展，檔案管理工作的發(fā)展也要逐步跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。一方面，要建立健全檔案管理制度。本著從實(shí)際出發(fā)的原則，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上結(jié)合我國國情與單位實(shí)際情況，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員在各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中都能夠做到有據(jù)可依且嚴(yán)格遵循檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作更加專業(yè)化，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。另一方面，要制定有效的考核評(píng)價(jià)機(jī)制。檔案管理工作的健康有序發(fā)展需要使檔案管理人員摒棄經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先的守舊思想且形成一定的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，引入考核評(píng)價(jià)機(jī)制是最為有效的辦法，以此調(diào)動(dòng)人員的積極性和主觀能動(dòng)性，同時(shí)將業(yè)績與利益相掛鉤，促使其能夠不斷學(xué)習(xí)與探索，進(jìn)而提高自身的工作水平。

3.檔案管理技術(shù)信息化

現(xiàn)階段，大部分檔案管理部門仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理中需要人工操作的程序占據(jù)較大的比重，與此同時(shí)，檔案管理工作使用的設(shè)備也較為老舊，致使檔案管理工作的效率普遍較為低下且遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

隨著科技的不斷發(fā)展強(qiáng)大，日益發(fā)展的信息技術(shù)也廣泛地滲透進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)層面，提高了社會(huì)生產(chǎn)的高效化。因此，檔案管理工作要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，提高工作的效率，也需要運(yùn)用信息化的手段。這就要求檔案管理人員要能熟悉掌握計(jì)算機(jī)的運(yùn)用并采用信息化的手段進(jìn)行檔案資源的管理，具體來說，檔案管理人員要適應(yīng)無紙化操作的方式，并且要節(jié)具備辦公自動(dòng)化的技能，在此基礎(chǔ)上，借助信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使用信息化手段將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的信息化和檔案信息資源的共享化。

4.檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)代化

檔案管理技術(shù)的信息化需要高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍來實(shí)現(xiàn)，這需要檔案管理人員具備更高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，因此，檔案管理部門要注重對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，通過提高人員的專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)水平建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而提高檔案管理工作的整體水平。

結(jié)語

基于目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，需要以檔案管理意識(shí)的先進(jìn)化、制度的規(guī)范化、技術(shù)的信息化以及隊(duì)伍的現(xiàn)代化為發(fā)展方向，從而使檔案管理工作順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)和要求。

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