石磊

摘要 21世紀科技發(fā)展迅速，計算機技術的應用對人類社會產生了深遠的影響。在檔案管理工作中，計算機技術發(fā)揮出了極其重要的作用，推動檔案管理工作逐漸走向科學化、現(xiàn)代化、信息化道路，從最初的手工作業(yè)進入了一個由電子計算機管理的全新的模式。但是，在計算機技術應用過程還存在一些問題，要如何解決這些問題，完善檔案信息化管理工作就成了當前研究的一個重要課題。本文主要分析了計算機技術應用于檔案管理中的必要性及在檔案管理中計算機技術應用必須要注意的一些問題，在此基礎上提出了檔案管理中應用計算機技術的有效策略。

關鍵詞 計算機技術 檔案管理 檔案信息 數(shù)字檔案庫

中圖分類號： G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（a）-0000-00

一、引言

在信息時代背景下，因計算機技術具有便捷、快速等特點，所以受到人們的青睞，并且逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，推動實現(xiàn)檔案信息化管理。計算機技術被有效應用在檔案管理中，使檔案管理工作的開展更高效、科學，還有利于檔案管理水平得到整體的提高。除此之外，要提高檔案管理工作的整體水平還可以從利用電子計算機進行檔案的編目、檢索、借閱管理和實現(xiàn)網絡化著手。它不僅速度快、準確性高、信息量大，而且一次輸入就能實現(xiàn)多次重復利用以及聯(lián)網檢索和資源共享。因此，應加強檔案管理中計算機技術的使用，使檔案管理工作更有效，提高整體工作效率。

二、檔案管理中應用計算機技術的重要性

在檔案管理工作中，應該充分的利用計算機技術這一新科技手段。歸納總結，計算機技術在檔案管理中有以下三方面重要作用：

1、保障檔案信息的安全

在以往的檔案管理工作中，如果將檔案遺失，彌補就很困難，所以傳統(tǒng)的手工檔案保存起來并不容易。針對這一問題，應用計算機技術能將此問題徹底解決，對信息化的檔案信息可多次進行復制保存。由此可見，易丟失檔案信息和資料的問題就能得到解決。

2、更好的實現(xiàn)檔案信息的共享

傳統(tǒng)檔案管理要實現(xiàn)信息共享是非常復雜的，而應用計算機技術能推動信息流動，也更方便查閱信息，因此，檔案管理信息共享程度在計算機技術應用的前提下也得到較大的提高。

3、提高檔案管理工作效率，降低工作成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，用到的人力、物力、財力都非常大，同時保存信息時的環(huán)節(jié)較多，也很復雜。為此，利用計算機技術，能降低檔案管理的工作成本，有利于工作效率的提高。

三、計算機技術在檔案管理應用中需要注意的問題

1、網絡安全問題

網絡化時代的到來，使人們能更自由地利用網絡。但是也要認識到計算機的大范圍利用也存在不安全性?；谶@一點，網絡就能給檔案管理帶來不利影響。非法訪問是互聯(lián)網遇到的常見問題，而一旦破壞了電子文件的原始性及真實性，就很難對其修復，由此就給檔案的安全性、可靠性帶來了威脅。目前，我國檔案部門重點支持科研和標準化方面的工作，以便應對檔案管理中涉及到的安全問題，針對檔案管理中的安全問題，也制定了一系列的技術措施和標準對其進行預防和管理。

2、應用技術的實用性問題

當今社會計算機是以驚人的速度在發(fā)展，檔案部門也要緊隨其后，跟上時代的步伐，與計算機技術尤其是與檔案管理相關的技術更新速度保持一致。但是檔案部門是非物質性生產部門，不能直接創(chuàng)造經濟效益，缺少足夠的資金去購買最先進的計算機設備，檔案管理也不一定必須應用最先進的設備才合適。由此可見，檔案管理的工作中要努力應用計算機技術，不斷提高檔案管理的水平。

3、管理人員的非專業(yè)化問題

首先，要求檔案管理人員邏輯思維能力要強，會使用計算機語言，并在檔案管理工作中切實地應用到計算機應用系統(tǒng)?；谶@一情況，作為檔案管理工作者，必須在自己所掌握的知識基礎上，不斷充實自己，學會計算機科學中新的概念、原理和方法的應用，熟練掌握計算機的操作、應用方法，滿足檔案信息管理自動化系統(tǒng)的開發(fā)和管理工作的需要。其次，檔案管理人員要具有一定的語言文字能力，學習檔案主題標引的方法和原則。對檔案主題標引規(guī)則要合理利用，正確分析主題內容，學會組配和處理主題詞。

四、檔案管理中計算機技術的具體應用

1、電子數(shù)字檔案資料庫的建立

計算機技術在應用的過程中，先轉化傳統(tǒng)的紙質檔案為電子化檔案，有利于數(shù)字化信息程度的提高，電子檔案資源全部錄入之后，可以有效的整理資源，檔案錄入必須按照統(tǒng)一規(guī)范來進行，最后再將電子信息按照一定的格式做統(tǒng)一儲存，電子數(shù)字檔案可以分為以下三部分：

（1）用戶終端

所謂的用戶終端就是由檔案的電子數(shù)據檔案庫形成的，能讓使用檔案的用戶在查詢信息時更為便捷，而終端查詢則可以由檔案信息的計算機界面來完成。

（2）通訊系統(tǒng)

計算機網絡和通訊系統(tǒng)始終是使用電子檔案庫的基礎，要提高檔案管理的工作效率，就離不開完備的計算機網絡和通訊系統(tǒng)。

（3）數(shù)據庫檢索服務系統(tǒng)

將計算機技術應用于檔案管理的前提是檢索服務系統(tǒng)的科學建立，只有該系統(tǒng)得以建立完成，才能讓用戶利用服務系統(tǒng)查詢到自己所需要的檔案信息。

2、電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網站點的建立

在檔案管理過程中，為了計算機技術管理目標的最終實現(xiàn)，就要離不開計算機技術，可使用計算機技術建立檔案庫，但前提是必須要遵循計算機的特 點和實際的網絡情況，保證所建立的檔案庫聯(lián)網的網絡是有效的，可以將其劃分為以下兩部分：

（1）要實現(xiàn)計算機技術的價值，就要先建立一個電子數(shù)字檔案庫的聯(lián)網站點，以此達到計算機技術運用效率提高的目的。用戶利用聯(lián)網站點可以不受空間、時間等條件的限制，通過信息界面可以直接登錄系統(tǒng)，自由查詢自己所需要的檔案信息。

（2）建立檔案信息共享網站，檔案管理必須要采用高效率的檔案管理系統(tǒng)，同時還要采取正確的方法，從根本上保證擁有安全的電子數(shù)字檔案信息，并且能合理規(guī)范檔案信息的使用，使用戶的檔案信息查詢行為得到保障，也為他們提供諸多便利。

3、加強創(chuàng)新意識及人才培養(yǎng)意識

在計算機技術不斷更新的新形勢下，需要對檔案進行創(chuàng)新管理。一是在實現(xiàn)計算機技術檔案管理時，工作制度要統(tǒng)一、規(guī)范、有效，建立科學、現(xiàn)代的完整管理體系，保證檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)都能正常的運轉；二是檔案管理人員在具備專業(yè)知識同時還應具備創(chuàng)新思維，實現(xiàn)創(chuàng)新性工作，將計算機技術的實用性得到最大程度的發(fā)揮。這就要求檔案管理人需要不斷的學習專業(yè)知識，熟練掌握計算機技術，提高個人綜合能力。一方面，在進行招聘時，必須要選擇那些專業(yè)人員，計算機操作水平較強，并且掌握計算機的應用，這樣才能使計算機應用效率得以提高；另一方面，員工培訓也是一項重要工作，要轉變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強培訓計算機操作能力，多開展專業(yè)知識學習講座，最終能高效、熟練完成日常工作。

五、結語

通過上述分析可知，計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，在檔案管理工作中，計算機技術占據的比重也在不斷增加，能夠便捷、快速的對檔案內容進行分析、加工、組織、處理，實現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標準化、數(shù)字化、網絡化，也確保順利的開展現(xiàn)代化檔案管理工作。目前，檔案信息化管理所面臨的任務主要有：研制、推廣應用于檔案管理的相關軟件；制定出檔案信息化管理的有關標準；加強管理電子檔案及電子文件，確保它們的完整性、有效性，發(fā)揮出它們應有的作用；為實現(xiàn)資源共享，還必須要建立全國檔案信息網。只有解決好上述問題，才能使計算機技術在檔案管理中發(fā)揮出更大的作用，才能更好的開展檔案管理工作。

參考文獻

【1】趙春紅《新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用分析》[J]，《福建電腦》2015年08期。

【2】梁娜《計算機技術在檔案管理中的應用研究》[J]，《黑龍江檔案》2013年01期。