胡科炫

(上海東碩環(huán)?？萍脊煞萦邢薰?，上海 200233)

0 引言

根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(Project Management Institute，PMI)2017年“職業(yè)脈搏”的全球調(diào)查，由于項(xiàng)目績效不佳，組織每投入10億美元就浪費(fèi)9700萬美元。項(xiàng)目管理者游弋于項(xiàng)目各關(guān)聯(lián)主體間，80%～90%的精力致力于管理協(xié)調(diào)達(dá)成項(xiàng)目階段目標(biāo)及最終目標(biāo)。管理風(fēng)格因人因組織而異，但通用管理細(xì)則及框架值得共同借鑒和深化。本文通過初入水處理工程總承包方項(xiàng)目管理的具體實(shí)踐，研究歸納得出項(xiàng)目管理細(xì)則及框架，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、執(zhí)行、收尾，主要是項(xiàng)目執(zhí)行管理框架涉及的12個(gè)關(guān)聯(lián)主體，逐一論述各主體與其關(guān)聯(lián)主體溝通時(shí)契合水處理工程項(xiàng)目實(shí)際操作的重要管理細(xì)則及深入人心的溝通要領(lǐng)。

隨著項(xiàng)目合同的簽訂，項(xiàng)目管理隨之展開。首先，項(xiàng)目開球會(huì)昭示項(xiàng)目正式啟動(dòng)，項(xiàng)目部由此成立；其次，項(xiàng)目執(zhí)行，項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目的各關(guān)聯(lián)主體間溝通協(xié)調(diào)達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)，為項(xiàng)目增值；最后，項(xiàng)目收尾，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

1 項(xiàng)目啟動(dòng)管理細(xì)則及框架

1.1 準(zhǔn)備項(xiàng)目開球會(huì)

1.1.1 熟悉項(xiàng)目簽章版合同

(1)商務(wù)合同內(nèi)容。包括：項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、項(xiàng)目地址、工期、合同范圍、付款方式(尤其是預(yù)付款支付條件)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決。

(2)技術(shù)協(xié)議。包括：進(jìn)出水質(zhì)及末端產(chǎn)物要求、主要工藝流程、紅線界區(qū)范圍、設(shè)備清單(理出長周期供貨設(shè)備)、平面布置(是否有優(yōu)化空間)。

1.1.2 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)確立

確認(rèn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理，采購經(jīng)理，施工經(jīng)理(土建和安裝可能分開，后續(xù)確認(rèn))，調(diào)試經(jīng)理(可后續(xù)確認(rèn))，專家組(總經(jīng)理、設(shè)計(jì)總監(jiān)、工程總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、法務(wù)、商務(wù)人員等)。

1.2 項(xiàng)目(設(shè)計(jì))開球會(huì)主題：定規(guī)程

1.2.1 設(shè)計(jì)(裝置院)任務(wù)主要流程

確定基準(zhǔn)版P&ID圖、設(shè)備清單、平面布置圖-N次設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)、往返確認(rèn)界區(qū)條件表-提申購、初步設(shè)計(jì)兼供應(yīng)商反饋設(shè)備/裝置資料、確定技術(shù)協(xié)議-反校出終板P&ID圖、設(shè)備清單、平面布置圖-土建條件提資、電儀條件提資-土建、工藝管道、制造裝置、電儀同步詳細(xì)設(shè)計(jì)-出施工圖。期間擬寫設(shè)計(jì)變更聯(lián)絡(luò)函。

1.2.2 采購任務(wù)主要流程

配合設(shè)計(jì)前期聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商反饋設(shè)備/裝置資料-確定供應(yīng)商后往返技術(shù)協(xié)議、確定商務(wù)合同+技術(shù)協(xié)議送審稿-合同會(huì)簽/審(很重要)-合同簽訂-合同進(jìn)度管控-供貨-售后服務(wù)跟進(jìn)。期間申請(qǐng)付款，安排設(shè)備監(jiān)造，擬寫供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)函。

1.2.3 項(xiàng)目管理任務(wù)主要流程

商務(wù)及投標(biāo)部門對(duì)項(xiàng)目前期狀態(tài)、關(guān)鍵進(jìn)度節(jié)點(diǎn)以及對(duì)外利益相關(guān)者等向項(xiàng)目部進(jìn)行合同交底-向甲方及關(guān)聯(lián)方通告項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)(如《關(guān)于增進(jìn)項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的函》)-編制3～4級(jí)總進(jìn)度計(jì)劃，提交利益相關(guān)者-進(jìn)度、質(zhì)量、范圍管理控制：組織召開各種項(xiàng)目會(huì)議(尤其是專家討論會(huì))及紀(jì)要簽署、日志內(nèi)部匯報(bào)；工程聯(lián)絡(luò)函統(tǒng)一口徑發(fā)送，項(xiàng)目進(jìn)度周報(bào)外部匯報(bào)-工程款回收-售后服務(wù)。

2 項(xiàng)目執(zhí)行管理細(xì)則及框架

項(xiàng)目執(zhí)行管理框架主要涉及12個(gè)關(guān)聯(lián)主體，分別為：設(shè)計(jì)(裝置院)、總體院、制造、采購、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)、施工分包、項(xiàng)目管理、監(jiān)理、業(yè)主、第三方檢測(cè)、商務(wù)。以下為各方主導(dǎo)與其他關(guān)聯(lián)對(duì)象的核心管理細(xì)則。

2.1 項(xiàng)目設(shè)計(jì)(裝置院)管理細(xì)則

水處理工程一般為建設(shè)單位主工藝輔助工程，總包方項(xiàng)目設(shè)計(jì)為裝置院設(shè)計(jì)，包含紅線界區(qū)內(nèi)全部規(guī)劃設(shè)計(jì)，界區(qū)條件與總體院對(duì)接。以設(shè)計(jì)(裝置院)為主導(dǎo)的項(xiàng)目管理細(xì)則見表1，常規(guī)設(shè)計(jì)任務(wù)不贅述，重點(diǎn)在設(shè)計(jì)執(zhí)行及與其他關(guān)聯(lián)主體交集時(shí)需把握重要管理細(xì)節(jié)。

表1 項(xiàng)目設(shè)計(jì)(裝置院)管理細(xì)則

(續(xù))

2.2 項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)院(總體院)管理細(xì)則

建設(shè)單位總體設(shè)計(jì)院簡稱總體院，除界區(qū)條件外，對(duì)紅線界區(qū)內(nèi)具體設(shè)計(jì)內(nèi)容基本不予干涉，相關(guān)管理細(xì)則把握見表2。

表2 項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)院(總體院)管理細(xì)則

(續(xù))

2.3 項(xiàng)目制造管理細(xì)則

總包方內(nèi)部制造為依據(jù)設(shè)計(jì)圖樣要求完成裝置的制造、組裝、測(cè)試、合格出廠。主材由采購部采購，輔材、耗材可由制造工廠直接采購；服從工程項(xiàng)目部統(tǒng)一安排。項(xiàng)目制造管理細(xì)則見表3。

表3 項(xiàng)目制造管理細(xì)則

2.4 項(xiàng)目采購管理細(xì)則

項(xiàng)目采購主要為由公司內(nèi)部采購的設(shè)備、材料等，設(shè)計(jì)、施工分包合同可由采購部門歸口簽署。項(xiàng)目采購設(shè)備種類繁多，需落實(shí)唯一項(xiàng)目采購經(jīng)理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目采購工作，管理不同專業(yè)采購負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目采購管理細(xì)則見表4。

表4 項(xiàng)目采購管理細(xì)則

2.5 項(xiàng)目供應(yīng)商管理細(xì)則

設(shè)備、材料供貨廠商簡稱供應(yīng)商，不含設(shè)計(jì)、施工分包單位。項(xiàng)目做好須有供應(yīng)商的大力支持，尤其是長期合作供應(yīng)商。項(xiàng)目供應(yīng)商管理細(xì)則見表5。

表5 項(xiàng)目供應(yīng)商管理細(xì)則

2.6 項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理細(xì)則

公司可以項(xiàng)目為單位進(jìn)行單獨(dú)財(cái)務(wù)核算，當(dāng)項(xiàng)目費(fèi)用支出時(shí)也必定參考項(xiàng)目合同回款狀況。項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理細(xì)則見表6。

表6 項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理細(xì)則

2.7 項(xiàng)目施工分包管理細(xì)則

施工分包是采購合同管理的重點(diǎn)之一，施工單位自律和總承包單位監(jiān)督和檢查機(jī)制是關(guān)鍵。項(xiàng)目施工分包管理細(xì)則見表7。

表7 項(xiàng)目施工分包管理細(xì)則

(續(xù))

2.8 工程項(xiàng)目管理細(xì)則

工程項(xiàng)目管理既是項(xiàng)目的基石，也是項(xiàng)目的指揮部，項(xiàng)目收益與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，為項(xiàng)目增值；項(xiàng)目經(jīng)理的素養(yǎng)及管理實(shí)施人員的盡職盡責(zé)是關(guān)鍵。工程項(xiàng)目管理細(xì)則見表8。

表8 工程項(xiàng)目管理細(xì)則

(續(xù))

(續(xù))

2.9 項(xiàng)目監(jiān)理方關(guān)聯(lián)

項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)于業(yè)主，像警鈴一樣時(shí)刻提醒施工單位不僅要達(dá)到建設(shè)目標(biāo),更要有過程的管控。項(xiàng)目監(jiān)理方關(guān)聯(lián)見表9。

表9 項(xiàng)目監(jiān)理方關(guān)聯(lián)

2.10 項(xiàng)目業(yè)主方關(guān)聯(lián)

項(xiàng)目業(yè)主方或建設(shè)單位或業(yè)主方項(xiàng)目總承包管理單位(工程管理咨詢公司)基本是期望項(xiàng)目達(dá)成的，也將是總包訴求的最終傳達(dá)地。項(xiàng)目業(yè)主方關(guān)聯(lián)見表10。

表10 項(xiàng)目業(yè)主方關(guān)聯(lián)

2.11 項(xiàng)目第三方質(zhì)檢關(guān)聯(lián)

第三方質(zhì)檢可以是受委托的第三方質(zhì)檢企業(yè)，也可以是政府質(zhì)檢部門，權(quán)威詮釋項(xiàng)目質(zhì)量事項(xiàng)并量化。項(xiàng)目第三方質(zhì)檢關(guān)聯(lián)見表11。

表11 項(xiàng)目第三方質(zhì)檢關(guān)聯(lián)

2.12 項(xiàng)目商務(wù)方關(guān)聯(lián)

項(xiàng)目前期的市場(chǎng)商務(wù)是項(xiàng)目管理的風(fēng)向標(biāo)，涉及公司戰(zhàn)略方向，決定該項(xiàng)目總體執(zhí)行的輕重緩急、企業(yè)資源調(diào)配權(quán)重等。項(xiàng)目商務(wù)方關(guān)聯(lián)見表12。

表12 項(xiàng)目商務(wù)方關(guān)聯(lián)

3 項(xiàng)目收尾管理細(xì)則及框架

3.1 收尾文檔資料

項(xiàng)目收尾階段需取得竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程款回收至僅剩質(zhì)保金、有效工程資料歸檔。

3.2 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)

(1)管道設(shè)計(jì)優(yōu)化。供應(yīng)商重新評(píng)審，施工安全、質(zhì)量、進(jìn)度總結(jié)圖文匯報(bào)，調(diào)試步序及操作規(guī)程更新，運(yùn)行結(jié)果反校設(shè)備選型、工藝流程、加藥計(jì)算、材質(zhì)選擇等，以及項(xiàng)目執(zhí)行和溝通管理阻力研討。

(2)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)需在企業(yè)內(nèi)部形成共同學(xué)習(xí)討論或跨部門培訓(xùn)機(jī)制，避免其他項(xiàng)目再犯同樣的錯(cuò)誤。

3.3 售后服務(wù)

在質(zhì)保期內(nèi)及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目運(yùn)行效果，經(jīng)營甲乙等項(xiàng)目外部各方關(guān)系，儲(chǔ)備二期工程的優(yōu)先取得權(quán)及業(yè)主行業(yè)的認(rèn)可度。一個(gè)行業(yè)圈子其實(shí)很小，尤其是優(yōu)秀的企業(yè)和項(xiàng)目所處的圈子更小。

4 項(xiàng)目管理溝通要領(lǐng)：溝通即執(zhí)行力

4.1 管理者的溝通基礎(chǔ)：胸有成竹

(1)管理人員有溝通意愿。積極主動(dòng)，以維護(hù)公司利益為宗旨，以解決問題為目的。

(2)熟悉項(xiàng)目溝通客體。了解基本的項(xiàng)目實(shí)體內(nèi)容、整體執(zhí)行流程。

(3)掌握基本的溝通工具。組織會(huì)議，匯報(bào)，協(xié)調(diào)資源調(diào)動(dòng)，會(huì)說會(huì)寫，隨機(jī)應(yīng)變。

4.2 項(xiàng)目組織內(nèi)部溝通管理：逐步完善溝通機(jī)制

(1)調(diào)動(dòng)各方資源為己所用。

(2)項(xiàng)目組員做好過程管理，及時(shí)匯報(bào)并做出項(xiàng)目預(yù)估；不僅是總結(jié)問題，而且是預(yù)見問題；避免前期天天“北平無戰(zhàn)事”，后期救火緊急的狀況。

(3)項(xiàng)目管理員及時(shí)與組員通報(bào)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，讓項(xiàng)目組成員感受到項(xiàng)目的“脈搏”，齊心為項(xiàng)目服務(wù)，同時(shí)消除各種無端的揣測(cè)。

(4)職能部門間需以項(xiàng)目為橋梁，無縫銜接，直接溝通；新進(jìn)組員需進(jìn)行項(xiàng)目流程培訓(xùn)。

4.3 項(xiàng)目組織與外部分包溝通管理：張弛有度

(1)立規(guī)矩，樹威信；規(guī)范良莠不齊的分包商，包括施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度甚至施工方式及習(xí)慣等方面。

(2)評(píng)估判斷施工問題以項(xiàng)目總規(guī)劃要求為原則，原則性問題不容商榷。

(3)現(xiàn)場(chǎng)無小事，小事也是大事，以解決問題為目的，杜絕無謂的爭(zhēng)吵。因?yàn)榇蟛糠质┕?nèi)容都是設(shè)計(jì)好的，一個(gè)很小的變更都可能引起后續(xù)施工蝴蝶效應(yīng)，當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)材料采購困難、安裝尺寸限制、電氣原理定格、建構(gòu)筑物已經(jīng)成型，如果解決不及時(shí)，返工嚴(yán)重、進(jìn)度延誤或退而求其次就在所難免。

(4)充分發(fā)揮施工隊(duì)伍經(jīng)驗(yàn)豐富、人員機(jī)具充足、部署靈活的優(yōu)勢(shì)為己所用。

(5)項(xiàng)目組員按職能要求各司其職，與施工分包或供應(yīng)商溝通口徑和項(xiàng)目組織保持一致。

4.4 項(xiàng)目組織外部與業(yè)主、監(jiān)理溝通管理：靈活機(jī)動(dòng)、不卑不亢

(1)把握時(shí)效，不能拖延。外界環(huán)境變化極快，不可預(yù)測(cè)。

(2)讓業(yè)主在項(xiàng)目中有參與感和成就感。主動(dòng)匯報(bào)，完成節(jié)點(diǎn)提醒，說明雙方都存在的問題。業(yè)主出現(xiàn)問題時(shí)，有禮有節(jié)地催促要求協(xié)調(diào)解決，讓業(yè)主負(fù)責(zé)人既有事做，又有功可得。

(3)主動(dòng)溝通但嚴(yán)禁超范圍溝通：避開公司內(nèi)部及第三方的阻礙、消極信息，但對(duì)影響項(xiàng)目的關(guān)鍵信息一定要找到雙方都可以交差的原因傳達(dá)給業(yè)主、監(jiān)理或甲方。

(4)不懼變更，合理變更。

5 結(jié)語

以上各階段項(xiàng)目實(shí)施管理細(xì)則及框架研究不僅是實(shí)踐歸納總結(jié)，更是項(xiàng)目管理契約精神、同理心，項(xiàng)目管理者思維縝密，以及“有監(jiān)督才有權(quán)威，監(jiān)督有重點(diǎn)才有成效”的體現(xiàn)。項(xiàng)目管理要注重提升技術(shù)性和藝術(shù)性，為項(xiàng)目增值。

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