吳鵬 張瀚文

【摘要】秘書人員的能力素質(zhì)直接決定著公文質(zhì)量。我們要以高度的責(zé)任心和使命感，以如履薄冰、如臨深淵的警醒態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)、認(rèn)認(rèn)真真地做好公文處理的各項(xiàng)工作，為機(jī)關(guān)高效順暢運(yùn)轉(zhuǎn)提供堅(jiān)實(shí)保障。

【關(guān)鍵詞】四種意識；公文處理

公文是具有法定權(quán)威性和規(guī)范體式的應(yīng)用文體，代表著黨委政府的形象。隨著政務(wù)公開的全面推進(jìn)，公文面向全社會(huì)公開發(fā)布已成常態(tài)。在信息時(shí)代，一篇存在瑕疵和錯(cuò)誤的公文如果通過網(wǎng)絡(luò)傳播，造成的負(fù)面影響不可估量。所以，秘書要強(qiáng)化四種意識：

一、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，提升辦文基本素質(zhì)

練就扎實(shí)的基本功是做好工作的第一步?！澳就靶?yīng)”眾所周知，公文處理頭緒多、涉及廣，辦文的最終效果往往取決于秘書知識儲(chǔ)備中最薄弱的環(huán)節(jié)。因此，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，夯實(shí)公文處理的基礎(chǔ)。一是在學(xué)習(xí)上下功夫。公文在文種、格式等方面有嚴(yán)格的規(guī)定，要堅(jiān)持不斷學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新的公文知識。同時(shí)，各單位在實(shí)際工作中，對公文的具體應(yīng)用還有細(xì)節(jié)上的差別，要學(xué)習(xí)本單位的范文，熟悉各種公文的規(guī)范格式、語言風(fēng)格和寫作手法。二是在積累上下功夫。注意學(xué)習(xí)黨和國家最新的路線方針政策，確保正確把握工作中涉及到的相關(guān)方針政策和法規(guī)，確保吃透上情，避免公文帶有“硬傷”。平時(shí)要捕捉領(lǐng)導(dǎo)講話中的閃光點(diǎn)，積累領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)工作中的基本觀點(diǎn)、重要論述、關(guān)鍵詞等。此外，還要注意收集工作基本情況、工作計(jì)劃、相關(guān)數(shù)據(jù)等，用來聯(lián)系實(shí)際，確保吃透下情，避免出現(xiàn)空話、外行話。三是在練習(xí)上下功夫。重點(diǎn)是把握好多寫、多改、多問三個(gè)關(guān)鍵詞，主動(dòng)爭取練寫機(jī)會(huì)，勤于動(dòng)筆。撰寫的文稿要反復(fù)修改，多向領(lǐng)導(dǎo)、同事請教，不懂就問，通過實(shí)戰(zhàn)提高能力水平。

二、強(qiáng)化精品意識，提升公文起草能力

公文作為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要工具，在傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，指導(dǎo)和推進(jìn)各項(xiàng)工作上，具有不可替代的作用。起草公文必須堅(jiān)持質(zhì)量第一的原則，做到精雕細(xì)琢，精益求精，確保文稿符合“高、準(zhǔn)、深、實(shí)、新”標(biāo)準(zhǔn)。“高”，即站位要高，主動(dòng)換位思考，以“身在兵位、胸為帥謀”的崗位意識，多出大主意、好主意，當(dāng)好“智庫”和“高參”；“準(zhǔn)”，即定位精準(zhǔn)，主要指吃透上級政策，把握基層情況，摸清領(lǐng)導(dǎo)意圖，保證公文有的放矢、一語中的；“深”，即深度思考，能夠多分析、多挖掘，善于透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，將上級的有關(guān)部署和領(lǐng)導(dǎo)的工作思路清晰化、系統(tǒng)化、深刻化；“實(shí)”，即厚重實(shí)在，文字干凈，言之有物，提出貼近實(shí)際、具有可行性的對策措施；“新”，即常寫常新，杜絕照抄照搬等現(xiàn)象，以原有素材為基礎(chǔ)，注重在思路、舉措、文風(fēng)上有所創(chuàng)新，進(jìn)一步激發(fā)文字的活力，增強(qiáng)公文的執(zhí)行效果。初稿完成后，事實(shí)清楚需要一絲不茍地加以修改，常用的方法有：通讀修改法，通過朗讀發(fā)現(xiàn)語句不通暢、銜接不緊密、表達(dá)不清晰及缺詞丟字等常見毛病；冷藏修改法，對不急的公文先放一放，待思路進(jìn)一步理清后再“復(fù)看”；互評修改法，邀請未參考起草工作的第三方參與審閱，明確問題與不足，為修改公文拓寬思路。

三、強(qiáng)化質(zhì)量意識，提升公文審核水平

公文審核是公文制作過程中承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。我們應(yīng)當(dāng)對照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的相關(guān)要求，對每一篇公文的審核都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，努力實(shí)現(xiàn)公文的高質(zhì)量、零差錯(cuò)。重點(diǎn)把好三關(guān)：一是把好內(nèi)容關(guān)，做好“五看”。一看行文的理由是否充分、行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。二看內(nèi)容是否符合黨和國家的路線、方針政策、法律法規(guī)以及上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指標(biāo)、規(guī)定。三看觀點(diǎn)是否鮮明，是否準(zhǔn)確體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。四看同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接情況如何，即在同一問題上，各公文之間不能互相矛盾。五看內(nèi)容是否完整，提出的政策、措施是不是切實(shí)可行。二是把好文字關(guān)，做好“三看”。一看篇章結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，各層次之間是否相互連貫。二看語言表述有沒有做到準(zhǔn)確嚴(yán)密。三看文字是否精確、簡練、樸實(shí)、莊重和規(guī)范。三是把好格式關(guān)，做好“三看”。一看行文關(guān)系和行文方式是否合理。二看文種是否正確，特別注意避免請示一文多事、報(bào)告夾帶請示事項(xiàng)或者生造文種等常見問題。三看格式是否規(guī)范，重點(diǎn)審查有無漏項(xiàng)，還要特別注意跟《條例》出臺(tái)前的老辦法區(qū)分開來，嚴(yán)格按照國家新格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

四、強(qiáng)化責(zé)任意識，提升公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率

公文運(yùn)轉(zhuǎn)是一項(xiàng)常做常新、永無止境的工作。目前，有些機(jī)關(guān)公文積壓、滯辦、推諉等問題仍然屢見不鮮，文秘人員對此應(yīng)主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，勇于創(chuàng)新，進(jìn)一步提升收文辦理效率，力求各項(xiàng)工作都能做得更細(xì)致、更扎實(shí)。一是完善簽收機(jī)制，通過來電提醒、全天候值守、收發(fā)室催收等方式，保證公文即到即收。二是嚴(yán)把初審關(guān)口，主要有三方面：業(yè)務(wù)審查，即是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理；規(guī)范審查，即是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽；法務(wù)審查，即是否符合法律法規(guī)和上級相關(guān)政策。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，堅(jiān)決予以退回。三是提高擬辦質(zhì)量。充分做好提煉文件要求、熟知職能分工、對照先例比較等前期準(zhǔn)備工作，提出責(zé)任單位、落實(shí)要求等工作建議，供領(lǐng)導(dǎo)審簽時(shí)參考，保障公文得到妥善辦理。四是主動(dòng)協(xié)調(diào)辦理。針對公文流轉(zhuǎn)中易出現(xiàn)的“中梗阻”問題，堅(jiān)持程序嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)節(jié)靈活性的高度統(tǒng)一，及時(shí)提醒催辦。對按正常程序流轉(zhuǎn)，無法保證按期辦結(jié)的，遵循急事急辦、特事特辦的原則，認(rèn)真做好跟蹤，最大限度地提高文件傳遞效率，確保事事有回音、件件有落實(shí)。