李濛

摘 要：電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。本文主要研究電子文件和電子檔案管理。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；管理；研究；

應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

（一）借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng)。

（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、相關部門職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。

三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。

鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質內容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。

四、電子檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)特點

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。綜合檔案管理平臺面向政府機關及企事業(yè)單位，在設計上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)支持多種歸檔文件整理方式、多全宗管理、跨庫檢索查詢等功能，并實現了與在線OCR、全文檢索、雙層PDF/SEP、數據交換、圖形圖像處理、流文件瀏覽等技術的集成。

系統(tǒng)特點：功能模塊布局合理、操作簡單方便。系統(tǒng)按照檔案管理業(yè)務流程組織設計功能模塊，所有功能在同一個界面下顯示，檔案數據的結構和操作一目了然，使用十分方便快捷。實現文檔一體化管理。與OA、MIS、PORTAL等業(yè)務系統(tǒng)無縫連接，通過有效的前端控制，使大量有價值的電子文件按照點在檔案管理要求自動、完整、規(guī)范地采集到電子檔案管理系統(tǒng)中。實現檔案業(yè)務的全面管理。提供完整的信息收集、整理、歸檔、編研、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、查閱、借閱、庫房管理等全面自動化管理。支持多全宗管理模式。滿足集團及下屬單位不同全宗設置實體分類的需要，實現集中存儲、集中應用的多全宗管理模式。系統(tǒng)安全可靠。通過對檔案數據、角色權限設置、明確各級人員閱檔（文）范圍。檔案數據可存儲在數據庫或文件服務器上。系統(tǒng)自動保存海量數據測試結果，保證檔案數據安全、可靠。支持多種電子文件格式的瀏覽和顯示。提供200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和現實功能。企業(yè)檔案管理平臺面向大型企業(yè)、科研院所和工程設計單位，系統(tǒng)具有強大的網絡功能和系統(tǒng)擴展能力，擁有檔案信息管理平臺、用戶界面生成器、批量掛接、多文件瀏覽器、數據加密、通用數據轉換、通用報表生成器、在線OCR漢字識別等技術。企業(yè)檔案管理平臺廣泛應用于石油化工、電力水利、冶金礦業(yè)、電信通訊、企業(yè)、輕工產業(yè)、建筑房地產、機械電子汽車、農林牧副漁、醫(yī)藥生物等行業(yè)。

系統(tǒng)特點：檔案管理系統(tǒng)平臺化。用戶可在系統(tǒng)提供的操作平臺上自由地定制檔案管理系統(tǒng)。實現從檔案類型、分類方法到案卷、文件錄入信息，從用戶錄入檢索界面到統(tǒng)計項目和檔案目錄格式等定制，滿足不同行業(yè)不同檔案管理要求。

強大的網絡應用功能。針對大型企業(yè)和設計單位信息量大、網絡應用程度高等特點，系統(tǒng)采用B/S和C/S混合方式實現不同應用群體功能需求，支持各種大型數據庫平臺。

標準化程度高。遵循ISO15489、ISO23081、ISO14721等國際標準和國家檔案局相關電子檔案管理標準，率先通過國家檔案局同類產品的技術評測和鑒定，形成標準格式光盤檔案。

支持多種電子文件格式的瀏覽和顯示。實現200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和顯示。

五、不斷完善檔案管理

檔案的本質屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如，當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件的原始性卻很難得到體現。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經成為檔案界的新課題。依據國家有關標準，結合本單位的實際情況，從檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術的特點出發(fā)，制訂歸檔電子文件管理辦法是當務之急。制訂一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計、保護等內容的管理辦法，以確保真實、有效地把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從歸檔電子文件的特點出發(fā)研制歸檔電子檔案管理系統(tǒng)軟件。制訂管理辦法要注意的問題 電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如，磁帶、磁盤、光盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數據傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。根據這些特點，目前使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標準不夠完善，但隨著技術的發(fā)展，相信在不久的將來，有關光盤的標準會陸續(xù)出臺。所以在當前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。在條件允許時，及時將軟磁盤更換為光盤載體長期保存。紙質檔案與電子檔案長期并存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點，可概括為兩句話：紙質檔案便于長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會在一定時期內長期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應注意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件的格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件。二是使用“只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。歸檔前電子文件內容的原始性由歸檔人負責，歸檔后的原始性由檔案室負責，為了分清責任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫入一次，這就是“只寫一次式光盤加背書”。也可以只讀光盤、電子簽名、數字水印、隱形條碼、數字時間印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。三是在網絡環(huán)境中，可采用一種既能確認發(fā)件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數字簽名技術”。還可采用防火墻技術、網絡安全檢測、大眾身份認證系統(tǒng)、數據加密技術等措施來保證網絡安全。當然這都很難達到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設置分級查詢權限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內容的復制拷貝更要嚴格控制。系統(tǒng)對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關的記錄，作為利用工作查證的依據。而且利用系統(tǒng)應有較強的容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。電子文件的鑒定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄相一致等。二是定期檢查關，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對于磁性載體一般應每兩年、光盤每四年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度，避免發(fā)生人為的誤操作或重復勞動。轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟件。同時，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計算機系統(tǒng)軟件的開發(fā)和硬件的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統(tǒng)的建設規(guī)劃中去，為接受電子文件做好物質和精神準備。

參考文獻

[1]金波、丁華東，電子文件管理學，上海：上海大學出版社，2007 9.

[2]傅祥、鄭珺露，電子公文制作與傳輸，合肥：安徽大學出版社，2009 10.

（作者單位：西華大學電氣與電子信息學院）