摘要：人事檔案管理是人力資源的主要管理內(nèi)容，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，如何將其人事檔案管理做的井井有條，充分利用人事檔案選拔優(yōu)秀人才是十分重要的。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，我國(guó)的高校人事檔案管理出現(xiàn)了很多弊端，所以本文就高校人事檔案管理的價(jià)值和問(wèn)題，對(duì)高校人事檔案管理的改進(jìn)措施展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；價(jià)值；問(wèn)題；改進(jìn)措施

一、 高校人事檔案管理的價(jià)值

（一） 人事檔案材料的保存和利用

高校人事檔案的管理方式能使人事檔案信息得到很好的保存，人事檔案中包括了教職工學(xué)習(xí)、工作、晉升、晉級(jí)、家庭、政治面貌、工資、考核等各方面的信息。人事檔案管理將教職工的檔案材料進(jìn)行了科學(xué)的分類，高校人事檔案管理的價(jià)值除了方便人事檔案材料的保存，還方便了人事檔案信息的利用。在干部提拔、求學(xué)深造、職稱評(píng)聘等方面起到關(guān)鍵性作用，所以高校檔案管理，可以提高人事檔案信息利用的效率，通過(guò)查閱審核檔案，在短時(shí)間內(nèi)就可以選拔出更優(yōu)秀的教職工。

（二） 記錄人員關(guān)系的變動(dòng)

人事檔案中除了記載人員最基本的信息，還記載了人員關(guān)系的變動(dòng)。高校人員流動(dòng)率很大，檔案信息變動(dòng)也會(huì)相應(yīng)比較頻繁。

二、 高校人事檔案管理的問(wèn)題

由于高校的特殊性，人員結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，人員流動(dòng)性大，檔案管理人員配備相對(duì)較少，素質(zhì)參差不齊，個(gè)別高校對(duì)檔案管理不重視，從而導(dǎo)致檔案材料收集過(guò)程變得繁瑣而又困難，整理過(guò)程沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理制度操作，檔案整理混亂，檔案材料保存不完整，缺失材料過(guò)多，人事檔案不能得到充分的利用，使人事檔案的價(jià)值大大降低。

（一） 管理單調(diào)，管理內(nèi)容多雜

由于高校的教職工較多，所以在人事檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理員來(lái)說(shuō)工作量非常繁重，而檔案管理還受著檔案管理制度的制約，有著它的特殊性，不能張揚(yáng)，不可宣傳，要嚴(yán)格保密，只能默默無(wú)聞的工作，而檔案管理在檔案材料的整理、分類、編目等的操作過(guò)程中是需要嚴(yán)格按照檔案管理制度規(guī)定操作的，嚴(yán)謹(jǐn)而又繁瑣，不能有半點(diǎn)主觀發(fā)揮和差錯(cuò)，所以普遍存在管理工作單調(diào)，工作量繁重的現(xiàn)象。

（二） 管理檔案設(shè)備落后

由于個(gè)別高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案管理重視不夠，所以對(duì)于檔案管理的設(shè)備投資不夠，從而導(dǎo)致管理檔案設(shè)備十分落后，在管理材料過(guò)程當(dāng)中，基本還是手工操作，人員配備少，導(dǎo)致工作效率提不上來(lái)，工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，管理人員也出現(xiàn)了疲憊和麻痹的思想。很多高校沒(méi)有做到“三室分開(kāi)”，不能保證檔案安全，導(dǎo)致檔案材料的丟失，也沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理的“六防”要求保管人事檔案，從而導(dǎo)致檔案材料的損壞，給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很大的隱患和損失，由于檔案管理的設(shè)備落后，從而導(dǎo)致了人事檔案管理的不科學(xué)性。

三、 高校人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一） 建立專業(yè)化的人事檔案管理制度

專業(yè)化的人事檔案管理制度對(duì)于整個(gè)高校來(lái)說(shuō)是十分重要的，俗話說(shuō)的好，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，每一所高校都要根據(jù)中組部檔案管理制度，結(jié)合本校實(shí)際，制定出一整套科學(xué)專業(yè)的檔案管理制度。在選拔檔案管理人員的時(shí)候要提高選拔的標(biāo)準(zhǔn)，用專業(yè)的眼光去看待，不帶有主觀思想，選拔出高素質(zhì)的檔案管理人員，只有這樣才能保證檔案管理的專業(yè)性，才能保證人事檔案的安全性。

除了對(duì)工作人員的選拔需要進(jìn)一步的改善，還需要在要求人員管理方面更加嚴(yán)謹(jǐn)，加強(qiáng)檔案的出入庫(kù)管理，嚴(yán)格按照檔案管理的原則進(jìn)行登記，在檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞檔案、檔案材料的收集、檔案審核的過(guò)程中，嚴(yán)格把關(guān)，不留死角，杜絕問(wèn)題檔案進(jìn)入高校，要責(zé)任到人，責(zé)任分明，杜絕非法事件出現(xiàn)，一定要保證人事檔案的質(zhì)量，從而保證人事檔案管理制度的貫徹落實(shí)。

（二） 提高管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于整個(gè)高校的人事檔案管理來(lái)說(shuō)，是起著重要作用的，所以為了改變個(gè)別高校人事檔案管理混亂的現(xiàn)狀，要盡快提高管理人員的綜合素質(zhì)，主要可以從以下幾個(gè)方面說(shuō)起，第一，采用“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式，請(qǐng)檔案管理方面的專家周期性的對(duì)管理人員進(jìn)行人事檔案管理方式和技巧的知識(shí)的培訓(xùn)，組織檔案管理人員到檔案管理比較規(guī)范的單位去學(xué)習(xí)考察，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。第二，在學(xué)校各院系培養(yǎng)素質(zhì)較高的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本院系檔案材料的收集，進(jìn)行統(tǒng)一檔案整理和檔案審核時(shí)，可以組成工作小組，直接參與工作，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。第三，提高檔案管理人員的福利待遇，由于檔案管理工作的復(fù)雜性和工作量大的性質(zhì)，經(jīng)常加班加點(diǎn)的工作，還有檔案整理工作中的粉塵污染較為嚴(yán)重，檔案管理員都不同程度患有職業(yè)疾病，學(xué)校應(yīng)該重視相關(guān)方面的問(wèn)題，提高檔案管理人員的福利待遇，保障檔案管理人員的利益。第四，采取激勵(lì)機(jī)制，制定獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)每個(gè)檔案管理員的工作量、完成質(zhì)量進(jìn)行績(jī)效，獎(jiǎng)勤罰懶，選出優(yōu)秀典型，適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，樹(shù)立標(biāo)桿。另外，領(lǐng)導(dǎo)也要多關(guān)心檔案管理人員，在職稱評(píng)定等方面多加重視，提高檔案管理人員的積極性。再者，良好的競(jìng)爭(zhēng)不僅可以促進(jìn)各高校之間的人事檔案管理，還可以提高整個(gè)高校對(duì)于人力資源的管理，首先，加強(qiáng)國(guó)內(nèi)的高校的人事檔案管理競(jìng)爭(zhēng)，相互學(xué)習(xí)對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)，取其精華，去其糟粕，從而在互相學(xué)習(xí)的過(guò)程中使其人事檔案管理做到越來(lái)越好。除了國(guó)內(nèi)的高校競(jìng)爭(zhēng)，我們還需要將目光放得更長(zhǎng)遠(yuǎn)，國(guó)外的很多高校人事檔案管理非常規(guī)范而且具有先進(jìn)性，可以向國(guó)外學(xué)習(xí)其管理方式，從而幫助我國(guó)的人事檔案管理向著更高的層次發(fā)展。

（三） 將先進(jìn)的科技和人事檔案管理相結(jié)合

當(dāng)今時(shí)代，先進(jìn)的科技在人事檔案管理上有很大的幫助，所以為了改進(jìn)人事檔案管理我們還需要將先進(jìn)的科技和人事檔案管理相結(jié)合。首先，加快檔案管理的信息化進(jìn)程，一是，將人事檔案信息所記錄的資料輸入進(jìn)電腦系統(tǒng)中，使用專門的檔案管理軟件，二是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，形成電子檔案，有專門管理，利用電腦的快捷方便以及失誤性小來(lái)幫助工作人員進(jìn)行人事檔案管理，既增強(qiáng)了檔案管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性。也縮短了翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，提高了查閱檔案的效率，又保證了紙質(zhì)檔案的安全，從而使人事檔案管理做到更加專業(yè)化、統(tǒng)一化和科學(xué)化。

四、 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上簡(jiǎn)單的討論可以得知，雖然高校人事檔案管理可以極大程度上方便人員信息的記錄以及信息的提供，但是在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的狀態(tài)下，依舊存在許多弊端，我們要對(duì)癥下藥，根據(jù)相應(yīng)的弊端，采取正確的措施，切勿紙上談兵，要落實(shí)到實(shí)際上，從而幫助我國(guó)高校人事檔案管理更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：姜春黎，山東省菏澤市，山東省菏澤學(xué)院人事處。