劉宏

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代各種數(shù)據(jù)的不斷涌現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代掀開了帷幕。從大數(shù)據(jù)環(huán)境到企業(yè)文書檔案管理，已經(jīng)是這個(gè)時(shí)代必然的發(fā)展趨勢。企業(yè)文書檔案中有大量具有潛在意義的數(shù)據(jù)，需要通過信息化管理將文書數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理與保存，這樣的收集整理方式能夠給企業(yè)員工提供更加快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，企業(yè)文書檔案信息化管理工作也能發(fā)揮到明顯的作用。

在經(jīng)濟(jì)全球化的帶領(lǐng)下和我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)也有了充分的發(fā)展空間。我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展多元化的同時(shí)，檔案信息管理也逐漸發(fā)展，因此，在滿足企業(yè)信息多元化的同時(shí)，企業(yè)文書信息的大數(shù)據(jù)化也越來越得到企業(yè)的重視。數(shù)據(jù)的管理是企業(yè)運(yùn)營的核心，文書數(shù)據(jù)記載著企業(yè)發(fā)展過程中比較重要的數(shù)據(jù)，包括一些文字、圖片、視頻等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，企業(yè)文書檔案管理具有非常重要的意義。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息管理與利用內(nèi)容分析

1.1 大數(shù)據(jù)的含義及意義

所謂的大數(shù)據(jù)，是指無法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)用常規(guī)的軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。它需要新處理模式才能具有更高的決策力、洞察力與流程優(yōu)化能力。在08年由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出。隨著互聯(lián)網(wǎng)云時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)也得到了越來越多的關(guān)注。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，數(shù)據(jù)處理技術(shù)開始應(yīng)用于各行各業(yè)，在網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行過程中，遇到難以處理、數(shù)據(jù)龐大的問題時(shí)，就需要大數(shù)據(jù)技能的體現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于處理龐大的數(shù)據(jù)，而在于對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化的處理。在信息技術(shù)不斷成熟的今天，誰掌握了信息數(shù)據(jù)就搶占了商業(yè)先機(jī)。日前，隨著數(shù)據(jù)體系的不斷增加，大數(shù)據(jù)處理已經(jīng)成為了日常生活不可或缺的必需品，隨著企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，文書檔案管理逐漸成為大數(shù)據(jù)管理的重要組成部分。

1.2 企業(yè)文書檔案信息化管理

企業(yè)文書檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的日常管理中具有著重要的意義，企業(yè)文書管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)有很多重要的潛在價(jià)值。企業(yè)文書檔案由文字、圖像、圖表、錄音、錄像、動(dòng)畫、虛擬視頻等多種不同形式和載體組成，是企業(yè)經(jīng)營與日常管理中形成的對企業(yè)的原始狀態(tài)及成長過程中最為原始的具有保存意義的文本數(shù)據(jù)記錄信息。通過查閱企業(yè)的文書檔案，可以完整的觀看到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營系統(tǒng)，企業(yè)的文書檔案應(yīng)該包括企業(yè)在黨務(wù)、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等各種管理活動(dòng)。企業(yè)文書檔案信息化管理是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對企業(yè)運(yùn)營產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、管理、存儲(chǔ)、傳送及運(yùn)用，使各類文案數(shù)據(jù)進(jìn)一步提高利用價(jià)值，進(jìn)行數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化的身份轉(zhuǎn)換，為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營提供發(fā)展橋梁。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為企業(yè)人員提供更準(zhǔn)確、便捷的數(shù)據(jù)，從而能使企業(yè)文書檔案信息管理的技能得到充分的發(fā)揮。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理與利用的意義

2.1 數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)文書管理均是利用紙質(zhì)作為信息載體，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)錄入，錄入員工任務(wù)繁重、工作量大、操作繁雜，由于錄入的信息量大，很容易出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，并且查詢系統(tǒng)欠缺，查詢困難，需要人為的翻閱。此外，除了以上幾點(diǎn)，即使錄入員工作完美，沒有出錯(cuò)，企業(yè)也需要提供大量的儲(chǔ)存空間用來儲(chǔ)存檔案，檔案也很容易受天氣影響變得潮濕、發(fā)霉等?，F(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的不斷成熟，企業(yè)可以利用信息技術(shù)對信息進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，電子計(jì)算機(jī)為信息的載體，不但節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，也大大節(jié)約了操作時(shí)間，減輕了操作任務(wù)，信息處理數(shù)據(jù)也更加的精確，極大地提高了工作效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理顯著特點(diǎn)就是將紙質(zhì)文案管理轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)信息管理，建立數(shù)字信息系統(tǒng)。文書檔案信息系統(tǒng)形成后，需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書進(jìn)行必要的整理與分類，經(jīng)過數(shù)據(jù)處理，可將數(shù)據(jù)形成不同層次、不同種類、不同用處等不同類型的分類，細(xì)分后的數(shù)據(jù)很方便數(shù)據(jù)查詢，只要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞即可，大大節(jié)約了用戶的查詢時(shí)間。用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的檢索和資源共享，對企業(yè)的影響有著重要的意義。

2.2 提高了文書檔案管理水平

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷推進(jìn)和信息技術(shù)的快速成熟以及企業(yè)科技技術(shù)的完善，企業(yè)文書的檔案管理數(shù)據(jù)也在不斷的增加，如何利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高企業(yè)的數(shù)據(jù)管理效率與準(zhǔn)確性成了企業(yè)關(guān)注的問題。大數(shù)據(jù)推動(dòng)信息技術(shù)的涌入，提高了檔案信息的整理效率，完善了信息分類和信息檢索系統(tǒng)，節(jié)約了用戶的信息查詢時(shí)間，提高了企業(yè)文書檔案的利用率，改革了企業(yè)文書檔案管理的傳統(tǒng)模式，打破了固有的局面，對文書檔案管理進(jìn)行了創(chuàng)新。企業(yè)文書檔案開始信息化管理也是當(dāng)代信息發(fā)展的必要趨勢，對企業(yè)的管理與發(fā)展都有著重要意義。各個(gè)企業(yè)也對文書檔案管理與應(yīng)用方面采用積極的態(tài)度，不斷提升企業(yè)信息管理系統(tǒng)的整體水平。

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)的檔案庫建設(shè)需要龐大的信息數(shù)量，并且需要保證這些數(shù)據(jù)具有一定的利用價(jià)值，并且需要存在一定的連接性。因此，企業(yè)的信息管理部門必須具備一定的信息處理能力及相應(yīng)的信息處理技術(shù)，這樣才能使數(shù)據(jù)信息的管理更加的規(guī)范化。企業(yè)文書檔案信息的保存與管理，是企業(yè)歷史發(fā)展的見證者也是企業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力，具有著重要意義。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)著企業(yè)文書檔案信息化管理與利用。目前，各行各業(yè)都已經(jīng)脫離了紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)模式，在信息技術(shù)的輔助下，完成了紙質(zhì)管理與電子信息管理的轉(zhuǎn)接。企業(yè)文書檔案信息化管理后，在信息查閱、資源共享等方面的優(yōu)勢不斷開始涌現(xiàn)，從而使企業(yè)的整體水平不斷的提升，也一定程度上推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：惠安縣就業(yè)和人事人才公共服務(wù)中心）