傅玲

摘 要：隨著近年各家出版社轉(zhuǎn)企改制，出版社逐漸步入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，完善其內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，合理控制費(fèi)用等問題尤為突出和重要，本文對(duì)如何完善出版社內(nèi)部控制體系提出了諸多思考，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益雙豐收的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：出版社；內(nèi)部控制；體系

一、出版社內(nèi)部控制的重要性

隨著近些年來全國(guó)各家出版單位競(jìng)相轉(zhuǎn)企改制，逐步邁入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮，如何在競(jìng)爭(zhēng)無比激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，進(jìn)而獲得轉(zhuǎn)型成功，使得加強(qiáng)出版社內(nèi)部控制，特別是資產(chǎn)、財(cái)務(wù)的控制，顯得尤為緊迫和重要。

出版社應(yīng)該增強(qiáng)全員內(nèi)控制度認(rèn)知，亟待加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)工作，建立、完善內(nèi)部控制組織、制度體系和監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，在原有基礎(chǔ)上結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況對(duì)組織架構(gòu)、人力資源、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理、物資采購(gòu)等方面，構(gòu)建一套嚴(yán)密的職能控制體系。使公司各部門、各崗位互相制約、協(xié)調(diào)，保證公司資產(chǎn)、財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性、及時(shí)性；保證對(duì)公司員工、工作流程、物流的有效的管控；實(shí)現(xiàn)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效監(jiān)督，為出版社高效、有序的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、出版單位內(nèi)部控制體系存在的問題

我國(guó)出版社原來屬于事業(yè)單位性質(zhì)，普遍缺乏對(duì)內(nèi)部控制的重視，經(jīng)營(yíng)管理方式仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式；還有一部分出版單位雖然較重視內(nèi)控制度的建設(shè)，但是因?yàn)閮?nèi)控制度方面存在不合理的設(shè)計(jì)、執(zhí)行落實(shí)不力等情況，都導(dǎo)致出版社無法實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展。

1.亟待建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

出版單位由于歷史原因，對(duì)于來自內(nèi)部和外部的不同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估缺乏重視，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的能力比較弱。有些出版社缺乏健全的內(nèi)部稽核、審計(jì)的機(jī)構(gòu)、督查范圍窄，實(shí)效低；還有些出版社雖然設(shè)立了審計(jì)機(jī)構(gòu)，但是內(nèi)部審查流于形式，在運(yùn)行中不能有效發(fā)揮監(jiān)督、評(píng)價(jià)的職能作用，導(dǎo)致問題不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，或發(fā)現(xiàn)不能及時(shí)糾正。

2.費(fèi)用超預(yù)算，資金管理混亂

出版社不太重視預(yù)算管理，沒有對(duì)全年工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。在預(yù)算編制工作中，粗糙簡(jiǎn)單、流于形式，在執(zhí)行項(xiàng)目控制標(biāo)準(zhǔn)、過程中沒有相應(yīng)的監(jiān)控手段，特別是有些企業(yè)的項(xiàng)目，執(zhí)行過程中隨意追加預(yù)算，審批過程不嚴(yán)謹(jǐn)，預(yù)算資金用在企業(yè)經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充上，使費(fèi)用預(yù)算管理喪失了應(yīng)具備的權(quán)威性，也給企業(yè)資金運(yùn)用造成了很大的壓力和困難。

3.缺乏市場(chǎng)應(yīng)變能力

某些出版社沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下出版圖書的觀念，缺乏對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的預(yù)見性和適應(yīng)性，管理未能跟上時(shí)代的步伐，工作流程設(shè)計(jì)不科學(xué)、處理問題不及時(shí)，長(zhǎng)此以往，使得圖書周轉(zhuǎn)滯后，庫(kù)存積壓嚴(yán)重，應(yīng)收賬款增加，極其單位的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)十分不利，造成極大的風(fēng)險(xiǎn)。

三、關(guān)于出版社完善內(nèi)部體系的思考

出版社內(nèi)控體系主要包括發(fā)展戰(zhàn)略、公司治理、人力資源、編輯管理、全面預(yù)算、投資管理、資金營(yíng)運(yùn)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告、印務(wù)管理、發(fā)行管理、內(nèi)部信息傳遞、信息系統(tǒng)等方面，內(nèi)部控制管理制度的健全對(duì)于企業(yè)的決策及執(zhí)行等各方面尤為重要，能降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，加快實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。

針對(duì)出版單位內(nèi)部控制體系存在的普遍問題，本文認(rèn)為應(yīng)該依據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行切實(shí)可行的完善，進(jìn)一步明確各崗位、各部門的責(zé)、權(quán)、利，增強(qiáng)制度的可操作性，避免內(nèi)控管理失效，便于整體管控運(yùn)營(yíng)。

1.提高全體員工對(duì)內(nèi)控的認(rèn)知，加強(qiáng)公司內(nèi)控制度建設(shè)

公司內(nèi)部控制環(huán)境主要是由企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)識(shí)決定的，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的管理理念和水平亟待提高，關(guān)鍵要讓內(nèi)部控制制度的重要性和必要性深入他們的認(rèn)知，才能發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制制度的作用。企業(yè)內(nèi)部控制管理涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理全過程，是由企業(yè)全體員工來共同維護(hù)的。加強(qiáng)職工的道德修養(yǎng)和培訓(xùn)教育是內(nèi)控制度實(shí)施的保證。其中注重財(cái)務(wù)管理工作人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)，在內(nèi)部控制制度體系中尤為重要，對(duì)內(nèi)控制度的具體落實(shí)起關(guān)鍵作用。可建立職責(zé)追究機(jī)制，對(duì)財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)的問題支出實(shí)時(shí)監(jiān)控，追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任；可運(yùn)用培訓(xùn)、考核的方式，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作人員知識(shí)掌握情況與專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)考核結(jié)果不合格的人員進(jìn)行調(diào)崗或辭退，打造專業(yè)性更強(qiáng)的財(cái)務(wù)隊(duì)伍。其次，對(duì)企業(yè)其他崗位人員的內(nèi)控教育亟待加強(qiáng)。內(nèi)部控制要更有實(shí)效，必須企業(yè)全體員工的觀念正確，因此需定期對(duì)職工進(jìn)行內(nèi)控知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高員工對(duì)內(nèi)部控制制度的認(rèn)知，促使企業(yè)有效落實(shí)內(nèi)部控制。

2.制定、健全內(nèi)部審計(jì)以及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

監(jiān)督對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制各方面進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)反饋解決內(nèi)部控制過程中發(fā)現(xiàn)的漏洞和隱患，促進(jìn)內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，嚴(yán)密保障出版社內(nèi)控制度，是內(nèi)部審計(jì)的主要任務(wù)。因此出版社應(yīng)依據(jù)本單位的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和具體情況，制定、健全企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度以及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，在有條件的情況下設(shè)內(nèi)部審計(jì)部門，指派專職的審計(jì)人員，對(duì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，管理中的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行檢查監(jiān)督，從制度和機(jī)制上幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)、解決問題，同時(shí)充分與外部稅務(wù)、審計(jì)部門進(jìn)行溝通，結(jié)合內(nèi)部與外部監(jiān)督，進(jìn)一步完善出版社內(nèi)部控制制度的目標(biāo)。此外，出版社還可定期委托外部會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)企業(yè)展開內(nèi)部控制評(píng)價(jià)測(cè)試，加強(qiáng)、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理。

3.加強(qiáng)內(nèi)部控制，強(qiáng)化資金、資產(chǎn)管理

（1）預(yù)算管理是出版社類單位財(cái)務(wù)管理工作不能缺少的關(guān)鍵部分。出版社要制定預(yù)算管理制度，嚴(yán)格落實(shí)預(yù)算編制管理機(jī)制，提高對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算管理的重視程度，保障預(yù)算編制的合理性，準(zhǔn)確把握資金流向，要把績(jī)效、津貼和各項(xiàng)補(bǔ)貼等費(fèi)用支出全部納入預(yù)算管理；建立專項(xiàng)資金預(yù)算管理制度，對(duì)各項(xiàng)專項(xiàng)資金運(yùn)用單獨(dú)建賬，嚴(yán)格把關(guān)，防止資金流通漏洞；辦理采購(gòu)與付款、銷售與收款、成本費(fèi)用、工程項(xiàng)目、人力資源、資產(chǎn)購(gòu)置與維護(hù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，均需符合預(yù)算要求。如有超預(yù)算事項(xiàng)發(fā)生，及時(shí)向上級(jí)預(yù)算管理委員會(huì)提請(qǐng)調(diào)整預(yù)算。嚴(yán)格控制執(zhí)行未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外支出，確保預(yù)算工作全面切實(shí)的執(zhí)行，從源頭上防范違規(guī)違紀(jì)行為的發(fā)生。

（2）所有資產(chǎn)（含廢舊庫(kù)存圖書）的采購(gòu)、維修、處置、報(bào)廢、捐贈(zèng)等行為，均嚴(yán)格按照企業(yè)《資產(chǎn)管理辦法》以及《“三重一大”決策制度實(shí)施細(xì)則》，組織召開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)集體討論決策，并嚴(yán)格按照事前審批報(bào)備、入庫(kù)驗(yàn)收檢查、審核入賬登記、定期組織盤點(diǎn)、報(bào)批處置報(bào)廢等工作流程執(zhí)行。

（3）逐步構(gòu)建資產(chǎn)集中采購(gòu)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。增強(qiáng)資金管理，強(qiáng)化財(cái)產(chǎn)管理機(jī)制。嚴(yán)格規(guī)范出版社的物資采購(gòu)、領(lǐng)用、銷售及固定資產(chǎn)的購(gòu)置及日常管理上的操作流程。

資產(chǎn)的購(gòu)置往往需要占用大量的資金，投資回收期限也比較長(zhǎng)，給企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所帶來的影響也是比較深遠(yuǎn)的。因此，應(yīng)當(dāng)逐步構(gòu)建出一整套科學(xué)完備的資產(chǎn)集中采購(gòu)機(jī)制。出版社需建立一套科學(xué)的資產(chǎn)集中采購(gòu)機(jī)制，合理編制采購(gòu)計(jì)劃，并保證其在資產(chǎn)購(gòu)置活動(dòng)中嚴(yán)格執(zhí)行，從而達(dá)到降低企業(yè)的采購(gòu)成本，使企業(yè)資源的優(yōu)化配置得以有效實(shí)現(xiàn)。

日常管理中，出版社從源頭上防范出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失，要加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理方面的內(nèi)部監(jiān)督控制機(jī)制，首先要讓企業(yè)全員參與固定資產(chǎn)管理，樹立全員內(nèi)控管理意識(shí)。所有接觸、使用固定資產(chǎn)的職工都需進(jìn)到固定資產(chǎn)使用管理中來。對(duì)于部門所有固定資產(chǎn)的變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好固定資產(chǎn)表中登記和跟蹤。

固定資產(chǎn)在各部門之間的調(diào)用，要做好移交變動(dòng)手續(xù)。在進(jìn)行維修固定資產(chǎn)時(shí)，需填寫維修單，相應(yīng)人員在維修單上需填寫時(shí)間、編號(hào)、規(guī)格型號(hào)以及此次檢修的內(nèi)容，財(cái)務(wù)部門依據(jù)維修憑證，執(zhí)行維修報(bào)銷工作，同時(shí)固定資產(chǎn)管理部門要及時(shí)登記固定資產(chǎn)的維修記錄。領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，相關(guān)人員需填寫資產(chǎn)領(lǐng)用表，財(cái)務(wù)部門審核表格后，實(shí)時(shí)更新資產(chǎn)的總賬和明細(xì)賬，達(dá)到資產(chǎn)賬實(shí)相符。

財(cái)務(wù)部與資產(chǎn)管理部門至少每半年對(duì)固定資產(chǎn)做一次全面的盤點(diǎn)，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制“固定資產(chǎn)盤點(diǎn)明細(xì)表”，核對(duì)賬務(wù)、實(shí)物和固定資產(chǎn)明細(xì)表，保證三方面數(shù)據(jù)一致。出版社可通過定期盤點(diǎn)清查，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，同時(shí)達(dá)到控制固定資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)的目的。對(duì)于賬實(shí)不符的，歷史遺留問題的，厘清責(zé)任，解決問題，做好清查工作，集中進(jìn)行賬務(wù)處理，真正做到賬實(shí)相符，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，固定資產(chǎn)管理有序合規(guī)。及時(shí)處理不使用的、閑置的固定資產(chǎn)，提高固定資產(chǎn)的使用效率。

4.優(yōu)化存貨資金的結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

（1）對(duì)存貨的管理，為了降低物流成本，加強(qiáng)物流管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)云計(jì)算信息管理系統(tǒng)正在快速進(jìn)入各個(gè)出版社，這些科學(xué)先進(jìn)的現(xiàn)代科技無疑很大程度地增強(qiáng)了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

出版社在內(nèi)部控制上要出臺(tái)針對(duì)性的政策，降低圖書出版行業(yè)物流成本。面對(duì)出版物供給大于需求，積壓大量庫(kù)存無法銷售時(shí)，圖書將會(huì)出現(xiàn)很大的退貨量，各節(jié)點(diǎn)的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)機(jī)制在內(nèi)部控制制度中建立、健全后，可及時(shí)給出版社和大型批銷中心提供真實(shí)的庫(kù)存和銷售信息，降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。

（2）在加緊委托代銷商品的催收力度的同時(shí)，適度從緊控制賒銷比例，要關(guān)注可能出現(xiàn)欠款風(fēng)險(xiǎn)的銷售區(qū)域。那些長(zhǎng)期積壓的圖書，應(yīng)適當(dāng)考慮可以采取報(bào)損或低價(jià)銷售的策略，合理“去庫(kù)存”。

（3）強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理制度，嚴(yán)控賬齡，定期調(diào)評(píng)往來客戶的信用，完善應(yīng)收賬款管理辦法。建立客戶信用管理制度?？蛻粜庞霉芾硎侵笇?duì)信用交易中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析和評(píng)估，并通過制定信用管理政策，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的活動(dòng)，以保障應(yīng)收賬款安全和及時(shí)回收，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，用最經(jīng)濟(jì)合理的方法綜合處理風(fēng)險(xiǎn)，使風(fēng)險(xiǎn)降低到最小的管理活動(dòng)。發(fā)行部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)客戶信用資料不斷加以調(diào)整，消除舊資料，及時(shí)補(bǔ)充新資料，及時(shí)對(duì)客戶的變化情況進(jìn)行跟蹤記錄。在往來客戶聯(lián)系表中，對(duì)缺少的往來客戶信息進(jìn)行補(bǔ)充，更新客戶經(jīng)營(yíng)地址，常用聯(lián)系人員。增加定期登記客戶在途金額，常規(guī)賬期管理，按企業(yè)的統(tǒng)一要求對(duì)客戶進(jìn)行A/B/C三級(jí)管理，對(duì)重點(diǎn)客戶、賒銷客戶的資料進(jìn)行重點(diǎn)管理，對(duì)一次性交易且以現(xiàn)金銷售結(jié)算的客戶可了解客戶信用情況，不建立客戶信用檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制是出版社經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要管理工具，故建立一套完善的內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)內(nèi)部管理、內(nèi)部監(jiān)督，控制風(fēng)險(xiǎn)，為出版社創(chuàng)造良好的可持續(xù)性的發(fā)展環(huán)境，是極其關(guān)鍵和必要的。

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（責(zé)任編輯：王文龍）