許云君

管理體系是建立方針和目標并實現這些目標的體系。一個組織的管理體系可包括若于不同的管理體系，如質量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等。同時也是企業(yè)組織制度和企業(yè)管理制度的總稱，但企業(yè)制度數量龐大、制度之間無法有效銜接、制度可操作性差等矛盾也越來越突出，嚴重影響7公司制度的有效執(zhí)行，因此，需要運用信息化手段，努力實施“制度表單化、表單流程化、流程信息化”工作，力爭使制度落地、責任生根。

信息化 管理體系 實踐

構建一體化管理體系，完善企業(yè)的制度體系

一體化管理體系是指兩個或三個管理體系并存，將公共要素整合在一起，兩個或_三個體系在統(tǒng)一的管理構架下運行的模式。通常具體是指組織將ISO9000標準、ISO14000標準、OHSAS18000標準三位合一。通常以ISO9000質量標準為基礎，職業(yè)健康安傘和環(huán)境體系標準為核心，并先后融合能源管理、培訓和兩化融合等標準要求，構建了“一套文本支持所有管理”的一體化管理體系及相應的制度體系，目前公司通常使用管理體系主要分為管理手冊、程序文件、管理制度和記錄四個層次，其中管理手冊是體系運行的綱要性文件，全面系統(tǒng)地闡述了一體化管理體系的方針、目標和各業(yè)務的實施過程及相互的關系；而程序文件主要是圍繞標準要素的框架，按體系運行的管理職責、資源管理、產品實現和監(jiān)測、測量和持續(xù)改進四個過程框架和體系運行邏輯，進一步細化描述了各項業(yè)務執(zhí)行的全過程和總體要求；管理制度則總體作為程序文件的支持性文件，主要依據總部上位制度的要求、體系標準要求，并結合企業(yè)特點對某項業(yè)務明確具體執(zhí)行的管理要求，這樣的制度體系結構，兼顧管理體系標準和總部制度標準化管理的要求，這樣的制度體系結構，兼顧管理體系標準和總部制度標準化管理的要求。

企業(yè)在管理體系中存在的問題

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)內部分工會越來越細，采購管理、生產管理、物流管理、銷售管理、客戶管理等事務日趨復雜，業(yè)務流程運轉的問題越來越明顯，主要原因是：

（1）信息溝通不暢

體系各要素未能有機結合，職責權限不清，接口不清，以致很難依據體系文件履行相關職責，協調工作。部門間責任相互推諉，溝通不暢；管理體系文件有明確的職責、權限劃分，接門嚴密，但部門沒有嚴格遵照執(zhí)行，部門間溝通不暢，責任相互推諉；部門間有溝通，但沒有將其信息記錄的習慣，造成隨意性大，有問題時找不到依據，無法溯源，責任不清等后果。

（2）跨部門或跨業(yè)務之間的制度缺少有效銜接

制度流程精細化的程度要求更高；流程執(zhí)行效果要求更高。雖然按體系框架系統(tǒng)地設計了制度體系，質量等業(yè)務涉及的相關制度能夠按照流程的理念編制和實施。但受制于目前職能管理模式，企業(yè)的專業(yè)管理制度仍大多由單一專業(yè)部室為主負責編制，豐要圍繞法律法規(guī)、總部上位制度及內控手冊等，及時將各項要求轉化為公司的內部制度，作為企業(yè)內部執(zhí)行的依據。從單一制度來分析，總體質量尚可，但職能為導向的制度編制模式還存在著體系運行與專業(yè)管理兩張皮現象，造成部門之間存在職責不清、執(zhí)行不暢等現象。

（3）體系運行的過程分析評價和持續(xù)改進不夠

有些企業(yè)在管理體系運行過程中，沒有對體系文件、體系運行效果、保證能力、方針目標實現、滿足相關方期望的能力等方面進行有效的、持續(xù)的分析評價，并持續(xù)改進。企業(yè)不注重利用現代化手段對過程進行統(tǒng)計分析，不注重對體系運行過程中出現的問題進行分析、總結改進，以致于企業(yè)好的經驗得不到推廣，錯誤得不到有效糾正和預防，PDCA閉環(huán)不能有效實施，企業(yè)體系不能持續(xù)改進提高，企業(yè)管理的提升作用不強。

構建業(yè)務流程信息平臺，促進管理體系有效落地

業(yè)務流程平臺可以幫助用戶更科學的管理企業(yè)的各個業(yè)務環(huán)節(jié)，通過采用AWS BPM可以明顯讓企業(yè)在運營效率、透明度與控制力、敏捷性方面受益。企業(yè)進一步按各業(yè)務職責中明確的內容及業(yè)務流程控制點的管理要求落實到各部門和各崗位，形成各崗位責任清單，細化明確各崗位的工作要求，督促各項責任的落實和業(yè)務流程的高效運行，建立業(yè)務流程信息化運行平臺，逐步推進企業(yè)各項表單審批類流程的信息化，實現“制度表單化、表單流程化、流程信息化”。平臺的授權管理，可以分為多個維度。有應用管理的授權、系統(tǒng)角色的授權、系統(tǒng)功能的授權等等方面。所有授權已經細化到每個功能點，每個流程管理節(jié)點。通過靈活、簡單的系統(tǒng)授權過程，可以實現大平臺管理功能的傘面細粒度管控，真正做到“人盡其責、各司其職”。

運用流程化管理平臺實現信息化固話

流程化管理平臺實現企業(yè)業(yè)務流程的統(tǒng)一管理以及相關業(yè)務子系統(tǒng)的開發(fā)與維護工作，完善業(yè)務流程的申請審批，實時掌握相關業(yè)務運行的情況。同時，相關管理人員也能夠根據具體情況來獲得不同粒度的業(yè)務運行數據，并通過管理平臺的綜合查詢分析功能，準確及時地安排與調整業(yè)務流程運行的具體情況，可以提高公司在業(yè)務流程審批以及相關業(yè)務流程優(yōu)化等方面的精細化管理水平，幫助相關職能部門加強管理力度、改善管理方法、提高工作效率、降低管理成本，預計應用效果明顯，具有重要的實際意義。實現業(yè)務流程敏捷響應，實現以“業(yè)務與技術一體化”的方式實現業(yè)務流程建模、流程表單及規(guī)則業(yè)務化調整，縮短流程新建和變化的周期，實現業(yè)務流程、業(yè)務活動的可視化監(jiān)控和審計，持續(xù)評估與優(yōu)化流程。