趙旭，王丹

[摘 要] 現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，推動(dòng)著人類從互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代邁向了云時(shí)代。二維碼作為現(xiàn)代科技的新興產(chǎn)物，可以有效提高檔案資源管理的利用率，加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。探討了二維碼在檔案信息化中實(shí)際應(yīng)用的必要性和可能性。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；信息化；二維碼

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）04-0208-01

隨著科學(xué)技術(shù)不斷地更新，人類社會(huì)迅速從互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代步入了云時(shí)代。尤其諸如云計(jì)算機(jī)、APP、物聯(lián)網(wǎng)、二維碼等新興科技產(chǎn)品在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，加速推動(dòng)了智能化社會(huì)的前進(jìn)步伐。在信息爆炸的今天，檔案工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。二維碼作為一種新興的信息存儲(chǔ)和傳遞技術(shù)，能夠成為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要手段。

一、二維碼在檔案信息化中的應(yīng)用價(jià)值概述

（一）二維碼可以提高檔案管理效率

由于現(xiàn)代新型檔案載體的普及，檔案管理工作也變得日趨復(fù)雜。檔案資源載體各異、種類繁多、數(shù)量龐大、層次復(fù)雜，不同的檔案因使用方式和管理方法各有不同，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難對其進(jìn)行統(tǒng)一、高效的管理。借助二維碼，檔案管理機(jī)構(gòu)可以更加便利、科學(xué)地工作。通過二維碼技術(shù)對檔案信息的圖像、文字、聲音等相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化編碼，以條形碼的形式對檔案信息進(jìn)行展現(xiàn)和保存。這樣對提高檔案信息的管理效率，提高檔案的利用率有著非常積極的意義。

（二）二維碼為檔案信息提供一種新的傳播方式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，涉及檔案資源的查詢利用，都需要去檔案館翻閱相關(guān)資料來獲取有效信息，極易受到時(shí)間和空間的限制。在飛速發(fā)展的現(xiàn)今社會(huì)，人們更易接受便捷高效的信息獲取方式。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國現(xiàn)階段大約有66%的人在使用智能通訊設(shè)備，移動(dòng)數(shù)據(jù)作為現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，已經(jīng)成為人們獲取信息的主要方式，因此二維碼對檔案管理信息化發(fā)展能夠起到重要的作用。二維碼技術(shù)具有覆蓋面廣、信息容量大、使用成本較低廉、保密性能較好等特點(diǎn)，將二維碼技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理工作中，為檔案信息傳播提供一種新的傳播方式，可以在較大程度上提高檔案的使用效率，打破地域和時(shí)間的限制，滿足新時(shí)代社會(huì)與受眾對檔案管理工作的需求。

（三）二維碼促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用

在實(shí)際的使用過程中，二維碼由于操作簡單，在檔案的開發(fā)利用方面具有其他技術(shù)不能比擬的優(yōu)勢。在檔案管理工作中，由于受到相關(guān)因素的限制，導(dǎo)致檔案的開放程度有限，因此，人們在查閱檔案時(shí)，也會(huì)受到制約。將二維碼技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以使信息擴(kuò)散更加便捷，同時(shí)在信息擴(kuò)散的過程中，還可以通過實(shí)時(shí)的互動(dòng)了解人們對檔案的實(shí)際需求，并根據(jù)其需求對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

二、二維碼在檔案信息化過程中的實(shí)際應(yīng)用

（一）二維碼在檔案整理階段的應(yīng)用

在檔案整理階段，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就要將檔案資料、檔案檢索系統(tǒng)與檔案館藏結(jié)合起來，傳統(tǒng)的一維碼很難滿足該要求，因此需要一種可以進(jìn)行電腦識(shí)別且與傳統(tǒng)一維碼不同的標(biāo)簽來實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一整理，這種標(biāo)簽就是二維碼。將二維碼置于檔案封面上，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理，建立一個(gè)數(shù)字庫，將所有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并對其相關(guān)的特征進(jìn)行描述，這樣一來，在檔案整理過程中，就提高了檔案整理的效率，有利于更好地為受眾服務(wù)。

（二）二維碼在檔案管理階段的應(yīng)用

在檔案管理工作中，通過使用二維碼，可以在較大程度上優(yōu)化檔案管理程序。在檔案封面標(biāo)上二維碼后，首先可以對檔案的位置信息進(jìn)行確定，以便實(shí)現(xiàn)快速的查閱與管理；其次就是二維碼內(nèi)容存儲(chǔ)空間較大，在實(shí)際的管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理；最后就是在檔案管理過程中，難免會(huì)出現(xiàn)檔案移動(dòng)、變更等相關(guān)情況，通過二維碼實(shí)現(xiàn)線上的信息變更，對提高管理的準(zhǔn)確度有著非常積極的意義。除此之外，二維碼的制作成本較低，并且不受地點(diǎn)限制，通過掃描二維碼可以對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，從而降低管理成本。

（三）二維碼在檔案管理其他方面的應(yīng)用

在檔案機(jī)構(gòu)保密庫房管理的過程中，可以用二維碼信息標(biāo)明保密檔案人員的身份，再進(jìn)行管理系統(tǒng)登錄對其進(jìn)行快速識(shí)別，并通過二維碼在離線后對保密人員的信息進(jìn)行查詢。盡管現(xiàn)階段二維碼技術(shù)發(fā)展已趨于成熟，但是由于二維碼不具備加密的功能，在安全性和保密性方面仍然存在著一定的缺陷，因此，在實(shí)際的應(yīng)用過程中，應(yīng)采用相關(guān)輔助手段，消除其在安全性方面的隱患。

二維碼作為新興的信息傳播媒介，目前在檔案管理實(shí)際工作中的應(yīng)用還處于探索與發(fā)展的階段。利用二維碼進(jìn)行檔案管理工作，可以有效提高檔案的利用效率與開發(fā)程度。但是由于現(xiàn)階段二維碼技術(shù)尚不成熟，仍需要檔案工作者不懈的努力，采取相關(guān)的技術(shù)手段、轉(zhuǎn)變檔案的管理理念，使二維碼在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用日益廣泛。

參考文獻(xiàn)：

朱艷.二維碼在檔案信息化中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）.