李娟

[摘要] 隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)改革的不斷深入，各級(jí)醫(yī)院的管理意識(shí)也隨之增強(qiáng)。國(guó)務(wù)院在“十三五”期間明確提出“加快推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生信息化”的要求，然而，當(dāng)前各大醫(yī)院普遍存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，這在一定程度上限制了醫(yī)院管理效率的提升。該文首先分析了醫(yī)院管理中構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的必要性，隨后闡述了檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用，歸納總結(jié)構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的意義，最后提出加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)建議，旨在提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院管理；檔案管理系統(tǒng)；RFID技術(shù)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）03（c）-0071-02

在醫(yī)院的發(fā)展中，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和工作效率具有積極作用，而且其能提高醫(yī)院服務(wù)品質(zhì)，利于提高醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[1-2]。根據(jù)我國(guó)各種規(guī)模的醫(yī)院來(lái)看，管理工作的有序開展，與醫(yī)院正常運(yùn)行有著直接聯(lián)系，而檔案管理占據(jù)著重要地位，與醫(yī)院各部門的工作人員都有著緊密聯(lián)系。因此，醫(yī)院管理工作必須重視檔案管理這個(gè)內(nèi)容，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)提升，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法，并提升檔案管理工作水平，才能更好地推動(dòng)醫(yī)院管理工作創(chuàng)新。與此同時(shí)，在國(guó)家加大醫(yī)療體制改革力的的情況下，醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院管理工作中的應(yīng)用價(jià)值，真正發(fā)揮檔案資料的作用，為醫(yī)院各種科研工作提供參考依據(jù)，才能促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平提升。基于此背景下，該文著重介紹了檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，充分體現(xiàn)出信息技術(shù)的重要作用，如ERP信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用，以及檔案管理工作的創(chuàng)新性，旨在提高醫(yī)院整體管理水平，現(xiàn)綜述如下。

1 醫(yī)院管理中構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的必要性

檔案管理系統(tǒng)是提高醫(yī)院整體管理效率的重要手段，其是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是連接人事、行政等管理部門的樞紐，更是醫(yī)務(wù)人員掌握醫(yī)療動(dòng)態(tài)信息的平臺(tái)[3-4]。比如，醫(yī)生在為病患診治時(shí)，可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)掌握患者原來(lái)的就醫(yī)情況、之前治療所用的藥物，不僅能提高臨床診治的直觀性、清晰性，同時(shí)也能提高診斷結(jié)果的準(zhǔn)確性。檔案管理系統(tǒng)不僅減輕了醫(yī)護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，而且也為患者利益提供了保障。

構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存空間，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整理，便于醫(yī)護(hù)人員查閱檔案資料，明顯提高了檔案的使用率[5]?？偠灾瑱n案管理系統(tǒng)對(duì)推進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展具有積極作用，是構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要基石。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院不重視檔案管理工作

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院在運(yùn)作過(guò)程中都是將醫(yī)療任務(wù)作為運(yùn)作基準(zhǔn)，并不注重對(duì)檔案的管理，也缺乏檔案管理意識(shí)。并且，在大部分醫(yī)生的工作中，都存在重業(yè)務(wù)輕檔案的思想，醫(yī)生們認(rèn)為檔案管理缺乏技術(shù)性，只具備查閱功能，實(shí)際價(jià)值不大。所以，醫(yī)院檔案管理效率低下，沒(méi)有制定完善的考核機(jī)制，檔案的價(jià)值得不到充分的利用。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力差

醫(yī)院在對(duì)職工進(jìn)行培訓(xùn)中，一般比較偏向于提升醫(yī)療技術(shù)人員的工作技能，而很少對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得其思想觀念沒(méi)有轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，業(yè)務(wù)能力無(wú)法滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的要求。有許多醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)不對(duì)口，甚至是由行政人員擔(dān)任的，只對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗工作。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。比如，在收集檔案后，沒(méi)有對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查，導(dǎo)致其中的錯(cuò)誤信息不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，而有的檔案信息不完整就直接存檔。在信息有變化或更新時(shí)，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行更新，使得檔案內(nèi)容比較陳舊，參考價(jià)值不大。

2.3 檔案管理信息化水平低

一是醫(yī)院在檔案管理硬件設(shè)施上的資金投入不足，管理工具比較落后，阻礙著醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。二是軟件方面的投入和開發(fā)不足，使得檔案管理效率低下，信息化水平不夠。在大數(shù)據(jù)背景下，人工檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。醫(yī)院要積極采用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，才能夠提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用，發(fā)揮檔案信息的有效價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)通過(guò)信息化管理平臺(tái)，提高檔案信息的共享性，才能將各個(gè)醫(yī)院的資源進(jìn)行整合用于醫(yī)療科研中。

3 檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

3.1 設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的基本原則

3.1.1 先進(jìn)性 設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)必須要充分考慮醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、一致性，設(shè)計(jì)的系統(tǒng)必須要功能齊全，各個(gè)模塊功能設(shè)計(jì)必須要具有先進(jìn)性。

3.1.2 實(shí)用性 系統(tǒng)應(yīng)該嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)及應(yīng)用需求設(shè)計(jì)，保證界面清晰，操作簡(jiǎn)單，實(shí)用性好，確保構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)能全面滿足醫(yī)院管理需求。

3.1.3 擴(kuò)展性 系統(tǒng)開發(fā)需在全面分析醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行，各項(xiàng)工作都設(shè)置數(shù)據(jù)接口，保證醫(yī)院各部門信息能實(shí)現(xiàn)共享。因此，檔案管理系統(tǒng)必須具備良好的可擴(kuò)展性。

3.2 檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及應(yīng)用

RFID技術(shù)屬于一種通信技術(shù)，該技術(shù)無(wú)需在特定目標(biāo)、識(shí)別系統(tǒng)間構(gòu)建機(jī)械接觸或光學(xué)接觸，僅借助無(wú)線電訊號(hào)就能識(shí)別特定目標(biāo)并完成數(shù)據(jù)讀寫[6]。在構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)時(shí)可以應(yīng)用此技術(shù)，其能有效解決原有檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，顯著提高信息傳遞效率，而且該技術(shù)可在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置電子標(biāo)簽，避免出現(xiàn)患者信息、資產(chǎn)信息等被破壞的情況，可行性較高。

利用RFID技術(shù)構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)包括6個(gè)子系統(tǒng)，各系統(tǒng)分屬任務(wù)不同，承擔(dān)的工作也存在較大區(qū)別。其中子系統(tǒng)具體為：①系統(tǒng)管理相關(guān)模塊系統(tǒng)：該子系統(tǒng)的主要功能是控制整個(gè)系統(tǒng)線上信息，為了全面滿足線上控制的需求，研發(fā)人員需要在該子系統(tǒng)中設(shè)立個(gè)人業(yè)務(wù)平臺(tái)，同時(shí)對(duì)管理模塊進(jìn)行授權(quán)，為工作人員控制系統(tǒng)提供便利。②資產(chǎn)設(shè)備的信息管理系統(tǒng)：研發(fā)人員首先在醫(yī)院各項(xiàng)資產(chǎn)上粘貼標(biāo)簽，隨后在標(biāo)簽上設(shè)定與檔案管理系統(tǒng)想匹配的編碼，系統(tǒng)借助掃描儀掃描標(biāo)簽就可采集資產(chǎn)信息。獲取資產(chǎn)信息后，還應(yīng)該統(tǒng)一進(jìn)行分配管理、報(bào)廢管理、置換管理等，使資產(chǎn)設(shè)備實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。③人力資源管理信息系統(tǒng)：借助該子系統(tǒng)，可全面掌握醫(yī)院所有從業(yè)人員的基本信息及工作信息，有效提高了人力資源管理的便捷性，大幅度減輕了人力資源管理負(fù)擔(dān)。④患者救治檔案管理系統(tǒng)：該子系統(tǒng)記錄患者入院就醫(yī)的基本信息，其具體內(nèi)容有床位、生命體征、臨床用藥等，院方利用這個(gè)子系統(tǒng)可為患者創(chuàng)建獨(dú)立的衛(wèi)生檔案，為患者日后就醫(yī)提供可靠依據(jù)。⑤身份驗(yàn)證、準(zhǔn)入系統(tǒng)：通過(guò)設(shè)置RFID身份驗(yàn)證及準(zhǔn)入規(guī)則限定工作人員的權(quán)限，避免非工作人員登入檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息的安全性。⑥防盜門禁系統(tǒng)：檔案管理系統(tǒng)內(nèi)集成的RFID系統(tǒng)可自動(dòng)化監(jiān)控所有門窗，安全性較高。

4 構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的意義

4.1 實(shí)現(xiàn)全面信息化管理

醫(yī)院內(nèi)每位工作人員都有一個(gè)院內(nèi)ID號(hào)，每個(gè)人的ID號(hào)都是唯一的，由人事科編制，ID號(hào)是建立全院統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)的對(duì)象為醫(yī)院所有從業(yè)人員，具體有正式員工、返聘人員、派遣制員工等，創(chuàng)建的檔案管理系統(tǒng)其范圍覆蓋人事、醫(yī)務(wù)、科教、質(zhì)管等相關(guān)部門，不同職能部門根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分工維護(hù)，這保證了檔案信息更新的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

4.2 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)多元化整合

醫(yī)院根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，搭建合適的子系統(tǒng)，并對(duì)所有子系統(tǒng)進(jìn)行整合銜接，有效提高了信息管理水平。在綜合系統(tǒng)基礎(chǔ)上，創(chuàng)建下屬分系統(tǒng)及信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這在一定程度上擴(kuò)大了檔案信息的服務(wù)范圍，使多個(gè)部門實(shí)現(xiàn)檔案信息資源即時(shí)共享。

4.3 提高檔案信息利用的靈活性

檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與程序是相對(duì)獨(dú)立的，研發(fā)人員可隨意調(diào)整數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，而程序卻不能隨意改動(dòng)。相關(guān)職能部門需要根據(jù)自身需求，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，這樣不僅滿足了程序的不同需求，同時(shí)也避免發(fā)生重復(fù)開發(fā)的情況，為醫(yī)院節(jié)省了成本。

4.4 增強(qiáng)檔案信息的安全性

檔案信息化管理雖然給業(yè)務(wù)工作提供了便利，但是電子數(shù)據(jù)存在安全隱患，數(shù)據(jù)安全性一直是醫(yī)院管理的核心問(wèn)題。其中數(shù)據(jù)安全不僅包含了數(shù)據(jù)本身的安全，同時(shí)還包含了數(shù)據(jù)防護(hù)的安全。創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，建立的數(shù)據(jù)訪問(wèn)授權(quán)機(jī)制及應(yīng)用的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，有效保證了敏感數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，?guī)避了被外界竊取或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

5 加強(qiáng)檔案管理力度的幾點(diǎn)建議

首先，樹立正確的觀念。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理系統(tǒng)的重要性，將檔案建設(shè)納入到醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)中，使院內(nèi)所有從業(yè)人員都意識(shí)到檔案管理系統(tǒng)對(duì)推動(dòng)醫(yī)院整體管理工作發(fā)展的作用。其次，配置先進(jìn)的設(shè)備。醫(yī)院在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)該配置高質(zhì)量的硬件設(shè)施，確保計(jì)算機(jī)等相關(guān)配置能符合檔案管理系統(tǒng)的操作。再次，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理效率產(chǎn)生直接影響，尤其是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)后，醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員計(jì)算機(jī)、軟件操作能力，確保將檔案管理系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

6 小結(jié)

在醫(yī)院管理中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案信息獲取的便捷性、及時(shí)性，而且醫(yī)院各部門能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高了檔案的利用效益。因此，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)該響應(yīng)“十三五”號(hào)召，積極構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)提高醫(yī)院管理水平。

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（收稿日期：2017-12-23）