白東霞

〔摘要〕 檔案管理工作對于黨校資料安全管理保存具有重要意義，但目前黨校檔案信息化管理仍存在管理人員信息化水平低，檔案管理體系運行效率不高等不足。為此，今后黨校檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)信息化時代要求，加強軟硬件建設(shè)，通過教育培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)化水平；完善管理機制，提升檔案管理的信息化水平；充分利用新媒體平臺，推進檔案資源共享。

〔關(guān)鍵詞〕 黨校檔案；檔案管理；新媒體環(huán)境

〔中圖分類號〕G27 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1009-1203（2018）06-0118-02

黨校的檔案信息化管理應(yīng)利用好新媒體這個新型大眾傳播媒介，實現(xiàn)檔案信息的有效利用，提升檔案歸檔管理效率，提高黨校檔案管理的信息化水平。

一、實現(xiàn)檔案信息化管理是黨校工作上新臺階的需要

（一）檔案信息化管理有利于黨校管理工作運作效率的提高

檔案對黨校的各項工作具有查找資料、利用信息的重要價值。但傳統(tǒng)的檔案管理信息化程度低，“重管輕用”，對檔案管理工作的認識只是局限于檔案資料齊備和安全。而信息化時代的到來，對檔案管理工作提出了新的要求，即突出開發(fā)利用檔案信息資源的價值，充分利用檔案信息化建設(shè)為黨校工作運轉(zhuǎn)的自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)，大幅度提升工作效率。

（二）檔案信息化管理有利于黨校信息管理技術(shù)手段和服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

隨著計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，黨校普遍開展了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，這為黨校教學(xué)、科研和咨詢工作，尤其是日常管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使得黨校檔案管理的中心工作發(fā)生了根本性改變。在檔案信息化建設(shè)中，電子文檔信息化管理是檔案信息資源建設(shè)的重點。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理模式從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息服務(wù)的模式，從而服務(wù)于黨校管理現(xiàn)代化的需要。

（三）檔案信息化管理有利于黨校干部人才隊伍能力素養(yǎng)的提升

檔案信息化管理需要高素質(zhì)的干部人才隊伍。黨校工作涉及教學(xué)、科研、咨詢和日常行政管理等多個部門，依賴傳統(tǒng)手工人力管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理進程中快速儲存和提取信息的要求，必須借助現(xiàn)代計算機信息技術(shù)實現(xiàn)黨校管理的網(wǎng)絡(luò)化。黨校檔案的信息化管理客觀上也要求分析并滿足各個部門主體及用戶的基本需求，這既有利于提升全體工作人員的檔案信息化管理意識，也有利于全面提升黨校干部人才隊伍的業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)，為檔案信息化管理的建設(shè)與開發(fā)奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前黨校檔案信息化管理存在的不足

（一）檔案管理人員信息化專業(yè)水平參差不齊

對于檔案管理工作來說，檔案管理人員在其中扮演著必不可少的重要角色，也是檔案管理工作能夠順利開展的重要因素。然而，就目前全國黨校系統(tǒng)的檔案管理狀況來看，雖然近年來新補充了一些學(xué)歷較高的檔案管理人員，但總體來看，大多數(shù)仍是普通教職工人員，而非專業(yè)的檔案管理人員，普遍存在著專業(yè)水平不高和素質(zhì)偏低等情況，在一定程度上影響了黨校檔案管理工作的整體水平和檔案利用效率。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方式仍然存在

在當(dāng)前黨校檔案管理工作中，大多數(shù)黨校檔案室都配備了電腦等設(shè)備，但利用率并不高。尤其是在一些市縣級黨校，檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，檔案管理過程中的檔案編號、檔案整理、檔案統(tǒng)一清點等工作仍然依靠人工的方式來完成。這一過程既消耗了大量的人力和物力，且工作量大、耗時多，工作效率低下，也不利于實現(xiàn)檔案管理的精確化。

（三）檔案管理體系整體運行效率不高

檔案的查詢、分類以及整理是黨校檔案管理人員的一項重要工作。在部分市縣級黨校，由于仍然使用人工方式進行檔案查詢和整理，因而存在管理過程復(fù)雜、檔案內(nèi)容的檢索效率低、查找特定檔案費時費力等問題。即使人工查找到部分檔案，也極易出現(xiàn)查找到的檔案資料不全面、信息的精準程度不高等情況。

三、新媒體環(huán)境下推動黨校檔案管理信息化的思路

（一）加強軟硬件建設(shè)，為實現(xiàn)黨校檔案信息化管理創(chuàng)造條件

在新媒體環(huán)境之下，黨校檔案管理的信息化發(fā)展需要不斷地完備相關(guān)的基礎(chǔ)建設(shè)，更換相關(guān)的管理設(shè)施及升級管理技術(shù)，加強與黨校其他工作的緊密銜接，使檔案管理工作能夠不斷地推陳出新。同時黨校也要努力爭取得到財政資金的支持，以便能夠為黨校檔案管理的信息化和規(guī)范化提供較充分的經(jīng)濟支撐。黨校還需要在自身發(fā)展中積極尋找合作伙伴，籌集新的運作資金。在資金運用中，黨校需要根據(jù)自身的實際情況，有選擇地進行基礎(chǔ)設(shè)施投入，同時進一步提升原有設(shè)施的效率，及時對一些閑置落后的設(shè)施進行科學(xué)準確的評估，以防止出現(xiàn)一些無謂的資源浪費。

（二）通過教育和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

黨校檔案管理要實現(xiàn)從傳統(tǒng)、低效的工作模式向高效、快捷、安全的現(xiàn)代化信息管理模式轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)一批專業(yè)化、技術(shù)化、高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才是關(guān)鍵。為此，一方面，檔案管理人員要加強現(xiàn)代信息化管理基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)，及時轉(zhuǎn)變觀念，緊隨科技變革步伐做好知識更新，以嶄新的面貌迎接檔案信息化管理時代的到來同時，要強化專業(yè)技能，關(guān)注前沿信息技術(shù)，培養(yǎng)信息敏感度，提升信息素養(yǎng)素質(zhì)和檔案信息管理能力。另一方面，要加大相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，充分利用各種教育資源和培訓(xùn)途徑，培養(yǎng)一批既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運用計算機信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。

（三）完善管理機制，提升檔案管理的信息化水平

黨校檔案信息化管理是科學(xué)化、系統(tǒng)化管理的過程，這就要求建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，制定相應(yīng)的標準和規(guī)范，促進黨校檔案信息化管理井然有序、高效快捷，為黨校整體管理品質(zhì)的提升提供保障。完善檔案管理體系需要按照嚴格的檔案信息資源管理標準優(yōu)化整合校內(nèi)各類資源，一方面，要確立檔案信息化管理的標準和制度，使黨校檔案信息化建設(shè)有章可循、有規(guī)可依。另一方面，組建檔案管理團隊，從各個部門選派“檔案信息質(zhì)量把關(guān)者”，核實黨校每一份檔案的入檔初始時間、借閱時間的詳情及每份檔案的不同屬性等，從檔案管理源頭嚴格把控。這是優(yōu)化黨校檔案信息化管理的根本保障。在黨校的檔案管理工作過程中，還應(yīng)當(dāng)確立完備的激勵機制，明確相關(guān)責(zé)任和職責(zé)，規(guī)范檔案管理者的工作行為，加大獎懲力度，激發(fā)工作人員的積極性和主動性。對于檔案管理工作中出現(xiàn)一些重大失誤的人員，一經(jīng)查實確有檔案丟失、檔案登記或整理失誤等情況，應(yīng)當(dāng)立即追究主要檔案管理者的責(zé)任，確實把責(zé)任落實到人，以此提升黨校檔案管理的質(zhì)量。

（四）充分利用新媒體平臺，推動檔案資源的共享

在黨校檔案信息化管理建設(shè)過程中，需要采取積極有效的措施，充分利用新媒體平臺，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的利用價值。信息化時代背景下，人們對檔案信息資源的需求日益豐富多樣，對黨校檔案管理技術(shù)和服務(wù)功能提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理需要從根本上提高信息的利用率，建設(shè)新媒體檔案信息資源搜集整理平臺，進一步分類整合檔案信息資源，實現(xiàn)信息化檔案管理的共建共享。一方面，要依托網(wǎng)絡(luò)信息平臺，積極構(gòu)建一系列黨校檔案管理的專屬局域網(wǎng)絡(luò)或自用網(wǎng)站，促使黨校的各級部門之間可以把各自部門的成果、鮮活的教學(xué)視頻等上傳至黨校的網(wǎng)絡(luò)平臺，及時豐富黨校檔案網(wǎng)站內(nèi)的資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息的共享。另一方面，應(yīng)充分利用現(xiàn)代新媒體技術(shù)和云存儲技術(shù)加快黨校檔案信息化建設(shè)進程，比如開發(fā)相應(yīng)的app，方便使用者在移動終端完成對檔案信息資源的查詢、使用和下載等，最大限度地共享檔案資源。此外，基于新媒體的開放性，還應(yīng)全面做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作，重點維護檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運行，確保上網(wǎng)檔案信息的安全。

責(zé)任編輯 文 丁