趙 博

(渤海大學(xué) 學(xué)生發(fā)展與事務(wù)中心，遼寧 錦州 121013)

21世紀(jì)是高校畢業(yè)生就業(yè)日趨激烈、嚴(yán)峻，且充滿挑戰(zhàn)的新世紀(jì)，2017年全國高校畢業(yè)生人數(shù)將達(dá)到795萬人，較去年增加16萬人，自2011年以來，全國畢業(yè)生人數(shù)按照2%～5%的同比增長率逐年增長，近7年間累計畢業(yè)生人數(shù)達(dá)到5 075萬人[1]。面對如此龐大的畢業(yè)人數(shù)，全國各高校不但對畢業(yè)生的就業(yè)情況表示壓力重重，而且隨之而來的畢業(yè)生的檔案管理工作也變得愈發(fā)重要。因此，在新形勢下，切實做好高校畢業(yè)生檔案的管理和移交工作，既是扎實推進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)工作的重要基礎(chǔ)工作，又是各級政府教育部門、人力資源和社會保障部門必須予以重視的工作，它關(guān)系到每名畢業(yè)生今后在社會中的發(fā)展，是其相關(guān)人事、勞動、社會保障服務(wù)等的重要憑證。

一、高校畢業(yè)生檔案的重要性

目前在校大學(xué)生，普遍缺乏正確的檔案意識，不了解學(xué)籍檔案和人事檔案的區(qū)別。當(dāng)年未能如期就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案選擇繼續(xù)留存學(xué)校的比例較大，甚至留校數(shù)年仍未轉(zhuǎn)出，形成所謂的“棄檔”、“死檔”[2]。未能將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變成人事檔案，不但為高校學(xué)生檔案的管理工作帶來不便，而且也對自己今后求職造成諸多不利。再加之，部分高校檔案管理部門缺乏科學(xué)、統(tǒng)一的建檔和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，或者在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中不規(guī)范的工作機(jī)制，最終都將影響到檔案的有效、合理的利用，為高校和畢業(yè)生個人帶來負(fù)面影響。因此，要引起學(xué)生個人、學(xué)校相關(guān)部門，乃至用人單位的高度重視。

(一) 對學(xué)生的重要性

高校畢業(yè)生檔案又稱學(xué)籍檔案，它是日后學(xué)生參加工作人事檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案中記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)成才的經(jīng)歷，它要通過畢業(yè)派遣的形式，將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入就業(yè)單位的人事部門，或各地人事檔案保管部門，或人事代理機(jī)構(gòu)，從而轉(zhuǎn)變成人事檔案。由此可見，人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變而來，是在學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)之上，全面記錄個人經(jīng)歷、德才技能和工作表現(xiàn)，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要依據(jù)。因此，人事檔案在日后工作轉(zhuǎn)正定級、申報職稱、計算工齡、辦理養(yǎng)老保險以及退休手續(xù)時將會起到至關(guān)重要的作用，它是辦理上述事項不可或缺的重要憑證，它關(guān)系到個人的切身利益，對個人今后發(fā)展的重要性不言而喻。

(二) 對高校的重要性

高校畢業(yè)生檔案管理體現(xiàn)出一個高校的檔案管理水平和管理素質(zhì)。一方面，它要求學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該具備科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理設(shè)備；另一方面，它還要求高校應(yīng)該配備一套素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、責(zé)任強的人員管理隊伍，這是最基本的方面。畢業(yè)生檔案管理的好壞關(guān)系到學(xué)生的切身利益和學(xué)校對外形象，社會各單位、各部門會通過這一表象來了解學(xué)校的整體辦學(xué)水準(zhǔn)，定位整個學(xué)校，進(jìn)而調(diào)整各自的用人需求，影響用人計劃。因此，高校畢業(yè)生的檔案管理能從多角度反映出高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、人才隊伍建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的水平與層次。對于畢業(yè)生而言，井然有序的檔案管理，可以讓他們體會到學(xué)校以人為本，一切為了學(xué)生的科學(xué)化和人性化服務(wù)；對于用人單位而言，通過與學(xué)校就業(yè)及檔案管理部門的溝通與接洽，能夠深切感受到學(xué)校服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會的發(fā)展理念，為學(xué)校在社會中提升自己形象、展現(xiàn)自己風(fēng)采積累最具活力的無形資產(chǎn)[3]。

(三) 對用人單位的重要性

高校畢業(yè)生檔案具有較高的權(quán)威性，在實際的就業(yè)過程中，一些用人單位都會對畢業(yè)生進(jìn)行政治審查，特別是政府機(jī)關(guān)、國企、事業(yè)單位等對于畢業(yè)生檔案政治審查更為嚴(yán)格。他們在正式錄用員工之前必須要先查閱畢業(yè)生檔案，通過查閱，用人單位可以清晰了解到學(xué)生在不同階段、不同時期的個人學(xué)習(xí)、工作等方面的具體情況和表現(xiàn)。因此，一份內(nèi)容詳細(xì)、具體的畢業(yè)生檔案會使用人單位較為全面的了解畢業(yè)生以前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷及工作情況，根據(jù)查閱或政審結(jié)果而定是否錄用，所以畢業(yè)生的檔案“質(zhì)量”是用人單位在錄用畢業(yè)生時需要考核的硬性條件。

二、高校對畢業(yè)生檔案管理應(yīng)該做到的幾個方面

(一) 畢業(yè)生檔案管理

加強和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)化管理，首先要制定相關(guān)的高校學(xué)生檔案管理的工作制度和工作章程，使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。其次要加強檔案的整理工作，保證畢業(yè)生檔案內(nèi)容的完整性，在整理過程中，一定要全面收集學(xué)生材料，特別是對學(xué)生信息需要完善的檔案內(nèi)容，一定要分門別類，有條不紊的進(jìn)行，這其中包括學(xué)生的思想品德、黨團(tuán)關(guān)系、獎懲材料等內(nèi)容收集齊全，大學(xué)四年的學(xué)習(xí)成績單，課外創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動、科技競賽以及科研成果論文等新記錄的內(nèi)容補進(jìn)畢業(yè)檔案[4]，特別是社會實踐動手能力等材料一定要裝進(jìn)檔案，因為這是用人單位在翻看學(xué)生履歷時要重點考察的內(nèi)容，動手實踐能力的強與弱，有可能將直接影響到其是否能夠順利就業(yè)，或勝任這份工作。因此，高校畢業(yè)生檔案的整理能準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)。最后，畢業(yè)生檔案要按相關(guān)的程序報送學(xué)校就業(yè)部門，按單位性質(zhì)和派遣地區(qū)進(jìn)行分類分層整理、統(tǒng)一編號，以利于最后的派遣工作，做好檔案轉(zhuǎn)遞交接記錄?？傊咝．厴I(yè)生檔案要進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，要將它制度化，程序化。

(二) 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是高校檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須按照中共中央組織部和原人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》有關(guān)要求轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這要求高校就業(yè)主管部門必須首先根據(jù)畢業(yè)生檔案的派遣單位性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分。我國現(xiàn)行的檔案管理制度，要明確畢業(yè)生提供的就業(yè)單位是否具備人事檔案管理權(quán)限，如果具備，則需要由學(xué)校就業(yè)主管部門通過中國郵政機(jī)要部門，以機(jī)要的形式進(jìn)行投遞，這是一種派專人送取郵件的傳輸形式，郵局會有專門途徑保障派送檔案的安全性[5]，學(xué)校就業(yè)主管部門只需收存各接收單位的回執(zhí)即可；如果不具備，如私企、外商投資企業(yè)等，應(yīng)按照就業(yè)協(xié)議中所明確寫明的檔案保管部門詳細(xì)地址而進(jìn)行機(jī)要郵寄。但由于目前個別單位分不清其是否具有人事檔案的保管權(quán)。因此，在學(xué)生簽約就業(yè)協(xié)議之前，有必要告知畢業(yè)生要準(zhǔn)確提供其單位所在地的人力資源與社會保障局，或教育局的詳細(xì)地址，并與之聯(lián)系確認(rèn)是否可以托管人事檔案。確認(rèn)方可后才可以進(jìn)行機(jī)要投遞。

那么對于應(yīng)屆畢業(yè)生，在離校前未就業(yè)的學(xué)生，以其自我志愿的方式，也可以選擇其檔案保留兩年在學(xué)校，或申請檔案派遣至各省市的人才交流中心保管，形成人事檔案。

當(dāng)然，高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞也可以采取由各高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門委派專人派送的方式，轉(zhuǎn)遞至各省市人事檔案保管部門或人事檔案代理中心，但在這其中要嚴(yán)格履行檔案轉(zhuǎn)遞的手續(xù)及流程，以確保檔案轉(zhuǎn)遞程序有法可依，有章可循。

如果有部分高校通過郵局、快遞等郵寄方式轉(zhuǎn)遞檔案，或是更有甚者通過大宗物流來轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案，這不僅違反了人事檔案的保密性原則，而且更加觸犯了中共中央組織部和原人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》：“流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。”的規(guī)定，因此，交由畢業(yè)生本人攜帶檔案同樣是違反規(guī)定的行為，各高校就業(yè)主管部門應(yīng)堅決杜絕此行為。同時，新的檔案接收部門也要堅決拒絕通過郵局、快遞、物流等方式郵寄和交由本人自帶的畢業(yè)生檔案，這樣才能從根本上杜絕各種違反規(guī)定的行為。

(三) 畢業(yè)生檔案查詢

高校畢業(yè)生檔案查詢應(yīng)主要包括兩方面的內(nèi)容：

1.查看和考證畢業(yè)生的在校的相關(guān)信息，是畢業(yè)生檔案的查詢服務(wù)的一項重要職能。畢業(yè)生在大四畢業(yè)求職之際，有很多地方需要涉及個人檔案的輔證，例如公務(wù)員、事業(yè)單位、征兵入伍政審，讀研考博深造，組織關(guān)系證明，學(xué)習(xí)成績證明，甚至畢業(yè)生的派遣落戶、定級都與畢業(yè)生檔案息息相關(guān)。因此，學(xué)校檔案管理部門在查閱手續(xù)合理的前提下，應(yīng)盡可能給予方便。

2.高校畢業(yè)生離校后的檔案去向這是圍繞在畢業(yè)生身邊、關(guān)系畢業(yè)生切身利益的大事。首先，選擇繼續(xù)在本校讀研、讀博深造的畢業(yè)生，其檔案自然留在本校，而畢業(yè)后選擇去其他高校繼續(xù)深造的，其檔案自然轉(zhuǎn)至其他高校。其次，簽約到具有檔案接收權(quán)的單位，其檔案通過省級就業(yè)主管部門派遣至工作單位，憑報到證到單位報到后即可查找到檔案。但在這里需要說明的是：一般只有政府機(jī)關(guān)、國企和事業(yè)單位才直接具備人事檔案接收權(quán)，其他私營企業(yè)或合資企業(yè)不具備人事檔案接收權(quán)。因此，簽約到這部分沒有檔案接收權(quán)的單位，其檔案將派遣到工作單位所在地的人力資源和社會保障局，同樣需要憑報到證去那里查找。最后，未簽約就業(yè)的，或自主創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)(自由職業(yè))的畢業(yè)生，其檔案將直接派遣至原籍所在地的人力資源和社會保障局，報到證還是其查找的重要憑證?？梢姡瑹o論何時何地，報到證都要妥善保管，避免丟失。

另外，各高校就業(yè)主管部門的工作人員應(yīng)當(dāng)及時更新檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，并在專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺建立畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)，只需輸入畢業(yè)生姓名及身份證號即可快速、簡便的查詢其檔案派遣去向[6]。同樣，各省市的人才檔案保管或接收單位也應(yīng)該效仿此做法，為廣大畢業(yè)生在第一時間提供最便捷，最優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)。

三、提高畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識

(一) 畢業(yè)生本人必須熟悉檔案去向

高校畢業(yè)生的檔案去向不外乎分為四種形式：首先，考研讀博深造的畢業(yè)生檔案一定派往所繼續(xù)深造的高?；蚩蒲袡C(jī)構(gòu)。其次，畢業(yè)前簽訂《全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》的學(xué)生，其檔案一定按照其所填寫人事檔案的接收單位地址進(jìn)行派遣。但其前提一定要區(qū)分好就業(yè)單位的保管人事檔案的資質(zhì)。再次，畢業(yè)前未能簽訂就業(yè)協(xié)議書的，或者只簽訂勞動合同的畢業(yè)生，或靈活就業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生，其檔案一律派回其戶籍所在的人力資源和社會保障局，或教育局。另外，由于各地方的人才引進(jìn)的管理辦法不同，也有可能存在著不同的差異，例如與“北上廣”等地單位所簽訂的就業(yè)協(xié)議書，也有可能派回戶籍所在地的人力資源和社會保障局，或教育局。最后，畢業(yè)前辦理檔案人事代理的，其檔案一定派遣至各省市人事代理機(jī)構(gòu)。

綜上所述，高校畢業(yè)生的人事檔案派遣的最終去向一言以蔽之，就是以發(fā)到畢業(yè)生本人手中的就業(yè)通知書(報到證)為準(zhǔn)，上面注明哪里，即可到哪里去查找[7]。

(二) 兩年擇業(yè)期內(nèi)的檔案派遣

根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步深化普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關(guān)問題意見的通知》(國辦發(fā)【2002】19號)規(guī)定，將高校畢業(yè)生從畢業(yè)之日起兩年內(nèi)稱之為擇業(yè)期，在擇業(yè)期內(nèi)，畢業(yè)生涉及到檔案派遣、改派的情況，可以到各省(直轄市、自治區(qū))主管普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)主管部門進(jìn)行辦理。如果超過兩年擇業(yè)期，畢業(yè)生欲轉(zhuǎn)遞人事檔案，需要新的接收檔案的人事部門出具正規(guī)調(diào)檔函，按照相關(guān)手續(xù)到原保管檔案所在單位進(jìn)行調(diào)取即可。

(三) 人事檔案在轉(zhuǎn)正定級、職稱評審的重要作用

為了更好促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)，凡畢業(yè)生將自己檔案存放在黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)(人才中心)的，人才中心將根據(jù)黨委組織部門和政府人事部門的授權(quán)，為存放滿一年的畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，并得到全國各地人事人才機(jī)構(gòu)的互認(rèn)，它將是大學(xué)畢業(yè)生考入公務(wù)員隊伍或進(jìn)入事業(yè)單位核定工資標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)；也是大學(xué)畢業(yè)生辦理異地調(diào)動手續(xù)的必備條件。雖然自2015年1月1日起，全國將取消流動人員的人事檔案保管費，但根據(jù)人社部《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，今后檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)對初次就業(yè)的流動人員不再辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)在招考、聘用、招用流動人員時，可參考檔案中的勞動合同、企業(yè)錄用手續(xù)等材料及就業(yè)登記、勞動用工備案、社會保險繳費記錄，認(rèn)定參加工作時間和工作年限。因此，高校畢業(yè)生的人事檔案絕不是“可有可無”的境地，它將在個人日后實際工作中，甚至一生職業(yè)發(fā)展中都起著重要作用。

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