黃志瑋

摘要：對于擴張迅速的大型企業(yè)來說，如何提高企業(yè)的管理水平，尤其是財務管理水平，如何加強企業(yè)的內(nèi)控力度等都是首要解決的問題。文章對財務共享信息系統(tǒng)產(chǎn)生的背景，和系統(tǒng)在企業(yè)的應用進行了簡要分析，以期能幫助企業(yè)降低成本、提高企業(yè)管理水平、加強企業(yè)內(nèi)部控制的力度。

關鍵詞：財務共享信息系統(tǒng)；財務共享服務；財務授權；審批管理

多子公司、多項目的大型企業(yè)想要在激烈的市場競爭中生存，就必須建立先進的財務共享信息系統(tǒng)，輔助企業(yè)管理越來越多的業(yè)務和越來越多的管理項目。

一、財務共享信息系統(tǒng)簡介

經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展催收了共享服務，首先起源于西方發(fā)達國家，隨著不斷的推廣和發(fā)展，財務共享服務成共享服務中的重要內(nèi)容，福特公司、杜邦電氣、摩托羅拉公司、中英人壽保險公司、輝瑞制藥公司以及中興通訊都逐步建立了財務共享服務中心，為企業(yè)節(jié)約成本、提高效率和核心競爭力提供了優(yōu)質的服務。

財務共享信息系統(tǒng)是財務共享服務中心的一個核心系統(tǒng)，是最重要的信息系統(tǒng)，它可以減少冗余的基礎工作，將重復式的業(yè)務分離出來，由系統(tǒng)統(tǒng)一處理，生成會計憑證，并通過網(wǎng)絡使不同地域的管理人員對電子單據(jù)進行審批，節(jié)約流程時間、提高工作效率、優(yōu)化企業(yè)的資源配置。

二、企業(yè)應用財務共享信息系統(tǒng)的重要性

首先，每一個分子公司、跨國公司都需要成立自己的財務部，這就增加了公司的成本和人員，加之沒有統(tǒng)一的財務管理規(guī)范，使得大型企業(yè)的管控也難以統(tǒng)一，各分子公司、跨國公司在運轉過程中，各部門為節(jié)約成本，會依據(jù)自身的需求支配財務人員既做高級管理工作，又做基礎核算工作，使得財務人員分工不詳細、不專業(yè)，這不僅導致員工工作效率低下，也使公司在財務業(yè)務和戰(zhàn)略上難有作為。其次，分子公司、跨國公司缺乏統(tǒng)一的財務管理規(guī)范，這增加了大型企業(yè)財務管控的難度，甚至還會導致公司間的連鎖反應，即一個公司出現(xiàn)問題，連帶著其它公司也會受到影響，使企業(yè)難以發(fā)展及擴張。最后，如果分子公司、跨國公司的財務業(yè)績反應不真實或者反饋不及時，將嚴重影響大型企業(yè)股東及時做出正確的戰(zhàn)略方針和管理決策，阻礙公司的發(fā)展壯大。因此，建立一套統(tǒng)一的、信息和服務共享的平臺對大型企業(yè)的管理工作非常重要。

財務共享信息系統(tǒng)可將分散的、重復性高的業(yè)務集中到一個系統(tǒng)中，統(tǒng)一、標準的進行處理，從以下幾個方面提高企業(yè)整體的經(jīng)營效益。

第一，降低了企業(yè)的運作成本。財務共享信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部的分散式、重復式的業(yè)務進行集約管理，提高了財務管理水平，為企業(yè)節(jié)約了資源和精力，使企業(yè)可更好的專注于核心業(yè)務的發(fā)展。

第二，提高了管理效率。財務共享信息系統(tǒng)采用統(tǒng)一的流程和標準，可實現(xiàn)跨地區(qū)的數(shù)據(jù)整合，它擁有所有公司的財務數(shù)據(jù)，節(jié)省了數(shù)據(jù)的匯總時間和進行有效的數(shù)據(jù)分析。它為企業(yè)節(jié)約了人員和成本，使企業(yè)有更多的費用去聘請資深的財務人員，并將同一領域的專業(yè)人員集中起來，為企業(yè)提供更專業(yè)、更標準的服務，有利于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。以國內(nèi)知名企業(yè)中興通訊為例，該集團依托財務共享信息系統(tǒng)建立了財務共享服務中心，系統(tǒng)應用前后的財務處理情況如表1所示。

分析表1數(shù)據(jù)可知，應用財務共享信息系統(tǒng)之后，基礎業(yè)務處理人員的數(shù)量與相應的人力成本均減少一半左右，單據(jù)處理成本大幅降低，單據(jù)處理與財務業(yè)務處理的效率提升也非常明顯。

第三，提高了企業(yè)的核心競爭力。財務共享信息系統(tǒng)可以在短時間內(nèi)為新子公司的財務管理提供專業(yè)、標準的服務，使新子公司的高級管理人員可以有更多的精力去發(fā)展核心業(yè)務。與此同時，財務共享信息系統(tǒng)的運作遵循了整體企業(yè)的戰(zhàn)略方針和計劃，依據(jù)企業(yè)的目標不僅和業(yè)務在責任和風險上進行了明確，還在一定程度上輔助業(yè)務的發(fā)展。

第四，技術推廣。大型企業(yè)還可將運行成熟的財務共享信息系統(tǒng)技術與其他集團公司進行分享，洽談合作。

三、財務共享信息系統(tǒng)在大型企業(yè)中的應用路徑

（一）統(tǒng)一支付審批管理

大型企業(yè)分子公司多、項目多，使大型企業(yè)不得不面對與日俱增的財務業(yè)務工作，如何解決企業(yè)現(xiàn)有文化和管理程序的復制、統(tǒng)一以及更新成為大型企業(yè)的首要問題。財務共享信息系統(tǒng)的信息化可以迅速的將大型企業(yè)現(xiàn)有的管理程序復制到新子公司系統(tǒng)中去，可以通過財務共享將大型企業(yè)現(xiàn)有的企業(yè)文化迅速地滲透到新子公司中去，加強大型企業(yè)對分子公司及項目的管控和影響。財務共享信息系統(tǒng)中有著成熟的審批流程，可以通過整體企業(yè)財務信息共享，以低成本的統(tǒng)一支付、統(tǒng)一審批的方式，使企業(yè)的管理程序更加規(guī)范，使新成立的公司和項目減少了財務管理成本，能更快的融入進企業(yè)的管理中來。

（二）統(tǒng)一財務授權管理

在規(guī)模小、運行簡單的公司里，財務授權一般是通過人工自覺控制實現(xiàn)的，而在一些復雜的大型企業(yè)中，一個員工往往需要身兼數(shù)職，一位高級管理人員在不同的分公司、項目公司、職能部門以及業(yè)務領域之間都有不同的財務授權。由于財務授權審核責任重大，對審核人員的要求也非常嚴格，而申請授權的人員還必須清楚每項手續(xù)的審核授權人員是誰，這無疑增加了工作人員的審批難度以及申請授權流程的耗時，拖累了企業(yè)人員的工作效率。而使用財務共享信息系統(tǒng)，就避免了此問題。

幾乎所有的企業(yè)都制定了財務授權管理制度，依據(jù)級別層層授權，一般都需要董事會總批。而公司董事會以及高級管理人員由于不能通曉公司所有的事務，對財務的有些業(yè)務管理不甚了解，難以判斷財務授權管理制度是否在整體企業(yè)的框架之內(nèi)，而財務共享信息系統(tǒng)中的財務授權系統(tǒng)可以通過集約式的管理方式，只需將各公司的系統(tǒng)植入現(xiàn)有的框架之內(nèi)，審核授權時各級工作人員調(diào)整一下授權金額就可以完成，這不但提高了企業(yè)內(nèi)部控制的水平，還有效的落實了整體企業(yè)的管理文化精神。

（三）統(tǒng)一主數(shù)據(jù)及財務核算信息管理

財務共享信息系統(tǒng)必須按照統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理標準，采用集群式的數(shù)據(jù)庫部署，以保證企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的信息來源一致，加強對數(shù)據(jù)分析的基礎，以實現(xiàn)多個信息系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)可以同步管理。

統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)是企業(yè)財務核算信息管理的基礎，可加強企業(yè)的內(nèi)部控制。財務共享信息系統(tǒng)從系統(tǒng)中調(diào)取供應商、客戶群、銀行、財務預算、會計憑證等相關主數(shù)據(jù)，通過將業(yè)務與財務有機結合，有效提高核算、支付的準確率，降低造假的可能性。通常情況下，在員工發(fā)起調(diào)用預算、采購、成本等的主數(shù)據(jù)申請時，系統(tǒng)就應該允許調(diào)用以保證數(shù)據(jù)的一致性，但對財務支付的主數(shù)據(jù)由于可以自動實現(xiàn)信息傳輸，保證了數(shù)據(jù)的準確性，也改變了出納人員的工作性質，將出納的工作從操作轉變成了審核，提高了信息質量，確保了高級管理人員在第一時間內(nèi)獲取準確的數(shù)據(jù)，因此，有關會計憑證和支付信息的財務主數(shù)據(jù)，可在核算環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息同步。

隨著市場的千變?nèi)f化，財務共享信息系統(tǒng)也需要不斷的優(yōu)化、更新以及研討新的信息技術，以便更好地滿足企業(yè)集團發(fā)展的需要，為企業(yè)集團適應多變的業(yè)務邏輯提供更優(yōu)質的服務。

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（作者單位：酒客來網(wǎng)絡科技有限公司）