劉文文

摘要：當(dāng)前我國(guó)使用的檔案大多數(shù)是電子檔案，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，各方面都有顯著提升，正是因?yàn)殡娮訖n案自身具備非常多的優(yōu)點(diǎn)，才使得電子檔案在我國(guó)社會(huì)上有非常廣泛的應(yīng)用。要想保證電子檔案存儲(chǔ)的安全性和準(zhǔn)確性，就需要在進(jìn)行檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)的時(shí)候建立完善的管理制度。本文對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)前期工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案；存儲(chǔ)技術(shù)；問(wèn)題

我們構(gòu)建電子檔案可信管理評(píng)價(jià)是為了能形成可信管理解決方案，起草和完善系列規(guī)章制度和項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?；谧灾骺煽鼗A(chǔ)軟硬件環(huán)境，開(kāi)發(fā)電子檔案管理與長(zhǎng)期保存可信驗(yàn)證應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。電子檔案可信管理與檔案管理信息化建設(shè)的有機(jī)融合，為我國(guó)各級(jí)各類綜合檔案館、各行業(yè)、各單位電子檔案可信管理和長(zhǎng)期保存提供可行的一體化解決方案和技術(shù)支持。

一、實(shí)用中的電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中存在的問(wèn)題

（一）面臨不當(dāng)管理千萬(wàn)的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。

我們?cè)趯?duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行使用和研究中，得知我國(guó)現(xiàn)階段狀態(tài)下進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)的主要方式是光盤(pán)存儲(chǔ)和磁帶庫(kù)存儲(chǔ)，這種方式在使用的過(guò)程中有時(shí)會(huì)會(huì)發(fā)生一些意外事故，造成存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)時(shí)有時(shí)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，增加了電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。而且在對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行研究的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其自身還存在一定壽命問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)都會(huì)加大電子檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于在存儲(chǔ)介質(zhì)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。即光盤(pán)劃傷和磁帶粘連的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象不僅僅會(huì)導(dǎo)致介質(zhì)中存儲(chǔ)的檔案信息準(zhǔn)確性受到影響，還會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)電子檔案信息發(fā)生大幅度丟失。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺失。

我們?cè)陔娮訖n案和對(duì)檔案的其它方式，如紙質(zhì)檔案二者相比較，可以看出，電子檔案不像紙制檔案，在進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)候，能對(duì)存儲(chǔ)條件和現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面的了解，這樣就需要保證電子檔案存儲(chǔ)安全，并發(fā)揮自身最大的作用，采取合理有效的方法對(duì)保存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性進(jìn)行有效檢測(cè)。磁盤(pán)作為目前電子檔案存儲(chǔ)中常見(jiàn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，在使用之前需要對(duì)其自身的陣列參數(shù)和配件進(jìn)行有效檢測(cè)，其根本原因在于不同參數(shù)的磁盤(pán)陣列之間的標(biāo)準(zhǔn)也有很大的差異，這就導(dǎo)致在制定統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)還存在一些阻礙。因此在發(fā)現(xiàn)磁盤(pán)陣列發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候需要對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的原因進(jìn)行全面分析，并及時(shí)與制造商進(jìn)行溝通，只有這樣才能從本質(zhì)上保證存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。

（三）管理制度滯后。

這種存儲(chǔ)方式就給我們提醒，我們?cè)趯?shí)際操作中，要保證電子檔案存儲(chǔ)的安全可靠性，要我們?cè)陂L(zhǎng)期存儲(chǔ)的時(shí)候，對(duì)檔案保管需要建立可操作易行的管理制度，這樣就能保證我們?cè)趯?shí)際應(yīng)用中，對(duì)順利實(shí)施起到非常重要的的作用。但是在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國(guó)在進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)管理中并沒(méi)有制定有效的管理制度，這就導(dǎo)致電子檔案的存儲(chǔ)管理還存在一些問(wèn)題。盡管在進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)管理的過(guò)程中還會(huì)對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，但是其對(duì)電子檔案存儲(chǔ)管理并不能起到全面的保障作用。而且在對(duì)電子檔案存儲(chǔ)磁盤(pán)進(jìn)行維護(hù)的過(guò)程中，并沒(méi)有制定合理的維護(hù)周期，其大多數(shù)是通過(guò)與廠商合作進(jìn)行的不定期維護(hù)，這種維護(hù)中涉及的責(zé)任和其他方面還有不明確的地方，這種現(xiàn)象對(duì)我國(guó)現(xiàn)在實(shí)施的電子檔案存儲(chǔ)管理還會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。

二、電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求，同時(shí)，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

（二）完善電子文件的信息化管理。

首先應(yīng)制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

（三）完善存儲(chǔ)設(shè)備。

檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門(mén)類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時(shí)搶救。

（四）提高檔案工作者的素質(zhì)。

檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高理論素養(yǎng)，充實(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)大力支持，組織檔案工作者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全面加強(qiáng)檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

（五）選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。

目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書(shū)檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要選擇，最好能與開(kāi)發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

（六）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。

破除“重管理設(shè)施購(gòu)置、輕服務(wù)研究”的做法，樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)于社會(huì)；變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，并用前瞻的眼光來(lái)研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的信息服務(wù)。同時(shí)在加強(qiáng)館際交流，加強(qiáng)宣傳和推銷(xiāo)自己的同時(shí)加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用并進(jìn)行深層次的加工開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為信息時(shí)代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（七）建立完善的電子檔案安全管理制度。

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開(kāi)發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對(duì)數(shù)字化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

（八）健全與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息存儲(chǔ)與呈現(xiàn)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，兼顧國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)開(kāi)發(fā)、利用率低等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)

在對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行研究中，發(fā)現(xiàn)其中還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在不僅僅影響電子檔案的存儲(chǔ)，對(duì)其內(nèi)部信息的安全性也不能有效保持，針對(duì)于這一點(diǎn)就需要對(duì)電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并根據(jù)分析結(jié)果提出有效解決措施。另外在這個(gè)過(guò)程中還需要對(duì)其自身設(shè)計(jì)的前期研究進(jìn)行深入分析，保證研究結(jié)果符合現(xiàn)在社會(huì)電子檔案的發(fā)展需求，這樣對(duì)于促使我國(guó)電子檔案的發(fā)展起到非常重要的作用。

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