鄭詩建

[摘 要] 隨著國家對(duì)檔案工作要求的不斷提高，以及信息技術(shù)在企業(yè)各項(xiàng)工作中的不斷深入，企業(yè)檔案管理工作面臨更多的挑戰(zhàn)。本文通過完善檔案管理工作機(jī)制，健全文件歸檔范圍、推進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施，建設(shè)一個(gè)數(shù)字檔案管理平臺(tái)，打造一支高素質(zhì)的管理員隊(duì)伍，提高檔案的利用效率等一系列的應(yīng)對(duì)措施，來提升新時(shí)期下企業(yè)檔案管理工作能力，以期滿足企業(yè)檔案管理工作的要求。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；機(jī)制；歸檔范圍；數(shù)字檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 076

[中圖分類號(hào)] F272；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）05- 0184- 03

0 引 言

企業(yè)檔案是指和企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的文字以及媒體形式的資料，如科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等[1]。將所有有價(jià)值的資料整理歸檔，科學(xué)歸范地管理檔案，是一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案管理工作是企業(yè)日?？蒲?、生產(chǎn)、建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件[2]。

1 新時(shí)期檔案管理工作的要求

為了全面深入了解檔案管理工作的要求，通過“PEST分析”法，從政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和技術(shù)四個(gè)方面對(duì)檔案工作進(jìn)行分析。在政治層面，1984年9月，鄧小平同志題詞：“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”，這十二個(gè)字成為我國信息化建設(shè)和發(fā)展的重要指導(dǎo)方針；1987年9月5日，第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過《中華人民共和國檔案法》，為檔案事業(yè)的發(fā)展指明了依法治檔的道路；2009年，國家檔案局發(fā)布《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

在經(jīng)濟(jì)層面，檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中直接形成的，其內(nèi)容為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄。與自然界中自然形成的原始記錄物不同，檔案是人類自覺創(chuàng)建的信息控制系統(tǒng)。檔案是人們當(dāng)時(shí)社會(huì)的原始記錄，它與圖書、資料等其他信息相比， 具有顯著的原始性特征。檔案信息的這種原始性，使它具備了一種其他信息形式無法替代的證據(jù)作用， 從而具有珍貴的價(jià)值。另外，大量的技術(shù)秘密檔案材料對(duì)企業(yè)來說也是一筆可觀的無形資產(chǎn)。

在社會(huì)層面，檔案既具有信息的一般屬性，又具有自身的某些特性， 主要表現(xiàn)為原始性和回溯性。從現(xiàn)行文件到檔案是有一個(gè)過程的， 因此， 檔案信息與其反映的社會(huì)活動(dòng)內(nèi)容的真實(shí)過程必然有一定的時(shí)間距離， 正是這種時(shí)間距離，使檔案信息具備了回溯性的特征。從時(shí)態(tài)上講， 檔案是過去已經(jīng)形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西。所謂“ 讓過去告訴現(xiàn)在， 讓歷史告訴未來” 。它并非人類歷史文化遺產(chǎn)的全部， 而是其中只有基礎(chǔ)性支持意義的重要部分。檔案一旦形成， 就成了過去活動(dòng)的記述，即歷史的記述，檔案成了人們了解過去、研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探究規(guī)律的依據(jù)。檔案信息的這種回溯性的特征， 使之成為貫通古今的信息流， 它不僅成了今人了解過去、 后人了解今人的中介， 而且又是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和預(yù)測(cè)未來的系統(tǒng)信息。

在技術(shù)層面，隨著IT技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化與工業(yè)化融合的逐步深入，信息化時(shí)代挑戰(zhàn)了紙質(zhì)時(shí)代的檔案來源原則、生命周期理論、檔案價(jià)值鑒定理論，催生了基礎(chǔ)理論的新變革，產(chǎn)生新來源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等革新的理論。

我國的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)持續(xù)進(jìn)行了20年。進(jìn)入21世紀(jì)后，檔案工作已形成向檔案信息化、集成管理、數(shù)字化檔案館前進(jìn)的發(fā)展趨勢(shì)。伴隨信息時(shí)代的到來，檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)使檔案工作的概念發(fā)生了根本性的變革。

2 企業(yè)檔案工作內(nèi)生需求的變化

由于信息技術(shù)迅猛發(fā)展， 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用， 催生了海量信息的衍生。面對(duì)數(shù)量巨大、異構(gòu)的文檔信息，要處理龐大的信息鑒定工作，還要與時(shí)俱進(jìn)地滿足現(xiàn)代人類對(duì)于信息多樣化、高效化、個(gè)性化、專業(yè)化的需求，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)顯然已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長期可讀性、安全可靠性，并在大量數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的挖掘分析， 從而提供有價(jià)值的信息，是檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。

檔案在形成環(huán)境和利用方式上發(fā)生了根本性的變化。在傳統(tǒng)管理方式下，“收”是各部門移交，簡(jiǎn)單地整理、裝盒、上架；“管”是手工管理、手工查詢，按照手寫目錄查詢，相對(duì)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低下；“用”是提供被動(dòng)的查閱服務(wù)，有借閱利用者來找尋，才提供相應(yīng)的查找，借閱服務(wù)；在信息化時(shí)代下，“收”是數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的、自動(dòng)的歸集， 檔案收集的效率將大大提高， 對(duì)檔案工作者來說， 管理更加便捷；“管”是采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)儲(chǔ)存、計(jì)算、分析， 不僅保存方式有所轉(zhuǎn)變， 而且對(duì)于利用方式的轉(zhuǎn)化也是很有利的，多份備存，異地查閱，時(shí)間將不再是限制條件， 更加精華的檔案，將成為利用者更有價(jià)值的憑據(jù)。

比較明顯的變化是：

檔案形式——從實(shí)體檔案到電子文件檔案；

檔案內(nèi)容——從國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的典籍、文件到各類社會(huì)信息；

檔案管理——從人工管理到廣泛采用計(jì)算機(jī)軟件，向信息集成管理發(fā)展；

檔案存儲(chǔ)——從庫房存儲(chǔ)擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；

檔案環(huán)境——從實(shí)體檔案館到數(shù)字化檔案館。

可以說檔案工作根本性變革的全新時(shí)代已經(jīng)到來。

眾所周知，檔案信息化在過去的20年中見證了三次模式的變遷，從最初的計(jì)算機(jī)時(shí)代，到后來的局域網(wǎng)應(yīng)用時(shí)代，再到如今的互聯(lián)互通時(shí)代，這也就是數(shù)字檔案管理的演變。

信息化與工業(yè)化深度融合，產(chǎn)業(yè)又一次迎來了顛覆性的技術(shù)變革。在信息化時(shí)代， 新文件來源觀、文件連續(xù)體理論都將受到不同程度的挑戰(zhàn)，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論將會(huì)有更深一步的發(fā)展。從根本上看是檔案的供給側(cè)發(fā)生了變化，因此需要檔案管理部門采取新的措施適應(yīng)新的變化。

3 企業(yè)檔案工作的應(yīng)對(duì)措施

檔案作為企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)企業(yè)根本利益的重要依據(jù)；檔案保全證據(jù)，是依法治企的保障，是“鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗(yàn)證效果、規(guī)范管理”的重要依據(jù)；檔案匯聚知識(shí)，是企業(yè)創(chuàng)新的基礎(chǔ)；檔案記載歷史，是企業(yè)文化傳承的根基；檔案是反映企業(yè)科研、生產(chǎn)過程、科學(xué)管理、基礎(chǔ)及能力建設(shè)的重要載體，是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的記載，保全企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理、基礎(chǔ)及能力建設(shè)檔案，就是保全企業(yè)核心發(fā)展力，就是保全企業(yè)技術(shù)、文化歷史傳承。

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，每天產(chǎn)生大量的電子文件和數(shù)字資源，同時(shí)還有大量的紙質(zhì)文件存在，用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方法來管理這些在系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的電子文件顯然是無法滿足要求的。檔案工作機(jī)制需要進(jìn)一步完善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新。另外，信息化條件下科研生產(chǎn)所需要的檔案資料在傳統(tǒng)檔案管理模式下無法滿足現(xiàn)階段需求。在檔案收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了重大變化，需要采用信息化的管理手段對(duì)這些電子文件進(jìn)行管理。

3.1 完善檔案管理工作機(jī)制

為了做好新時(shí)期檔案工作，作為檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新理念，強(qiáng)化檔案部門的管理職能，將檔案工作融入項(xiàng)目管理，按照項(xiàng)目管理模式強(qiáng)化檔案管理，實(shí)行PDCA管理循環(huán)，增加管理含量，提高項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目管理的融合度，采取“三納入”措施，使檔案工作與項(xiàng)目有機(jī)結(jié)合。在項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證程序、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制中體現(xiàn)檔案工作，明確檔案工作任務(wù)和員工職責(zé)；落實(shí)“四同步”要求，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的前端控制和過程管理，確保項(xiàng)目在研制最初階段就把應(yīng)歸檔檔案的文件進(jìn)行策劃，并收集在過程中形成的文件資料，在各業(yè)務(wù)流程中，找節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)形成的文件資料進(jìn)行檢查和管控，另外采取多部門協(xié)同工作，與其他管理部門及時(shí)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)、互動(dòng)，及時(shí)溝通檔案的形成、收集、積累和完成情況。開展檔案交底工作，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)過程檢查，參加驗(yàn)收把關(guān)。確保項(xiàng)目檔案齊全、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

在科研生產(chǎn)檔案管理方面，檔案部門以重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料管理為重點(diǎn)和切入點(diǎn)，積極融入業(yè)務(wù)流程，為項(xiàng)目研制生產(chǎn)提供全流程管理與服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，“中國制造2025”計(jì)劃逐步推進(jìn)，信息化與工業(yè)化深度融合，企業(yè)科研生產(chǎn)管理系統(tǒng)、MES等信息化管理系統(tǒng)的深入應(yīng)用，大量電子文件的形成已成為常態(tài)，形成大量的電子公文、數(shù)模和電子數(shù)據(jù)等電子文件，這對(duì)以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體文件收集、保管和利用的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。為確保所產(chǎn)生的電子文件能有效地進(jìn)行收集，建設(shè)以電子檔案管理和利用為重心的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與科研生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，電子文件可實(shí)時(shí)自動(dòng)歸檔，提升檔案管理水平。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案應(yīng)加強(qiáng)前端控制，以終為始，從項(xiàng)目立項(xiàng)起，主動(dòng)介入項(xiàng)目建設(shè)過程，對(duì)設(shè)備相關(guān)方進(jìn)行資料收集的培訓(xùn)，重點(diǎn)把握合同簽訂、開箱驗(yàn)收、設(shè)備到院調(diào)試和安裝驗(yàn)收等幾個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行資料收集?；?xiàng)目檔案工作應(yīng)加強(qiáng)對(duì)施工、監(jiān)理單位資料員的培訓(xùn)，充分利用開工前的工地會(huì)、監(jiān)理例會(huì)時(shí)機(jī)對(duì)檔案資料的收集提出要求，并深入工地對(duì)資料收集進(jìn)行階段檢查和指導(dǎo)，做到全過程管控，同步實(shí)施、專業(yè)把關(guān)，有效保證了項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目檔案的節(jié)點(diǎn)控制，提高了歸檔率。

其他各門類檔案要嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集，充分利用一些重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)把握檔案收集的最佳時(shí)機(jī)。按照企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，以資產(chǎn)關(guān)系為紐帶建立與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)和匹配的檔案工作管理體系。由檔案部門歸口負(fù)責(zé)，覆蓋企業(yè)各科研生產(chǎn)單位、職能部門的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)一步履行檔案管理職責(zé)，充分發(fā)揮檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)職能，推進(jìn)企業(yè)檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。將檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”落到實(shí)處，并切實(shí)將文件材料形成積累和歸檔工作納入到績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲體系之中。

3.2 健全文件歸檔范圍，推進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施

文件材料歸檔范圍的合理確定與檔案保管期限的準(zhǔn)確劃分，是檔案管理工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，決定檔案資源的組成和價(jià)值。收集的文件材料是否齊全、完整、系統(tǒng)，關(guān)鍵在于文件材料歸檔范圍制定得是否合理、翔實(shí)、準(zhǔn)確。依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（10號(hào)令）的要求，從業(yè)務(wù)流程入手，全面分析企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理、資產(chǎn)運(yùn)營、基礎(chǔ)建設(shè)和能力建設(shè)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料價(jià)值，梳理各業(yè)務(wù)流程中文件資料歸檔范圍，進(jìn)一步完善企業(yè)各門類檔案的歸檔范圍和保管期限。因此，檔案部門應(yīng)充分調(diào)研本企業(yè)的業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，與相關(guān)的業(yè)務(wù)部門共同梳理出文件材料歸檔范圍，作為檔案部門收集文件材料的重要依據(jù)。以全面梳理企業(yè)各類文件材料歸檔范圍和保管期限表為契機(jī)，制定從收集、整理等各類檢查表單，編制出包括科研、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、文書、運(yùn)行管理、會(huì)計(jì)類等文件材料歸檔范圍，作為檔案部門收集文件材料的重要依據(jù)，以確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.3 建設(shè)一個(gè)數(shù)字檔案管理平臺(tái)

為適應(yīng)大量電子文件的歸檔要求，應(yīng)建立一個(gè)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能的數(shù)字檔案管理平臺(tái)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。在信息化大發(fā)展的趨勢(shì)下建設(shè)以電子檔案管理和利用為重心的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平和檔案利用效率，切實(shí)發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。不僅通過專題庫形式整合檔案信息，而且從利用需求出發(fā)，深入挖掘檔案資源的價(jià)值，為科研生產(chǎn)提供借鑒參考。通過檔案整編功能加強(qiáng)檔案的編研工作，進(jìn)一步提高檔案開發(fā)利用價(jià)值。

3.4 打造一支高素質(zhì)的隊(duì)伍

面對(duì)每天產(chǎn)生越來越多的電子文件，要做好頂層設(shè)計(jì)，理順檔案管理的體制機(jī)制；要處理好檔案資源與信息化管理的關(guān)系，確保檔案管理安全高效；要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，緊緊圍繞企業(yè)主營業(yè)務(wù)和改革發(fā)展大局，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的擔(dān)當(dāng)，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)的檔案工作新模式，實(shí)現(xiàn)“資產(chǎn)投入擴(kuò)展到哪里，檔案工作就管理到哪里；業(yè)務(wù)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”，收集全、管理好檔案信息資源，確保檔案信息能夠完整反映企業(yè)的發(fā)展全貌。為依法治企、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)保值增值和戰(zhàn)略儲(chǔ)備提供基礎(chǔ)支撐。

企業(yè)檔案管理涉及經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)、基建設(shè)備、信息化、歷史文化等眾多領(lǐng)域，需要高層次復(fù)合型人才。從業(yè)務(wù)需求出發(fā)，建設(shè)多層次培訓(xùn)體系，首先，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案工作宣傳，提高全員檔案工作意識(shí)，使得全體檔案人員主動(dòng)收集、保管好科研生產(chǎn)等業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的文件資料，并能積極主動(dòng)地及時(shí)把資料歸檔。其次，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)，逐步提升檔案工作人員素質(zhì)。舉辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案人員崗位知識(shí)培訓(xùn)等資格培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)資深專家、高校學(xué)者講授專業(yè)知識(shí)、研究方法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容，促進(jìn)檔案人員快速成長；最后，推薦檔案管理骨干參加檔案管理、檔案信息化及數(shù)字檔案館建設(shè)等專題培訓(xùn)等，及時(shí)了解并掌握各專項(xiàng)工作的技術(shù)知識(shí)和國家最新要求。

3.5 提高檔案的利用效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，用戶為查一份檔案往往要跑到檔案館，而且經(jīng)常受上下班時(shí)間的限制。隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，構(gòu)建起一種以利用者為中心的檔案信息資源環(huán)境，以利用者的需求和方便作為根本出發(fā)點(diǎn)，為利用者快速、準(zhǔn)確、全面地提供所需信息。為全體員工提供“隨時(shí)敞開大門”和“全天候服務(wù)”的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資料進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱和瀏覽，檔案利用者可以超越時(shí)間、空間的限制，利用計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)方便地得到所需的檔案信息。使檔案信息利用更加方便和快捷

為了擴(kuò)大紙質(zhì)檔案的利用率，可采取檔案推送服務(wù)，加大開展檔案編研工作力度，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高檔案的利用效率。

4 結(jié) 語

（1）在新時(shí)期，電子文件及數(shù)字檔案資源的大量產(chǎn)生，檔案工作要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，完善檔案工作機(jī)制，既要做好傳統(tǒng)檔案工作，又要適應(yīng)電子檔案帶來的挑戰(zhàn)。

（2）把握檔案工作重點(diǎn)，找到檔案工作規(guī)律，完善檔案歸檔范圍，以確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）利用數(shù)字檔案館等新技術(shù)落實(shí)檔案的收、管、用職能，將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)科研、生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作提供強(qiáng)大信息資源支撐服務(wù)。

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