郭長亮

摘要：良好的財務(wù)核算及管理效率是企業(yè)運營與發(fā)展決策與管理的重要支撐與保障，但就目前情況來看，這一領(lǐng)域仍存在很大的效率提升空間；隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為我們提升財務(wù)工作效率提供了更多的技術(shù)可能性，本文就財務(wù)核算及管理重點領(lǐng)域，立足實務(wù)操作及管理，提出提升效率之方案或方向。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；財務(wù)核算；財務(wù)管理；效率提升

2017年5月，德勤會計事務(wù)所推出的“小勤人”財務(wù)機(jī)器人刷爆了整個財務(wù)朋友圈，其宣傳動畫中機(jī)器人大幅提升財務(wù)工作效率的場景更是讓人印象深刻。實際上，隨著信息技術(shù)的每一次發(fā)展，都會推動財務(wù)領(lǐng)域形成變革，進(jìn)而促進(jìn)財務(wù)工作效率的提升。例如，電腦的出現(xiàn)促使電算化會計產(chǎn)生、計算機(jī)軟件的發(fā)展促使財務(wù)核算軟件的出現(xiàn)、信息技術(shù)在企業(yè)資源管理中的發(fā)展促使企業(yè)資源管理系統(tǒng)—ERP的出現(xiàn)，每一次的變化都極大的提升了財務(wù)工作效率。盡管如此，在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，財務(wù)領(lǐng)域仍然存在著很多如何提升工作效率的困惑，筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗及管理心得，就財務(wù)核算及管理中核心工作領(lǐng)域進(jìn)行分析，立足為通過信息化手段為進(jìn)一步提升財務(wù)工作效率提供可行性方向。

一、影響財務(wù)核算及管理工作效率主要因素

（一）財務(wù)核算

財務(wù)核算指以貨幣為主要計量單位，通過確認(rèn)、計量、記錄和報告等環(huán)節(jié)，對特定主體的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行記賬、算賬和報賬，為相關(guān)會計信息使用者提供決策所需的會計信息。影響財務(wù)核算效率主要有以下幾點：①財務(wù)核算的介質(zhì)目前仍以紙質(zhì)單據(jù)為主，紙質(zhì)單據(jù)的傳遞、保管、裝訂、查詢均占用了財務(wù)人員大量時間；②財務(wù)核算真實性的原則要求做到賬實一致、賬賬一致，這使得實務(wù)中產(chǎn)生了大量的核對工作，核對本身即是影響效率的起源；③財務(wù)需要遵循嚴(yán)格的審批流程，實務(wù)中各業(yè)務(wù)單元需要提交單元內(nèi)業(yè)務(wù)審批結(jié)果，財務(wù)需要復(fù)核審批完整性及正確性，無形中影響了財務(wù)核算效率；④財務(wù)核算高度依賴業(yè)務(wù)活動，前端業(yè)務(wù)的不規(guī)范操作將傳遞至財務(wù)環(huán)節(jié)，職責(zé)不清導(dǎo)致財務(wù)被默認(rèn)為善后者，被動成為主導(dǎo)解決方，影響財務(wù)工作效率。

（二）財務(wù)管理

財務(wù)管理涉及方方面面，限于篇幅，筆者這里僅就財務(wù)報表、財務(wù)分析、預(yù)算控制、內(nèi)部控制、戰(zhàn)略決策內(nèi)容做分析。影響財務(wù)管理效率主要有以下幾點：①財務(wù)核算的結(jié)果是提供不同報表給需求方，一些不固定的需求常常導(dǎo)致財務(wù)人員手忙腳亂，其中也存在很多不合理的提報需求。②財務(wù)分析涉及大量計算，結(jié)算結(jié)果形成的差異均由財務(wù)人員進(jìn)行解釋，而很多原因又需要財務(wù)人員聯(lián)系業(yè)務(wù)人員獲取，這種二傳手的角色導(dǎo)致財務(wù)分析產(chǎn)生很多無效工作；③預(yù)算最終確定后，一復(fù)一日的實際數(shù)是否超出預(yù)算核實、月復(fù)一月的實際與預(yù)算核對分析，既影響財務(wù)工作效率也導(dǎo)致分析人員麻木化，分析結(jié)果成固定模式；④內(nèi)部控制中關(guān)于內(nèi)部審批及流程執(zhí)行重點領(lǐng)域，財務(wù)需要花費大量時間核實業(yè)務(wù)部門是否遵照標(biāo)準(zhǔn)流程，時間花費多但效果不明顯。

二、提升財務(wù)核算及管理效率對策

（一）財務(wù)基礎(chǔ)管理

財務(wù)工作具有極強的關(guān)聯(lián)性，涉及企業(yè)內(nèi)外部各個單元，因此提升財務(wù)核算及管理效率也需要相應(yīng)的基礎(chǔ)環(huán)境、管理進(jìn)行改變，只有基礎(chǔ)變化了，財務(wù)效率才有大幅提升的土壤。

1.合同、簽字、印章實現(xiàn)無紙化

合同是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的開始，合同中涉及眾多財務(wù)條款，如付款條件、發(fā)票種類等；目前的合同管理均以紙質(zhì)材料為主，很多企業(yè)為了快捷查詢合同，通過采取掃描合同形成電子文檔的形式來提升效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子簽章、印章已經(jīng)不是什么難事，合同簽訂完全可以由電子文件替代。對于合同生效權(quán)威性問題，各地工商局可以開辟電子合同簽訂專區(qū)，既保證了合同成立的權(quán)威性，也有效保證了合同的保密性。

2.發(fā)票實現(xiàn)無紙化

目前，我國已有部分大型企業(yè)開始使用電子發(fā)票，其效力等同于紙質(zhì)發(fā)票，同樣適用于發(fā)票抵扣及認(rèn)證。電子發(fā)票是一種趨勢，電子發(fā)票的源頭來自于各地稅務(wù)局，發(fā)票存檔于稅務(wù)局網(wǎng)站，相比紙質(zhì)發(fā)票更加便捷且難以復(fù)制。隨著電子發(fā)票普及，今后我們?nèi)〉玫陌l(fā)票都可以是一組二維碼，財務(wù)部直接從稅務(wù)局網(wǎng)站下載當(dāng)月發(fā)票信息，各業(yè)務(wù)部門通過提供二維碼實現(xiàn)與發(fā)票對應(yīng)的報銷或付款。

3.審批無紙化、財務(wù)核算無紙化

一直以來，財務(wù)核算與各種紙質(zhì)資料緊密結(jié)合，如各類合同、申請單、審批單、發(fā)票、付款單等，甚至在收到電子發(fā)票的情況下，仍需要打印出電子發(fā)票作為紙質(zhì)文檔。隨著上述合同、發(fā)票無紙化功能的實現(xiàn)，目前主流的OA系統(tǒng)也完全可以實現(xiàn)無紙化審批，財務(wù)領(lǐng)域一定要使用紙質(zhì)文檔做為存儲介質(zhì)嗎？二十年前，剛剛產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)的時候，如果有人說可以在網(wǎng)上買東西，你可能認(rèn)為這是天方夜譚，但在今天看來實在是太普通的事情。同樣，70年代，如果你說財務(wù)記賬不用紙質(zhì)賬本，業(yè)內(nèi)人士肯定說你邏輯出了問題，但是今天已經(jīng)完全實現(xiàn)。筆者相信，財務(wù)核算實現(xiàn)完全無紙化是大勢所趨，因為正是由于紙質(zhì)文檔的存在，才增加了許多建立、審批、傳遞、裝訂、保管、查詢等低效率的行為，要想提高財務(wù)工作效率，實現(xiàn)財務(wù)核算無紙化勢在必行。

4.資料共享、同步編輯、權(quán)限清晰

日常工作中，財務(wù)需要獲取對應(yīng)的資料，資料涉及部門內(nèi)部及外部，而其中一些資料需要跨崗位乃至跨部門共同完成，這時就會涉及到資料的傳遞、加工、匯總問題。資料共享就是解決部門內(nèi)外各崗位共同分享資料，進(jìn)而可以共同編輯、系統(tǒng)智能匯總并反饋任務(wù)主導(dǎo)崗位結(jié)果，進(jìn)而大幅提升工作效率。當(dāng)然，介于不同資料受限范圍不同，系統(tǒng)也需要清晰的定義不同崗位職責(zé)，確保信息在不同崗位間的保密性。

5.政府、企業(yè)信息系統(tǒng)功能聯(lián)動、全面，滿足財務(wù)管理各類需求

以上種種基礎(chǔ)管理的改善，絕不是某個單一企業(yè)或者某個地區(qū)單獨實現(xiàn)就能完成了，這需要整個社會、政府、企業(yè)信息系統(tǒng)的全部提升、信息功能的同步聯(lián)動才能加以實現(xiàn)；這是一種趨勢，實際上在某些領(lǐng)域已經(jīng)實現(xiàn)，如企業(yè)財務(wù)軟件與國稅開票軟件信息互相傳遞，企業(yè)付款信息與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)互相傳遞等；當(dāng)然，各種基礎(chǔ)管理的改善更加依賴于信息系統(tǒng)功能的全面提升，可以滿足財務(wù)管理的各類需求。

（二）財務(wù)核算效率提升對策

1.審批方式：財務(wù)核算所涉及的資料，很多都需要進(jìn)行審批，在實現(xiàn)單據(jù)電子化、審批電子化之后，整體傳遞效率都有所提高。但是，相信很多財務(wù)工作者都遇到過這樣的情形，因?qū)徟湕l冗長、審批人級別較高且事務(wù)繁忙導(dǎo)致審批花費大量時間，等單據(jù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)已經(jīng)變成急單，打亂原有工作節(jié)奏，進(jìn)而影響財務(wù)核算整體效率。對于提升審批效率，筆者有三種思路：一是設(shè)置審批默認(rèn)最長時限，當(dāng)審批人超過時限時，默認(rèn)審批通過；二是對于審批緊急的事項，由發(fā)起人規(guī)定審批時間，系統(tǒng)按照平均原則或者預(yù)先設(shè)定的規(guī)則分配審批時間給各審批人，超過時間即默認(rèn)審批通過，直至最終審批人，但最終審批人不適用默認(rèn)通過原則，需要親自確認(rèn)；三是簡化審批流程，筆者工作的公司就曾采取過一種極富創(chuàng)新的審批方式，例如審批節(jié)點涉及8人，則只需要第一級和最后一級審批人審批即可，中間環(huán)節(jié)審批人會正常收到文件，不發(fā)表反對意見則默認(rèn)通過。

2.賬務(wù)數(shù)據(jù)核對：財務(wù)核算涉及的數(shù)據(jù)核對內(nèi)容很多，ERP系統(tǒng)可以幫助財務(wù)實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致，但涉及企業(yè)外部及關(guān)聯(lián)方數(shù)據(jù)仍需要核對，一定程度上影響了財務(wù)核算效率。對于企業(yè)外部數(shù)據(jù)核對，通常集中在與客戶及供應(yīng)商日常交易、發(fā)票等信息核對方面。企業(yè)可以通過信息技術(shù)為客戶及供應(yīng)商開通網(wǎng)頁對賬窗口，客戶的供應(yīng)商自行登錄企業(yè)網(wǎng)頁，回復(fù)對賬結(jié)果，財務(wù)只需就不一致的結(jié)果與客戶或者供應(yīng)商進(jìn)行溝通。對于關(guān)聯(lián)方核對，企業(yè)可以在基于集團(tuán)統(tǒng)一ERP軟件背景下，設(shè)置參數(shù)，使得發(fā)起方數(shù)據(jù)自動拷貝至接收方，從而實現(xiàn)關(guān)聯(lián)方數(shù)據(jù)的一致性。筆者曾就職的一家企業(yè)，集團(tuán)區(qū)域間調(diào)貨非常頻繁，在ERP上線規(guī)劃時單獨設(shè)置了一名關(guān)聯(lián)交易處理員，將公司間關(guān)聯(lián)交易手動進(jìn)行拷貝、轉(zhuǎn)移，而實際收貨仍由收貨公司確認(rèn)，對于確認(rèn)數(shù)據(jù)差異也同樣由此專員拷貝并回饋到發(fā)貨方，大大提升了整個集團(tuán)關(guān)聯(lián)交易效率，同時也省去了關(guān)聯(lián)方對賬環(huán)節(jié)。

3.費用報賬處理：在使用紙質(zhì)核算介質(zhì)的今天，企業(yè)可以利用圖像掃描及信息抓取技術(shù)、OA系統(tǒng)、自動報賬，提升費用報賬效率。具體操作是：首先，員工產(chǎn)生費用后利用手機(jī)掃描或拍照功能將紙質(zhì)單據(jù)轉(zhuǎn)換為電子單據(jù)，同時登陸企業(yè)報銷系統(tǒng)填制報銷單，系統(tǒng)會自動抓取電子單據(jù)中關(guān)鍵信息，之后根據(jù)報銷單中部門選擇費用類型，根據(jù)報銷單中業(yè)務(wù)活動選擇費用科目； 其次，單據(jù)通過OA系統(tǒng)自動流入審批環(huán)節(jié)；再次，審批后單據(jù)，系統(tǒng)自動形成記賬分錄并形成付款清單；最后，財務(wù)人員導(dǎo)出報銷付款清單，導(dǎo)入銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)并完成支付，支付完成后將銀行付款成功記錄回傳至企業(yè)報銷系統(tǒng)，報銷系統(tǒng)自動發(fā)送信息告知費用報銷人費用已經(jīng)報銷完畢。未來在完全實現(xiàn)核算介質(zhì)電子的時候，費用報銷人在要求對方開具發(fā)票后，只需對發(fā)票二維碼拍照，之后憑發(fā)票二維碼提交財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行報銷，財務(wù)部憑發(fā)票二維碼在國地稅系統(tǒng)下載發(fā)票信息，后續(xù)報銷流程不變。在這樣的操作模式下，費用報銷有效進(jìn)行了分解，由財務(wù)部統(tǒng)一處理變成各部門分別提交，財務(wù)只需做統(tǒng)一付款即可，特別在核算介質(zhì)完全電子化的時候，費用報賬效率將大幅提升。另外，系統(tǒng)對報銷進(jìn)度可查詢，及對報銷結(jié)果進(jìn)行告知，也節(jié)約了財務(wù)人員解答報銷人報銷進(jìn)度的時間，同樣也大幅提升了效率。

4.固定資產(chǎn)智能盤點：固定資產(chǎn)可進(jìn)一步細(xì)分為不可移動類、IT類、家具設(shè)備類；不可移動類包括房屋、道路、裝修等，此類不需高頻次盤點，企業(yè)可自行設(shè)定盤點頻率，進(jìn)而減少盤點工作量。IT類設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、掃描儀等可以建立IP地址的設(shè)備，這類資產(chǎn)IT部可以通過創(chuàng)建程序的方式，通過對資產(chǎn)IP地址進(jìn)行抓取的方式進(jìn)行盤點。按此操作，只需在盤點前告知各崗位開啟設(shè)備，運行程序即可得出盤點結(jié)果，高效且準(zhǔn)確。家具設(shè)備類資產(chǎn)，我們可以引入RFID射頻技術(shù)進(jìn)行盤點。具體操作是將RFID模塊嵌入資產(chǎn)不易取出的部分，當(dāng)盤點時，盤點人員手持感應(yīng)器，將會十分快捷到找到對應(yīng)資產(chǎn)。甚至隨著信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，財務(wù)人員完全可以通過儀表盤查看資產(chǎn)所在位置，只需定期抽盤一些資產(chǎn)即可。此外，通過RFID技術(shù)也可以快速識別出已經(jīng)移動的資產(chǎn)，進(jìn)而快速識別出哪些資產(chǎn)需要調(diào)撥，提高資產(chǎn)與部門配比準(zhǔn)確性。

5.稅務(wù)申報自動化：稅務(wù)部門在簡化納稅工作方面，的確提升很多，例如電子發(fā)票的推出、增值稅專項發(fā)票網(wǎng)上勾選認(rèn)證的實行，都大大簡化了納稅流程，但不得不說仍存在很大提升空間。在以票控稅的背景下，納稅企業(yè)無論銷售還是采購，稅局均可取得相應(yīng)的數(shù)據(jù)，至于進(jìn)出口數(shù)據(jù)，政府部門間完全可以通過聯(lián)動實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免現(xiàn)在的海關(guān)數(shù)據(jù)與國稅數(shù)據(jù)步調(diào)不一致。數(shù)據(jù)一致后，國稅及地稅局完全可以每月自動生成納稅申報表，企業(yè)不再需要核對銷售發(fā)票、采購發(fā)票與納稅數(shù)據(jù)是否一致，只需填制一些特殊情況，如視同銷售、進(jìn)項稅轉(zhuǎn)出即可，將大大提升納稅申報效率。

（三）財務(wù)管理效率提升對策

1.財務(wù)結(jié)果生成及查詢：財務(wù)核算的最終目的是形成各種財務(wù)結(jié)果展示，而財務(wù)結(jié)果是財務(wù)管理的基礎(chǔ)，最為常見的是財務(wù)報表；對于常規(guī)的財務(wù)報表，凡是財務(wù)軟件都有取數(shù)邏輯，這些常規(guī)數(shù)據(jù)需求不在我們討論范圍之內(nèi)。這里要討論的是非常規(guī)的數(shù)據(jù)需求，相信很多財務(wù)工作者都有這樣的體會：不同部門提出各種奇怪的數(shù)據(jù)需求，而很多數(shù)據(jù)都是數(shù)據(jù)庫已經(jīng)有的，財務(wù)只是承擔(dān)二傳手的角色；需求部門一再更改數(shù)據(jù)需求，造成財務(wù)部門被動提供，而很多辛苦提供的數(shù)據(jù)，需求部門最終卻沒有進(jìn)行使用；很多數(shù)據(jù)需要在浩瀚的紙質(zhì)資料中查找，找到之后還要掃描然后通過郵件發(fā)送給需求方，非常費時費力。

對于以上種種情況，筆者認(rèn)為完全可以通過信息化技術(shù)，建立財務(wù)結(jié)果查詢系統(tǒng)避免。首先，我們需要轉(zhuǎn)變觀念，不是所有涉及財務(wù)的數(shù)據(jù)都需要財務(wù)部門提供，在控制權(quán)限的情況下完全可以開放報表取數(shù)給各部門。以管理費用統(tǒng)計為例，需求者可以登錄財務(wù)結(jié)果查詢系統(tǒng)，按照費用報銷狀態(tài)，如提交申請、審批完成、已支付、已記賬進(jìn)行查詢，可以查詢個人、費用科目、部門不同口徑費用。相比財務(wù)部提供數(shù)據(jù)，既全面又快速。其次，我們可以利用信息技術(shù)建立報表需求及考評模塊；對于簡單的報表由各部門自行編輯參數(shù)并出具，對于復(fù)雜的報表由財務(wù)部編制，提交之后的報表，每更改一次需求都需要需求者在系統(tǒng)中登記，報表提供后，系統(tǒng)自動統(tǒng)計報表修改次數(shù)，對于次數(shù)超出預(yù)設(shè)限制的需求進(jìn)行考核，從而改善需求部門的報表需求質(zhì)量。最后，啟用財務(wù)核算無紙化后，查找資料可以通過檢索實現(xiàn)，更加快捷、方便、高效。

2.財務(wù)分析：筆者所接觸的財務(wù)分析，不論使用哪種方法進(jìn)行分析，當(dāng)?shù)竭_(dá)分析差異原因環(huán)節(jié)時，必定要逐個部門了解具體原因，而由于時間關(guān)系等因素影響，收集到的原因很多時候也不是核心影響因素。筆者認(rèn)為，財務(wù)分析應(yīng)著重日常管理，數(shù)據(jù)比率或者金額波動原因應(yīng)由業(yè)務(wù)部門在初始產(chǎn)生時進(jìn)行填制，系統(tǒng)進(jìn)行收集，進(jìn)而形成第一手的資料。基于這一構(gòu)想，在信息化技術(shù)支持下，企業(yè)可以預(yù)先設(shè)定容忍差異比率或者金額，當(dāng)業(yè)務(wù)部門填制數(shù)據(jù)超過容忍度時，系統(tǒng)自動跳出差異說明頁面，只有在業(yè)務(wù)部門填制差異說明之后，系統(tǒng)才予以放行并進(jìn)入下一個步驟。財務(wù)部門在進(jìn)行分析時，只需根據(jù)各部門提交的差異原因進(jìn)行甄別、審核，而略去過去價值較低的信息收集環(huán)節(jié)，將大大提高財務(wù)分析的工作效率及有效性。

3.預(yù)算控制：在ERP已經(jīng)具備預(yù)算功能的企業(yè)，傳統(tǒng)的預(yù)算編制及控制是分離的，即預(yù)算編制在系統(tǒng)外進(jìn)行，一般通過電子表格完成，預(yù)算控制則在系統(tǒng)內(nèi)完成。這樣造成的結(jié)果是：預(yù)算不同版本問題、預(yù)算在編制時與實際執(zhí)行時科目不一致帶來的反復(fù)核對問題等。筆者認(rèn)為，完全可以利用信息系統(tǒng)的強大功能，實現(xiàn)預(yù)算編制、匯報、審批、控制均在系統(tǒng)中處理。這樣處理，其一可以確保預(yù)算版本的唯一性，其二可以保證預(yù)算編制與控制環(huán)節(jié)口徑一致性，其三可以實時控制實際業(yè)務(wù)在預(yù)算框架之內(nèi)，其四當(dāng)實際業(yè)務(wù)確需調(diào)整預(yù)算時，也可以做到快速響應(yīng)并在系統(tǒng)內(nèi)更新預(yù)算審批后的結(jié)果。

4.內(nèi)部控制：內(nèi)部控制是指一個單位的各級管理層，為了保護(hù)其經(jīng)濟(jì)資源的安全、完整，確保經(jīng)濟(jì)和會計信息的正確可靠，協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)行為，控制經(jīng)濟(jì)活動，利用單位內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互制約，相互聯(lián)系的關(guān)系，形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規(guī)范化，系統(tǒng)化，使之成為一個嚴(yán)密的、較為完整的體系。實務(wù)中，通常由內(nèi)控部門對企業(yè)各項制度及工作流程展開內(nèi)控審計，以確保內(nèi)控有效性。筆者認(rèn)為，企業(yè)完全可以利用信息化技術(shù)將企業(yè)已經(jīng)確定好的、正在運行的各類工作流程嵌入系統(tǒng)，如工作流、審批流、權(quán)限等。這樣處理的結(jié)果是：由以往人為查閱文件作出判斷變?yōu)橄到y(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)自行判斷，大大提高了內(nèi)控效果及效率。

財務(wù)核算及管理因涉及企業(yè)內(nèi)部外不同單元，因此效率提升也有賴于整體環(huán)境的提升，限于篇幅，本文僅就財務(wù)核算及管理重點領(lǐng)域提出個人見解，未提及的領(lǐng)域還有很多，希望本文可以為提升財務(wù)核算及管理效率提供一些可行性方向。

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（作者單位：駿升科技（欽州）有限公司）