劉惠麗，張欣悅

(西安文理學(xué)院 文學(xué)院，西安 710065)

隨著信息時代的來臨，我國傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)正被飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)逐步改變，小微企業(yè)隊伍日益壯大，秘書行業(yè)迫切需要通過提高現(xiàn)代化管理水平和轉(zhuǎn)變信息化工作手段來適應(yīng)新時代的小微企業(yè)。職業(yè)規(guī)范更加完善，管理手段更加智能，技能性更加豐富的秘書人才對小微企業(yè)的發(fā)展有著不可估量的影響。

由于政治、經(jīng)濟(jì)、文化體制的不同，各國秘書的性質(zhì)、體制和特點(diǎn)存在著差異，“他山之石，可以攻玉”，了解國外尤其是發(fā)達(dá)國家的秘書工作和發(fā)展概況，對于不斷完善我國秘書工作有著積極的作用。

一、信息化時代的顯著特征

(一)網(wǎng)絡(luò)新活力

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)是人類發(fā)展長河中相當(dāng)重要的發(fā)明之一。它出現(xiàn)于社會的任務(wù)之一便是通過多種類型的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，改善社會居民的生活質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)在計算機(jī)領(lǐng)域中，突破了時間的限制，進(jìn)行著空間的傳輸。它所賦予的新活力將社會中的各個點(diǎn)、面、體的信息智能地聯(lián)系在一起，從而實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，這也是網(wǎng)絡(luò)的一大主要功能。

網(wǎng)絡(luò)所帶來的新活力賦予社會生活中的人最便捷的享受，它憑借新聞、圖片、影片、網(wǎng)絡(luò)游戲以及實(shí)時聊天等工具從各個方面給人們的生活帶來了極佳的體驗(yàn)?，F(xiàn)在是第四代計算機(jī)互聯(lián)時代，在“信息高速公路”上，人們可以高效地進(jìn)行網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上電視、網(wǎng)上置物、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)庫等操作。

(二)信息資源共享

在信息主導(dǎo)價值的時代，以體能和機(jī)械能為主的工作方式正逐漸被智能方式所取代。與此同時，網(wǎng)絡(luò)則帶來了大量的數(shù)據(jù)資源，而這些資源的出現(xiàn)又不可避免地帶來了“信息資源共享”。

企業(yè)信息資源共享，即指各個企業(yè)之間的信息和信息產(chǎn)品的交互，就是通過與他人分享信息，以達(dá)到合理地提高信息資源利用率的目的。這也合乎Thomas H.Davenport和Laurence Prusak在1997年出版的合著中所提出的，由“人、行為、價值和技術(shù)”所形成的 “信息生態(tài)學(xué)”原理。[1]

企業(yè)信息資源共享的基礎(chǔ)是企業(yè)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和企業(yè)信息共享行為的規(guī)范化，其中，傳輸技術(shù)則影響著共享的效率，信息共享率的缺少對各個企業(yè)有著極大的阻礙作用。

企業(yè)逐步引入信息處理技術(shù)，使得自動化達(dá)到新水平，網(wǎng)絡(luò)信息成為多數(shù)企業(yè)活動中的主角，信息和情報也發(fā)展成為當(dāng)今世界新的權(quán)力源。所以，信息化發(fā)展趨勢不可逆。

二、信息化時代對我國小微企業(yè)秘書的新要求

(一)提高準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)

市場經(jīng)濟(jì)極大地增強(qiáng)了企業(yè)的活躍度，更專業(yè)、更規(guī)范的小微企業(yè)成為各類型企業(yè)中強(qiáng)有力的“新生代”，行業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)也隨之更加嚴(yán)格。

應(yīng)從兩個方面來提高準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：一是要求企業(yè)方提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，二是要求管理者制定相關(guān)的資格證考試及認(rèn)定政策。

無論在國際還是國內(nèi)，各企業(yè)在招聘秘書時，大都會優(yōu)先考慮有相關(guān)工作經(jīng)歷和相干專業(yè)知識背景的人員。美國“國際行政專業(yè)人員協(xié)會”舉辦的一年一度秘書職業(yè)資格考試選拔合格的秘書人才，考試科目涉及心理學(xué)、管理學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、秘書會計學(xué)等，選拔過程嚴(yán)格苛刻，合格率僅為20%。這便為小微企業(yè)人力資源部門提供了方向指導(dǎo)：招聘秘書人員時，應(yīng)根據(jù)秘書將要進(jìn)入的部門來考量秘書的專業(yè)背景，這樣做可以使秘書在今后部門的日常工作中更加得心應(yīng)手，管理者與秘書的工作分工更加清晰、井然有序，在一定程度上還可以節(jié)省秘書培訓(xùn)的成本。

資格證書是職業(yè)入門的前提，秘書從業(yè)證書是企業(yè)初步驗(yàn)證秘書的標(biāo)尺。但是我國的秘書行業(yè)卻沒有特別規(guī)定的證書，并不要求具有秘書職業(yè)資格證書或相關(guān)培訓(xùn)證明書，導(dǎo)致了入門標(biāo)準(zhǔn)過低，水平良莠不齊。

其次，影響秘書職業(yè)化進(jìn)程的原因之一是秘書資格證書在社會上的認(rèn)可程度不高。在“大眾點(diǎn)評”時代，像服務(wù)人員需要依靠高質(zhì)、周到、細(xì)致的服務(wù)提高服務(wù)行業(yè)的認(rèn)可度一樣，秘書人員首先需要擁有過硬的專業(yè)素養(yǎng)以及能證明自身能力的資格證書或培訓(xùn)證明來提高在秘書行業(yè)的認(rèn)可度，這樣做有利于企業(yè)初步挑選出更為匹配、更為合格的秘書人才。

(二)增強(qiáng)技能“附加值”

秘書崗位的市場需求漸漸向多元化和職業(yè)化靠攏，復(fù)合型人才優(yōu)勢巨大。比如一個建筑工程秘書在工作上需要掌握工程項(xiàng)目估算，項(xiàng)目對外接待，工程材料整理等技能。面對多發(fā)性技能要求時，便要求秘書個人增強(qiáng)自身的技能“附加值”。

增強(qiáng)技能“附加值”需要從兩方面入手：一是SAP技能，二是與輔助對象(所在部門的領(lǐng)導(dǎo)層)相匹配的技能。

在信息化大背景下，網(wǎng)絡(luò)和信息資源成為一切的主導(dǎo)，這便要求我國小微企業(yè)秘書要增強(qiáng)自己的網(wǎng)絡(luò)管理與運(yùn)用技能。這里除了增強(qiáng)傳統(tǒng)的計算機(jī)使用能力外，首先應(yīng)該學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)中的SAP相關(guān)軟件。SAP包括很多子系統(tǒng)：人力資源、產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、成本控制、財務(wù)管理、決策支持等各個方面，特別是“決策支持”系統(tǒng)，適合現(xiàn)代秘書作為領(lǐng)導(dǎo)“左右手”應(yīng)該掌握的技能。

掌握SAP中的HR系統(tǒng)模塊對秘書工作有極大的幫助，在我國小微企業(yè)中，HR管理多數(shù)混亂，沒有財力設(shè)置固定的部門，這就要求身兼多職的秘書能夠?qū)W習(xí)HR模塊。就連一些大企業(yè)比如中石油、中石化、國家新聞出版廣電總局、聯(lián)想等都在用SAP軟件進(jìn)行人力資源管理。

SAP適用于各行業(yè)，比如傳媒業(yè)巨頭維亞康姆集團(tuán)(Viacom)就通過運(yùn)用知識產(chǎn)權(quán)管理和領(lǐng)先的分析軟件來引導(dǎo)業(yè)務(wù)發(fā)展并保持競爭優(yōu)勢，一旦得到票房信息，就可以獲悉哪些收入來自家庭影院、哪些來自全球發(fā)售電影播放版權(quán)。建筑消費(fèi)品行業(yè)的最大涂料公司Asian Paints希望從傳統(tǒng)裝飾業(yè)中脫穎而出，SAP企業(yè)解決方案使他們能快速響應(yīng)需求變化，實(shí)時獲取有效數(shù)據(jù)，大幅度提高了對客戶的關(guān)注力以及對市場的預(yù)測力。

SAP是個適應(yīng)變化的軟件，秘書學(xué)習(xí)這類軟件可以實(shí)現(xiàn)職能集約化，即在借助一切辦公資源的前提下，以提高工作效率、獲得可觀效益為目標(biāo)，集中合理地運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行辦公。

秘書需要駕馭的另外一種技能是與輔助對象相匹配的技能，美國《韋氏秘書手冊》早已對秘書應(yīng)有的技能做了說明——“行政管理的助手”，即協(xié)助經(jīng)理的左右手。就是說，美國的秘書工作已從事務(wù)性技能轉(zhuǎn)向信息辦理和輔助決策的技能上來。另一方面，新技術(shù)的出現(xiàn)并不意味著秘書這個職業(yè)群體將會消失，而是秘書的職責(zé)逐漸由瑣碎的程序性工作轉(zhuǎn)向輔助上司實(shí)施綜合管理、調(diào)查研究、分析信息、提供方案的工作上來，成為“外腦+智囊”型人員，簡單用英文來說就是從“Work for the boss”轉(zhuǎn)變成“Work with boss”。[2]

三、我國小微企業(yè)秘書轉(zhuǎn)型發(fā)展策略

(一)強(qiáng)調(diào)專業(yè)化心態(tài)

我們發(fā)現(xiàn)，與我國秘書求職心理不同的是，國外的秘書把這份工作當(dāng)成了一輩子的事業(yè)。美國的行政助理以及大領(lǐng)導(dǎo)秘書的年齡多是50多歲，他們甘心在秘書行業(yè)奮斗一輩子。而我國的大部分秘書，在工作之前便有所考量，求職時僅僅把秘書行業(yè)作為一個職業(yè)的“初跳板”，大家關(guān)心著職業(yè)生涯的下一步該“跳”向哪個高處，而不是關(guān)心下一步在秘書行業(yè)該如何深造。

這種“跳板心理”并不是專業(yè)化心態(tài)的體現(xiàn)，而是一種僥幸心態(tài)，我們無法評價這種心理的對錯。毋庸置疑，對于小微企業(yè)秘書行業(yè)來說，關(guān)注點(diǎn)是自身的職業(yè)生涯而不是企業(yè)未來的得失時，這種心理對企業(yè)和自身的發(fā)展都是不利的，企業(yè)損失了一枚得力助手，個人規(guī)劃也呈短線發(fā)展。所以，制定專業(yè)化路線，對秘書本身端正對行業(yè)的認(rèn)知態(tài)度具有積極的作用。

(二)完善管理機(jī)制

1．業(yè)務(wù)水平劃分

美國對秘書的劃分管理最大程度地摒棄了科學(xué)管理之父——弗雷德里克·溫斯洛·泰羅創(chuàng)立的強(qiáng)調(diào)等級、依賴高層決策的金字塔型管理模式，更多的是采用根據(jù)其業(yè)務(wù)水平而進(jìn)行的層次上的劃分。也就是說根據(jù)不同秘書人員所具備的不同業(yè)務(wù)范圍和水平來進(jìn)行管理劃分，這樣可以避免某一秘書的業(yè)務(wù)能力很好，但由于種種原因始終得不到晉升的情況發(fā)生，通常在這種情況下，多數(shù)秘書會選擇辭職或跳槽。采用了這種科學(xué)的分類方法有助于秘書業(yè)務(wù)水平的提高和職務(wù)的晉升，同時也幫助企業(yè)留下了優(yōu)秀人才，獲得更直觀的人才收益。

2．“定額”原則

定額這一概念存在于工業(yè)生產(chǎn)中，生產(chǎn)方為了標(biāo)準(zhǔn)地生產(chǎn)出合格產(chǎn)品，需要對生產(chǎn)該單位合格商品所消耗的材料、人工、設(shè)備和資金進(jìn)行統(tǒng)一考核，定額一個平均消耗標(biāo)準(zhǔn)。

這一概念轉(zhuǎn)換運(yùn)用于秘書行業(yè)的管理中來，便是對秘書人員的實(shí)際工作勞動量進(jìn)行定額后，再將獲得工資的標(biāo)準(zhǔn)量進(jìn)行高低適度、符合實(shí)際、統(tǒng)籌兼顧、區(qū)別對待的定額原則來劃分。采取具體情況具體定制，先考察測定后定制的定額方法。

(三)加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化意味著成本的降低和效率的提高同步進(jìn)行，可以通過辦公自動化系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)辦公模式，進(jìn)行節(jié)能環(huán)保的無紙化操作，從而降低辦公成本和人力成本。秘書是企業(yè)中不可或缺的中堅力量，在企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)時，秘書行業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)職業(yè)信息化建設(shè)，從而達(dá)到高效、快捷、實(shí)時的工作處理結(jié)果。

加強(qiáng)信息化建設(shè)，需要一個信息中心(部門)。但對于以前的小微企業(yè)來說，建設(shè)一個專門的信息中心就像天方夜譚，現(xiàn)如今隨著我國小微企業(yè)越來越規(guī)范化、綜合實(shí)力越來越強(qiáng)，它們有能力建設(shè)專門的信息中心來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個部門的信息傳遞，工作人員將負(fù)責(zé)創(chuàng)建信息體系和維護(hù)信息安全的職能，為傳統(tǒng)的秘書部門提供最基本的信息技術(shù)方面的支持與保障。

同時，這個信息中心可以實(shí)現(xiàn)集成化管理，所謂集成化管理是將所需的多種不同信息、不同手段依照某種智能模式融合在一起，以整體形象集中展示，以便于管理者進(jìn)行科學(xué)決策。

秘書部門或秘書個人充分運(yùn)用“數(shù)字秘書”來辦公，也是加強(qiáng)信息化建設(shè)的方法。“數(shù)字秘書”，通俗地講就是秘書人員在辦公時運(yùn)用電腦技術(shù)為自己建立一個智能提醒系統(tǒng)。有了這類智能提醒系統(tǒng)，可以使得秘書人員在工作時減少腦力記憶量，降低工作出錯率，從而使得工作任務(wù)可以準(zhǔn)時完成。

四、信息化時代我國小微企業(yè)秘書業(yè)的發(fā)展前景

(一)就業(yè)年齡上漲化

在很多中國小微企業(yè)里，秘書大多是年輕人士，年齡稍大就要轉(zhuǎn)行，將秘書作為終身事業(yè)的很少。國外的情況卻與之不同，總裁或是高級部門經(jīng)理的秘書，大多是由一些40多歲、有教養(yǎng)、有閱歷的職業(yè)人士負(fù)責(zé)。除了一般的計算機(jī)、文字、外語技能外，他們的溝通才干、協(xié)調(diào)才能和判斷力都很強(qiáng)，在企業(yè)的正常運(yùn)作中扮演了不容忽視的角色。比如比爾·蓋茨的秘書露寶在上任時便已40多歲，但她憑借著成熟女性較強(qiáng)的邏輯思維能力、周密熟練的辦事技巧，把微軟打理得井井有條。

在美國，“大齡”秘書更受歡迎。美國的職業(yè)化程度極高，秘書職業(yè)也不例外。秘書在美國是個既體面又嚴(yán)肅的職業(yè)，從業(yè)人數(shù)眾多，目前已有約300萬人。但在美國的大型企業(yè)中，較難發(fā)現(xiàn)年輕秘書的身影，在通常情況下，級別越高的部門秘書的年齡則越大。公司在選用秘書時發(fā)現(xiàn)，秘書周密、周到的優(yōu)點(diǎn)會隨著年齡的增長而突顯，他們比年輕人更擅長應(yīng)變周旋，也更有耐心，用“長袖善舞”來描述一點(diǎn)都不為過。而在我國，女性是秘書行業(yè)的主力軍，加之女性的高學(xué)歷趨勢明顯，伴隨著人們對秘書行業(yè)認(rèn)知的轉(zhuǎn)變，秘書就業(yè)年齡將會呈現(xiàn)出上漲趨勢。

(二)工作方式智能化

我國加入WTO之后，智能化的工作方式不僅出現(xiàn)在“三資”企業(yè)中，而且在小微企業(yè)中的趨勢也越來越凸顯。工作方式的智能化首先體現(xiàn)在辦公自動化(簡稱OA)，這是一種新型的將傳統(tǒng)辦公模式與計算機(jī)技術(shù)結(jié)合而成的辦公形式?，F(xiàn)在是第7代OA——移動OA階段，秘書在辦公時已經(jīng)可以做到脫離固化的傳統(tǒng)辦公環(huán)境和手段，移動進(jìn)行高效便捷的信息處理。

辦公可采用騰訊通技術(shù)，RTX是騰訊公司旗下的企業(yè)實(shí)時通訊技術(shù)。由于該技術(shù)的高度管理性、低成本性、易于部署性，使得各個類型的企業(yè)提高了辦公效率，降低了企業(yè)間的溝通成本。同時，辦公自動化系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)符合版式文檔格式規(guī)范的各類電子文檔、安全電子印章、手機(jī)以及IPAD移動辦公，提升了工作效率，提高了公文管理水平，實(shí)現(xiàn)了公文和檔案的一體化。

秘書的工作方式將從事務(wù)性服務(wù)向智能化服務(wù)轉(zhuǎn)變，過去的秘書擅長運(yùn)用傳統(tǒng)的工作手段來解決一系列事務(wù)性問題，而未來的小微企業(yè)秘書，將運(yùn)用科技的工作手段實(shí)現(xiàn)工作方式的智能轉(zhuǎn)變，再引入互聯(lián)網(wǎng)思維，建立互聯(lián)網(wǎng)考核機(jī)制，比如“秘書職業(yè)點(diǎn)評”，它存在的意義在于工作伙伴可以隨時對秘書的工作進(jìn)行打分和評價，以便于秘書更好地改善工作方式，或是在更換工作單位時，未來的上級可以更加全面地初步認(rèn)識該秘書。

(三)職業(yè)轉(zhuǎn)型必然化

職業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵是科技進(jìn)步，隨著各個職業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，秘書行業(yè)也逐步從高能耗高污染向低能耗低污染轉(zhuǎn)型、從粗放型向集約型升級，科技的進(jìn)步使得無紙化辦公逐漸取代傳統(tǒng)辦公。但對于升級存在著一些理論誤區(qū)，如一些人以為轉(zhuǎn)型升級就是淘汰傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)而發(fā)展新模式。我們這里強(qiáng)調(diào)的不是淘汰傳統(tǒng)的秘書行業(yè)，而是在原有基礎(chǔ)上加入新科技，融入節(jié)能模式實(shí)現(xiàn)科學(xué)轉(zhuǎn)型。

傳統(tǒng)的秘書行業(yè)由于使用“筆+紙”的組合，任何事都依賴于手動記錄，這樣不但不利于辦公效率的提高，而且也造成了一定的辦公成本。通過互聯(lián)網(wǎng)辦公，最大程度地利用電子辦公，比如電子文件夾、電子檔案袋、電子數(shù)據(jù)庫、電子會議記錄等，從而減少紙張的浪費(fèi)。久而久之，秘書辦公將會實(shí)現(xiàn)低耗能，秘書行業(yè)將會向高效、高速、高端的方面發(fā)展，不再完全依賴于傳統(tǒng)技術(shù)。