李蓉暉

（安徽三聯(lián)學院，安徽合肥230601）

高等學校檔案是高校在從事教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校建設和發(fā)展的歷史見證[1]。隨著國內(nèi)民辦高校30余年的發(fā)展，學校各項工作日趨成熟[2]。但建設遲、投入少的民辦高校檔案工作在取得成績的同時，仍然存在著各種各樣的問題。在民辦高校檔案建設與管理工作中，文書檔案貫穿著民辦高校建設和發(fā)展的歷史，是其發(fā)展軌跡的重要見證。文書檔案的內(nèi)容和傳達影響著學校各職能部門的職能發(fā)揮，它關(guān)系到民辦高校各項工作的正常運作及其未來的長足發(fā)展。近年來，教育部對新建本科院校開展的本科教學工作合格評估（以下簡稱“評估”）為民辦高校文書檔案的建設和管理帶來了新的發(fā)展契機。

1 評估對民辦高校文書檔案管理的積極作用

民辦高校文書檔案真實記錄了自成立以來關(guān)于學校的各類重要事務、發(fā)展印跡，對內(nèi)對外有著重要的珍藏和參考價值，是民辦高校發(fā)展中無形的生產(chǎn)力。

1.1 進一步突出了民辦高校文書檔案的價值

評估首先是以紙質(zhì)匯報材料為最初抓手的。如評估前民辦高校自身上報的自評報告，這終將會轉(zhuǎn)化為學校的文書檔案管理中的檔案之一。自評報告中呈現(xiàn)的內(nèi)容應與現(xiàn)有的民辦高校整體教學水平及教學條件相吻合。作為記錄著民辦高校各個階段各個部門的主要職能活動和歷史面貌，包括學校的教學科研、各種請示及指令、內(nèi)務和外事活動、創(chuàng)新改革等重要舉措方面內(nèi)容的高校文書檔案，對自身評估的文件及學校迎評促建這一重大的歷史事件，無疑起到了記錄、參考和借鑒作用。

1.2 促進了民辦高校文書檔案管理和建設的系統(tǒng)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化

近年來，教育部開展的本科教學工作合格評估可以引導新建普通本科學校“合理定位，辦出水平、辦出特色；促進學校全面貫徹黨的教育方針，推進教學改革，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，增強本科教學，主動服務經(jīng)濟社會發(fā)展需要和人的全面發(fā)展需求的能力”[3]。評估工作啟動實施離不開高校的文書檔案、教學檔案及科研檔案等檔案材料，整個評估工作的完成必須以其作為評估依據(jù)來進行考察、分析和判斷，得出有說服力的證據(jù)，從而做出全面、公正、合理的結(jié)論。因此可以說，檔案是評估開展的依據(jù)，也是評估的內(nèi)容之一，如果離開了對既往的學校發(fā)展歷史如實記載的文書檔案，則不可能做好評估工作。作為評估的內(nèi)容，文書檔案在發(fā)展過程中，尤其經(jīng)過評估這樣高層次的檢驗和考核，也會越來越規(guī)范化和現(xiàn)代化。

1.3 以評促建，推進文書檔案管理升級

文書檔案建設是使檔案管理“深化”、檔案資料“活化”的一個重要手段,是高校檔案管理工作向高層次方向發(fā)展的一個重要標志?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第一章第三條指出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。”通過評估,檔案工作才開始真正受到人們的重視,檔案管理部門應緊緊抓住本科教學評估機遇,牢固樹立為學?，F(xiàn)實工作服務的理念,激發(fā)全校上下對教學檔案建設的熱情,徹底改變檔案部門“一頭熱”的現(xiàn)象[4]。

2 民辦高校文書檔案建設中存在的主要問題

民辦高校文書檔案在建設和管理過程中出現(xiàn)了種種問題。這些問題的存在勢必嚴重影響文書檔案的嚴謹性、系統(tǒng)性和完整性，也直接影響文書檔案的利用價值。

2.1 檔案管理意識的薄弱導致對文書檔案的忽視

由于檔案工作的特殊性，它既區(qū)別于高校以教學為中心的工作，也區(qū)別于職能性較強的行政工作。它不能直接或立竿見影地體現(xiàn)其價值，因此，在民辦高校初期對檔案的重要性缺乏足夠的認識，普遍認為檔案工作無關(guān)緊要，同時對檔案法律法規(guī)更疏于接觸和學習，投入的檔案建設經(jīng)費嚴重缺乏，鮮有獨立的檔案部門。這種檔案意識的薄弱直接導致全校從上至下各部門各級層對文書檔案管理缺乏重視和關(guān)注。

2.2 文書檔案材料管理方法欠規(guī)范

建校初期，民辦高校的文書檔案從起草行文、收集、移交到存檔多呈現(xiàn)雜亂無序的狀態(tài)。首先，從文書檔案里的文件行文來看，很多文件內(nèi)容不清晰、行文不規(guī)范，甚至同一部門所簽發(fā)的文件也存在著格式落款不統(tǒng)一等現(xiàn)象。如早期的××職業(yè)學院在同一時期簽發(fā)的通知文件落款處呈現(xiàn)“××學院”、“民辦××學院”、“××職業(yè)技術(shù)學院”等諸多不同稱謂。其次，從文書檔案的收集來看，民辦高校的員工流失及崗位調(diào)動較為嚴重，在人員頻繁變動過程中難免造成了文書檔案的混亂和遺失[4]。學校的大小活動和事件從發(fā)生到結(jié)束的整個過程，都應有相應的計劃、通知、命令、總結(jié)和記錄等文書檔案的形成。然而遺憾的是，在民辦高校收集的文書檔案里，很多都是“有計劃、無通知，有通知、無結(jié)果，有會議、無決議”的缺失或不完整的材料。最后，從文書檔案的管理來看，很多民辦高校各部門中沒有專門負責文書檔案管理人員，常常由各部門一把手、辦公室主任或教學秘書來兼任。這必然會造成對檔案管理職責不清，導致檔案管理工作難以持續(xù)良性發(fā)展。同時，人員頻繁的流動加重了對檔案管理的混亂。如有些管理人員離職時將身邊能帶走的檔案悉數(shù)帶走，校方卻無從追究的現(xiàn)象常有發(fā)生。

2.3 缺少高素質(zhì)的文書檔案管理專業(yè)人才

從文書檔案材料里學校內(nèi)部文件的行文規(guī)范來看，由于民辦高校整體人才素質(zhì)能力水平參差不齊，有些文件在部門起草時便不規(guī)范、不正式。另外，民辦高校的檔案起步較晚，檔案人員最初多是從其他部門抽調(diào)或兼任的員工；加之民辦高校領(lǐng)導往往并不重視檔案工作，擔任檔案管理人員往往學歷較低、待遇低、檔案專業(yè)知識能力嚴重欠缺。這也造成了對文書檔案從收集到管理的質(zhì)量不高。

3 以評估為契機加強民辦高校文書檔案管理

3.1 以評估為契機加強民辦高校文書檔案的管理意識

針對民辦高校自上而下對檔案管理尤其對文書檔案管理意識的薄弱，需從民辦高校學校領(lǐng)導和檔案管理人員自身做起[5]。

首先，民辦高校通過評估更要充分認識到文書檔案對高校自身長久發(fā)展的深遠意義和價值，認真學習和領(lǐng)悟相關(guān)檔案法律法規(guī)并切實貫徹執(zhí)行，以實際行動來支持和關(guān)心文書檔案的建設和管理。積極與檔案主管部門及兄弟院校檔案部門之間進行常態(tài)溝通交流，吸收先進文書檔案管理經(jīng)驗，有計劃地組織檔案人員參加專業(yè)培訓和相關(guān)學習，完善民辦高校文書檔案管理的規(guī)范化建設。

其次，作為民辦高校的基層檔案管理人員，要正確對待和重視學校文書檔案工作，加強愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德和素養(yǎng)的提升。在收集、立卷、整理文書檔案管理過程中，加強與各部門的兼職檔案員互動學習和交流，樹立高度的檔案管理和檔案安全意識，充分認識文書檔案對學校及檔案工作本身的重要性，嚴格貫徹執(zhí)行上級部門相關(guān)檔案法規(guī)制度。

3.2 以評估為契機加大對檔案建設的投入

在民辦高校發(fā)展的歷史進程中，由于檔案工作的特殊性，民辦高校普遍呈現(xiàn)檔案意識不強。另外，由于民辦高校辦學資金來源的單一，民辦高校對非教學機構(gòu)檔案部門的投入必然有限，表現(xiàn)為民辦高校設立獨立的檔案部門普遍較晚，設施設備較為缺乏、落后。要讓檔案建設跟上民辦學校發(fā)展的步伐，讓文書檔案向著更健全、更科學、更規(guī)范的方向發(fā)展，就需要大力加強檔案建設。

首先，加大對檔案基礎(chǔ)設施的建設。檔案環(huán)境及硬件基礎(chǔ)設施為檔案管理提供了可靠的基本保障。包括檔案用房及其他硬件設備設施建設，如檔案用房面積必須足夠大，庫房宜選擇防潮、防漬、防有害生物之處，還要注意防火防盜的安全保障系統(tǒng)配置。另外，應配備計算機、密集架、防磁柜、去濕機、空調(diào)器、掃描儀等基本設施設備。這樣，才能夠在硬件上不斷滿足學校檔案建設的發(fā)展和文書檔案增長的要求。

其次，加強對檔案辦公系統(tǒng)管理軟件的購買和開發(fā)。無論是文書檔案還是其他檔案的管理，都離不開辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)軟件的支持。作為新建本科院校的民辦高校更要充分利用科技手段和平臺，加強文書檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化建設，盡快縮小與公辦院校檔案建設的差距，最終實現(xiàn)檔案信息資源安全共享建設，切實提高文書檔案管理水平和服務水平。

3.3 以評估為契機提高民辦高校文書檔案的管理水平

文書檔案是檔案管理中不可或缺的一部分，充當著高校整個檔案管理中的“排頭兵”。在文書檔案收集、整理的過程中，更要求規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、信息化，以評估為契機，以發(fā)展為動力，全面提高民辦高校文書檔案的管理水平。

首先，要規(guī)范民辦高校文書檔案的建設和管理。文書檔案的規(guī)范化程度引領(lǐng)著民辦高校整個檔案管理的質(zhì)量和水平，它客觀真實地記載著民辦高校發(fā)展各個階段的重大活動和事件以及各級領(lǐng)導層的決策和思路，對學校的評估和創(chuàng)新發(fā)展起著重要影響，同時對高等教育事業(yè)及社會的發(fā)展也有著很高的借鑒和開發(fā)價值。在此過程中，可以先從文書檔案文件的起草擬定源頭抓起，行文務必力求規(guī)范，對同一個部門單位個人的抬頭名稱及落款簽名等要一致，符合公文的格式要求。

其次，要完善民辦高校的檔案管理制度。有了制度作指導和保障，文書檔案管理才可以更好地去執(zhí)行。另外，民辦高校中二級單位和院系的文書檔案的管理應指定到專人，利于文書檔案人員在調(diào)崗離職時的交接和移交工作，這樣才能保證文書檔案的完整性。

再次，要加強民辦高校檔案人才隊伍建設。針對民辦高校檔案專業(yè)人才頗為不足的現(xiàn)象，要加大對檔案專業(yè)人才的引進。對現(xiàn)有的檔案館員，要加強專業(yè)技能及職業(yè)道德的教育和培訓。學校檔案部門則要積極主動聯(lián)系二級部門的兼職檔案人員，適當安排集中培訓學習，具體指導文書檔案的管理流程[7]。另外，民辦高校要尊重館員的辛苦工作，及時排憂解難，讓員工感受到學校的溫暖，更好地為學校檔案工作服務。對外，民辦高校還要多與上級主管部門及其他檔案部門機構(gòu)溝通聯(lián)系，積極參加相關(guān)檔案會務和活動。

4 結(jié)語

教育部對新建本科高校開展的本科教學工作合格評估工作極大地促進了民辦高校各項工作的深入建設和規(guī)范管理，同樣對民辦高校文書檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和科學化建設起了重要促建作用。民辦高校應乘著“評估”這股東風，積極梳理文書檔案管理中不妥不當之處，扎實整改，不斷提高，持續(xù)加強檔案管理的信息化和科學化建設。