陳清欽

1　精細(xì)化管理對(duì)高校檔案管理的意義

精細(xì)化管理來(lái)源于企業(yè)的管理實(shí)踐，并逐步在經(jīng)濟(jì)、教育、文化等領(lǐng)域得到推廣和應(yīng)用，近年來(lái)影響力不斷擴(kuò)大，正面效果不斷凸顯.所謂精細(xì)化管理就是堅(jiān)持以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，在實(shí)際工作中，高度重視管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，充分強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)工作的執(zhí)行落實(shí)，并對(duì)結(jié)果予以科學(xué)全面的績(jī)效評(píng)估.

21世紀(jì)以來(lái)，隨著高等教育的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務(wù)發(fā)生了巨大的變化.原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術(shù)，已經(jīng)難以滿足師生和社會(huì)對(duì)高校檔案的需求.高校檔案引入精細(xì)化管理，有利于高校檔案工作促改革，創(chuàng)品質(zhì)，惠師生，助發(fā)展.一方面，高校檔案精細(xì)化管理能將復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，把簡(jiǎn)單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使得高校檔案工作更加高效.另一方面，高校檔案精細(xì)化管理將從思想意識(shí)、管理制度、工作執(zhí)行和結(jié)果考核等方面入手，提升高校檔案工作人員的責(zé)任和規(guī)則意識(shí)，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案.兩方面的結(jié)合將最大程度地提升和實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，更好地滿足師生的需求，助力高校、社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案的歷史使命.

2　高校檔案精細(xì)化管理的影響因素

當(dāng)前，高校檔案管理涉及檔案整理、檔案管理、檔案利用等諸多方面內(nèi)容，要想把精細(xì)化管理順利地應(yīng)用到高校檔案管理工作中，需要關(guān)注一些因素對(duì)順利實(shí)施精細(xì)化管理的影響.

2.1　隊(duì)伍素質(zhì)影響高校檔案精細(xì)化管理的品質(zhì)

高校檔案工作隊(duì)伍是檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行者，其職業(yè)觀念、思想意識(shí)、職業(yè)技能等等素質(zhì)直接影響了高校檔案精細(xì)化管理的品質(zhì).如高校檔案工作本身較為枯燥、重復(fù)性高、檔案數(shù)量大、種類繁雜，容易讓人在長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)械化工作中產(chǎn)生職業(yè)倦怠，降低自我效能感和身份認(rèn)同感，導(dǎo)致高校檔案工作隊(duì)伍整體的職業(yè)觀念弱化，動(dòng)力不足，從而影響檔案的質(zhì)量.另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理人員原有單一的檔案專業(yè)知識(shí)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案工作的需求.復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才的缺失導(dǎo)致高校檔案工作隊(duì)伍創(chuàng)新力不足，高校檔案信息化工作進(jìn)程緩慢.

2.2　制度完整性影響高校檔案精細(xì)化管理的效率

精細(xì)化管理理念強(qiáng)調(diào)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、操作的規(guī)范化和執(zhí)行的精準(zhǔn)性，而這需要依賴于各項(xiàng)制度的約束.如高校檔案管理辦法是高校檔案工作的統(tǒng)領(lǐng)性文件，是高校依法管檔的重要依據(jù)，也是其他檔案管理文件的制定依據(jù).而高校檔案整理細(xì)則和檔案使用規(guī)定，則是高校檔案精細(xì)化管理實(shí)施過(guò)程中，檔案材料的收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔、入庫(kù)以及后續(xù)的查詢和利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和執(zhí)行規(guī)范.一旦缺失，檔案歸整就容易雜亂無(wú)章，檔案利用就無(wú)章可循，安全性難以保證.

2.3　經(jīng)費(fèi)投入影響高校檔案精細(xì)化管理的發(fā)展

經(jīng)費(fèi)是推動(dòng)高校檔案精細(xì)化管理工作的重要保證.高校檔案精細(xì)化管理所需經(jīng)費(fèi)涉及檔案館（室）建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)、辦公設(shè)備購(gòu)置、檔案維護(hù)及安全保障等方面.如高校檔案精細(xì)化管理離不開(kāi)創(chuàng)新性的復(fù)合型人才，需要經(jīng)費(fèi)投入用于人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和深造；標(biāo)準(zhǔn)化的檔案館（室）的建設(shè)、檔案資源的數(shù)字化、檔案的信息管理系統(tǒng)等軟硬件的投入也都需要大量的經(jīng)費(fèi)支出.如果缺少資金投入，高校檔案精細(xì)化管理寸步難行.不過(guò)，當(dāng)前許多高校檔案精細(xì)化管理的經(jīng)費(fèi)投入多以信息化建設(shè)為主，但人才隊(duì)伍建設(shè)的投入因受制于人員編制等問(wèn)題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化建設(shè)的投入，從而導(dǎo)致了精細(xì)化管理因缺乏高素質(zhì)的人才隊(duì)伍支撐而出現(xiàn)了“短板”現(xiàn)象.

2.4　服務(wù)需求影響高校檔案精細(xì)化管理的方向

精細(xì)化管理理論要求：把服務(wù)者的焦點(diǎn)聚集到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更高效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力.高校檔案精細(xì)化管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是“滿足師生的需求和助力高校的發(fā)展”.以服務(wù)需求為導(dǎo)向，高校檔案精細(xì)化管理才能有針對(duì)性，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在.當(dāng)用戶對(duì)檔案的需求增加時(shí)，高校檔案精細(xì)化管理就盡可能做到材料收集齊全，檔案門(mén)類齊全；當(dāng)用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)查檔呼聲高時(shí)，高校檔案精細(xì)化管理就要?jiǎng)?chuàng)新檔案的查閱方式，豐富查檔渠道.

2.5　信息化程度影響高校檔案精細(xì)化管理的水平

信息化是精細(xì)化管理的重要手段，缺乏信息化的精細(xì)化管理是低水平低層次的管理.高校檔案精細(xì)化管理勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生龐大的數(shù)字檔案信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔和單純的人工管理是難以滿足高校檔案的管理和使用要求，需要在書(shū)面檔案資源數(shù)字化的前提下，采用強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和有效管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高管理效率，提升精細(xì)化管理水平.

3　高校檔案精細(xì)化管理對(duì)策

高校檔案精細(xì)化管理的受制因素很多，但只要緊緊抓住精細(xì)化管理的特征和內(nèi)涵——即以人為核心，以健全制度為保障，以滿足需求為導(dǎo)向，以信息化為手段，加大經(jīng)費(fèi)投入持續(xù)不斷地改進(jìn)和創(chuàng)新，就能實(shí)現(xiàn)高校檔案精細(xì)化管理.

3.1　以管理人員為核心，提高高校檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行者素質(zhì)

高校檔案精細(xì)化管理的核心在于檔案管理人員.管理人員是工作的執(zhí)行者，其思想境界和專業(yè)技能決定了檔案的品質(zhì)，也決定了檔案管理工作的水平.

（1）樹(shù)立正確的檔案職業(yè)觀念.高校檔案工作是長(zhǎng)期處于幕后的服務(wù)性工作，長(zhǎng)時(shí)間與材料打交道，工作內(nèi)容較為單一，工作流程較為死板，操作規(guī)范極其嚴(yán)格.其特殊的崗位性質(zhì)決定了從業(yè)人員需要具備正確的職業(yè)觀念.這就要求高校一方面要“選好苗”，即要通過(guò)科學(xué)嚴(yán)格的選拔程序，挑選出責(zé)任心強(qiáng)，樂(lè)于奉獻(xiàn)，甘于平凡并常葆熱情的人員加入到檔案工作隊(duì)伍中.另一方面要“勤育苗”，即要幫助檔案工作人員從工作中發(fā)掘樂(lè)趣和價(jià)值，不斷提高自我效能感，強(qiáng)化職業(yè)身份認(rèn)同感，努力讓每個(gè)檔案工作者將檔案職業(yè)當(dāng)成自身事業(yè)來(lái)做.

（2）深化牢固的精細(xì)化管理意識(shí).高校檔案推行精細(xì)化管理，容易使管理人員產(chǎn)生“檔案的精細(xì)化就是增加工作量和工作難度”的誤區(qū).因此高校要深化各級(jí)人員的精細(xì)化管理思想，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和觀念——即檔案的精細(xì)化管理，是要通過(guò)管理上的細(xì)化規(guī)范、服務(wù)上的精雕細(xì)琢、技術(shù)上的精益求精，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的教育、教學(xué)、科研和管理等各方面工作，這是檔案工作的最終目標(biāo).在實(shí)際工作中，高校要加強(qiáng)督查和考評(píng)，促使檔案工作人員接受、認(rèn)同并自覺(jué)執(zhí)行精細(xì)化工作.

（3）掌握全面的專業(yè)技能.高校檔案精細(xì)化管理要求檔案管理者必須具備多方面的專業(yè)化的復(fù)合型知識(shí)，如檔案專業(yè)知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)等.高校要支持和鼓勵(lì)檔案工作人員攻讀更高學(xué)歷學(xué)位或考取職業(yè)資格證書(shū)，積極參加各級(jí)各類專業(yè)培訓(xùn)，自覺(jué)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作研究交流，全面提升自身的專業(yè)技能水平，為高校檔案精細(xì)化管理服務(wù).

（4）落實(shí)科學(xué)的考評(píng)機(jī)制.高校要制訂檔案管理人員的崗位職責(zé)、考核指標(biāo)和結(jié)果運(yùn)用.首先，制訂合理的崗位職責(zé).高校要根據(jù)自身實(shí)際，科學(xué)設(shè)置檔案管理崗位，合理分配人員工作，讓檔案管理人員明確自身所承擔(dān)的工作內(nèi)容，做到盡職盡責(zé).其次，建立科學(xué)的考評(píng)制度.高校要結(jié)合檔案工作實(shí)際，從“德、能、勤、績(jī)”等方面入手，重點(diǎn)考核檔案整理的數(shù)量、質(zhì)量和檔案利用的效率效果，以量化指標(biāo)的形式進(jìn)行考核，提升考核的科學(xué)性.再次，公平運(yùn)用考核結(jié)果.考核的目的在于運(yùn)用，高校要堅(jiān)持考核工作與結(jié)果運(yùn)用相結(jié)合，避免“輪流坐莊”，切實(shí)通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)、鞭策落后，形成公平、有序的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為高校檔案精細(xì)化管理提供可持續(xù)性的動(dòng)力保障.

3.2　以健全制度為保障，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行效率

執(zhí)行效率是精細(xì)化管理取得成效的關(guān)鍵因素.建立健全各項(xiàng)管理制度，執(zhí)行才能有依據(jù)，效率才能有保證.高校的檔案精細(xì)化管理制度需要以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）為指導(dǎo)，建立相關(guān)的規(guī)章制度.

（1）制定高校檔案管理辦法.這是高校檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)性和指導(dǎo)性文件，明確規(guī)定高校“由誰(shuí)建立檔案”“建立什么檔案”和“怎樣建立檔案”，統(tǒng)領(lǐng)著高校檔案工作的全局.因此，高校要從精細(xì)化管理角度出發(fā)，以上級(jí)檔案管理部門(mén)制定的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，制定符合本校實(shí)際的檔案管理辦法.

（2）制定高校檔案整理細(xì)則.這是高校檔案落實(shí)精細(xì)化管理，做到“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的業(yè)務(wù)實(shí)操“說(shuō)明書(shū)”，涵蓋各類資料從“原始材料”加工成“有價(jià)值的檔案”的每個(gè)過(guò)程.如材料的收錄、鑒定、分類、立卷、歸檔、保存以及借閱使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)范、流程、要求和標(biāo)準(zhǔn).

（3）制定高校檔案使用規(guī)定.檔案的最終目的就是為了使用.制定高校檔案使用規(guī)定，使精細(xì)化管理所“生產(chǎn)”出來(lái)的高品質(zhì)檔案能為人所用；同時(shí)，保證檔案使用符合權(quán)限，不隨意使用，不越界公開(kāi)，保證高校檔案的信息安全.

3.3　以經(jīng)費(fèi)投入為保證，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的可持續(xù)發(fā)展

高校檔案精細(xì)化管理的“質(zhì)”需要經(jīng)費(fèi)投入的“量”作為保證.加大經(jīng)費(fèi)投入是高校檔案精細(xì)化管理可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力所在.為此，高校檔案精細(xì)化管理要緊緊圍繞著“人才、硬件、軟件”三個(gè)方面，統(tǒng)籌各方面的資金投入，有序推進(jìn)精細(xì)化管理.

（1）投入經(jīng)費(fèi)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理對(duì)隊(duì)伍的素質(zhì)要求極高.高校一方面要舍得投入重金引進(jìn)復(fù)合型人才，保證新進(jìn)人員具備高學(xué)歷、高起點(diǎn)、高素質(zhì)；另一方面要提供充足的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，持續(xù)不斷地對(duì)現(xiàn)有在崗人員進(jìn)行培養(yǎng)和深造，即通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的形式，開(kāi)展多場(chǎng)次、多層次、多方面的理論教學(xué)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升現(xiàn)有工作人員的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì).同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)“待遇留人”，保證檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性.

（2）投入經(jīng)費(fèi)加強(qiáng)硬件建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理離不開(kāi)檔案硬件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè).高校一方面要投入經(jīng)費(fèi)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案館（室），保證檔案的生產(chǎn)、保管和使用環(huán)境達(dá)到規(guī)范要求；另一方面要根據(jù)檔案精細(xì)化管理的需求，配備齊全的檔案精細(xì)化管理設(shè)備，包括辦公電腦、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)、檔案盒、檔案柜、抽濕機(jī)、空調(diào)等，提升檔案管理的整體水平.

（3）投入經(jīng)費(fèi)加強(qiáng)軟件建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理需要依托各類信息技術(shù)的支持.高校要積極投入經(jīng)費(fèi)，自主研發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)所需的信息技術(shù)，如檔案資源的數(shù)字化技術(shù)，用于檔案資源的規(guī)范整理和收集；檔案信息管理系統(tǒng)，可用于檔案信息的存儲(chǔ)、查詢和共享；智能化檔案館（室）管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案館（室）的自動(dòng)化智能化管理等.這些信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)將大大提升高校檔案精細(xì)化管理的科技化水平.

3.4　以滿足需求為導(dǎo)向，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的服務(wù)精準(zhǔn)度

服務(wù)和滿足需求是高校檔案精細(xì)化管理的努力方向和奮斗目標(biāo).為此，高校檔案精細(xì)化管理就是要根據(jù)需求，努力挖掘檔案的價(jià)值，多渠道為需求者提供高品質(zhì)的檔案.

（1）抓好“生產(chǎn)”工藝，提升檔案品質(zhì).不論是社會(huì)、高校還是師生大眾，需求者對(duì)檔案的要求一定是完整、有效和高質(zhì)量的.高校檔案精細(xì)化管理的過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是將雜亂無(wú)章的資料變?yōu)橛行蛞?guī)范的檔案的生產(chǎn)過(guò)程.這個(gè)過(guò)程的每道程序、每項(xiàng)操作都有明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，需要檔案工作人員關(guān)注質(zhì)量，注重細(xì)節(jié)，追求完美，將具體的、瑣碎的事情做到精、細(xì)、實(shí)，從而保證每一份檔案都能成為精美的“藝術(shù)品”呈現(xiàn)給用戶.

（2）改進(jìn)服務(wù)品質(zhì)，提升檔案價(jià)值.精細(xì)化管理的重要特點(diǎn)之一就是持續(xù)的自我改進(jìn)和創(chuàng)新.高校檔案精細(xì)化管理在面向需求者，走向需求者的同時(shí)，要努力思考如何改進(jìn)和提升檔案工作服務(wù)的品質(zhì).這包括優(yōu)化檔案查閱的流程，創(chuàng)新檔案查詢的渠道，改進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)查檔服務(wù)的質(zhì)量，為需求者提供快速、便捷、舒心的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案的價(jià)值和社會(huì)效益.

3.5　以信息化建設(shè)為手段，提高高校檔案精細(xì)化管理的技術(shù)水平

數(shù)據(jù)化是精細(xì)化管理的重要特征之一.信息化建設(shè)其實(shí)就是為了高效處理精細(xì)化管理過(guò)程中產(chǎn)生的龐雜的數(shù)據(jù).高校檔案精細(xì)化管理離不開(kāi)信息化建設(shè)所提供的技術(shù)支持、數(shù)據(jù)支撐和效率效果保證.

（1）開(kāi)展檔案的數(shù)字化工作.信息化的前提是檔案資源的數(shù)字化.高校實(shí)體檔案的數(shù)量大、門(mén)類多.如教學(xué)部門(mén)的學(xué)籍檔案、試卷、論文等，學(xué)生工作部門(mén)的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)評(píng)先材料、資助材料等，財(cái)務(wù)部門(mén)的報(bào)銷憑證.這些書(shū)面檔案需要進(jìn)行全面的數(shù)字化采集，變?yōu)榭纱鎯?chǔ)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù).這個(gè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要采用精細(xì)化管理方法，將數(shù)據(jù)的命名、格式、描述按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行處理，從而為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ).

（2）開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng).檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是信息化的重要標(biāo)志，也是高校檔案精細(xì)化管理技術(shù)水平的主要衡量指標(biāo).開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，可以對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行智能化管理，提高檔案數(shù)據(jù)管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及檔案工作的效率.同時(shí)，管理信息系統(tǒng)能把檔案精細(xì)化管理的具體操作流程變?yōu)橛?jì)算機(jī)程序，使精細(xì)化管理的執(zhí)行更加可靠到位，降低了人為因素的影響.

（3）開(kāi)放檔案的網(wǎng)絡(luò)共享.檔案的網(wǎng)絡(luò)共享是信息化建設(shè)的結(jié)果應(yīng)用，是提高檔案利用率的重要渠道之一.在確保安全的前提下，開(kāi)放檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，拓展了檔案利用的渠道，需求者可以不受地域和時(shí)間的限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道，快速獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，提高了高校檔案精細(xì)化管理的效率效果.

高校檔案精細(xì)化管理是高校發(fā)展的必然要求，是更好地服務(wù)和滿足師生需求的必然選擇，有利于全面提升高校檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，需要高校進(jìn)一步研究和探索，努力化解各個(gè)制約因素對(duì)檔案精細(xì)化管理的實(shí)施，循序漸進(jìn)地提高高校檔案精細(xì)化管理的水平.

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