宋銘月

(天津市地方志編修委員會(huì)辦公室，天津 300040)

搜集資料是編纂志書基礎(chǔ)工作，占有大量、全面、翔實(shí)的資料，是編修志書的先決條件。一部志書的編修，一般都要經(jīng)過籌備啟動(dòng)、制定篇目、搜集資料、撰寫初稿、復(fù)審稿評審、編輯出版等程序。在篇目確定之后，首要任務(wù)就是根據(jù)篇目搜集各項(xiàng)資料，搜集資料是關(guān)系到志書質(zhì)量的基礎(chǔ)。根據(jù)在實(shí)際審讀志稿中發(fā)現(xiàn)的情況，談?wù)勱P(guān)于搜集資料的工作體會(huì)。

一、基本概念辨析

先簡單辨析和理清資料幾個(gè)基礎(chǔ)概念，即資料、資料長編和志文的概念，這三個(gè)概念有一定區(qū)別?！掇o海》中對資料的定義是：為工作、生活、學(xué)習(xí)、科學(xué)研究等參考需要而收集編寫的一切公開或內(nèi)部的資料。從范圍角度看，資料應(yīng)當(dāng)是范圍最廣泛的、最基礎(chǔ)的材料，是一個(gè)單位、一個(gè)行業(yè)所有活動(dòng)所留下的所有的痕跡，通過各種方式記錄下來的各種形式的資料。

資料長編就是在資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽取，找到對存史資治有用的、在編修志書時(shí)可以利用的資料。資料長編是志文的基礎(chǔ)資料，志書最后的成稿都要從資料長編中選擇。形成資料長編這個(gè)程序是必須有的，不能直接撰寫初稿甚至簡單的摘抄基礎(chǔ)資料，更不能直接將口碑資料寫成正文。

在資料長編的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行加工處理，才能形成最終的志書進(jìn)行出版。加工處理方面，口碑資料以文字、音像的形式表現(xiàn)出來，實(shí)物資料以圖照的形式表現(xiàn)出來。在資料長編的基礎(chǔ)上加工，使文字內(nèi)容具有記述性、具體性、分類編纂性、客觀性、可利用性，才達(dá)到入志的要求。志文僅為資料長編的一部分，所以這部分必須是資料長編的精華。將資料篩選形成資料長編，在資料長編基礎(chǔ)上進(jìn)行再加工形成志文。

二、資料的來源

(一)資料來源和形式多元化

1.以文字資料為主體。資料包括文字資料、實(shí)物資料、口碑資料、媒體網(wǎng)絡(luò)資料。①文字資料包括。主要是檔案，還包括報(bào)刊上的報(bào)道，本單位的各種文件、章程、法規(guī)和政策、會(huì)議記錄、調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)等。此外，還有一些來源：比如本部門的統(tǒng)計(jì)資料和編制的技術(shù)資料、本部門的專題調(diào)查報(bào)告、報(bào)刊發(fā)表的和本部門的有關(guān)報(bào)道。搜集文字資料有6個(gè)必查：一是黨中央、國務(wù)院下發(fā)的文件法規(guī)和領(lǐng)導(dǎo)講話必查。二是本部門召開重要會(huì)議的記錄和形成的決議必查。三是本部門的工作總結(jié)、匯報(bào)材料必查。四是本部門統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)計(jì)資料和編制的技術(shù)資料必查。五是本部門印發(fā)的文件、內(nèi)部期刊和圖書以及簡報(bào)必查。六是本部門的專題調(diào)查報(bào)告、報(bào)刊上發(fā)表的和出版的本部門的有關(guān)報(bào)道與介紹必查。

2.適當(dāng)搜集實(shí)物資料。實(shí)物資料指那些具有歷史價(jià)值的文物，包括重要遺址、遺跡、遺物、紀(jì)念設(shè)施、基礎(chǔ)設(shè)施、文物、地圖、照片、專業(yè)儀器、獎(jiǎng)狀、證章、票據(jù)有關(guān)實(shí)物資料等。包括原有的遺址、遺跡、設(shè)施，各個(gè)時(shí)期的照片、現(xiàn)有的辦公設(shè)施、本行業(yè)的技術(shù)設(shè)施等。

3.應(yīng)當(dāng)充分利用口碑資料。遇到文字資料缺乏的情況，可以采訪當(dāng)時(shí)的當(dāng)事人或知情者，讓他們進(jìn)行口述，所形成的資料就是口碑資料，口碑可以予以彌補(bǔ)資料的不足。采訪前，采訪者做好各方面的準(zhǔn)備。搜集當(dāng)事人口述資料要把握“三親”原則，即：親知、親聞、親歷。也可以約請有關(guān)人員撰寫回憶錄。但需要注意的是，由于客觀和主觀的原因，回憶不一定準(zhǔn)確，所以口碑資料要經(jīng)過考證鑒別后使用，如果發(fā)現(xiàn)有相反的證據(jù)，則不能使用。

4.適當(dāng)運(yùn)用媒體網(wǎng)絡(luò)資料。利用互聯(lián)網(wǎng)查找資料，值得注意的是，資料要從國家的官方網(wǎng)站下載，比如中央政府門戶網(wǎng)站、各部委網(wǎng)站、省市政府網(wǎng)站等等。

5.進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。除了去檔案部門獲取資料、采訪知情人，還要實(shí)地調(diào)查獲取資料。對于重要的、缺少基礎(chǔ)資料、需要搶救性編纂的修志對象，修志單位應(yīng)該充分組織安排，通過實(shí)地調(diào)查獲取的方式獲得一手資料。

文字資料固然重要，但也應(yīng)當(dāng)在注重文字資料的基礎(chǔ)上，利用多種形式將資料呈現(xiàn)出來。目前來看，圖片資料和聲像資料未得到足夠重視。還可以開發(fā)圖形、動(dòng)畫、聲音等系統(tǒng)，形成聲像資料。

(二)搜集資料的過程中注意幾個(gè)方面

1.注明報(bào)送資料人

在上報(bào)資料的時(shí)候要在每段資料后面都應(yīng)當(dāng)注明出處，并注明收集資料人的姓名，以便日后查找。確定負(fù)責(zé)每一塊資料的部門或人員。在后面編寫志書需要查證這一塊資料時(shí)要有途徑可尋。當(dāng)發(fā)現(xiàn)所搜集到的資料與提示內(nèi)容不符時(shí)，或者提示內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)與編輯部對口責(zé)任人聯(lián)系，做好修改和調(diào)整，保證在搜集資料過程中不漏不缺。

2.制定搜集資料的目錄

志書全書首先定一個(gè)搜集資料的目錄，將這個(gè)目錄再細(xì)化，規(guī)定到部門，確定哪個(gè)部門負(fù)責(zé)搜集哪一方面的資料。細(xì)化具體分工，編制詳細(xì)的分工表，讓各部門、各單位所承擔(dān)的全部任務(wù)一目了然。同時(shí)對搜集資料的內(nèi)容、要求進(jìn)行提示，讓負(fù)責(zé)資料工作的人員明確資料搜集的方向和重點(diǎn)。②

3.制定搜集資料順序

搜集資料可以遵循一定順序。第一，先內(nèi)后外，先收集本部門、本系統(tǒng)的有關(guān)資料，采訪本部門、本系統(tǒng)的當(dāng)事人或知情人，然后再搜集其他部門、其他單位、甚至其他地區(qū)的資料。第二，先急后緩，循序漸進(jìn)。先收集比較容易流失的資料，以免錯(cuò)過時(shí)機(jī)。先搜集口碑資料，尤其是年事已高或者工作即將變動(dòng)的當(dāng)事人或者知情者的口碑資料。第三，先近后遠(yuǎn)，手頭的資料先收集，先把這些資料抓住了，后搜集距離現(xiàn)在時(shí)間較遠(yuǎn)的資料。一般來講，距離下限近的資料比較容易收集，再尋找比較難搜集的?？傊?，通過廣泛走訪當(dāng)時(shí)對這事情的知情者，擴(kuò)大搜集范圍。

三、做好資料再加工

資料通過提煉篩選成為資料長編，在資料長編的基礎(chǔ)上還需要經(jīng)過再加工的過程。在編纂志書中，需要按志書的體例要求，在確保資料描述事實(shí)不變的基礎(chǔ)上，用志書的要求來梳理、抽取甚至重構(gòu)這些已有資料。這就要求在搜集資料的基礎(chǔ)上，對資料進(jìn)行深加工?？偟膩碚f，對資料長編處理需要經(jīng)過選擇、鑒別、對比、歸類、加工、編寫、總纂等環(huán)節(jié)，最后成為志書。③資料加工可以不必等到全部搜集齊了再去做，在資料搜集的同時(shí)就可以進(jìn)行整理和再加工，這樣既省時(shí)間，也比較穩(wěn)妥。

(一)資料長編中易出現(xiàn)的問題

資料加工中常見到原始資料中出現(xiàn)一些問題。第一，反映內(nèi)容空泛。反應(yīng)內(nèi)容單一，用局部代替全部。用概況性的資料來代替具體的資料，都是概況性的語言。如果不能提供給讀者關(guān)于所記事物相關(guān)有用信息，沒有任何意義。第二，缺少對文字上的推敲。在文字上多數(shù)沒有經(jīng)過再加工，有兩種傾向，一種是過于口語化，另一種是總結(jié)和報(bào)告的口氣。工作報(bào)告和工作總結(jié)提供的資料雖然很有價(jià)值，但不能把志稿寫成工作報(bào)告或工作總結(jié)的匯編。不要把工作總結(jié)或工作報(bào)告簡單地復(fù)制過來。

(二)合格資料的特征

資料工作要經(jīng)過廣收、精取和加工三個(gè)階段，特別是要對志稿進(jìn)行深加工。合格的資料具有以下特征：

1.資料具有具體性。具體性就是要對具體過程、做法、具體特征等加以敘述。反映一項(xiàng)工作，要有不同時(shí)期的做法，起始和過程，效果以及有關(guān)機(jī)構(gòu)人員等，有成績也要有不足和存在的問題。要有機(jī)合理地組織資料，避免簡單的資料堆砌或機(jī)械組合。要通過一條一條梳理過堂反復(fù)推敲，擴(kuò)大資料搜集的視野和范圍。④

2.資料具有全面性。各個(gè)部門的主要資料必須齊全，既要有面的資料，也要有點(diǎn)的資料，既要有概況的資料，也要有具體的資料。

3.多種體裁方式并用。注重述、記、傳、志、圖、表、錄，多種體裁并用。大量記述數(shù)字，具有統(tǒng)計(jì)性的文字資料建議用表格、示意圖體現(xiàn)出來，使讀者更加直觀地感受到事物的發(fā)展變化。一些不宜在正文中體現(xiàn)的資料，可以放入附錄中。

4.資料前后保持一致性。這也是主筆工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。審閱大事記、綜述、內(nèi)文的敘述不能有矛盾的地方。如果發(fā)現(xiàn)有矛盾，可以采用如下幾種方法。首先，行文中遇到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，采用國家和地方統(tǒng)計(jì)部門公布的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)部門沒有統(tǒng)計(jì)的，采用業(yè)務(wù)主管部門數(shù)據(jù)。其次是書證，即將同一問題的不同文獻(xiàn)進(jìn)行對照比較，從中求得準(zhǔn)確結(jié)論，這是以文獻(xiàn)證文獻(xiàn)的方法。三是人證，即用口碑資料來補(bǔ)充和驗(yàn)證文獻(xiàn)資料，使用這一方法時(shí)必須以多人的口碑為依據(jù)。四是物證，即以實(shí)物資料考證文獻(xiàn)資料。用以上四種方法如實(shí)在考辯不出，需要放棄這段存疑的資料。

(三)資料加工應(yīng)當(dāng)注意幾個(gè)方面

1.把握好入志資料的取舍

決定入志資料的時(shí)候，不能完全依賴于資料長編，要把握好對其進(jìn)行取舍。一是舍棄空洞的堆砌的資料。要在資料入志第一關(guān)把繁雜的資料濾掉，把精華留住，這有利于以后集中力量抓要點(diǎn)、重點(diǎn)，減少把編纂力量耗費(fèi)在無價(jià)值資料上。二是要重視保留數(shù)據(jù)。資料要具體，不能空泛。用數(shù)據(jù)說話，舍棄沒有說服力的空泛議論的文字。三是要明確記述的重點(diǎn)、要點(diǎn)，在相互比較中把握資料的取舍。不要在資料上畸輕畸重，內(nèi)容安排不平衡。要把握好比例，主體業(yè)務(wù)的資料要多，其他資料要少。四是突出整本志書要反映的主體，大力壓縮鋪墊資料、背景資料在各篇章中所占的比重，能舍則舍。對搜集到的資料要認(rèn)真分析對比，在比較中分清本末輕重，決定資料的取舍，有限的志書篇幅要用來反映主要的方面、本質(zhì)的特性及具體實(shí)在的東西。

2.編寫要詳略有度

資料應(yīng)當(dāng)記錄準(zhǔn)確，不能缺少要素。應(yīng)該有基本的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。起始年、下限年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。搜集到的資料的記述要素要齊全，理清事物的來龍去脈。具有特色的人、事、物要多搜集資料。對空話套話適當(dāng)做刪減。不要過于繁冗。盡量選用那些能夠反映當(dāng)代時(shí)代風(fēng)貌的事項(xiàng)，反映本單位特點(diǎn)的事件。比如一些學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，如果需要可以記述，但不宜記述過多的內(nèi)容。

3.避免交叉重復(fù)

志書不是原始資料的匯編，要有編寫和編纂的工作在里面，全志的總纂將前后不一致的地方統(tǒng)一起來，將資料按照篇章節(jié)目分門別類的統(tǒng)一起來，這是總纂的重要作用。將資料按邏輯系統(tǒng)性歸類。資料在廣納博采，去偽存真的基礎(chǔ)上，要基本上按照已經(jīng)確定的志書的篇目進(jìn)行歸類，每個(gè)門類的所屬事物也要系統(tǒng)化。這樣可以避免交叉重復(fù)。比如歷任領(lǐng)導(dǎo)名錄，已經(jīng)在第一篇組織機(jī)構(gòu)中出現(xiàn)過，就不要在后面人物表中重復(fù)出現(xiàn)。

總之，資料搜集、整理和運(yùn)用，是志書編纂的基礎(chǔ)和志書質(zhì)量的重要保證，對提高地方志質(zhì)量至關(guān)重要。在第二輪修志工作中，修志工作者應(yīng)充分做好資料工作，對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，更好地發(fā)揮地方志存史、育人、資政的功用。

注 釋：

①楊文鶴.論編輯工作中的資料鑒別與應(yīng)用.編輯學(xué)報(bào)，2001(6)：330-331.

②王國啟.做好編撰企業(yè)志的資料搜集工作.中國石化，2014(3).

③邱信廷.方志資料性探論.黑龍江史志，2001(5)：10-13.

④梁燕鳴.從資料的可利用性談志書質(zhì)量.廣西地方志，2006(2)：71-75.