文·劉光輝

自山東省國家檔案行政執(zhí)法檢查整改落實(shí)工作暨縣級檔案館建設(shè)推進(jìn)會召開以來，山東省檔案局館加強(qiáng)了對縣級綜合檔案館建設(shè)的支持力度，有力推動了全省市縣級檔案館新館的建設(shè)工作。隨著各級檔案館新館建設(shè)相繼完工，如何快速、安全、有序的完成檔案館搬遷，成為擺在各級檔案館面前的首要問題。筆者結(jié)合濟(jì)寧市任城區(qū)檔案館搬遷工作實(shí)踐，對縣級檔案館搬遷進(jìn)行了思考和總結(jié)，希望能對其他縣級檔案館搬遷工作提供借鑒。

一、搬遷前的準(zhǔn)備工作

檔案館搬遷是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，按搬遷時間順序分搬遷前的準(zhǔn)備、搬遷具體實(shí)施、搬遷后續(xù)工作等三個階段。搬遷前的準(zhǔn)備是實(shí)施搬遷的必要前提和重要保障，充分的準(zhǔn)備工作往往能對搬遷起到事半功倍的效果，搬遷前準(zhǔn)備工作涉及新館設(shè)備的運(yùn)行調(diào)試、搬遷方案的制定、舊館檔案及固定資產(chǎn)的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、搬運(yùn)箱等物品的訂購等方面內(nèi)容。任城區(qū)檔案館搬遷工作涉及原市中區(qū)館和原任城區(qū)館，搬遷工作時間緊、任務(wù)重，為確保搬遷工作安全、快速、有序進(jìn)行，局（館）黨組多次召開專題會議，研究謀劃檔案館搬遷工作，為檔案館搬遷作了充分準(zhǔn)備。

（一）確保新館設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行

檔案館新館設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，是檔案館搬遷的前提。搬遷前，我館加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事務(wù)局、建筑方的協(xié)調(diào)溝通，積極推進(jìn)新館各功能用房空調(diào)、電話、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和庫房密集架、高壓噴霧及恒溫恒濕新風(fēng)系統(tǒng)等智能化設(shè)施設(shè)備的安裝調(diào)試工作。2017年10月26日，邀請專家對新館除濕、滅火等智能設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收，經(jīng)專家組評審，新館智能化設(shè)施設(shè)備通過驗(yàn)收，為檔案館搬遷打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組

為加強(qiáng)對檔案館搬遷工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立由館（局）主要負(fù)責(zé)人任組長，分管負(fù)責(zé)人任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案館搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案出庫組，檔案押運(yùn)安全保衛(wèi)組，檔案進(jìn)庫組，后勤服務(wù)協(xié)調(diào)組等四個工作小組，各小組做到責(zé)任到人，目標(biāo)到位，嚴(yán)格按照時間進(jìn)度組織實(shí)施，確保搬遷工作規(guī)范、有序開展。

（三）制定搬遷方案和應(yīng)急預(yù)案

制定《任城區(qū)檔案館搬遷工作實(shí)施方案》，要求全局上下協(xié)同配合、全力以赴參與搬遷工作，采取分組實(shí)施、各負(fù)其責(zé)的方法，嚴(yán)格按照時間進(jìn)度組織實(shí)施，確保搬遷工作規(guī)范、有序開展；明確五個基本原則，即服從全局原則、“誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則、互相協(xié)作原則、保障安全原則、按時搬遷原則；對檔案館搬遷前期準(zhǔn)備工作和搬遷過程中人員安排、任務(wù)分配、注意事項(xiàng)、時間安排等提出具體要求，方案還對檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、下架裝箱、編號、出庫、裝車、安全押運(yùn)、卸車、入庫、上架、排序等10個環(huán)節(jié)進(jìn)行周密安排與部署，明確責(zé)任分工?？紤]到搬遷過程中，特別是運(yùn)輸途中可能遇到天氣突變、汽車出故障等問題，預(yù)先做好應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生特殊情況，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保檔案在搬遷過程中不亂、不少、不損、不污、不泄密。

（四）做好館藏檔案和固定資產(chǎn)的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)

首先，對館藏檔案資源進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。搬遷前兩個月，我們重新對館藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)梳理各類檔案分布及每類檔案內(nèi)部排序，對之前調(diào)閱過的檔案錯放位置進(jìn)行糾正，確保各類檔案與密集架上標(biāo)識一致，按序排放。同時，準(zhǔn)確掌握館藏文書、古籍、字畫、印章等檔案的類別、數(shù)量、存放位置、排架長度等情況，并登記造冊，摸清家底，為下步按類別依次裝箱編號打下基礎(chǔ)，確保裝箱時不出現(xiàn)亂序漏卷等現(xiàn)象發(fā)生。

其次，對固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。對服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀、辦公電腦以及空調(diào)、辦公櫥柜、桌椅等固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、登記，為搬遷做好準(zhǔn)備。因電子設(shè)備在搬遷中易損壞，對服務(wù)器、辦公電腦、掃描儀等設(shè)備，利用公車搬運(yùn)至新館；對辦公櫥柜、辦公桌椅、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備進(jìn)行編號標(biāo)識，利用租用車輛搬運(yùn)至新館對應(yīng)位置。

最后，將檔案和固定資產(chǎn)打包裝箱。對檔案和固定資產(chǎn)清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)完畢，下步就要打包裝箱，這是搬遷前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。正式搬遷前，按計(jì)劃將首批搬遷檔案下架裝箱，按照全宗門類、目錄號、年度、起止案卷號（盒號）、入庫房號等進(jìn)行編號，在箱體做好標(biāo)識，對該箱檔案準(zhǔn)確定位，防止順序錯亂。因舊館庫房空余空間有限，可先下架檔案200余箱，按序排放，等待搬遷。對固定資產(chǎn)打包裝箱后，可按照類別、順序號、入新館位置等信息，進(jìn)行編號標(biāo)識，再分批集中搬運(yùn)至新館。

（五）確定新庫房檔案存放標(biāo)識

由于新舊館庫房結(jié)構(gòu)、建筑面積、庫容量差別較大，搬遷至新館的檔案資料需分類放入不同的庫房，重新進(jìn)行布局。搬遷前，我們對原市中區(qū)館、原任城區(qū)館庫房各類檔案排架長度進(jìn)行實(shí)地測量，根據(jù)每類檔案的排架長度和原館藏?cái)?shù)量，分別在新館對應(yīng)庫房密集架進(jìn)行存放位置標(biāo)識（說明：因區(qū)劃調(diào)整后，對各單位重新編寫了全宗號，區(qū)劃調(diào)整后的檔案進(jìn)館統(tǒng)一放在其它庫房，不再與區(qū)劃調(diào)整前檔案放在一起，對區(qū)劃調(diào)整前某全宗檔案已全部進(jìn)館的，可以不預(yù)留空間），方便檔案入庫上架，提高搬遷效率。

（六）購買搬遷用具及搬遷服務(wù)

搬遷前，要定做紙箱，購買膠帶、封箱工具、手套、記號筆、打捆繩、 膠水、刀子、口取紙等搬遷用品，聯(lián)系搬家公司等，為搬遷做好物資準(zhǔn)備。我們根據(jù)檔案案卷和盒子的尺寸，設(shè)計(jì)出檔案搬運(yùn)箱尺寸，再根據(jù)原市中區(qū)館、原任城區(qū)館實(shí)有檔案數(shù)量，估算出所需搬運(yùn)箱的個數(shù)，考慮到箱子周轉(zhuǎn)使用，定做紙箱3000個。 聯(lián)系搬家公司，要選擇口碑好、信譽(yù)度高的搬家公司，再通過實(shí)地調(diào)查，詳細(xì)了解搬家公司車輛、人員、價格等情況，最后確定搬家公司。為確保搬遷過程中檔案安全，搬運(yùn)檔案統(tǒng)一使用箱貨，對辦公桌椅、櫥柜等辦公家具，則使用普通貨車搬運(yùn)。

二、搬遷工作實(shí)施階段

檔案搬遷工作實(shí)施，主要包括確定搬遷方法、調(diào)配搬遷人員、選擇搬遷路線、組織試搬運(yùn)、正式實(shí)施搬遷等方面的工作。

（一）確定搬遷方法

任城區(qū)檔案館包括原市中區(qū)館、原任城區(qū)館，原兩館館藏共212個全宗，91066卷、71453件檔案，4.6萬余冊資料，與省、市級檔案館相比，任城區(qū)館藏規(guī)模比較小，新館與舊館距離比較近，因此，我們選擇傳統(tǒng)的搬遷方法。傳統(tǒng)的搬遷需要循環(huán)使用紙箱，檔案搬遷程序?yàn)椋洪]館—下架—裝箱—編號—出庫—裝車—運(yùn)輸—卸車—入庫—上架—整序—紙箱循環(huán)使用—……—整序。這種搬運(yùn)方法要循環(huán)使用檔案箱，對檔案裝箱、裝車、卸車、上架等環(huán)節(jié)有順序要求，一旦順序錯亂，會給搬遷帶來很大麻煩。另外，考慮到特藏檔案安全、群眾查檔需求等因素，我們確定了檔案的搬遷順序，即：優(yōu)先搬運(yùn)古籍、字畫等特藏檔案，再按全宗順序搬運(yùn)文書檔案，最后搬運(yùn)利用頻率高的婚姻、知青等民生檔案。

（二）調(diào)配搬遷人員

搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)搬遷各環(huán)節(jié)工作要求和工作人員特點(diǎn)，將各科室人員進(jìn)行科學(xué)、合理調(diào)配至檔案出庫組、押運(yùn)安全保衛(wèi)組、進(jìn)庫組和后勤服務(wù)協(xié)調(diào)組四個工作小組，實(shí)行無縫鏈接，并聯(lián)系濟(jì)寧市公安局市中分局協(xié)調(diào)兩名干警全程進(jìn)行安全保衛(wèi)。及時召開搬遷動員會議，對搬遷人員進(jìn)行思想動員，要求大家樹立大局意識，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，服從全局安排，按照責(zé)任分工，認(rèn)真完成本職工作，配合完成搬遷任務(wù)。搬遷人員對搬遷工作中發(fā)現(xiàn)的問題，及時上報(bào)，搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組分析問題原因，及時采取措施，協(xié)調(diào)解決問題，確保搬遷順利進(jìn)行。

（三）選擇搬遷路線

合理的搬遷路線能縮短搬遷時間，提高搬遷效率，為此，我們聯(lián)系交通、交警部門，詳細(xì)了解新、舊館之間的路況情況，并對搬前2至3周新、舊館之間的每條路段車輛情況進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上，盡量選擇大道，盡量避開高峰期、商業(yè)街道，確定一條最合理的搬遷路線。

（四）組織試搬運(yùn)

在確定搬遷方法、調(diào)配搬遷人員、選擇搬遷路線的基礎(chǔ)上，組織一次試搬運(yùn)，對搬遷方案實(shí)施情況進(jìn)行一次檢驗(yàn)。檔案搬遷前，我們選擇辦公桌椅等設(shè)備進(jìn)行試搬運(yùn)，對搬運(yùn)流程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，對各環(huán)節(jié)可能發(fā)生的突發(fā)情況預(yù)先考慮，同時計(jì)算出完成整個搬遷流程所需時間，進(jìn)一步完善搬遷方案和應(yīng)急預(yù)案，力爭使搬遷各環(huán)節(jié)都能按照預(yù)定方案進(jìn)行，確保搬遷安全順利。

（五）正式實(shí)施搬遷

搬遷啟動后，按照確定的搬遷流程實(shí)施搬遷，每輛檔案運(yùn)輸車都要簽車輛運(yùn)輸交接單，交接單包括日期、車牌號、類別、檔案數(shù)量、出庫發(fā)單組簽名、安全押運(yùn)組簽名、入庫驗(yàn)單組簽名等內(nèi)容。檔案運(yùn)輸交接單在搬遷的出庫、運(yùn)輸、入庫等環(huán)節(jié)分別由出庫發(fā)單組、安全押運(yùn)組、入庫驗(yàn)單組對搬運(yùn)檔案的類別、數(shù)量清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)核對后簽名，確保檔案搬遷整個流程不出錯。搬運(yùn)當(dāng)天，出庫組將前期已下架的200余箱檔案按序出庫、裝車，裝箱人員繼續(xù)下架裝箱，按序排放，等待出庫，出庫檔案運(yùn)至新館后，入庫組則做好檔案的入庫、上架。搬運(yùn)后第一天，出庫組繼續(xù)下架裝箱，入庫組將搬運(yùn)當(dāng)天沒有上架的檔案上架，進(jìn)行清點(diǎn)登記，同時做好周轉(zhuǎn)箱的收集整理，為第二天的搬遷作準(zhǔn)備。每隔一天，集中搬運(yùn)一天檔案，搬運(yùn)前一天為搬運(yùn)做好充分準(zhǔn)備，搬遷過程中每個環(huán)節(jié)都能充分調(diào)度起來，如某環(huán)節(jié)需增加人手，搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組再進(jìn)行調(diào)配，確保安全、有序搬遷到位。

2017年11月25日，我館搬遷工作正式啟動，12月17日圓滿完成搬遷任務(wù)，館藏212個全宗，91066卷、71453件檔案，4.6萬余冊資料及辦公桌椅、櫥柜等設(shè)施設(shè)備順利、安全搬入新館。

三、搬遷后續(xù)工作

檔案全部搬至新館后，還需做好排架檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)整序，新館空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備的運(yùn)行調(diào)試，舊館密集架的拆卸、安裝等后續(xù)工作。

（一）排架檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)整序

隨著檔案搬遷至新館，入庫上架后，要及時進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，由于時間緊張，搬遷期間的清點(diǎn)難免會出差錯，因而搬遷結(jié)束后，有必要對所有排架檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，與舊館館藏檔案情況進(jìn)行認(rèn)真核對，對發(fā)現(xiàn)的亂序問題，及時做好整序；對發(fā)現(xiàn)的缺卷問題，查明原因，做好缺卷情況記錄。同時，根據(jù)新館檔案排架變動，對應(yīng)調(diào)整檔案排架標(biāo)識，以便查找。

（二）館庫智能化設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行調(diào)試

新館庫房智能化設(shè)備通過驗(yàn)收，為搬遷打下基礎(chǔ)。檔案搬至新館后，仍需做好防火、防盜、除濕、殺毒等智能化設(shè)備的運(yùn)行調(diào)試，要定期檢測庫房溫濕度及防火、防盜、殺毒等設(shè)備運(yùn)行情況，并做好溫濕度等記錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，針對設(shè)備運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)設(shè)備維修方，做好設(shè)備的維修及調(diào)試，確保庫房檔案保管安全。

（三）密集架等設(shè)備的拆卸與安裝

檔案搬至新館后，首先集中力量做好新館檔案排架整序、清點(diǎn)登記及服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備調(diào)試等工作，為新館開放做好準(zhǔn)備。待新館對外開放后，在做好接待查檔工作同時，要著手進(jìn)行舊館密集架、電子監(jiān)控設(shè)備的拆卸，在新館數(shù)字化加工室安裝，保證可用設(shè)備繼續(xù)使用，不浪費(fèi)資源。

四、搬遷過程中需注意的問題

在搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組的指揮調(diào)度下，各工作組服從指揮，認(rèn)真履責(zé)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，順利完成了搬遷任務(wù)，但在搬遷過程中也發(fā)現(xiàn)一些問題與不足。初始搬遷時，僅在箱體一面標(biāo)識（未進(jìn)行多面標(biāo)識），不易查找，未按標(biāo)識順序卸車入庫，以致檔案入庫后，不能盡快找到需上架的檔案，影響搬遷效率；沒有設(shè)立出庫周轉(zhuǎn)間，庫房可存放裝箱檔案的空間有限，搬運(yùn)過程中，會出現(xiàn)空車等待檔案下架裝箱的情況，造成搬遷時間后延；對舊館檔案排架長度測量不精確，確定新館對應(yīng)標(biāo)識有偏差，檔案上架前，還需對個別檔案標(biāo)識進(jìn)行動態(tài)調(diào)整；搬遷過程中，檔案下架、編號、出庫、上車、安全押運(yùn)、下車、入庫、上架、清點(diǎn)等多個環(huán)節(jié)同時進(jìn)行，搬遷中各環(huán)節(jié)工作協(xié)調(diào)性有待完善。希望今后有檔案館搬遷任務(wù)的同行，能認(rèn)真考慮我館搬遷中存在的問題，制定更加科學(xué)合理的搬遷方案，從而為新館搬遷做好充分準(zhǔn)備。