王晉月

(商洛學院圖書館,陜西 商洛 726000)

圖書清點工作是圖書館的基礎性工作之一,對于掌握館藏實際情況、及時發(fā)現(xiàn)相關業(yè)務環(huán)節(jié)中存在的問題具有重要的意義。[1]圖書實現(xiàn)自動化管理之前的清點工作,通常都采用閉館清點的方法。然而,對于藏書幾十萬甚至上百萬冊的現(xiàn)代圖書館來說,閉館清點會嚴重影響讀者服務工作。如何在全開放管理模式下做好館藏清點工作是現(xiàn)代圖書管理工作者所面臨的共同問題。[2]區(qū)分圖書狀態(tài)并分區(qū)、分批清點為圖書動態(tài)清點工作提供了思路。利用現(xiàn)代化設備與技術手段進行圖書財產(chǎn)的動態(tài)清點,省時、省力、準確、高效。在圖書動態(tài)清點過程中,圖書館流通、閱覽、編目等部門的一切工作可照常進行。[3]下面以北京郵電大學現(xiàn)代電子化圖書館信息網(wǎng)絡系統(tǒng)(MELINETS)的流通子系統(tǒng)為例,介紹該館對圖書動態(tài)清點工作的探索實踐。

1 準備工作

圖書清點是一項復雜而細致的工作,需要經(jīng)過周密的部署和安排并借助于計算機進行數(shù)據(jù)處理,才能較高質(zhì)量、較高效率地完成任務。[4]在正式的清點工作開始之前,應先選擇試點,為下一步人員和工作進度安排提供依據(jù)。

1.1 前期培訓工作

對所有參加清點人員進行培訓,使其認識清點工作對于圖書管理的重要性,了解和熟悉各種標記符號,[5]明確清點工作流程及各環(huán)節(jié)的工作方法。

1.2 清點工作制度

對圖書清點過程中可能出現(xiàn)的問題事先制定出統(tǒng)籌解決的辦法,這才能夠做到有的放矢。[6]建立圖書清點工作制度,制度中應詳細規(guī)定清點工作流程及各環(huán)節(jié)的應對措施,并在實施過程中不斷補充和完善,使工作人員有章可循,有據(jù)可依。

1.3 管理與檢查

工作管理和落實檢查是密不可分的,尤其是大型的圖書清點工作需要以此來保證清點質(zhì)量。實行專人管理,對每天的工作量進行統(tǒng)計,對當日清點工作進行分析總結,及時修正細節(jié)問題,記錄工作情況,形成清點工作日志。同時,質(zhì)量監(jiān)督和檢查必不可少,要落實崗位責任制,做到事事有人負責,人人各司其職,不至于表面上“集體負責、人人有責”,而實際上卻“無人負責”。[7]

2 清點過程

動態(tài)清點工作是指在總體不影響讀者借閱的前提下,對圖書實行小范圍閉架并對圖書分區(qū)、分批進行清點。閉架清點圖書時,圖書存在還回、錯架等情況,此時將圖書分為在架、借出、還回 3種狀態(tài),對不同狀態(tài)圖書分別處理是動態(tài)清點成功的關鍵。

2.1 在架圖書

在架圖書分 4種情況:信息無誤、信息有誤、錯架圖書、待修補圖書。清點步驟:進入流通子系統(tǒng),逐一點擊“館藏管理”“圖書管理”“圖書盤點”項,利用 MELINETS流通子系統(tǒng)的盤點功能對在架圖書按排架順序進行清點。盤點方式選擇“直接掃入”,掃描圖書條碼號,核對題名、定價、索書號、庫位等信息,操作界面見圖 1?！靶畔o誤”的圖書清點后即可重新上架?！靶畔⒂姓`”的圖書糾錯后要經(jīng)過重新清點才能上架。架位屬于已清點區(qū)域的“錯架圖書”,按在架圖書類型清點后歸架;屬于未清點區(qū)域的“錯架圖書”,暫不清點,按正確架位進行歸架?！按扪a圖書”即條碼、書標模糊的圖書或破損圖書,先進行清點,待重新?lián)Q上條碼、書標或修補完成后再上架。

圖1 “在架圖書”清點界面

2.2 借出圖書

借出圖書不能夠用直接掃描的方式進行盤點,需要先將待清點圖書數(shù)據(jù)保存為文本文件后用“文件轉入”方式進行盤點。操作過程:在 MELINETS流通子系統(tǒng)館藏管理菜單下,點擊“圖書管理”項,以“圖書狀態(tài)”為檢索入口,移動下拉滑塊選擇“借出狀態(tài)”,檢索結果出來后再點擊“地點過濾”按鈕,將檢索結果另存為 Excel文件。利用 Excel排序功能按排架順序?qū)璩鰣D書進行排序,[8]選出當日待清點圖書,把圖書條碼項放在表格第一列,將待清點的借出圖書另存為文本文件。盤點方式選擇“文件轉入”項,單擊“瀏覽”按鈕,選擇待清點借出圖書文件,單擊“轉入”按鈕,完成借出圖書的清點。操作界面見圖 2。

圖2 “借出圖書”清點界面

2.3 還回圖書

每天還回的圖書中都有待清點區(qū)域的圖書,當日還書工作結束后指定專人挑出這些圖書,次日進行清點,清點完畢后即可上架。清點步驟與“在架圖書”清點步驟相同。

2.4 清點工作記錄

清點工作比較繁雜,應建立清點工作日志,對發(fā)現(xiàn)的問題及時做好詳細記錄,并在書中夾條寫明情況以便做相應的處理。[2]同時,應將當日清點圖書的數(shù)據(jù)備份為 Excel文件,留待清點工作完成后建立流通財產(chǎn)帳。對于信息有誤的待糾錯圖書,應在備份文件中一一刪除。如果不刪除糾錯后的圖書還要重新清點,流通財產(chǎn)帳中也會出現(xiàn)重復條碼。

3 后續(xù)工作

3.1 遺失圖書的處理

遺失圖書有 2種情況,即在數(shù)據(jù)庫中顯示“遺失”的圖書和數(shù)據(jù)庫中顯示“在庫可借”而實際已經(jīng)丟失的圖書。圖書清點工作的一個重要作用就是準確標記失蹤文獻,減少讀者的無謂查找。[9]具體做法是:圖書清點結束后,將所有“未盤點”狀態(tài)圖書打出清單,經(jīng)查找確認無書后,即可將其視為遺失圖書。對標記為“遺失”狀態(tài)的圖書,要根據(jù)實際館藏情況,或重新采購,或上報書目、注銷處理。

3.2 流通財產(chǎn)帳的建立

按圖書分類或典藏地點建立流通財產(chǎn)帳。因不斷有新書入庫、圖書遺失等情況,流通子系統(tǒng)中的財產(chǎn)帳始終處于動態(tài),清點工作完成后的流通財產(chǎn)帳是某一具體時段流通數(shù)據(jù)的原始依據(jù)。另外,目前多數(shù)圖書管理軟件都不具備數(shù)據(jù)處理的功能,Excel強大的運算功能為進一步的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作奠定了基礎。建立流通財產(chǎn)帳的方式有 2種:一是把清點過的在架圖書、借出圖書、還回圖書、問題圖書的數(shù)據(jù)合并起來,再按圖書分類或典藏地點建立流通財產(chǎn)帳。[8]另一種方式是在流通子系統(tǒng)館藏管理菜單下按圖書分類或典藏地點進行檢索,查詢流通財產(chǎn)帳,將檢索結果另存為 Excel格式。把上述 2種方式建立的 Excel表格進行比較,正常情況下兩份表格數(shù)據(jù)應該一致,若有出入,檢查錯誤原因并及時進行糾正。

3.3 清點數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

通過對現(xiàn)有圖書、遺失圖書、問題圖書(各種問題出現(xiàn)的次數(shù)、比例)、修補圖書的統(tǒng)計和分析,可以了解到哪類圖書的借閱率偏高,并根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果調(diào)整采購策略。通過分析問題圖書出錯原因,從編目、典藏等各個環(huán)節(jié)入手提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過對遺失圖書的統(tǒng)計,提示我們一方面要加強流通工作人員對圖書的管理,另一方面要對讀者進行誠信教育,減少遺失現(xiàn)象的發(fā)生。

4 總 結

實踐證明,在保證圖書日常編目、借閱流通、讀者服務正常開展的前提下,采用動態(tài)管理的方法實現(xiàn)對館藏圖書的清點是科學、高效、可行的。[3]細致、全面的圖書清點工作能夠檢查并糾正書目數(shù)據(jù)中存在的各種問題,真正使館藏圖書與數(shù)據(jù)保持一致。了解并分析出現(xiàn)各種錯誤的原因,改進文獻流通和管理工作,使館藏更加標準化、規(guī)范化。

[1]周繼紅.藏書建設之圖書清點的意義[J].科技信息,2010(21):252.

[2]葉 翎,楊 敏,原 增.圖書館全開放管理模式下匯文系統(tǒng)的圖書清點[J].中華醫(yī)學圖書情報雜志,2010(2):74—77.

[3]許培云,吉久明.館藏圖書動態(tài)清點的設計與技術實現(xiàn)[J].圖書館學研究,2004(4):96—98.

[4]李湖生.圖書清點的基本流程及其綜合設計方案[J].現(xiàn)代圖書情報技術,2008(12):86—89.

[5]林小群.如何做好圖書館的圖書清點工作[J].圖書館學研究,2006(4):92—94.

[6]袁家?guī)n.談圖書資料的清點工作[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2010(5):174— 176.

[7]劉 契.高校圖書清點工作探討[J].大眾科技,2008(8):134—135.

[8]王晉月.Excel在現(xiàn)代圖書管理軟件中的應用研究[J].晉圖學刊,2009(5):24—29.

[9]王惠芳.館藏圖書清點的方法與步驟[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學刊,2005(10):68—69.