文 / 馮有輝

互聯(lián)網(wǎng)在深刻改變著人們生產(chǎn)生活的同時(shí)，日益成為創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的先導(dǎo)力量。自2015年提出“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃以來，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略的頂層設(shè)計(jì)。而檔案管理是高校各項(xiàng)工作與活動(dòng)的記錄與承載，對(duì)高校建設(shè)具有重要的作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”思維有利于充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)資源配置中的優(yōu)化和集成作用，提升了全社會(huì)的創(chuàng)新力，使互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)深度融合，從而創(chuàng)造了新的發(fā)展生態(tài)。在此環(huán)境中，大學(xué)生檔案工作的改革創(chuàng)新也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。大數(shù)據(jù)管理既滿足了大學(xué)生檔案的各種利用需求，也為大學(xué)生檔案工作創(chuàng)造了新的發(fā)展前景。[1]

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維適應(yīng)大學(xué)生檔案工作改革創(chuàng)新的需求

（一）時(shí)效需求

與其他類別的檔案不同，大學(xué)生檔案具有時(shí)效性，是即時(shí)形成及時(shí)歸檔的。從學(xué)生入學(xué)填寫登記表開始，到每學(xué)期形成的成績(jī)檔案，再到畢業(yè)的登記表、論文審議材料等，要及時(shí)存入個(gè)人檔案中，尤其是他們?cè)谛Ｆ陂g的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、入黨和綜合測(cè)評(píng)材料等。如今，在大三下學(xué)期和大四上學(xué)期召開的招聘會(huì)，更是打破了原有的事后歸檔方式，要求在校期間產(chǎn)生的大學(xué)生檔案要及時(shí)歸檔。如果各院系借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，將學(xué)生即時(shí)產(chǎn)生的檔案數(shù)字化歸檔到檔案部門或上傳到學(xué)生電子檔案中，會(huì)大大提升檔案工作效率，能夠?yàn)閷W(xué)生提供及時(shí)的利用服務(wù)。如果按照傳統(tǒng)手工整理存檔方式，會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔形成積壓，不能確保檔案及時(shí)歸檔。借助“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”思維，能夠更快速地提升學(xué)生檔案的管理效率，更好地為大學(xué)生服務(wù)。

（二）行業(yè)需求

進(jìn)入21世紀(jì)，“互聯(lián)網(wǎng)+”這一數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，從本質(zhì)上改變了檔案生存模式，對(duì)整個(gè)檔案行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響，如數(shù)字檔案館的普遍建立與發(fā)展、檔案管理方式的改變、檔案學(xué)理論研究對(duì)象的增加等。在眾多的檔案類別中，大學(xué)生檔案具有內(nèi)容多樣、數(shù)量龐大、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。傳統(tǒng)管理模式下，大學(xué)生檔案管理已經(jīng)不能滿足各種檔案需求，工作管理效率低下，服務(wù)業(yè)只是被動(dòng)地提供，尤其是受升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)留學(xué)或檔案丟失等因素的影響，學(xué)生成績(jī)檔案利用率低下。目前，在對(duì)學(xué)歷真假的認(rèn)證上，一些單位機(jī)構(gòu)需要對(duì)學(xué)歷學(xué)位檔案進(jìn)行核查。這增加了查檔工作量，為檔案工作者增加了很多人力上的勞動(dòng)強(qiáng)度。因此，建立大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，高校亟需增強(qiáng)收集、整理、利用學(xué)生檔案工作的改革創(chuàng)新力度。

（三）利用需求

一些行政、科技等文件歸檔后，利用率會(huì)幾倍或幾十倍增長(zhǎng)，或者可能一年被查閱一兩次。例如，一些基建檔案歸檔后，只有建筑出現(xiàn)問題或需要改建才會(huì)被查閱利用，很少有人問津。而與其他類別的檔案相比，學(xué)生檔案的利用率較高，利用人次較多。一所高校每年都有幾千學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案尤其是畢業(yè)生檔案查檔利用的次數(shù)特別高。他們?cè)诋厴I(yè)甚至工作多年后，仍然會(huì)根據(jù)用人單位的要求，多次回到學(xué)校查詢?cè)谛r(shí)的成績(jī)檔案、學(xué)位名冊(cè)、派遣名冊(cè)、成績(jī)檔案、錄取名冊(cè)等。學(xué)生如果報(bào)考碩士、博士研究生，還要提供論文審批、內(nèi)審?fù)鈱彽炔牧稀Ｓ绕涫且恍┰趪?guó)家機(jī)關(guān)單位工作的畢業(yè)生，由于干部人事檔案學(xué)歷學(xué)位材料缺失，國(guó)家單位很難對(duì)學(xué)生人事檔案進(jìn)行全面規(guī)范審核。由此，大批畢業(yè)生不得不回到學(xué)生進(jìn)行查檔復(fù)制，這為傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案查閱方式增添了很多繁重的工作，需要檔案工作人員到檔案庫(kù)房進(jìn)行查檔復(fù)印。因此，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助，提高檔案利用服務(wù)工作效率，可以更好地為畢業(yè)生服務(wù)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維在大學(xué)生檔案工作中的應(yīng)用

在學(xué)校行政管理工作中，檔案工作包含了高校師生的人才檔案、學(xué)校相關(guān)活動(dòng)、事件等重要信息工作，是一項(xiàng)涉及范圍廣、著力點(diǎn)細(xì)、跨越時(shí)間長(zhǎng)的工作。20世紀(jì)90年代，信息技術(shù)的迅速崛起和國(guó)內(nèi)高校檔案的迅速發(fā)展，為大學(xué)生檔案管理帶來了新的機(jī)遇。大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新成為一種必然的趨勢(shì)。而在大學(xué)生檔案工作改革創(chuàng)新中，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維具有非常重要的價(jià)值。

（一）應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，提升檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，數(shù)據(jù)的采集與錄入需要耗費(fèi)很多時(shí)間，并且在此過程中，工作人員容易產(chǎn)生疲憊感，各項(xiàng)工作都需要人力來操作才能完成。而應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過計(jì)算機(jī)就能對(duì)信息進(jìn)行采集與輸入，能夠避免人力操作時(shí)可能出現(xiàn)的失誤、無序、紊亂等問題，能夠減少人力的投入、使用成本，提升學(xué)生檔案管理的經(jīng)濟(jì)性。而當(dāng)檔案的形式從書面轉(zhuǎn)向數(shù)字時(shí)，檔案工作的各個(gè)方面都會(huì)節(jié)約不少的成本與空間，如紙張的使用與印刷、檔案的存儲(chǔ)與安置等?？梢?，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)能夠從整體上降低高校檔案工作的投入。

（二）應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，提升檔案管理工作的多元性

大學(xué)生檔案所涉及的范圍廣，數(shù)量多。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，每一份檔案都是以紙質(zhì)書面的形式存放在檔案室中。因此，只有在特定查找需求下，才會(huì)去調(diào)用，如學(xué)生的歷史檔案、學(xué)生的學(xué)位檔案等，檔案被查閱和使用頻率比較低。但是利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過信息技術(shù)，能夠更好地評(píng)判、了解某一件事情或某一個(gè)人，提升檔案使用工作的多元性。對(duì)于使用者來說，不論是學(xué)位檔案還是歷史檔案，檔案的調(diào)取查閱變得更加便捷。檔案管理人員應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，及時(shí)地補(bǔ)充更新學(xué)生檔案。

（三）應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，提升檔案對(duì)接工作的緊密性

部分高校建校的時(shí)間比較長(zhǎng)、人員數(shù)量眾多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多。學(xué)生檔案建成、管理、存儲(chǔ)工作都是長(zhǎng)期性的，檔案工作人員也不固定。這就意味著檔案工作會(huì)涉及到人員之間對(duì)于檔案工作的交接問題，并且在交接管理時(shí)容易出現(xiàn)紕漏，如檔案室內(nèi)人員的新增、調(diào)遷等。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，只要管理人員具有很好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和技術(shù)，檔案管理與存儲(chǔ)就會(huì)非常自然順利，會(huì)更加有序和直接。同時(shí)，檔案在外借時(shí)，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過數(shù)字信息的軌跡跟蹤流程、數(shù)字信息技術(shù)的運(yùn)用，還可以避免檔案的丟失或損壞，加強(qiáng)對(duì)接工作的緊密性。

三、利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維創(chuàng)新大學(xué)生檔案工作的路徑

（一）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理模式網(wǎng)絡(luò)化

首先，目前大學(xué)生檔案并沒有完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，只是逐步變?yōu)殡娮有问?。因此，高校要增?qiáng)學(xué)生檔案管理模式的網(wǎng)絡(luò)化；在檔案管理與利用上，建立完善的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，加大設(shè)備的更新與建設(shè)。大學(xué)生檔案信息管理模式網(wǎng)絡(luò)化主要體現(xiàn)在檔案信息的深度挖掘、管理與利用上，并不只是體現(xiàn)在信息數(shù)字化上，還體現(xiàn)在能夠擺脫傳統(tǒng)人工查找等管理方式和利用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的查找與利用等方面。高校在建設(shè)學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，要充分挖掘電子檔案信息的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類呈現(xiàn)；要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，完成檔案信息的不同主題查找，尋找檔案信息間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，為需要者提供能夠公開的檔案信息；要優(yōu)化操作手續(xù)與步驟，積極建設(shè)與開發(fā)檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)接口，減少學(xué)生檔案管理冗雜的手續(xù)。另外，高校領(lǐng)導(dǎo)及教師要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，注重常規(guī)的檔案業(yè)務(wù)理論知識(shí)，向用戶提供多角度的檔案信息服務(wù)。為了形成上下協(xié)調(diào)的局面，大學(xué)生檔案管理部門必須注重學(xué)生工作相關(guān)知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)有關(guān)理論的教育，依托其他職能部門的幫助，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)，讓學(xué)生樹立檔案意識(shí)。同時(shí)，高校要通過櫥窗、網(wǎng)站、校園廣播等多種形式，積極宣傳檔案知識(shí)，激勵(lì)學(xué)生以良好的表現(xiàn)書寫自己的成長(zhǎng)歷程。[3]

（二）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理

首先是如何建立學(xué)生電子檔案。在大學(xué)生檔案工作中，建立電子檔案是十分必要的。從宏觀上來說，學(xué)生檔案的建立與檔案“雙軌制”要求是一致的。為了保護(hù)檔案的安全，便于檔案的管理，要同時(shí)建立紙質(zhì)檔案和電子檔案。但從微觀上來說，學(xué)生電子檔案是對(duì)紙質(zhì)檔案的一種補(bǔ)充，并非是對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。學(xué)生檔案是高校人事檔案的基礎(chǔ)，但并不是在校期間產(chǎn)生的所有檔案都需要?dú)w檔保存，人事檔案歸檔的范圍具有嚴(yán)格的要求，如綜合素質(zhì)的檔案材料并不能在人事檔案中體現(xiàn)，只有入黨、成績(jī)、學(xué)位這部分檔案需要保存。因此，為了彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的損壞或丟失，我們需要建立學(xué)生電子檔案，從而將學(xué)生在校期間參加活動(dòng)的優(yōu)秀表現(xiàn)、獲獎(jiǎng)情況、實(shí)踐能力、心理狀況、誠(chéng)信品質(zhì)等清理后一并歸入電子檔案，為用人單位以及學(xué)生今后的工作提供參考價(jià)值，更加全面地反映出學(xué)生的情況。

其次是學(xué)生電子檔案的移交。一般情況下，高校畢業(yè)生檔案的投遞流程都是由學(xué)校學(xué)生處和就業(yè)部門完成的。學(xué)生檔案都是由這些部門郵遞到用人單位或者生源所在地的人力資源中心。然后，用人單位的人事部門根據(jù)學(xué)校開具的派遣證，以及檔案信息內(nèi)容，再對(duì)學(xué)生進(jìn)行初步了解。而紙質(zhì)檔案不能讓用人單位更加深入地了解學(xué)生各方面能力，不具備其他詳細(xì)的檔案材料。因此，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校需要將紙質(zhì)檔案和電子檔案都郵遞到用人單位、移交給用人單位。

（三）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，創(chuàng)新大學(xué)生檔案的利用服務(wù)

首先，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)中，大學(xué)生檔案的利用要建立一個(gè)學(xué)生電子檔案的查詢鏈接，效仿學(xué)信網(wǎng)的自助式網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)方式，借助學(xué)校網(wǎng)站平臺(tái)，登錄到學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)中。登錄方式包括畢業(yè)生可以通過姓名、身份證號(hào)進(jìn)行查詢登錄，也可以通過姓名、學(xué)號(hào)進(jìn)行登錄查詢，頁(yè)面設(shè)置主要分為學(xué)歷學(xué)位、成績(jī)檔案、處分情況等幾個(gè)項(xiàng)目，兩種方式都要加設(shè)密碼。登陸后，在權(quán)限設(shè)置上，學(xué)生只有讀的權(quán)限，沒有修改的權(quán)限，只能查詢自己的檔案，可以根據(jù)需要進(jìn)行查閱或打印。只有學(xué)校相關(guān)部門檔案工作人員才有管理全校學(xué)生檔案的查閱權(quán)限，并對(duì)檔案信息進(jìn)行上傳。同時(shí)，檢索服務(wù)平臺(tái)要根據(jù)學(xué)生本人檔案派遣去向的人次利用需求，設(shè)置畢業(yè)生檔案派遣去向頁(yè)面查詢，從而突破時(shí)間空間限制，健全檔案部門的查檔工作，方便利用者，提高檔案利用率，減少來校查詢復(fù)印檔案的紙張浪費(fèi)。

其次，在學(xué)生電子檔案建立和移交后，為了節(jié)省用人單位來校查檔的人力和時(shí)間，高校會(huì)為用人單位主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，將學(xué)生電子檔案一并移交到用人單位。但是用人單位在接受畢業(yè)生電子檔案后，要進(jìn)行保密歸檔，由單位人事檔案管理人員進(jìn)行管理，避免侵犯學(xué)生隱私權(quán)。同時(shí)，學(xué)校電子檔案查詢系統(tǒng)不授予用人單位登錄權(quán)，不面向用人單位開放，但可以對(duì)用人單位提供在線咨詢服務(wù)，這樣可以保證學(xué)生檔案信息的安全。[4]

[1]王愛俠.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新研究[J].山西檔案,2016(11).

[2]張志強(qiáng).淺析面向就業(yè)服務(wù)的大學(xué)生檔案管理拓展[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2016(7).

[3]李彩霞.新時(shí)期大學(xué)生檔案管理改革探析[J].求知導(dǎo)刊,2016(10).

[4]張峻山.大數(shù)據(jù)時(shí)代大學(xué)生檔案管理與利用探討[J].黑龍江史志,2015(9).