文 / 余清

如今，檔案信息資源日益表現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時代特有的屬性，即信息數(shù)量日益龐大、信息種類繁多、用戶需求多樣且難以在短時間內(nèi)獲取所需信息。隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案用戶不再滿足于單個檔案保管機構(gòu)的館藏服務(wù)，迫切需要內(nèi)容更完整、層次更深的信息服務(wù)。這要求檔案部門積極開展檔案信息資源合作共建，創(chuàng)建檔案信息資源全面查詢和利用系統(tǒng)，從而為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

“檔案信息資源的共建是指檔案部門根據(jù)用戶的檔案信息需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合各級各類檔案保管機構(gòu)的檔案信息資源，加強與社會部門的協(xié)同，建立一個基于互聯(lián)網(wǎng)的分層級檔案信息服務(wù)平臺，滿足社會對檔案信息的利用需求”[1]。檔案信息資源共建對提高檔案利用效率、滿足社會檔案信息需求具有極為重要的作用，因此檔案信息資源共建勢在必行。

一、我國檔案信息資源共建的現(xiàn)狀

近年來，由于政府政策的扶持和社會公眾檔案意識的提高，我國的檔案信息資源共建工作發(fā)展較快。筆者以浙江省為例，簡要介紹該省在推動檔案信息資源共建方面開展的實踐工作。

2008年8月6日，時任浙江省檔案局（館）長王立忠在全省檔案館建設(shè)會上作了《努力打造檔案共建共享平臺，為推動我省文化大發(fā)展大繁榮服務(wù)》的專題報告，對檔案信息資源共建共享工作進行了具體布置,并舉行了全省檔案信息資源整合和綜合利用試點單位授牌儀式。[2]2014年，浙江省檔案局(館)提出推進涵蓋法制檔案、智慧檔案、民生檔案、平安檔案、活力檔案的“五檔共建”計劃。2016年1月，浙江省檔案局(館)長劉蕓在全省檔案局(館)長會議上又提出深化推進“五檔共建”，補齊短板，建設(shè)“三個走向”示范區(qū)。2018年3月14日，浙江省、上海市、江蘇省和安徽省三省一市檔案局局長在上海市檔案局（館）正式簽署了開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”的工作合作協(xié)議。此次合作是貫徹落實十九大提出的“以人民為中心”發(fā)展思想的實際舉措，打破了檔案資源管理區(qū)域壁壘，意義極為深遠。[3]各級檔案部門也紛紛加入檔案信息資源共建的實踐工作中來，為實現(xiàn)浙江省檔案信息資源共建添磚加瓦。例如，2012年，麗水市正式試運行以政務(wù)外網(wǎng)為平臺，以市本級為中心，以9縣市為結(jié)點，以N個機關(guān)數(shù)字檔案室為終端的檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)市縣鄉(xiāng)三級機關(guān)電子檔案共建。[4]2015年，海寧市通過建立檔案信息資源共建共享利用平臺整合全市檔案信息資源，以開放館藏檔案資源、返還歷史進館數(shù)據(jù)、共享現(xiàn)有室藏檔案的方式實現(xiàn)檔案資源的服務(wù)利用，實現(xiàn)政務(wù)網(wǎng)用戶一個平臺查找15個類型的民生檔案、館藏開放檔案、館藏資料、特色檔案、編研成果、其他單位共享的室藏檔案。[5]2016年，平湖市檔案局與華東師范大學(xué)歷史學(xué)系組織成立了以華東師范大學(xué)專家教授為主的研究團隊，計劃利用《老鼎豐醬園檔案》等一批珍貴資源，開展相關(guān)研究工作，發(fā)掘、整理平湖歷史檔案。[6]

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下我國檔案信息資源共建存在的問題

盡管我國檔案信息資源共建已取得了一定成就，但理論研究和實踐應(yīng)用仍處于“摸著石頭過河”的初級探索階段。檔案信息資源共建在不同區(qū)域、不同級別檔案部門間發(fā)展嚴重不平衡，“檔案信息孤島”現(xiàn)象持續(xù)嚴重。

（一）共建意識不強烈

目前，我國社會主體的檔案意識還沒有完全覺醒，公眾沒有充分認識到檔案及檔案工作對社會發(fā)展進步的重要意義，對于建立檔案信息資源合作共建機制更沒有清晰的認識。一方面，檔案工作者共建協(xié)作意識淡薄，缺少跨行業(yè)、跨部門的合作交流，安于現(xiàn)狀，沒有從根本上樹立“以檔案用戶為本”的服務(wù)理念。另一方面，檔案用戶沒有提出檔案信息資源共建的要求，例如在異地查檔時，還是一如既往地奔波異地獲取資料，沒有享受到資源共建給工作和生活帶來的便利。公眾參與檔案信息資源共建的動力不足，檔案部門不能僅僅靠新鮮感來吸引公眾參與檔案信息資源建設(shè)，如何吸引公眾參與到檔案信息資源共建行動中成為檔案管理工作的新任務(wù)。[7]

（二）共建數(shù)據(jù)分散化

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源量增長迅速，10年前已經(jīng)很大的GB級數(shù)據(jù)，相較于今天的PB級甚至ZB級的數(shù)據(jù)，已經(jīng)不能被稱之為“大數(shù)據(jù)”[8]。從信息資源管理視角出發(fā)，大數(shù)據(jù)具有4V特征，即“量大（Volume）、樣多（Variety）、高速（Velocity）、多變（Variability）”[9]。巨大的檔案信息資源館藏量和增長量雖然給公眾生活和工作帶來了極大便利，但是由于分散保存并沒有發(fā)揮最大的使用價值。檔案信息資源零散分布，加上不同檔案部門之間相對獨立，難以有效整合成一個完整的檔案信息資源共建數(shù)據(jù)庫。

（三）共建標準不統(tǒng)一

在我國“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的檔案管理體制下，各檔案部門處于各自管理的狀態(tài)。各檔案管理部門實行本單位內(nèi)檔案信息資源的自給自足，管理規(guī)范和利用標準自成體系，向檔案用戶提供有限的利用服務(wù)。我國目前為止既沒有出臺明確的檔案信息資源共建標準及規(guī)范，也沒有一個權(quán)威性的機構(gòu)為檔案信息資源共建指明方向、目標。在這種情況下，即使聯(lián)動區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)、系統(tǒng)內(nèi)各檔案部門實行檔案信息資源共建，它們也只是披著“檔案資源共建”的外衣，實則各行其道。缺乏統(tǒng)一檔案資源共建標準的“共建”不僅沒有任何意義，而且會阻礙我國檔案信息資源共建的步伐。

（四）共建技術(shù)落后

檔案信息資源的收集、整理、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)都離不開信息技術(shù)的支持，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的建立亦是如此。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)在為檔案信息資源管理提供技術(shù)支撐的同時，也對檔案信息資源共建提出了更高的技術(shù)要求。目前來看，我國檔案信息資源共建的信息技術(shù)相對落后，在硬件和軟件兩方面都難以追趕大數(shù)據(jù)時代技術(shù)更新?lián)Q代的步伐，主要體現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施不配套、技術(shù)發(fā)展受限、平臺標準化程度低、檔案數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)不完善、技術(shù)人員配置不均衡等方面。

（五）共建人才不足

一支職業(yè)素質(zhì)高、專業(yè)性強的人才隊伍是檔案信息資源共建的重要基礎(chǔ)，人才的交流與合作也是檔案信息資源共建過程中必不可少的環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源的海量劇增和新型信息技術(shù)的不斷更新對檔案部門人才隊伍的建設(shè)提出了新的要求：既要具備檔案專業(yè)知識，又要擅長計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊知識、外語知識等。[10]目前我國檔案部門人才隊伍在數(shù)量、素質(zhì)、群體構(gòu)成上遠遠不能滿足大數(shù)據(jù)時代的需求，復(fù)合型人才匱乏成為檔案信息資源共建過程中的阻力。同時，各檔案部門之間人才資源構(gòu)成不平衡，影響各相關(guān)單位間檔案信息資源的合作交流。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下我國檔案信息資源共建的具體策略

（一）強化檔案信息資源共建意識

思想意識的更新和思維方式的變革問題，是實現(xiàn)檔案信息資源共建的重要前提。[11]而目前社會公眾沒有形成整體性檔案意識，檔案信息資源共建的意識橋梁沒有搭建完備，阻礙了共建工作的深入開展。加快社會公眾檔案思想觀念的革新，強化檔案信息資源共建意識，可以從檔案工作者和檔案用戶兩個方面著手。

首先，要加強對檔案工作者的培訓(xùn)教育，倡導(dǎo)樹立以用戶為中心的檔案信息資源共建意識，最大程度地為用戶提供全面完整的檔案信息，滿足用戶異地查檔、“一館查檔”的多樣化需求。其次，要在社區(qū)、各相關(guān)單位進行檔案便民利民活動宣傳，展示檔案信息資源共建成果，提高社會整體檔案意識。再次，要建立完善的檔案信息資源共建激勵機制。一方面，要實行政策、技術(shù)、資金等獎勵措施，從經(jīng)濟利益和社會利益兩方面刺激檔案部門加入到資源共建的行列中，并形成競爭機制和績效評價機制，調(diào)動檔案工作者的共建積極性。另一方面，要對提供檔案信息資源和為檔案信息資源共建建言獻策的社會公眾給予物質(zhì)或精神獎勵，吸引和鼓勵社會各界參與檔案信息資源建設(shè)，不斷提高共建意識水平，優(yōu)化資源共建的整體環(huán)境。

（二）整合檔案信息資源

對檔案信息資源的收集、整理是檔案利用的前提，整合各檔案部門和相關(guān)單位分散的檔案信息資源是共建工作的基礎(chǔ)。在檔案信息資源共建過程中，不僅要求各相關(guān)單位提供全面完整的檔案信息資源，更為關(guān)鍵的是及時有效地對這些資源進行整合，即對收集過來的全部檔案信息資源進行挖掘、整理、剔除，建立檔案信息資源池，形成完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

強化檔案信息資源共建工作，首先要做好檔案信息資源的收集工作，擴大收集范圍，打好基礎(chǔ)。在建立基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫的前提下，對檔案用戶的信息需求進行分析研究，圍繞用戶查詢率較高的檔案類型或社會關(guān)注度較高的領(lǐng)域建立專題檔案數(shù)據(jù)庫、特色檔案數(shù)據(jù)庫、行業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。其次，要重視對檔案信息資源的不斷更新，保持檔案數(shù)據(jù)庫的動態(tài)運行，實現(xiàn)檔案信息資源收集和數(shù)據(jù)庫的同步更新。再次，要在注重現(xiàn)實需求的基礎(chǔ)上，著眼于檔案長遠利用，為更深層次的檔案信息資源共建提供儲備條件。

（三）制定統(tǒng)一的檔案信息資源共建標準

“無規(guī)矩不成方圓”，合理統(tǒng)一的檔案信息資源共建標準是實現(xiàn)合作共建的重要條件。只有在健全、完整的檔案信息資源共建標準之下，各級各類檔案部門才能在一定程度上改變原有各自為政的狀態(tài)，形成檔案信息資源共建的合力。

檔案信息資源共建作為一項跨區(qū)域、跨系統(tǒng)、跨部門的綜合性工程，合理統(tǒng)一的共建標準須依靠政府政策制定和強制力執(zhí)行。這要求檔案部門積極主動、經(jīng)常性地對共建工作進行宣傳，及時推廣科研成果，深化與政府機關(guān)的合作交流，讓政府重視檔案信息資源共建，并在此基礎(chǔ)上獲得政府政策支持。政府應(yīng)制定整體意義上的檔案信息資源共建標準，指明檔案信息資源共建的方向，明確各合作單位的職責(zé)和任務(wù)，確定工作目標，給予檔案信息資源共建工作全局性的指導(dǎo)。各檔案部門在政府標準規(guī)范的基礎(chǔ)上結(jié)合本共建系統(tǒng)內(nèi)實際情況予以補充，或制定臨時性的檔案信息資源共建標準。在基礎(chǔ)共建設(shè)備、檔案信息采集、加工、驗收、測試、信息安全技術(shù)、元數(shù)據(jù)標準、管理以及應(yīng)用和服務(wù)等方面作出明確規(guī)定，如檔案信息平臺體系建設(shè)規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)標準及規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)交換與共享資源目錄規(guī)范、開發(fā)信息中間件等；[12]根據(jù)社會的發(fā)展對現(xiàn)有的標準規(guī)范體系進行補充更新，注重學(xué)習(xí)國內(nèi)外成功案例，吸取精華，借鑒其標準規(guī)范；創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源共建標準體系，明確共建工作操作流程，對實現(xiàn)各級各類檔案部門之間互通互聯(lián)、促進檔案信息資源共建工作的有效開展具有重要意義。

（四）建立和維護檔案信息資源共建服務(wù)平臺

檔案信息資源共建離不開平臺的搭建，檔案信息資源共建服務(wù)平臺的建立和維護是共建工作的重要環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)的發(fā)展為建立檔案信息資源共建服務(wù)平臺提供了強有力的技術(shù)支撐。檔案信息資源共建服務(wù)平臺以各單位檔案數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)源，對多類型檔案信息資源進行整合，形成了更為完善、更具特色的信息服務(wù)平臺。集成檔案信息和檔案利用服務(wù)，既有效避免了檔案信息資源出現(xiàn)缺失、重復(fù)收錄的情況，又改變了過去分散的小規(guī)模的信息服務(wù)方式，滿足檔案用戶全方位、多層次的信息需求。

為打造出一個功能完善、適用性強、安全保障系數(shù)高的檔案信息資源共建服務(wù)平臺，在平臺總體架構(gòu)和內(nèi)容設(shè)計環(huán)節(jié)要多方細致地考慮。例如，在導(dǎo)航功能欄中加入“提供檔案信息”一項，讓用戶可根據(jù)提示向檔案部門提供檔案信息，管理人員在后臺對用戶所提供信息進行鑒定、審核，從而擴大檔案信息資源的收集范圍；在共建平臺與各單位信息平臺之間形成“總—分”的連接模式，讓用戶可以通過共建平臺直接進入到各檔案部門門戶網(wǎng)站；在檔案信息資源共建服務(wù)平臺及時顯示檢索頻率較高或特色的檔案信息，為檔案用戶提供人性化服務(wù)的同時，對共建成果也起到一定的宣傳作用等。信息技術(shù)發(fā)展速度迅猛，我們要加快信息技術(shù)更新的步伐，不斷在原有的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)完善，努力打造集收集數(shù)據(jù)、查詢檔案、運行管理、辦公協(xié)同、推廣宣傳等眾多功能于一體的檔案信息資源共建服務(wù)平臺。

（五）建立復(fù)合型人才隊伍

檔案信息資源共建參與單位多、工作繁雜、技術(shù)要求高，這些都對共建工作中的人員素質(zhì)和整體人力資源結(jié)構(gòu)提出了更高、更具體的要求。美國9·11數(shù)字檔案館的工作人員有檔案專家、網(wǎng)頁設(shè)計師、信息技術(shù)專家、歷史學(xué)家、傳媒專家、研究員等，組成結(jié)構(gòu)多元化，擁有一支完整專業(yè)的人才隊伍。[13]由9·11數(shù)字檔案館的成功經(jīng)驗可以看出，為了滿足檔案信息資源共建工作的人才需求，必須從工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡層次、性別比例等方面進行調(diào)整，吸收來自不同層次、不同領(lǐng)域、不同知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，尤其是高級管理型、信息技術(shù)型、協(xié)調(diào)溝通型和具體操作型等相關(guān)人才。[14]

為了在更大范圍內(nèi)吸引優(yōu)秀人才，檔案部門可以引入市場機制，利用市場自身的優(yōu)勢調(diào)動社會各界參與檔案信息資源共建的積極性。例如向市場公開招聘專業(yè)人才服務(wù)于平臺的開發(fā)運行和大數(shù)據(jù)分析研發(fā)等環(huán)節(jié)，以此提高共建工作的效率。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下動態(tài)發(fā)展的信息環(huán)境，還需要加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)。例如通過舉辦各類專題培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)講座，對新加入的工作人員進行基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；對老員工定期進行“拔高”培養(yǎng)，實行“優(yōu)勝劣汰”，集成業(yè)務(wù)骨干。此外，要加強兄弟單位之間的學(xué)習(xí)交流，相互取長補短，在整合檔案信息資源的同時對人才資源也進行“共建”。這既增強了系統(tǒng)內(nèi)部的凝聚力，又為檔案信息資源的共建工作提供了人才支撐。

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[2]翁梅,周峰林.共建共享 繁榮文化 全省檔案館建設(shè)座談會在長興召開[J].浙江檔案,2008(8):1.

[3]浙江省檔案局簽訂長三角三省一市開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議[EB/OL].http://daj.lishui.gov.cn/gzdt/yndt/201803/t20180316_2909547.htm.

[4]麗水市1+9+N 檔案協(xié)同管理系統(tǒng)正式投入試運行[EB/OL].http://www.inlishui.com/html/hot/2012/0820/27618.html.

[5]海寧市檔案局運用檔案共建共享利用平臺面向全市提供檔案利用服務(wù)[EB/OL].http://www.haining.gov.cn/news/bmdt/201505/t20150504 _430305.htm.

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[9]International Organization for Standardization.ISO 5127:2017[EB/OL].https://www.iso.org/standard/59743.html.

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