（樂山師范學(xué)院）

在商務(wù)工作方面較為常用的信函主要包括：詢問函、請求函、回復(fù)函、聯(lián)系函、商洽函以及告知函等等。在眾多的信函中所包括的主要元素是要做到精確、簡潔、禮貌、具體以及體諒等。然而，對于商務(wù)日語信函的寫作不僅僅要包含以上幾項(xiàng)要求以外，還要全面的注重日本這一國家的國情、以及其生活習(xí)慣與商業(yè)思維方式等等。因此，對有關(guān)于商務(wù)日語函電的寫作等方面也提出了更加嚴(yán)格、更加規(guī)范化的要求。本篇文章主要針對商務(wù)日語函電中所要運(yùn)用的詞匯、語句、語篇等眾多的語言表達(dá)方式，來分析并總結(jié)有關(guān)于商務(wù)日語函電文體的基本寫作特征。

一、商務(wù)日語函電的文體特征

(一)詞匯特征

對于商務(wù)日語函的寫作其文體的不同所運(yùn)用的詞語也存在一定的差異性，但其要運(yùn)用的詞語必須要能夠顯著的體現(xiàn)出文體所要表達(dá)的色彩。以下將主要從專業(yè)術(shù)語、鄭重語以及縮略語等方面展開敘述。

1.專業(yè)術(shù)語

商務(wù)日語函電的主要運(yùn)用場合為外貿(mào)實(shí)務(wù)活動(dòng)中其所運(yùn)用的信函，主要是與外貿(mào)實(shí)務(wù)相結(jié)合的一種綜合性的文體?？紤]到其運(yùn)用的場合，因此在這一寫作過程中所運(yùn)用的詞匯必須是與外貿(mào)實(shí)務(wù)緊密關(guān)聯(lián)的專業(yè)性的術(shù)語。且所運(yùn)用的這些專業(yè)術(shù)語在普通的信函中是不常見或者看不到的。例如：「荷為替手形」、「取り消し不能信用狀」等等在商務(wù)日語函電中就是常用的外貿(mào)專業(yè)性術(shù)語。因此，要想全面的掌握商務(wù)日語函電的寫作，首先要對其常用的專業(yè)術(shù)語所代表的意思有精確的理解。

2.縮略詞

在商務(wù)工作中運(yùn)用商務(wù)日語函電的主要對象為眾多的中日商務(wù)領(lǐng)域當(dāng)中的不同層次的專業(yè)性人士，這些人士深諳商務(wù)工作中效率至上、時(shí)間就是金錢。因此在展開具體的商務(wù)工作中為了提高商務(wù)工作效率，在展開商務(wù)日語函電的使用中，往往為了提升效率在使用專業(yè)術(shù)語上運(yùn)用縮略詞，因此，只有本專業(yè)的人士才能識(shí)別這些詞匯。

例如：「D/P」和「D/A」就分別是「支払時(shí)書類渡し手形」和「引受時(shí)書類渡し手形」的縮略形式。這些常用的縮略詞已被商務(wù)領(lǐng)域中的專業(yè)人士廣泛的接受并運(yùn)用，這些縮略詞的出現(xiàn)不僅使商務(wù)日語函電的寫作更加的規(guī)范，也極大的提升了商務(wù)工作效率。

3.鄭重語

所運(yùn)用的商務(wù)日語函電都是以書面的形式傳送于商務(wù)交易活動(dòng)中具有較強(qiáng)影響力的專業(yè)人士之間。因此商務(wù)日語函電的書寫一定要講究禮貌、正式且謹(jǐn)慎。大部分的商務(wù)日語函電中鄭重語的廣泛應(yīng)用就顯著的表明了這一要求。例如：「早急に」（すぐ）、「誠に」（本當(dāng)に）、本日（今日）、少少（ちよつと）、拝見（読む）、この度（今度）等。括號(hào)中存在的詞語過于口語化，缺乏商務(wù)日語函電所要求的禮貌與鄭重性，因此在商務(wù)日語函電的寫作中不可運(yùn)用。

(二)語句特征

1.復(fù)合句的出現(xiàn)率高

在商務(wù)日語函電中其結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜且所運(yùn)用的復(fù)合句較多，這些復(fù)合句的應(yīng)用不僅可使收件方明確事情的先后順序，還可使整個(gè)電函的行文更加的縝密，使行文更加具有邏輯性，從而使其更加的正式。

例如：4月9日付けのオフアーシートを拝読し、早速ユーザーと検討しましたが、この値段が広州の同類製品より10%以上も高いので、當(dāng)方としてはどうしても受け入れられません。

因?yàn)樵谏虅?wù)日語函電的書寫中運(yùn)用復(fù)合句可使行文更加的周密，因此被廣泛的運(yùn)用。然而，這并不意味著商務(wù)日語函電對于使用結(jié)構(gòu)簡單、簡潔明快的簡單句的排斥。事實(shí)上，商務(wù)日語函電的寫作主要是以復(fù)合句為主，以簡單句為輔展開寫作的一種較為特殊的文體。

2.省略句的使用

在商務(wù)日語函電寫作中，省略句可以說是一種具有顯著文體功能的句子類型。因?yàn)槭÷跃涞恼w句式結(jié)構(gòu)較為緊密，所表現(xiàn)的意思較為突出，能強(qiáng)烈的表現(xiàn)出言簡意賅的效果。對于此類型函電的寫作，使用人為商務(wù)人士，其往往更加講究工作效率，因此，在寫作中往往會(huì)通過這一形式來吸引對方的關(guān)注，并引導(dǎo)其繼續(xù)下去。從這一點(diǎn)來說，商務(wù)日語函電與普通的信函存在著一定的差異。商務(wù)日語函電中包含著“件名”也就是函電的標(biāo)題，他直接決定著能否吸引對方的注意力。大部分的“件名”基本都為省略句的結(jié)構(gòu)，運(yùn)用的主要目的就是為了突出函電所包含的內(nèi)容，進(jìn)而吸引交易方的注意。因此，在大部分的商務(wù)日語函電中常常會(huì)看到此類型的“件名”：船積み通知 新製品ご紹介の件○○協(xié)定書について。

3.陳述句和祈使句的使用率高

不同的句式結(jié)構(gòu)有著不同的功能特點(diǎn)，基本的句式結(jié)構(gòu)可分為疑問句、省略句、感嘆句、陳述句、祈使句等等。在商務(wù)日語函電寫作的過程中選擇的句式結(jié)構(gòu)因文體的不同也會(huì)有所側(cè)重。因?yàn)榇蟛糠值纳虅?wù)日語函電的寫作目的都是為了陳述某一存在的事實(shí)與具體情況，以及對事件的個(gè)人看法，因此，在商務(wù)日語函電中基本上運(yùn)用最多的句型為陳述句。此外，商務(wù)日語函電大部分除了陳述一件事實(shí)以外還會(huì)提出請求或者要求，因此表示請求的祈使句的句型使用的頻率也相對較高。因?yàn)槿绻胍硎菊埱蠡蛘咭蠓湃胍庠?，如果運(yùn)用陳述句往往會(huì)顯得沒有禮貌或者表述生硬且沒有足夠的說服力。在這種情況下選用祈使句往往會(huì)增強(qiáng)說服力且表示出委婉與客氣。例如：各條項(xiàng)をご確認(rèn)の上、署名捺印して中の一部をEMSでご返送お願(yuàn)います。なお、この度の商品は季節(jié)物ですので、早急にお手配の上、契約書に決められた品質(zhì)のものを、10月15日までに積み出されるようお願(yuàn)いします。

4.敬語語句使用較多

以上所提到的商務(wù)日語函電的形式基本上都是書面的形式，且是傳送于交易雙方之間極具影響力的專業(yè)人士之間的。因此，不僅僅要注重所選用的句式結(jié)構(gòu)與用詞，還要更加的注重語句的使用。例：皆様には、弊社へのご用命（注文）をいただければ幸いに存じます。何かお問い合わせがございましたら、いつでも弊社にご連絡(luò)くださいますようお願(yuàn)い申し上げます。

在商務(wù)日語函電中運(yùn)用敬語能夠很好的體現(xiàn)出寫信人對于收信人所要表達(dá)的敬意，有利于促進(jìn)交易雙方之間的良好的合作關(guān)系，為其展開交易營造良好友善的氛圍，為其商務(wù)活動(dòng)的順利展開奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這一點(diǎn)也是適合商務(wù)日語函電的寫作以及使用的目的。

（三）語篇特征

商務(wù)日語函電作為一種客戶之間業(yè)務(wù)聯(lián)系的一種公函，書寫格式一定要規(guī)范化與嚴(yán)謹(jǐn)化，內(nèi)容一定要簡潔明了。此外，函電在后續(xù)的商務(wù)往來中也具有至關(guān)重要的作用。正是由于所存在的這一系列的因素，商務(wù)日語函電的整篇結(jié)構(gòu)的銜接等也具有獨(dú)特之處。

1.語篇整體結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)

商務(wù)日語函電的整體結(jié)構(gòu)主要為發(fā)信編號(hào)→發(fā)信日期→收信人→發(fā)信人→標(biāo)題→起首語→寒暄語→正文→結(jié)束語等部分所構(gòu)成,就其整體結(jié)構(gòu)而言，既規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)又一目了然。在商務(wù)日語函電中所運(yùn)用的寒暄語具有固定的格式，因此，不需要在其上面下太多的功夫，因?yàn)樗膶懽饕鈭D僅僅是把某一事件或者寫信的意圖精確的告訴對方就可以了，因此，寒暄語的使用不需要過于講究。往往都會(huì)使用一些固定的、常見的寒暄語。例如：

（1）毎毎格別のお引き立てをいただき、ありがたくお禮申し上げます。

（2）貴社一段とご発展のこととお喜び申し上げます。

2.正文以結(jié)、起、承為原則

商務(wù)日語函電與普通信函的寫作順序也具有較大的差異，前者是將工作效率放在首位，而后者往往將目的放在末尾之處。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點(diǎn)検は、現(xiàn)在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環(huán)境下での企業(yè)活動(dòng)を?qū)g施するために、ぺラントの整備點(diǎn)検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願(yuàn)い申し上げます。

上述這封函電就是在寫作的開頭直截了當(dāng)?shù)谋砻髁艘硎龅氖虑椋S后表明了這件事情對于己方的重要并提出了要求，主要是按照結(jié)、起、承的順序書寫的。

3.接續(xù)詞的使用較少

在商務(wù)日語函電的書寫中，接續(xù)詞有著重要的銜接作用，然而，如果接續(xù)詞運(yùn)用的過多便會(huì)使語篇顯得冗長，復(fù)雜且缺乏簡潔性。因此，會(huì)直接或者間接的影響到閱讀人的工作效率，然而，商務(wù)日語函電為了節(jié)約閱讀時(shí)間提高效率，接續(xù)詞往往運(yùn)用的較少，且多為「さて」「しかしながら」「ので」「したがいまして」「なお」「ただし」等部分固定的接續(xù)詞。例如：さて、さる平成0年0月0日に貴社にご依頼しました、弊社のぺラントの整備點(diǎn)検は、現(xiàn)在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環(huán)境下での企業(yè)活動(dòng)を?qū)g施するために、ぺラントの整備點(diǎn)検は欠かせめものとなつております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願(yuàn)い申し上げます。

該函電中只出現(xiàn)了“さて、しかしながら、ために”三個(gè)接續(xù)詞。通過這部分接續(xù)詞的運(yùn)用可使整個(gè)函電更加的主次分鳴、條理清晰、更容易閱讀與理解。

二、商務(wù)日語函電寫作中容易出現(xiàn)的問題

（一）假名輸入錯(cuò)誤

在展開相關(guān)的商務(wù)日語函電的寫作訓(xùn)練開始之前，首先要讓學(xué)生熟練的掌握日語的輸入法。與大部分日語課程中的寫作、精讀、泛讀以及翻譯等相關(guān)課程存在的最大的差別是，商務(wù)日語的寫作作業(yè)主要是依靠電腦來展開日語輸入的。對于大部分已經(jīng)完全習(xí)慣運(yùn)用筆書寫的學(xué)生而言，迅速的掌握一些片假名、平假名的輸入方式對于其整個(gè)學(xué)習(xí)商務(wù)日語函電的過程中，是存在的一個(gè)具有一定難度的難題。尤其是對于一些長音、撥音以及促音等方面的輸入錯(cuò)誤，極有可能會(huì)對整個(gè)商務(wù)函電文件的理解造成一定的誤解，進(jìn)而產(chǎn)生一定的損失，因此，對于此部分內(nèi)容一定要多加學(xué)習(xí)，重點(diǎn)練習(xí)。

(二)格式不完整

一般較為完整的商務(wù)日語函電的文件主要包括発信番號(hào)(文件編號(hào))、受信者名と発信者名(收信人和發(fā)信人)、件名(題目)、頭語(開頭語:敬啟、敬復(fù)、前略等)、本文(通知對方的內(nèi)容)、末文(結(jié)尾的寒暄語)、結(jié)び語(敬具、以上、草草等)、副文(附件:又具、再啟等)等相關(guān)內(nèi)容。文件編號(hào)、日期、與發(fā)信人既可以寫在文本的上方也可寫到文本的結(jié)尾之處。此外，其書寫的格式主要有橫格和豎格兩種。后者往往更多的用于注重禮節(jié)的社交性文件。例如:賀信和吊唁信等。文件的編號(hào)應(yīng)靠右書寫，主要是為了更方便的查找與留作證明。收信人基本都是靠文本的左側(cè)書寫，如果收信人為個(gè)人要在后邊加上「様」、「殿」等，如果收件人為公司或組織要加上「御中」。發(fā)信人如果有職位要寫出自己的職位，一般書寫位置靠右。此外，在書寫日語商務(wù)函電的正文時(shí)，基本上是每個(gè)段落的第一行要空一格，然而，受漢語書寫格式的影響，大部分學(xué)生在書寫時(shí)，往往會(huì)習(xí)慣性的空兩格。書寫商務(wù)日語函電的完整性既可表達(dá)自身的意愿與目的，也是對交易方的一種尊重，然而，大部分學(xué)生在書寫中往往忽略了寒暄語、結(jié)束語等一些禮節(jié)性的書寫內(nèi)容。

(三)內(nèi)容方面

1.用語不規(guī)范

在商務(wù)日語函電的書寫中多用專業(yè)術(shù)語與書面語，使函電更加的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)。尤其是對于寒暄語與結(jié)束與的使用都有固定的說法與結(jié)構(gòu)，寒暄語多用「平素は格別なお引き立てをいただき、厚くお禮を申し上げます(平日多蒙關(guān)照，表示衷心的感謝)」等表示感謝與祝愿的話語。結(jié)束語多用「今後ともご高配を賜りますよう宜しく申し上げます(今后也請多多關(guān)照)」等表示請求或者「まずは取り急ぎお詫びかたがたお知らせまで(此冒昧并向您致歉及通知)」等道歉或確定的內(nèi)容。

2.語言啰嗦

在善舞日語函電的寫作中所運(yùn)用的詞匯一定要可精確的表述出其寫作的目的，因此語言一定要簡潔明了。內(nèi)容較為冗長且重復(fù)是其寫作中必須禁忌的一點(diǎn)。且在寫作的過程中一定要避免對原因以及目的做更多的說明，且要盡量的使用簡短的句子。

3.忽視敬語的使用

盡管商務(wù)日語函電的寫作要求內(nèi)容要簡潔明了，但這以要求并不是代表簡潔就要簡短，其意思是保證函電所要表述的內(nèi)容完全的情況下盡可能的使用簡短的句子。如果在使用簡潔的句子時(shí)會(huì)使文本有失禮貌，那么首要的要選擇禮貌而非簡潔。然而，大部分的學(xué)生往往容易忽略了這一重要的因素，還可能在寫作中沒有運(yùn)用敬語的習(xí)慣，從而在展開日語函電的寫作中也往往容易忽略了這一重要的因素。例:時(shí)間がありませんので、できるだけ速く返事してください。(時(shí)間不多了，請抓緊回復(fù))本當(dāng)にすみませんが、今回ご注文した商品は著荷と同時(shí)に支お金を払うようお願(yuàn)いします。(不好意思，請?jiān)谑盏奖敬斡嗀浀耐瑫r(shí)付款)

以上兩句話無論從想要表述的意思上還是語法上都沒有錯(cuò)誤，但并沒有運(yùn)用敬語，從而是語言不夠正式，缺乏對收信人的尊重，進(jìn)而影響兩者間的合作關(guān)系。上面兩句話可改為:日數(shù)がございませんので、至急ご検討の上ご返答賜りますようお願(yuàn)い申し上げます。誠に申し訳ございませんが、今回ご注文いただきました商品は著荷と同時(shí)に代金をお支払いいただきますようお願(yuàn)い申しあげます。

四、商務(wù)日語函電寫作的方法和技巧

（一）開頭語和結(jié)束語的書寫技巧

商務(wù)日語函電發(fā)給商業(yè)合伙人的文書都有固定的格式，一般開頭語都為（拝啓/謹(jǐn)啓/拝復(fù)/急啓/前略等）、季節(jié)寒暄語（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問候寒暄語（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/厚く御禮申し上げます等）、結(jié)束語（敬具/敬白等）。在進(jìn)行商務(wù)日語的寫作中往往都會(huì)使用Word文檔，在Word文檔中輸入開頭語“拝啓”或者“拝復(fù)”，然后按一下enter鍵，Word頁面便會(huì)自動(dòng)在文檔的下一行跳出結(jié)束語“敬具”，與此同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)出日語問候語供我們選擇。此外，在寫作中還可根據(jù)當(dāng)時(shí)的季節(jié)類選擇與之相適應(yīng)的季節(jié)寒暄語，并根據(jù)自己公司與對方公司的實(shí)際情況來選擇問候與感謝相關(guān)的寒暄語。比如，如果在11月初要書寫一份商務(wù)日語函電，并發(fā)給經(jīng)常合作的商業(yè)伙伴可以選擇 “晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。

（二）正文內(nèi)容的書寫技巧

1.抓住“6W2H”

商務(wù)日語函電的內(nèi)容一定要精確無誤，因此，要僅僅的抓住“6W2H”，即“When（何時(shí)）”“Where（何地）”“Who（誰）”“Why（為什么）”“What（干什么）”“Who（對象）”“How much（價(jià)格）”“How many（數(shù)量）”，這 8 個(gè)要素。需要注意的是“How much/many”所表示的分別為期限、期間、數(shù)量等，在寫作中盡量的使用年、月、日等一些具體的數(shù)字來進(jìn)行表示，避免表述。比如說，“至急ご回答ください”最好寫成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫成“2-3名”，“相當(dāng)時(shí)間かかります”最好寫成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業(yè)績”最好寫成“昨年比 1%増”，“莫大な費(fèi)用”最好具體量化為“○○萬円”等。

2.書寫簡潔

書寫內(nèi)容要注意以下幾個(gè)層面：（1）重要的條例要單獨(dú)分條書寫，切忌使用長段落（2）盡可能的多使用一些簡短的句子，避免使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長句（3）語言進(jìn)行表述存在一定困難的，可用圖表的形式進(jìn)行表述（4）盡可能的避免使用片假名、雙重否定等（5）根據(jù)文書的內(nèi)容，將文體統(tǒng)一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等模糊的說法。

3.凝練語言，表意清楚

要想使文本內(nèi)容簡潔，要注意縮略語以及規(guī)范用語的使用，避免使用容易引起誤解的表述，如「……かもしれない」、「……と見てよいだろう」、「……と言えるのではないだろうか」、「……然るべき措置を」等。

4.正確使用敬語，注重禮貌得體

在寫作中要注重敬語的使用，大方得體的敬語的使用有助于獲得對方的好感，為對方留下一個(gè)很好的印象進(jìn)而建立長久穩(wěn)定的合作關(guān)系。

結(jié)束語

總而言之，商務(wù)日語函電的寫作格式上一定要規(guī)范，內(nèi)容上一定要簡潔明了。其寫作格式是否正確以及內(nèi)容是否精確直接的影響著商務(wù)上的合作以及商務(wù)活動(dòng)的順利展開與進(jìn)行，影響著公司的形象，進(jìn)而影響著自己的前途。因此，要不斷的學(xué)習(xí)與練習(xí)商務(wù)日語函電的寫作詞句以及結(jié)構(gòu)，熟練額掌握不同的專業(yè)術(shù)語所表述的意思以及不同的語句結(jié)構(gòu)的使用場合，加強(qiáng)自身的責(zé)任感，為更好的展開商務(wù)日語函電的寫作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。