李龍

摘要：集團(tuán)公司面對(duì)越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)，采購(gòu)作為企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的分散采購(gòu)方式越來(lái)越不適應(yīng)集團(tuán)公司發(fā)展?fàn)顩r。集團(tuán)性大型公司為了降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率，提高公司競(jìng)爭(zhēng)力，目前國(guó)內(nèi)大部分集團(tuán)公司采取了集中采購(gòu)的采購(gòu)模式。所以，如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理能夠更好地服務(wù)于集中采購(gòu)業(yè)務(wù)，如何建立與集中采購(gòu)模式相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理體制具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。本文主要論述集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)管理。

關(guān)鍵詞：集中采購(gòu)；財(cái)務(wù)管理

一、集中采購(gòu)的概念和特征

（一）集中采購(gòu)的概念

采購(gòu)，是指企業(yè)為了確保日常經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)活動(dòng)、銷(xiāo)售等活動(dòng)的順利開(kāi)展，從供應(yīng)市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品或服務(wù)的交易行為。

集團(tuán)公司按采購(gòu)主體可分為集中采購(gòu)和分散采購(gòu)：集中采購(gòu)是集團(tuán)采購(gòu)中心在采購(gòu)物資時(shí)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)招投標(biāo)及供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)匯總、調(diào)整子公司提出的采購(gòu)申請(qǐng)，形成集團(tuán)公司物資采購(gòu)計(jì)劃，并由總部集中向供應(yīng)商進(jìn)行訂購(gòu)，集中與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。

（二）集中采購(gòu)的特點(diǎn)

集中采購(gòu)的采購(gòu)模式是將來(lái)集團(tuán)公司采購(gòu)管理的趨勢(shì)。集中采購(gòu)是集團(tuán)公司把公司有限的、分散的人力、資金等資源集合起來(lái)，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)，充分利用采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)提高對(duì)供應(yīng)商的談判能力。通過(guò)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、談判，在采購(gòu)價(jià)格上取得更多的折扣優(yōu)惠，達(dá)到降低采購(gòu)成本，獲得穩(wěn)定的供應(yīng)商資源。對(duì)于集團(tuán)公司集中采購(gòu)具有明顯的優(yōu)點(diǎn)：

第一，有利于節(jié)約交易費(fèi)用和降低采購(gòu)成本。集中采購(gòu)可使采購(gòu)數(shù)量增加，該規(guī)模上的優(yōu)勢(shì)可提高對(duì)供應(yīng)商的談判能力，較易獲得價(jià)格折扣與良好服務(wù)。另外，集中采購(gòu)使集團(tuán)只有采購(gòu)中心對(duì)接供應(yīng)商，減少人力成本及交易費(fèi)用。

第二，集團(tuán)采購(gòu)中心可統(tǒng)籌規(guī)劃物資供需數(shù)量，避免缺貨或產(chǎn)生過(guò)多的存貨。

第三，減少集團(tuán)各子公司內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)和沖突。

第四，集中采購(gòu)須建立統(tǒng)一的集中采購(gòu)管理制度，有利于規(guī)范集中采購(gòu)行為，明確了集團(tuán)采購(gòu)中心、集團(tuán)財(cái)務(wù)中心、各子公司等各部門(mén)的分工，規(guī)范了采購(gòu)行為，提高工作效率，減少溝通成本。

當(dāng)然，集中采購(gòu)也具有其局限性。集中采購(gòu)模式中，如在集中采購(gòu)流程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)不能按期完成，其導(dǎo)致集中采購(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)就不暢通，增加采購(gòu)成本。集中采購(gòu)是各子公司的物資在同一時(shí)間采購(gòu)，則采購(gòu)價(jià)格在這時(shí)點(diǎn)確定，但在市場(chǎng)價(jià)格下降的情況下反而加大了公司的采購(gòu)成本：集中采購(gòu)一般情況下都是大規(guī)模的物資采購(gòu)可能給集團(tuán)公司帶來(lái)資金壓力或影響集團(tuán)公司的資產(chǎn)安全，這些可能給集團(tuán)公司帶來(lái)重大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、集團(tuán)公司分散采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)現(xiàn)狀

在分散采購(gòu)模式下，各個(gè)子公司實(shí)施滿(mǎn)足自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求的采購(gòu)。財(cái)務(wù)在整個(gè)采購(gòu)鏈條中屬于最末端，僅僅是對(duì)采購(gòu)部門(mén)提交的單證進(jìn)行規(guī)范性審核及安排資金支付，只要確保付款的及時(shí)性和準(zhǔn)確性即可。所以集團(tuán)公司對(duì)子公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及采購(gòu)運(yùn)用情況不能及時(shí)掌控，極可能給公司造成巨大的損失。因此集團(tuán)公司應(yīng)采用集中采購(gòu)模式并建立與之相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理體制。

三、集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)管理

（一）建立全面預(yù)算管理體制

根據(jù)中國(guó)物流和采購(gòu)聯(lián)合會(huì)的調(diào)查，企業(yè)采購(gòu)支出占企業(yè)銷(xiāo)售收入的比重平均是55%，如何控制采購(gòu)成本是未來(lái)集團(tuán)公司提高利潤(rùn)的重要手段。建立全面預(yù)算管理體制是降低采購(gòu)成本的有效財(cái)務(wù)管理方式，比如，建立全面預(yù)算管理體制的情況下，集團(tuán)及各個(gè)子公司按照全面預(yù)算編制程序?qū)ξ镔Y需求進(jìn)行預(yù)算編制，為集團(tuán)采購(gòu)中心物資的采購(gòu)提供的有力依據(jù)，可避免集團(tuán)采購(gòu)中心過(guò)多或過(guò)少的物資采購(gòu)，如過(guò)多采購(gòu)會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存積壓，占用現(xiàn)金流，增加資金占用成本；如過(guò)少采購(gòu)會(huì)導(dǎo)致子公司不能得到有效的供給，導(dǎo)致公司的經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)問(wèn)題，集團(tuán)公司實(shí)行全面預(yù)算可避免以上不利事項(xiàng)的發(fā)生，進(jìn)而降低采購(gòu)成本提高公司利潤(rùn)。其主要做法是：首先由集團(tuán)總部確定集團(tuán)公司預(yù)算期間的總體經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，各子公司根據(jù)集團(tuán)公司 確定分解的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，并結(jié)合本公司的具體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況確定本公司的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)并詳細(xì)解釋與集團(tuán)下發(fā)的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)差異的原因上報(bào)集團(tuán)公司。集團(tuán)公司在對(duì)各子公司上報(bào)預(yù)算草案進(jìn)行審查后，確定各子公司的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)。集團(tuán)預(yù)算草案經(jīng)批準(zhǔn)確定后，母子公司必須按規(guī)定的預(yù)算目標(biāo)組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，注重對(duì)預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，主要是對(duì)產(chǎn)生的預(yù)算差異進(jìn)行分析并糾正其差異，使各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)控制在預(yù)算目標(biāo)內(nèi)。

（二）集團(tuán)公司資金集中管理

集團(tuán)公司資金集中管理是企業(yè)集團(tuán)資金管理所采用的主要形式，集團(tuán)總部財(cái)務(wù)中心通過(guò)資金集中控制和管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各子公司的資金的流入、流出完全在集團(tuán)的監(jiān)控之下，使集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)能準(zhǔn)確的作出符合公司需要的籌資戰(zhàn)略。另外獲得資金的協(xié)同效應(yīng)，提高公司的償債能力，進(jìn)而提高的公司信用，為籌資提供強(qiáng)有力的前提條件。最終為集團(tuán)公司集中采購(gòu)提供強(qiáng)有力的資金支持，有效防范集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）建立有效的信息系統(tǒng)

有效的信息系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、物流進(jìn)行共同管理的系統(tǒng)。并且實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的要求。比如合興包裝（002228）公司，采用了ERP系統(tǒng)對(duì)物資采購(gòu)、庫(kù)存等物流的管理，使得企業(yè)管理者十分清楚的知道何時(shí)應(yīng)該采購(gòu)什么，采購(gòu)多少。就可以逐步減少原材料庫(kù)存量﹑降低庫(kù)存數(shù)量。這可以減少資金的占用量。如采用了U9系統(tǒng)對(duì)資金付款的審批、財(cái)務(wù)核算的管理，使得公司的財(cái)務(wù)信息更加透明，進(jìn)而集團(tuán)公司對(duì)整體財(cái)務(wù)狀況及付款審批流程的了解和監(jiān)控，有利于對(duì)集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制。

（四）需參與采購(gòu)合同相關(guān)條款的審核

采購(gòu)合同中，需審核標(biāo)的物的購(gòu)進(jìn)數(shù)量、進(jìn)貨時(shí)間、結(jié)算條款、發(fā)票的開(kāi)具與取得條款。一是審核所購(gòu)標(biāo)的物當(dāng)前的庫(kù)存量是多少，是否急需購(gòu)進(jìn)或存量較大暫不需購(gòu)進(jìn)；二是標(biāo)的物入庫(kù)驗(yàn)收的時(shí)間能否保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)時(shí)間進(jìn)度；三是在集中采購(gòu)模式下，采購(gòu)量大，涉及的金額比較大，合理確定付款結(jié)算條款、盡可能的延長(zhǎng)付款賬期有利于企業(yè)減少資金占，節(jié)約財(cái)務(wù)費(fèi)用；四是審核與發(fā)票相關(guān)的條款時(shí)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：首先供應(yīng)商必須提供合法有效的發(fā)票；其次明確開(kāi)具發(fā)票種類(lèi)、發(fā)票名稱(chēng)、開(kāi)票方式。

（五）加強(qiáng)付款管理，規(guī)范付款流程

支付貨款應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是采購(gòu)付款應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和規(guī)定的付款流程進(jìn)行。二是對(duì)于預(yù)算外和超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，如符合預(yù)算調(diào)整條件和調(diào)整原則的，可對(duì)原預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，但必須按照相關(guān)程序進(jìn)行，經(jīng)具有審批權(quán)限的相關(guān)人員審批后，才可辦理采購(gòu)活動(dòng)和付款流程手續(xù)；三是嚴(yán)格供應(yīng)商資質(zhì)審查，建立預(yù)付款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。四是支付的貨款必須是根據(jù)采購(gòu)合同結(jié)算條款的約定已到付款期的貨款。

（六）強(qiáng)化內(nèi)部控制

對(duì)集中采購(gòu)的重要環(huán)節(jié)建立有效的內(nèi)部控制。比如應(yīng)建立采購(gòu)驗(yàn)收管理制度，確定驗(yàn)收方式，由采購(gòu)等相關(guān)部門(mén)對(duì)所購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。如物資在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)將出現(xiàn)的異常情況及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，查明原因并及時(shí)提出處理方案；應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理預(yù)付予供應(yīng)商的貨款，涉及大額或跨期未沖減的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)分析出現(xiàn)該情況的原因，如發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的預(yù)付款，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并采取措施；加強(qiáng)不相容崗位的內(nèi)部控制，比如審核付款人員與付款人員相分離，記錄應(yīng)付賬款的人員與出納人員相分離等。

（七）建立集中采購(gòu)人員績(jī)效考核機(jī)制

為了激勵(lì)和約束員工集團(tuán)公司需建立行之有效的績(jī)效考核機(jī)制。進(jìn)而鼓勵(lì)和約束財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制活動(dòng)，促進(jìn)合理控制集中采購(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如由于公司未建立績(jī)效考核機(jī)制，員工的執(zhí)行力不強(qiáng)，結(jié)果采購(gòu)中心經(jīng)常未及時(shí)提供采購(gòu)相關(guān)單證予財(cái)務(wù)中心審核。將導(dǎo)致如下財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)：

第一，由于審核供應(yīng)商發(fā)票的時(shí)間有限、有可能不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的發(fā)票，導(dǎo)致不能抵扣增值稅銷(xiāo)項(xiàng)稅額以及不能企業(yè)所得稅稅前扣除。故而公司多繳稅金。

第二，如遇到稅局在月底通知增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)而暫停發(fā)票認(rèn)證。導(dǎo)致公司沒(méi)有足夠的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票抵扣，造成當(dāng)月公司多繳納增值稅。

第三，在收到供應(yīng)商發(fā)票的前提下，才能開(kāi)具銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票予以子公司，在時(shí)間及其緊張的情況下，極有可能開(kāi)具錯(cuò)誤發(fā)票或者子公司不能及時(shí)認(rèn)證，也會(huì)導(dǎo)致公司多繳納增值稅及企業(yè)所得稅。

第四，如遇到稅收政策的變化也可能導(dǎo)致公司多繳或少繳稅金的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

第五，供應(yīng)商發(fā)票等相關(guān)單據(jù)提供不及時(shí)也會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。進(jìn)而影響上市公司信息披露。

（八）加強(qiáng)集中采購(gòu)相關(guān)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理

做好集中采購(gòu)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是提供真實(shí)可靠財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的基本保證，如果供應(yīng)商提供的發(fā)票沒(méi)按稅務(wù)的要求審核、會(huì)計(jì)憑證填制不規(guī)范、會(huì)計(jì)賬簿設(shè)置不合理、那么財(cái)務(wù)報(bào)表就不能及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀的反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，進(jìn)而影響經(jīng)營(yíng)者的經(jīng)營(yíng)決策。

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