侯采坪

摘 要：O2O是一種將線上宣傳推廣與線下消費體驗緊密結(jié)合的新型電子商務(wù)模式，將其應(yīng)用于檔案館有巨大的活力，可以有效推動檔案事業(yè)的發(fā)展。本文從檔案館O2O服務(wù)的作用入手，分析了其實現(xiàn)基礎(chǔ)，提出了檔案館O2O模式的實施策略，分別從線上查詢、線上預(yù)約、線下體驗、線上反饋四個步驟闡述其服務(wù)流程，形成一個完整的檔案館O2O閉環(huán)生態(tài)體系。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案館O2O；O2O服務(wù)

1 O2O及檔案館O2O

O2O，是一種將線上消費和線下體驗結(jié)合起來的新型電子商務(wù)模式[1]，即本地服務(wù)電商化。廣義上講，互聯(lián)網(wǎng)成了線下服務(wù)的前臺，通過網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣，將消費者從線上平臺引入到線下實體店消費體驗，即online to offline；實體店提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)后，用戶將感受反饋到線上，甚至幫忙宣傳或推廣線上鏈接，即offline to online，O2O就是一個完整的閉環(huán)系統(tǒng)。

檔案館O2O是將O2O平臺應(yīng)用于檔案館事業(yè)的新形式，是檔案館積極踐行創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略的創(chuàng)新之舉，使檔案館真正實現(xiàn)線上推廣與線下服務(wù)的聯(lián)動機(jī)制，不僅能保證檔案的有限公開，還能推動傳統(tǒng)檔案產(chǎn)業(yè)的信息化升級，全面提升檔案館服務(wù)效能。

2 檔案館O2O的作用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化進(jìn)程的加快，我國檔案部門依靠網(wǎng)絡(luò)平臺也陸續(xù)開展一些線上服務(wù)，并取得了一定成果。早在2007年，北京市海淀區(qū)檔案館就開通了web查詢系統(tǒng)，為政府機(jī)關(guān)直接利用檔案開辟了新途徑；朝陽區(qū)檔案館建立了查檔預(yù)約系統(tǒng)，用戶網(wǎng)上提交預(yù)約申請，經(jīng)由檔案館審核通過后為用戶提供公開的檔案；2011 年上海市檔案館落實了館際聯(lián)動機(jī)制，其特點是“就地查詢、跨館出證” [2]，實現(xiàn)了查檔就地受理和全市協(xié)同。盡管如此，一些檔案館在線服務(wù)只是流于形式，不能及時回應(yīng)顧客的查詢請求，更做不到實時反饋檔案資源，線上線下相脫節(jié)，具體工作還是等用戶到館后才真正開展，并沒有發(fā)揮線上服務(wù)的本質(zhì)作用。

3 檔案館O2O的實現(xiàn)基礎(chǔ)

3.1電子檔案館建設(shè)初具規(guī)模，為檔案館O2O奠定了基礎(chǔ)。為了推動檔案部門的信息化發(fā)展，我國各地區(qū)陸續(xù)建立了電子檔案館，并依托門戶網(wǎng)站宣傳、推廣檔案信息，拓寬其利用渠道和服務(wù)范圍。這些網(wǎng)站的存在為O2O模式線上部分的構(gòu)建提供了便利。在完整的O2O服務(wù)過程中，線上內(nèi)容是前提，只需將相關(guān)信息提供給消費者，選擇與決策的過程完全由用戶自行完成，因而線上信息必須詳盡清晰。電子檔案館門戶中已有的檔案信息經(jīng)過補充和完善可以為O2O的線上服務(wù)所利用，為實現(xiàn)檔案事業(yè)的O2O創(chuàng)造了先決條件。

3.2檔案館線下服務(wù)能力成熟，為實現(xiàn)O2O提供了保證。O2O模式中，線下服務(wù)是整個環(huán)節(jié)的核心，用戶在線上進(jìn)行決策和預(yù)約后轉(zhuǎn)移到線下進(jìn)行后續(xù)消費體驗，線下的服務(wù)水平是決定本次交易質(zhì)量及顧客滿意度的重中之重。由于檔案的原始記錄性，檔案館始終立足于實體服務(wù)，館員完全可以承擔(dān)起O2O模式的線下任務(wù)。另外，檔案館往往依靠當(dāng)?shù)氐牡赜蚬茌犔厣?，收納該地區(qū)的風(fēng)土民情及人文歷史資料，擁有大量本地的優(yōu)質(zhì)用戶資源，與O2O“以地域為區(qū)分，服務(wù)對象本地化”的觀念不謀而合[3]。

4 檔案館O2O實現(xiàn)策略

O2O不同于B2C/C2C，無需物流公司的介入，而是把線上的用戶帶到線下實體店中，線上預(yù)定商品，線下享受服務(wù)，這種服務(wù)形式與檔案館結(jié)合能夠爆發(fā)出極大活力。檔案館O2O是將檔案線下服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合的新模式，該平臺將線下檔案服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行展示，并提供在線“預(yù)約消費”，消費者預(yù)約成功后可以依據(jù)區(qū)域性享受方便的服務(wù)，如果沒有線上展示，用戶搜尋一些館藏資源可能要花大量的時間精力；另外，運用O2O的檔案機(jī)構(gòu)能以更生動直觀的形式吸引廣大用戶前來使用檔案資源，不僅提高了利用率，也為檔案部門的工作人員完善服務(wù)提供了動力和方向。

完整的O2O電子商務(wù)模式能夠?qū)崿F(xiàn)線上信息流、資金流和線下商流的無縫對接，使消費者、商家和O2O運營商創(chuàng)造持續(xù)價值[4]，檔案館O2O亦是如此。完整的檔案館O2O服務(wù)模式要經(jīng)過兩個循環(huán)（見圖1）：其一是檔案用戶在網(wǎng)絡(luò)平臺提出預(yù)約申請，該平臺即刻向相應(yīng)檔案館傳遞用戶需求，檔案工作人員受理并為顧客提供線下業(yè)務(wù)；第二個循環(huán)是用戶線上評價服務(wù)過程和質(zhì)量，平臺收集并分析反饋信息，以便檔案館揚長避短，根據(jù)顧客的需要改進(jìn)服務(wù)。

根據(jù)上述模式，筆者將檔案館O2O的實現(xiàn)分為四個步驟：線上查詢、線上預(yù)約、線下體驗、線上反饋（如圖2）。

圖1 檔案館O2O服務(wù)模式

圖2 檔案館O2O閉環(huán)交易步驟

4.1 線上查詢。線上查詢是指用戶通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲取所需商品或服務(wù)的信息，并做出選擇和決定的過程。線上查詢是檔案館O2O開展服務(wù)的第一步，用戶實名注冊并登錄后，系統(tǒng)會自動識別用戶所在城市或允許其自主選擇，由于該服務(wù)采用統(tǒng)一平臺，利用分層和模塊化的設(shè)計實現(xiàn)各地區(qū)綜合業(yè)務(wù)支持，建立起整合各級檔案部門的后臺聯(lián)盟。如此一來，不僅可以節(jié)省各級檔案館開展O2O服務(wù)的研發(fā)成本，還能形成全國統(tǒng)一的服務(wù)機(jī)制，方便用戶適應(yīng)和使用，極大滿足其查檔需求。各地區(qū)檔案館在各自的主頁會宣傳、推廣當(dāng)?shù)氐酿^藏特色，因而各館之間對于宣傳效果的競爭和宣傳方式的借鑒促使其不斷拓展內(nèi)容，豐富檔案服務(wù)。用戶按類目瀏覽或搜索公開的檔案信息，感興趣的內(nèi)容可以進(jìn)行收藏以便再次查看；由于“統(tǒng)一平臺”要求各地區(qū)檔案部門采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理數(shù)據(jù)項，因而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案傳輸文本格式和證明文本格式的統(tǒng)一[5]，也就是說，通過檔案館O2O，各館際信息資源孤立的圍墻被打破，用戶可以就近辦理民生檔案的查詢和出證。

4.2線上預(yù)約。對于需要到館查閱的檔案信息，用戶可通過平臺實現(xiàn)一鍵預(yù)約，使用時間能根據(jù)需要自行選擇。O2O運營商即時地將用戶的預(yù)約申請傳送給檔案部門，工作人員先核實所指檔案是否能被借閱，隨后合理安排不同時間的用戶接待數(shù)量，對符合借閱要求的用戶通過其線上請求，并發(fā)短信通知，對無法借閱的檔案或時間不合適的用戶則駁回其申請并詳細(xì)告知原因，鼓勵他們更改時間或變更查詢內(nèi)容后再次預(yù)約。靈活的時間安排不僅能夠解放檔案館的人力束縛，還能減少用戶等候時間，一舉多得。然而對于平臺來說，僅靠在線預(yù)約系統(tǒng)是不足以支撐其運營的，還需要即時通信系統(tǒng)的輔助。用戶在查找、預(yù)約檔案的任一環(huán)節(jié)有疑問都可咨詢在線客服，獲得及時的指導(dǎo)和幫助。另外，O2O平臺還有一些輔助功能，一方面，它可將用戶的預(yù)約記錄自動生成數(shù)字憑證，為開展檔案利用情況的整理與統(tǒng)計工作奠定基礎(chǔ)；另一方面，它可對用戶的利用情況進(jìn)行分析，根據(jù)使用者的興趣量身定制推廣策略，使推送更具針對性[6]。

4.3線下體驗。預(yù)約成功后，工作人員會提前準(zhǔn)備好使用者需要的檔案資料，在預(yù)定時間段內(nèi)，用戶攜身份證到館借閱或辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，省時省力，方便快捷。檔案館O2O模式最大的優(yōu)勢便在于能保證用戶享受到有品質(zhì)的一對一服務(wù)，減少用戶等待時間和跨地區(qū)辦理的金錢成本，實現(xiàn)檔案利用價值最大化。對于多次“爽約”的用戶，檔案館可將其列入黑名單，不再接受其預(yù)約申請。

4.4線上反饋。線下體驗完成后，信息實時發(fā)送到O2O后臺處理[7]，使用者可就服務(wù)體驗進(jìn)行在線評價。O2O平臺把訂單數(shù)據(jù)及反饋信息提供給檔案館，促使其不斷改進(jìn)檔案信息服務(wù)中的不足之處，提高檔案利用水平，優(yōu)化用戶體驗，創(chuàng)造更高的檔案價值。O2O平臺對于值得采納的反饋意見可適度采取獎勵政策，例如提高用戶信譽度或優(yōu)先其檔案使用權(quán)限等措施來調(diào)動用戶線上反饋的積極性，鼓勵大眾為檔案館事業(yè)更好發(fā)展獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

參考文獻(xiàn)：

[1]董進(jìn)全，張玉.電子商務(wù)用戶接受影響因素研究[J].經(jīng)濟(jì)論壇.2015（10）：105-110.

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[3]田忠強，陳江鴻.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案020服務(wù)模式研究[J].北京檔案.2016（1）：7-11.

[4]吳芝新.簡析O2O 電子商務(wù)模式[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）.2012（13）：73-74.

[6]楊明.O2O在我國的發(fā)展現(xiàn)狀及比較優(yōu)勢研究[J].商業(yè)研究.2015（3）：25-26.

[7]關(guān)虹霏.O2O模式下基于供應(yīng)契約的服務(wù)供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)研究[D].上海：東華大學(xué).2015：11-12.

（作者單位：山西省河津市檔案局 來稿日期：2017-10-18）endprint