李福君+徐琴

摘 要：瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是美國(guó)早期的女性檔案工作者，美國(guó)檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一。她主持建設(shè)并管理的伊利諾伊州立檔案館，開(kāi)創(chuàng)了美國(guó)公共檔案館建設(shè)的先河，并主導(dǎo)了檔案館管理的模式。諾頓對(duì)美國(guó)檔案工作的專業(yè)領(lǐng)域確立以及檔案事業(yè)的發(fā)展方向具有重大影響。

關(guān)鍵詞：瑪格麗特·克羅斯·諾頓；伊利諾伊州立檔案館；美國(guó)檔案事業(yè)

Abstract： Margaret Cross Norton is an American female archival worker in the early days， and also a pioneer of the American archival science. The Archives of Illinois， which she directed to construct and mange， opened the door to the establishments of the American public archives and dominated the archives management model. Nortons achievement strongly affected the Americans professional field of archives and the development direction of archives cause.

Key words： Margaret Cross Norton， Archive of Illinois， American archives cause

瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是與T.R.謝倫伯格同時(shí)代的美國(guó)著名檔案學(xué)家，也是美國(guó)檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一，無(wú)論理論還是實(shí)踐，她都為美國(guó)檔案事業(yè)做出了不朽貢獻(xiàn)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界對(duì)諾頓知之甚少，基本沒(méi)有對(duì)她的研究。本文從瑪格麗特·克羅斯·諾頓的生平、工作經(jīng)歷和檔案理論等方面對(duì)她進(jìn)行介紹，以期讓更多的人認(rèn)識(shí)、了解這位偉大的美國(guó)女性檔案學(xué)家，并通過(guò)她的檔案人生，了解20世紀(jì)前期美國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 從圖書(shū)管理員到檔案工作者

1891年7月7日，瑪格麗特·克羅斯·諾頓出生在伊利諾伊州的羅克福德，父母都從事與行政管理和檔案管理相關(guān)的工作。父親是縣里的行政官員，母親是伊利諾伊州溫納貝戈縣的副縣長(zhǎng)司庫(kù)。諾頓很小的時(shí)候，父母就經(jīng)常在家中討論一些文件保管等方面的問(wèn)題。父母的工作背景使諾頓的家庭形成了一種獨(dú)特的文化氛圍，對(duì)幼小的諾頓產(chǎn)生了很大影響，為諾頓以后從事檔案工作埋下了伏筆。

諾頓在羅克福德上中學(xué)。中學(xué)畢業(yè)后她進(jìn)入芝加哥大學(xué)歷史系學(xué)習(xí)。在這里她吸收了大量歷史學(xué)知識(shí)，于1913年獲得歷史學(xué)學(xué)士學(xué)位。之后，諾頓選擇繼續(xù)留在芝加哥大學(xué)進(jìn)行研究生階段的學(xué)習(xí)，并于1914年獲得歷史學(xué)碩士學(xué)位。

在修習(xí)歷史學(xué)的同時(shí)，諾頓對(duì)圖書(shū)館管理和圖書(shū)館學(xué)也有濃厚的興趣。在芝加哥大學(xué)歷史系時(shí)，她就研讀了圖書(shū)館學(xué)。芝加哥大學(xué)碩士畢業(yè)后，諾頓又轉(zhuǎn)赴奧爾巴尼的紐約圖書(shū)學(xué)院進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并于1915年獲得了圖書(shū)館學(xué)學(xué)士學(xué)位。隨后，諾頓進(jìn)入波基普西市的瓦薩大學(xué)圖書(shū)館做一名編目員。三年之后她又被印第安納州圖書(shū)館聘任為手稿助理。但是不久后她又重新回到了芝加哥大學(xué)。1919年到1920年期間她在芝加哥大學(xué)獲得了研究員的職位。1920年她同時(shí)又被哥倫比亞密蘇里州的歷史學(xué)協(xié)會(huì)聘任為圖書(shū)編目員。

促使諾頓從一名圖書(shū)管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橐幻麢n案學(xué)家既有必然性也有偶然性。諾頓在工作期間，發(fā)現(xiàn)自己無(wú)論從性格還是能力方面，都不適合做圖書(shū)管理工作，因此她一直尋求一種變化。一次偶然的機(jī)會(huì)為諾頓實(shí)現(xiàn)這種變化提供了一個(gè)歷史契機(jī)。1916年，諾頓第一次參加在華盛頓召開(kāi)的美國(guó)歷史協(xié)會(huì)年會(huì)期間，聽(tīng)了時(shí)任檔案工作者協(xié)會(huì)主席的歷史學(xué)家列蘭德博士的一個(gè)演講，主題是關(guān)于如何區(qū)分歷史手稿和檔案。演講中，列蘭德博士用幻燈片向大家展示了檔案的歷史價(jià)值，以及當(dāng)時(shí)美國(guó)檔案管理的惡劣情況。這個(gè)演講給諾頓以強(qiáng)烈的震撼，使她樹(shù)立了成為一名檔案工作者的決心，此后她就一直為這一理想做知識(shí)和能力上的儲(chǔ)備，等待機(jī)會(huì)的來(lái)臨。

機(jī)會(huì)在1922年出現(xiàn)了。當(dāng)時(shí)伊利諾伊州圖書(shū)館檔案部門(mén)招聘負(fù)責(zé)人，諾頓順利通過(guò)了考試。她欣然就任伊利諾伊州圖書(shū)館檔案部門(mén)第一屆負(fù)責(zé)人。于是，30歲的諾頓正式開(kāi)始了自己的檔案職業(yè)生涯。

2 籌建伊利諾伊州檔案館

諾頓任職伊利諾伊州檔案工作負(fù)責(zé)人初期，美國(guó)的檔案工作相當(dāng)混亂。當(dāng)時(shí)只有12個(gè)州設(shè)立了基層檔案機(jī)構(gòu)，主要來(lái)自于最初組建美國(guó)的13塊殖民地，但檔案工作并不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作。檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案也缺少有意識(shí)和有組織的管理，有的州把檔案隨意堆放在州辦公室，有的州把檔案交給州秘書(shū)保管，有的州將檔案交給州歷史協(xié)會(huì)或州圖書(shū)館保存，還有的州甚至完全沒(méi)有對(duì)檔案的專門(mén)管理，任由其散落民間。由于缺乏有效管理，很多重要檔案都被離任州長(zhǎng)或其他官員帶走，據(jù)為私有財(cái)產(chǎn)。檔案管理呈現(xiàn)一種無(wú)序狀態(tài)，檔案流失極為嚴(yán)重。伊利諾伊州雖然規(guī)定州政府秘書(shū)是法定的文件記錄的保管人，但檔案工作始終都不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，也沒(méi)有專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。直至諾頓上任前的1921年，在修訂伊利諾伊州國(guó)家圖書(shū)館法時(shí)，才確立將檔案機(jī)構(gòu)作為圖書(shū)館的一個(gè)下屬部門(mén)。諾頓上任時(shí)，即成為這一部門(mén)的第一任負(fù)責(zé)人。

諾頓任職之初遇到的最大挑戰(zhàn)，是從哪個(gè)方面開(kāi)始州檔案工作。盡管諾頓進(jìn)行了充分的調(diào)查研究，但美國(guó)當(dāng)時(shí)幾乎沒(méi)有科學(xué)的管理制度或有價(jià)值的管理模式可供借鑒。有鑒于調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的美國(guó)各州檔案管理的混亂局面，諾頓高屋建瓴地提出，要想對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，必須建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，即建立州專屬的檔案館。但是，由于當(dāng)時(shí)美國(guó)政府和公眾對(duì)于檔案的重要性及其價(jià)值缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，所以籌備建館的資金非常困難。但是在游說(shuō)過(guò)程中發(fā)生了兩件事，給諾頓籌款帶來(lái)了契機(jī)。endprint

第一件事，是諾頓從無(wú)人問(wèn)津的地下室的檔案中搜尋到了寶貴證據(jù)，幫助州政府贏得了訴訟。當(dāng)時(shí)伊利諾伊州部分檔案保存在州議會(huì)大廈的地下室里。諾頓只身一人，日復(fù)一日地在這臟兮兮且常有老鼠出沒(méi)的地下室里整理搜尋。諾頓在整理伊利諾伊州政府的文件時(shí)，發(fā)現(xiàn)了一份重要檔案。這是一張管道勘察地圖，保存在1823年的州長(zhǎng)書(shū)信備查簿中。這張地圖標(biāo)示了伊利諾伊州和密歇根州通往聯(lián)邦政府的線路，為兩州當(dāng)時(shí)的土地爭(zhēng)議提供了明確的證據(jù)，幫助伊利諾伊州弄清了土地所有權(quán)的歸屬，并為伊利諾伊州在法律訴訟中節(jié)省了一百多萬(wàn)美元的費(fèi)用。諾頓用這個(gè)寶貴的證據(jù)給她的游說(shuō)對(duì)象們上了一堂生動(dòng)的關(guān)于檔案價(jià)值的大課。

第二件事，是一場(chǎng)災(zāi)難帶給諾頓的契機(jī)。1934年，位于伊利諾伊州議會(huì)大廈附近的兵工廠發(fā)生火災(zāi)，而該兵工廠是當(dāng)時(shí)州政府檔案保存的臨時(shí)場(chǎng)所。這次火災(zāi)不僅燒掉了大量政府機(jī)關(guān)文件，還燒毀了一些士兵的退役金文件。更為嚴(yán)重的是，大量的軍隊(duì)和海關(guān)存放在此的關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的原始檔案也燒毀殆盡。一些愛(ài)國(guó)人士和退役軍人組織對(duì)此提出了強(qiáng)烈抗議。諾頓利用這次災(zāi)難對(duì)當(dāng)?shù)氐牧⒎C(jī)構(gòu)進(jìn)行了有力的游說(shuō)。

通過(guò)不懈努力，諾頓最終獲得了為伊利諾伊州建設(shè)新檔案館的資金。1935年聯(lián)大（General Assembly）撥款50萬(wàn)美元，聯(lián)邦公共管理局（The Federal Public Works Administration）又資助了32萬(wàn)美元，伊利諾伊州檔案館于1936年開(kāi)始動(dòng)工修建。

1938年，伊利諾伊州檔案館大樓終于建成，并正式投入使用。這既是對(duì)諾頓艱苦不懈努力的回報(bào)，也開(kāi)啟了美國(guó)綜合性檔案館事業(yè)的新篇章。因?yàn)楫?dāng)時(shí)美國(guó)公共檔案館只有三個(gè)，伊利諾伊州檔案館即為其中之一。同年，美國(guó)第二屆檔案工作者協(xié)會(huì)年會(huì)在這個(gè)嶄新的大樓里舉行。會(huì)上，諾頓的努力獲得了廣泛贊譽(yù)和極高評(píng)價(jià)，并成為當(dāng)時(shí)美國(guó)檔案館建設(shè)的標(biāo)桿。現(xiàn)今的伊利諾伊州立檔案館仍被稱為“瑪格麗特·克羅斯·諾頓大樓”。

3 管理伊利諾伊州檔案館工作

3.1設(shè)計(jì)了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。伊利諾伊州立檔案館建成之時(shí)，正值美國(guó)的文件數(shù)量海量增長(zhǎng)階段。文件形成部門(mén)由于大量文件堆積的壓力，急欲將文件移交檔案館。但檔案館的接收工作面臨兩個(gè)尖銳矛盾：一是很多文件還有現(xiàn)行價(jià)值，各個(gè)部門(mén)還會(huì)用到。移交給檔案館除了增加檔案人員的負(fù)擔(dān)外，還會(huì)使檔案部門(mén)變成一個(gè)單純的歸檔部門(mén)，從而降低檔案館真正的作用。二是檔案館對(duì)這部分文件的管理難度大。有些文件外借后長(zhǎng)期滯留不還，檔案館沒(méi)有權(quán)利強(qiáng)行采取措施。為解決這一問(wèn)題，諾頓提出了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。

首先，諾頓依據(jù)文件處理的具體情況，將文件分為四類：現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件和有現(xiàn)行作用的非現(xiàn)行文件。

其次，諾頓在檔案館內(nèi)設(shè)置了兩種系列的存儲(chǔ)庫(kù)房。第一種庫(kù)房用于存放那些由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人已經(jīng)審核過(guò)的非現(xiàn)行文件和永久保存的文件。這些檔案的保存和管理完全由檔案館控制。第二種庫(kù)房存放的是那些對(duì)原形成機(jī)構(gòu)仍有利用價(jià)值的半現(xiàn)行文件。這部分庫(kù)房在得到審批后，允許有關(guān)部門(mén)暫時(shí)使用，其被稱為 “部門(mén)庫(kù)房”（departmental vault）制度。當(dāng)時(shí)在州檔案館大樓設(shè)置了文件儲(chǔ)存量達(dá)80280立方米的12個(gè)柜架，用作部門(mén)庫(kù)房。州的每個(gè)機(jī)構(gòu)都在檔案館獲得足夠的空間進(jìn)行文件存儲(chǔ)，而無(wú)須放棄他們對(duì)這些文件的合法看管權(quán)。檔案館將部門(mén)庫(kù)房的鑰匙發(fā)給相關(guān)機(jī)構(gòu)，由他們自行實(shí)施文件的編排、歸檔、移交和歸還等管理工作。

3.2 確立檔案館的接收范圍。伊利諾伊州檔案館建成后，為了保證更多重要的文件能夠進(jìn)館保存，諾頓主持確立了檔案館的接收范圍。該范圍依據(jù)雙系統(tǒng)檔案保管制度，分別明確了檔案館和部門(mén)庫(kù)房的接收標(biāo)準(zhǔn)。

首先，檔案館接收具有永久保持價(jià)值檔案的范圍。一是具有歷史財(cái)富性質(zhì)的文件。如第一份伊利諾伊州立憲法檔案（1818年）、卡俄基亞公證檔案（1737-1768）等。這些具有重要?dú)v史價(jià)值的文件存放到檔案館并要保證其完整性。二是具有特殊價(jià)值的檔案。如屬于州的土地契約等。這些檔案都是由于安全因素而需要特殊保護(hù)，或限制使用。三是仍具有證據(jù)作用的文件，但它們的產(chǎn)生不是以機(jī)構(gòu)管理為目的的。例如一些在內(nèi)戰(zhàn)時(shí)期的關(guān)于伊利諾伊州士兵服役的檔案。四是已經(jīng)失去了行政管理價(jià)值的文件，但具有顯性或潛性研究?jī)r(jià)值的文件。最顯著的例子是聯(lián)邦農(nóng)業(yè)部門(mén)中一些關(guān)于農(nóng)用數(shù)字的檔案。

其次，對(duì)已經(jīng)做了縮微處理的檔案，其原始檔案，也納入檔案館的收集范圍。依據(jù)該接收范圍，當(dāng)時(shí)伊利諾伊州檔案館館藏形成如下比例：76%是關(guān)于伊利諾伊州各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)、管理檔案；16%是關(guān)于家族歷史檔案；6%是關(guān)于歷史檔案；2%是關(guān)于建議性服務(wù)檔案。

最后，部門(mén)庫(kù)房檔案的接收范圍。一是公民服務(wù)委員會(huì)的關(guān)于公民服務(wù)雇傭者的文件；二是地礦部門(mén)的礦物勘探地圖；三是保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的關(guān)于保險(xiǎn)公司授權(quán)處理伊利諾伊州業(yè)務(wù)的官方文件；四是教師退休系統(tǒng)下的關(guān)于教師的福利和工資文件；五是極其重要的數(shù)字部門(mén)里的一些文件，比如，公共健康部門(mén)的檔案和出生死亡證書(shū)等檔案；六是工程技術(shù)部門(mén)的關(guān)于建筑方面的文件等。

4 推動(dòng)美國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展

4.1 推動(dòng)其他州檔案館建設(shè)。伊利諾伊州立檔案館建成之時(shí)，美國(guó)的檔案館事業(yè)尚未形成規(guī)模，當(dāng)時(shí)公共檔案館只有三個(gè)。伊利諾伊州檔案館作為其中之一，其成功的建設(shè)和高效的管理方案，對(duì)早期的美國(guó)檔案館事業(yè)發(fā)展起到了極大的示范作用。各州紛紛效仿，積極籌建檔案館。諾頓的成功經(jīng)驗(yàn)受到各州的歡迎，來(lái)自全國(guó)乃至世界的訪問(wèn)者都前來(lái)斯普林菲爾德學(xué)習(xí)。同時(shí)諾頓也很樂(lè)于在各州檔案館的建設(shè)和管理中提供建議和幫助。

4.2 培養(yǎng)檔案專業(yè)人員。諾頓是美國(guó)最早教授檔案課程的學(xué)者之一。從1940年開(kāi)始，諾頓每年都利用休假，連續(xù)到哥倫比亞大學(xué)圖書(shū)館學(xué)院講授科技檔案課程。她還積極籌劃，在州檔案館為伊利諾伊大學(xué)和芝加哥大學(xué)歷史系和圖書(shū)館學(xué)的學(xué)生們安排實(shí)習(xí)，謀求高端人才進(jìn)入檔案專業(yè)。諾頓還在美國(guó)歷史協(xié)會(huì)公共檔案委員會(huì)、美國(guó)圖書(shū)館協(xié)會(huì)檔案和圖書(shū)委員會(huì)以及國(guó)家圖書(shū)館全國(guó)協(xié)會(huì)的幫助下，通過(guò)授課、講座等方式，培養(yǎng)了一批專業(yè)的檔案人員。endprint

諾頓對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)目標(biāo)主要集中在兩方面：

一是明確檔案人員的專業(yè)職責(zé)。當(dāng)時(shí)的美國(guó)，普遍認(rèn)為檔案工作是歷史研究的輔助學(xué)科，檔案人員的使命是“作為對(duì)私人檔案歷史研究的一種終身的附庸”。但諾頓反對(duì)這種職業(yè)定位。她在培訓(xùn)檔案工作者時(shí)明確提出，“檔案工作是一種管理工作。檔案工作者必須使自己和現(xiàn)實(shí)達(dá)成一致，那就是對(duì)于政府最重要的是檔案工作者能夠?yàn)檎块T(mén)和市民們提供一些訴訟中的重要證明的服務(wù)，……今天的檔案工作者必須降低他們學(xué)術(shù)性方面的需求而傾向于檔案管理工作”。

二是檔案業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。諾頓對(duì)檔案人員的培訓(xùn)分成兩部分。

第一部分是檔案工作者應(yīng)協(xié)助文檔人員所做的工作。主要包括以下幾個(gè)方面：一是幫助文檔部門(mén)減少無(wú)進(jìn)一步法律和歷史價(jià)值的文件以及一些沒(méi)有質(zhì)量的文件；二是幫助文檔人員確定必須長(zhǎng)期保存的文件的合理比例；三是幫助文檔人員在生成新文件時(shí)給出相應(yīng)的建議，以確保積累檔案的連續(xù)性、一貫性和計(jì)劃性。

第二部分是針對(duì)檔案工作者的本職管理工作的培訓(xùn)，主要包括以下幾個(gè)方面：一是明確首要的責(zé)任是要保管好委托給他們的檔案；二是研究并熟悉文件形成機(jī)構(gòu)的情況，并盡量獲得行政部門(mén)對(duì)移交文件更多的支持；三是研究和學(xué)習(xí)法律法規(guī)，了解其所在州的管理歷史，編制一份現(xiàn)有文件的詳細(xì)目錄；四是檔案工作者需為館藏檔案提供基本的保管設(shè)備，且要有保障檔案安全和永久保存的意識(shí)與責(zé)任。

5 結(jié)語(yǔ)

1957年，諾頓從伊利諾伊州檔案館退休。退休以后，她仍然熱心于檔案事業(yè)及各類協(xié)會(huì)的工作。1984年5月21日，92歲高齡的諾頓與世長(zhǎng)辭。這位可敬的檔案人，生前將自己的一生都貢獻(xiàn)給了美國(guó)檔案事業(yè)，死后，她又把自己所有的財(cái)產(chǎn)都捐獻(xiàn)給了美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)。協(xié)會(huì)用該基金設(shè)立了“諾頓獎(jiǎng)”，專門(mén)用于資助檔案教育事業(yè)。

美國(guó)檔案界對(duì)諾頓有極高的評(píng)價(jià)，認(rèn)為在20世紀(jì)30年代到40年代，她建立了一個(gè)公共檔案館的模式，因此影響了美國(guó)檔案專業(yè)的發(fā)展。美國(guó)著名檔案學(xué)家恩斯特·波斯納（Ernst Posner）對(duì)諾頓有深入研究，他指出，諾頓作為一名女性檔案工作者，在那個(gè)女性地位還比較低下的年代里，能夠在檔案專業(yè)領(lǐng)域中取得如此巨大的成績(jī)，是非常罕見(jiàn)和難能可貴的。諾頓關(guān)于檔案與文件管理的專業(yè)論文合集《諾頓之檔案》堪稱“第一本美國(guó)檔案管理手冊(cè)”。

*本文系天津市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“北美檔案資源組織與鑒定理論研究”（批準(zhǔn)號(hào)：TJTQ17-005）階段性成果。

瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是與T.R.謝倫伯格同時(shí)代的美國(guó)著名檔案學(xué)家，也是美國(guó)檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一，無(wú)論理論還是實(shí)踐，她都為美國(guó)檔案事業(yè)做出了不朽貢獻(xiàn)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界對(duì)諾頓知之甚少，基本沒(méi)有對(duì)她的研究。本文從瑪格麗特·克羅斯·諾頓的生平、工作經(jīng)歷和檔案理論等方面對(duì)她進(jìn)行介紹，以期讓更多的人認(rèn)識(shí)、了解這位偉大的美國(guó)女性檔案學(xué)家，并通過(guò)她的檔案人生，了解20世紀(jì)前期美國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 從圖書(shū)管理員到檔案工作者

1891年7月7日，瑪格麗特·克羅斯·諾頓出生在伊利諾伊州的羅克福德，父母都從事與行政管理和檔案管理相關(guān)的工作。父親是縣里的行政官員，母親是伊利諾伊州溫納貝戈縣的副縣長(zhǎng)司庫(kù)。諾頓很小的時(shí)候，父母就經(jīng)常在家中討論一些文件保管等方面的問(wèn)題。父母的工作背景使諾頓的家庭形成了一種獨(dú)特的文化氛圍，對(duì)幼小的諾頓產(chǎn)生了很大影響，為諾頓以后從事檔案工作埋下了伏筆。

諾頓在羅克福德上中學(xué)。中學(xué)畢業(yè)后她進(jìn)入芝加哥大學(xué)歷史系學(xué)習(xí)。在這里她吸收了大量歷史學(xué)知識(shí)，于1913年獲得歷史學(xué)學(xué)士學(xué)位。之后，諾頓選擇繼續(xù)留在芝加哥大學(xué)進(jìn)行研究生階段的學(xué)習(xí)，并于1914年獲得歷史學(xué)碩士學(xué)位。

在修習(xí)歷史學(xué)的同時(shí)，諾頓對(duì)圖書(shū)館管理和圖書(shū)館學(xué)也有濃厚的興趣。在芝加哥大學(xué)歷史系時(shí)，她就研讀了圖書(shū)館學(xué)。芝加哥大學(xué)碩士畢業(yè)后，諾頓又轉(zhuǎn)赴奧爾巴尼的紐約圖書(shū)學(xué)院進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并于1915年獲得了圖書(shū)館學(xué)學(xué)士學(xué)位。隨后，諾頓進(jìn)入波基普西市的瓦薩大學(xué)圖書(shū)館做一名編目員。三年之后她又被印第安納州圖書(shū)館聘任為手稿助理。但是不久后她又重新回到了芝加哥大學(xué)。1919年到1920年期間她在芝加哥大學(xué)獲得了研究員的職位。1920年她同時(shí)又被哥倫比亞密蘇里州的歷史學(xué)協(xié)會(huì)聘任為圖書(shū)編目員。

促使諾頓從一名圖書(shū)管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橐幻麢n案學(xué)家既有必然性也有偶然性。諾頓在工作期間，發(fā)現(xiàn)自己無(wú)論從性格還是能力方面，都不適合做圖書(shū)管理工作，因此她一直尋求一種變化。一次偶然的機(jī)會(huì)為諾頓實(shí)現(xiàn)這種變化提供了一個(gè)歷史契機(jī)。1916年，諾頓第一次參加在華盛頓召開(kāi)的美國(guó)歷史協(xié)會(huì)年會(huì)期間，聽(tīng)了時(shí)任檔案工作者協(xié)會(huì)主席的歷史學(xué)家列蘭德博士的一個(gè)演講，主題是關(guān)于如何區(qū)分歷史手稿和檔案。演講中，列蘭德博士用幻燈片向大家展示了檔案的歷史價(jià)值，以及當(dāng)時(shí)美國(guó)檔案管理的惡劣情況。這個(gè)演講給諾頓以強(qiáng)烈的震撼，使她樹(shù)立了成為一名檔案工作者的決心，此后她就一直為這一理想做知識(shí)和能力上的儲(chǔ)備，等待機(jī)會(huì)的來(lái)臨。

機(jī)會(huì)在1922年出現(xiàn)了。當(dāng)時(shí)伊利諾伊州圖書(shū)館檔案部門(mén)招聘負(fù)責(zé)人，諾頓順利通過(guò)了考試。她欣然就任伊利諾伊州圖書(shū)館檔案部門(mén)第一屆負(fù)責(zé)人。于是，30歲的諾頓正式開(kāi)始了自己的檔案職業(yè)生涯。

2 籌建伊利諾伊州檔案館

諾頓任職伊利諾伊州檔案工作負(fù)責(zé)人初期，美國(guó)的檔案工作相當(dāng)混亂。當(dāng)時(shí)只有12個(gè)州設(shè)立了基層檔案機(jī)構(gòu)，主要來(lái)自于最初組建美國(guó)的13塊殖民地，但檔案工作并不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作。檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案也缺少有意識(shí)和有組織的管理，有的州把檔案隨意堆放在州辦公室，有的州把檔案交給州秘書(shū)保管，有的州將檔案交給州歷史協(xié)會(huì)或州圖書(shū)館保存，還有的州甚至完全沒(méi)有對(duì)檔案的專門(mén)管理，任由其散落民間。由于缺乏有效管理，很多重要檔案都被離任州長(zhǎng)或其他官員帶走，據(jù)為私有財(cái)產(chǎn)。檔案管理呈現(xiàn)一種無(wú)序狀態(tài)，檔案流失極為嚴(yán)重。伊利諾伊州雖然規(guī)定州政府秘書(shū)是法定的文件記錄的保管人，但檔案工作始終都不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，也沒(méi)有專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。直至諾頓上任前的1921年，在修訂伊利諾伊州國(guó)家圖書(shū)館法時(shí)，才確立將檔案機(jī)構(gòu)作為圖書(shū)館的一個(gè)下屬部門(mén)。諾頓上任時(shí)，即成為這一部門(mén)的第一任負(fù)責(zé)人。endprint

諾頓任職之初遇到的最大挑戰(zhàn)，是從哪個(gè)方面開(kāi)始州檔案工作。盡管諾頓進(jìn)行了充分的調(diào)查研究，但美國(guó)當(dāng)時(shí)幾乎沒(méi)有科學(xué)的管理制度或有價(jià)值的管理模式可供借鑒。有鑒于調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的美國(guó)各州檔案管理的混亂局面，諾頓高屋建瓴地提出，要想對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，必須建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，即建立州專屬的檔案館。但是，由于當(dāng)時(shí)美國(guó)政府和公眾對(duì)于檔案的重要性及其價(jià)值缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，所以籌備建館的資金非常困難。但是在游說(shuō)過(guò)程中發(fā)生了兩件事，給諾頓籌款帶來(lái)了契機(jī)。

第一件事，是諾頓從無(wú)人問(wèn)津的地下室的檔案中搜尋到了寶貴證據(jù)，幫助州政府贏得了訴訟。當(dāng)時(shí)伊利諾伊州部分檔案保存在州議會(huì)大廈的地下室里。諾頓只身一人，日復(fù)一日地在這臟兮兮且常有老鼠出沒(méi)的地下室里整理搜尋。諾頓在整理伊利諾伊州政府的文件時(shí)，發(fā)現(xiàn)了一份重要檔案。這是一張管道勘察地圖，保存在1823年的州長(zhǎng)書(shū)信備查簿中。這張地圖標(biāo)示了伊利諾伊州和密歇根州通往聯(lián)邦政府的線路，為兩州當(dāng)時(shí)的土地爭(zhēng)議提供了明確的證據(jù)，幫助伊利諾伊州弄清了土地所有權(quán)的歸屬，并為伊利諾伊州在法律訴訟中節(jié)省了一百多萬(wàn)美元的費(fèi)用。諾頓用這個(gè)寶貴的證據(jù)給她的游說(shuō)對(duì)象們上了一堂生動(dòng)的關(guān)于檔案價(jià)值的大課。

第二件事，是一場(chǎng)災(zāi)難帶給諾頓的契機(jī)。1934年，位于伊利諾伊州議會(huì)大廈附近的兵工廠發(fā)生火災(zāi)，而該兵工廠是當(dāng)時(shí)州政府檔案保存的臨時(shí)場(chǎng)所。這次火災(zāi)不僅燒掉了大量政府機(jī)關(guān)文件，還燒毀了一些士兵的退役金文件。更為嚴(yán)重的是，大量的軍隊(duì)和海關(guān)存放在此的關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的原始檔案也燒毀殆盡。一些愛(ài)國(guó)人士和退役軍人組織對(duì)此提出了強(qiáng)烈抗議。諾頓利用這次災(zāi)難對(duì)當(dāng)?shù)氐牧⒎C(jī)構(gòu)進(jìn)行了有力的游說(shuō)。

通過(guò)不懈努力，諾頓最終獲得了為伊利諾伊州建設(shè)新檔案館的資金。1935年聯(lián)大（General Assembly）撥款50萬(wàn)美元，聯(lián)邦公共管理局（The Federal Public Works Administration）又資助了32萬(wàn)美元，伊利諾伊州檔案館于1936年開(kāi)始動(dòng)工修建。

1938年，伊利諾伊州檔案館大樓終于建成，并正式投入使用。這既是對(duì)諾頓艱苦不懈努力的回報(bào)，也開(kāi)啟了美國(guó)綜合性檔案館事業(yè)的新篇章。因?yàn)楫?dāng)時(shí)美國(guó)公共檔案館只有三個(gè)，伊利諾伊州檔案館即為其中之一。同年，美國(guó)第二屆檔案工作者協(xié)會(huì)年會(huì)在這個(gè)嶄新的大樓里舉行。會(huì)上，諾頓的努力獲得了廣泛贊譽(yù)和極高評(píng)價(jià)，并成為當(dāng)時(shí)美國(guó)檔案館建設(shè)的標(biāo)桿?，F(xiàn)今的伊利諾伊州立檔案館仍被稱為“瑪格麗特·克羅斯·諾頓大樓”。

3 管理伊利諾伊州檔案館工作

3.1設(shè)計(jì)了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。伊利諾伊州立檔案館建成之時(shí)，正值美國(guó)的文件數(shù)量海量增長(zhǎng)階段。文件形成部門(mén)由于大量文件堆積的壓力，急欲將文件移交檔案館。但檔案館的接收工作面臨兩個(gè)尖銳矛盾：一是很多文件還有現(xiàn)行價(jià)值，各個(gè)部門(mén)還會(huì)用到。移交給檔案館除了增加檔案人員的負(fù)擔(dān)外，還會(huì)使檔案部門(mén)變成一個(gè)單純的歸檔部門(mén)，從而降低檔案館真正的作用。二是檔案館對(duì)這部分文件的管理難度大。有些文件外借后長(zhǎng)期滯留不還，檔案館沒(méi)有權(quán)利強(qiáng)行采取措施。為解決這一問(wèn)題，諾頓提出了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。

首先，諾頓依據(jù)文件處理的具體情況，將文件分為四類：現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件和有現(xiàn)行作用的非現(xiàn)行文件。

其次，諾頓在檔案館內(nèi)設(shè)置了兩種系列的存儲(chǔ)庫(kù)房。第一種庫(kù)房用于存放那些由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人已經(jīng)審核過(guò)的非現(xiàn)行文件和永久保存的文件。這些檔案的保存和管理完全由檔案館控制。第二種庫(kù)房存放的是那些對(duì)原形成機(jī)構(gòu)仍有利用價(jià)值的半現(xiàn)行文件。這部分庫(kù)房在得到審批后，允許有關(guān)部門(mén)暫時(shí)使用，其被稱為 “部門(mén)庫(kù)房”（departmental vault）制度。當(dāng)時(shí)在州檔案館大樓設(shè)置了文件儲(chǔ)存量達(dá)80280立方米的12個(gè)柜架，用作部門(mén)庫(kù)房。州的每個(gè)機(jī)構(gòu)都在檔案館獲得足夠的空間進(jìn)行文件存儲(chǔ)，而無(wú)須放棄他們對(duì)這些文件的合法看管權(quán)。檔案館將部門(mén)庫(kù)房的鑰匙發(fā)給相關(guān)機(jī)構(gòu)，由他們自行實(shí)施文件的編排、歸檔、移交和歸還等管理工作。

3.2 確立檔案館的接收范圍。伊利諾伊州檔案館建成后，為了保證更多重要的文件能夠進(jìn)館保存，諾頓主持確立了檔案館的接收范圍。該范圍依據(jù)雙系統(tǒng)檔案保管制度，分別明確了檔案館和部門(mén)庫(kù)房的接收標(biāo)準(zhǔn)。

首先，檔案館接收具有永久保持價(jià)值檔案的范圍。一是具有歷史財(cái)富性質(zhì)的文件。如第一份伊利諾伊州立憲法檔案（1818年）、卡俄基亞公證檔案（1737-1768）等。這些具有重要?dú)v史價(jià)值的文件存放到檔案館并要保證其完整性。二是具有特殊價(jià)值的檔案。如屬于州的土地契約等。這些檔案都是由于安全因素而需要特殊保護(hù)，或限制使用。三是仍具有證據(jù)作用的文件，但它們的產(chǎn)生不是以機(jī)構(gòu)管理為目的的。例如一些在內(nèi)戰(zhàn)時(shí)期的關(guān)于伊利諾伊州士兵服役的檔案。四是已經(jīng)失去了行政管理價(jià)值的文件，但具有顯性或潛性研究?jī)r(jià)值的文件。最顯著的例子是聯(lián)邦農(nóng)業(yè)部門(mén)中一些關(guān)于農(nóng)用數(shù)字的檔案。

其次，對(duì)已經(jīng)做了縮微處理的檔案，其原始檔案，也納入檔案館的收集范圍。依據(jù)該接收范圍，當(dāng)時(shí)伊利諾伊州檔案館館藏形成如下比例：76%是關(guān)于伊利諾伊州各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)、管理檔案；16%是關(guān)于家族歷史檔案；6%是關(guān)于歷史檔案；2%是關(guān)于建議性服務(wù)檔案。

最后，部門(mén)庫(kù)房檔案的接收范圍。一是公民服務(wù)委員會(huì)的關(guān)于公民服務(wù)雇傭者的文件；二是地礦部門(mén)的礦物勘探地圖；三是保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的關(guān)于保險(xiǎn)公司授權(quán)處理伊利諾伊州業(yè)務(wù)的官方文件；四是教師退休系統(tǒng)下的關(guān)于教師的福利和工資文件；五是極其重要的數(shù)字部門(mén)里的一些文件，比如，公共健康部門(mén)的檔案和出生死亡證書(shū)等檔案；六是工程技術(shù)部門(mén)的關(guān)于建筑方面的文件等。

4 推動(dòng)美國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展

4.1 推動(dòng)其他州檔案館建設(shè)。伊利諾伊州立檔案館建成之時(shí)，美國(guó)的檔案館事業(yè)尚未形成規(guī)模，當(dāng)時(shí)公共檔案館只有三個(gè)。伊利諾伊州檔案館作為其中之一，其成功的建設(shè)和高效的管理方案，對(duì)早期的美國(guó)檔案館事業(yè)發(fā)展起到了極大的示范作用。各州紛紛效仿，積極籌建檔案館。諾頓的成功經(jīng)驗(yàn)受到各州的歡迎，來(lái)自全國(guó)乃至世界的訪問(wèn)者都前來(lái)斯普林菲爾德學(xué)習(xí)。同時(shí)諾頓也很樂(lè)于在各州檔案館的建設(shè)和管理中提供建議和幫助。endprint

4.2 培養(yǎng)檔案專業(yè)人員。諾頓是美國(guó)最早教授檔案課程的學(xué)者之一。從1940年開(kāi)始，諾頓每年都利用休假，連續(xù)到哥倫比亞大學(xué)圖書(shū)館學(xué)院講授科技檔案課程。她還積極籌劃，在州檔案館為伊利諾伊大學(xué)和芝加哥大學(xué)歷史系和圖書(shū)館學(xué)的學(xué)生們安排實(shí)習(xí)，謀求高端人才進(jìn)入檔案專業(yè)。諾頓還在美國(guó)歷史協(xié)會(huì)公共檔案委員會(huì)、美國(guó)圖書(shū)館協(xié)會(huì)檔案和圖書(shū)委員會(huì)以及國(guó)家圖書(shū)館全國(guó)協(xié)會(huì)的幫助下，通過(guò)授課、講座等方式，培養(yǎng)了一批專業(yè)的檔案人員。

諾頓對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)目標(biāo)主要集中在兩方面：

一是明確檔案人員的專業(yè)職責(zé)。當(dāng)時(shí)的美國(guó)，普遍認(rèn)為檔案工作是歷史研究的輔助學(xué)科，檔案人員的使命是“作為對(duì)私人檔案歷史研究的一種終身的附庸”。但諾頓反對(duì)這種職業(yè)定位。她在培訓(xùn)檔案工作者時(shí)明確提出，“檔案工作是一種管理工作。檔案工作者必須使自己和現(xiàn)實(shí)達(dá)成一致，那就是對(duì)于政府最重要的是檔案工作者能夠?yàn)檎块T(mén)和市民們提供一些訴訟中的重要證明的服務(wù)，……今天的檔案工作者必須降低他們學(xué)術(shù)性方面的需求而傾向于檔案管理工作”。

二是檔案業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。諾頓對(duì)檔案人員的培訓(xùn)分成兩部分。

第一部分是檔案工作者應(yīng)協(xié)助文檔人員所做的工作。主要包括以下幾個(gè)方面：一是幫助文檔部門(mén)減少無(wú)進(jìn)一步法律和歷史價(jià)值的文件以及一些沒(méi)有質(zhì)量的文件；二是幫助文檔人員確定必須長(zhǎng)期保存的文件的合理比例；三是幫助文檔人員在生成新文件時(shí)給出相應(yīng)的建議，以確保積累檔案的連續(xù)性、一貫性和計(jì)劃性。

第二部分是針對(duì)檔案工作者的本職管理工作的培訓(xùn)，主要包括以下幾個(gè)方面：一是明確首要的責(zé)任是要保管好委托給他們的檔案；二是研究并熟悉文件形成機(jī)構(gòu)的情況，并盡量獲得行政部門(mén)對(duì)移交文件更多的支持；三是研究和學(xué)習(xí)法律法規(guī)，了解其所在州的管理歷史，編制一份現(xiàn)有文件的詳細(xì)目錄；四是檔案工作者需為館藏檔案提供基本的保管設(shè)備，且要有保障檔案安全和永久保存的意識(shí)與責(zé)任。

5 結(jié)語(yǔ)

1957年，諾頓從伊利諾伊州檔案館退休。退休以后，她仍然熱心于檔案事業(yè)及各類協(xié)會(huì)的工作。1984年5月21日，92歲高齡的諾頓與世長(zhǎng)辭。這位可敬的檔案人，生前將自己的一生都貢獻(xiàn)給了美國(guó)檔案事業(yè)，死后，她又把自己所有的財(cái)產(chǎn)都捐獻(xiàn)給了美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)。協(xié)會(huì)用該基金設(shè)立了“諾頓獎(jiǎng)”，專門(mén)用于資助檔案教育事業(yè)。

美國(guó)檔案界對(duì)諾頓有極高的評(píng)價(jià)，認(rèn)為在20世紀(jì)30年代到40年代，她建立了一個(gè)公共檔案館的模式，因此影響了美國(guó)檔案專業(yè)的發(fā)展。美國(guó)著名檔案學(xué)家恩斯特·波斯納（Ernst Posner）對(duì)諾頓有深入研究，他指出，諾頓作為一名女性檔案工作者，在那個(gè)女性地位還比較低下的年代里，能夠在檔案專業(yè)領(lǐng)域中取得如此巨大的成績(jī)，是非常罕見(jiàn)和難能可貴的。諾頓關(guān)于檔案與文件管理的專業(yè)論文合集《諾頓之檔案》堪稱“第一本美國(guó)檔案管理手冊(cè)”。

*本文系天津市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“北美檔案資源組織與鑒定理論研究”（批準(zhǔn)號(hào)：TJTQ17-005）階段性成果。

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（作者單位：天津師范大學(xué) 來(lái)稿日期：2017-10-20）endprint