潘恩林 周衛(wèi)標(biāo)

摘 要：分析TFD圖元繪制技術(shù)的基本能力的構(gòu)成，有助于業(yè)務(wù)流程的分析。研究給出了這些基本能力，從繪制和識(shí)別兩方面分析和總結(jié)這些能力的具體內(nèi)涵，并一一對(duì)應(yīng)的提出訓(xùn)練方法和建議。

關(guān)鍵詞：TFD；圖元繪制；圖元識(shí)別；管理信息系統(tǒng)；業(yè)務(wù)流程圖；能力

中圖分類號(hào)：TB 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.35.093

TFD（Transaction Flow Diagram）是在管理信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，在系統(tǒng)分析階段的業(yè)務(wù)流程分析的一種工具。理想的狀態(tài)是： MIS（Management Information System）某個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)TFD，能精準(zhǔn)地表達(dá)需求，該類人員大多是管理人才，而高級(jí)IT技術(shù)人員在此基礎(chǔ)上融入IT的優(yōu)點(diǎn)，輔助優(yōu)化TFD，兩相配合，更能讓傳統(tǒng)行業(yè)+信息技術(shù)變得實(shí)用。因此搞清楚設(shè)計(jì)TFD的基本能力要求、對(duì)這些能力進(jìn)行分類以及尋找培養(yǎng)這些能力的方法對(duì)培養(yǎng)管理人才的TFD繪制能力很有意義，對(duì)于IT技術(shù)人員也有借鑒意義。

一般地，TFD由高級(jí)IT技術(shù)人才（系統(tǒng)分析師）優(yōu)化，由其它IT技術(shù)人員實(shí)現(xiàn)，因此TFD地位處于前端和高位，非常重要，是一種運(yùn)用廣泛的工具，但初學(xué)者往往會(huì)無(wú)從下手，或強(qiáng)行嘗試，往往得到錯(cuò)誤的結(jié)果，如表1所示，往往會(huì)把表1左列的“TFD調(diào)查文本”設(shè)計(jì)成右列 “常見(jiàn)錯(cuò)誤TFD實(shí)例”的樣子。究其原因，是因?yàn)槿狈νㄋ滓锥腡FD繪制技術(shù)的基本能力及訓(xùn)練方法的文獻(xiàn)參考，系統(tǒng)研究這種能力的構(gòu)成及訓(xùn)練方法就是為解決此問(wèn)題而來(lái)的。

1 TFD圖元繪制技術(shù)的基本能力歸納

近年有學(xué)者提出了業(yè)務(wù)流程圖相關(guān)軟件的設(shè)計(jì)方案和實(shí)現(xiàn)方法，有學(xué)者對(duì)圖元編輯器進(jìn)行了研究，有學(xué)者進(jìn)行了對(duì)繪制的圖元進(jìn)行軟件識(shí)別的研究，這些研究成果為針對(duì)管理人才視角的TFD繪制技術(shù)的研究提供了基礎(chǔ)和參考，經(jīng)過(guò)研究，可將TFD圖元繪制技術(shù)的基本能力歸納為表2所示的內(nèi)容。

2 圖元繪制能力

TFD的五個(gè)圖元分別如圖1的（a）所示，有些文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)圖元如圖1的（b）所示，它在左邊增加了一個(gè)矩形封閉區(qū)域，可用于放置編號(hào)方便引用。

2.1 基于紙質(zhì)媒介的繪制能力

首次學(xué)習(xí)TFD圖元或?qū)嵗L制，建議在紙上繪制，以免受電腦繪制實(shí)例的硬件、軟件不熟悉因素的干擾，使注意力更集中于TFD圖元本身。正確分析TFD圖元的抽象性有助于進(jìn)一步理解為什么要這么做。TFD圖元具有抽象性，與實(shí)際表示的客觀業(yè)務(wù)各元素之間沒(méi)有象形關(guān)系，每個(gè)TFD圖元的外輪廓把客觀業(yè)務(wù)各元素抽象成簡(jiǎn)筆畫(huà)一般的、基本上用一筆畫(huà)就能完成的形狀。其優(yōu)點(diǎn)是能在紙上快速繪制，不需要有任何繪畫(huà)功底就能上手，使得設(shè)計(jì)者的注意力更集中于業(yè)務(wù)本身。繪制時(shí)的一個(gè)注意點(diǎn)是：各圖元的名稱必須寫在圖元內(nèi)部，以免指示不明。通過(guò)在紙上繪制，能快速建立TFD圖元的感性認(rèn)識(shí)，在腦海中建立形狀和名稱之間的關(guān)聯(lián)，為下一步進(jìn)行電腦繪制做鋪墊。

2.2 基于軟件的繪制能力

在紙上練習(xí)的基礎(chǔ)上已經(jīng)建立了對(duì)TFD基本的感性認(rèn)識(shí)，但為了方便修改和傳輸并適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的工作要求，還應(yīng)具備用電腦軟件繪制的能力。從繪圖軟件到辦公軟件都能實(shí)現(xiàn)TFD的繪制，該如何選擇呢？從IT技術(shù)人員的角度出發(fā)，傾向于使用有專業(yè)的流程圖設(shè)計(jì)功能的軟件，但從管理技術(shù)人員的角度出發(fā)，更習(xí)慣于使用辦公軟件，如果為了配合一次MIS的開(kāi)發(fā)而重新學(xué)習(xí)一個(gè)新的軟件（如有專業(yè)的流程圖設(shè)計(jì)能力的軟件）會(huì)大大增加額外的時(shí)間成本。建議管理技術(shù)人員應(yīng)該增強(qiáng)辦公軟件的繪制能力，TFD圖元是一個(gè)圖文混編體，一般地，僅用一個(gè)詞或短語(yǔ)就概括出某圖元所代表的業(yè)務(wù)元素，而WPS、WORD等辦公軟件非常擅長(zhǎng)圖文混編的應(yīng)用情景。

基于WPS、WORD等繪制TFD，進(jìn)行“外部實(shí)體”、“業(yè)務(wù)處理”兩種圖元的繪制建議：直接使用基本的形狀，然后添加文字完成繪制；“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”圖元的繪制建議：直接使用流程圖組重的基本形狀，然后組合透明的文本框完成繪制，如圖2的（a）所示；對(duì)于圖1的（b）所示的“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”圖元的繪制建議：其中一種快捷的繪制方法是在第一種“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”圖元的左邊增加一個(gè)矩形框，然后添加文字，如圖2的（b）所示。

2.3 圖元繪制能力的實(shí)驗(yàn)類型選擇

圖元繪制能力訓(xùn)練的目的是讓初學(xué)者獲得感性認(rèn)識(shí)，因此應(yīng)該選用驗(yàn)證性實(shí)驗(yàn)。用軟件把紙上或位圖上的TFD繪制成電子版TFD，整個(gè)過(guò)程不需要增加創(chuàng)造性的部分，恰恰要避免，以排除干擾。通過(guò)變換不同情景領(lǐng)域的TFD，可消除練習(xí)者的重復(fù)感，體會(huì)TFD如何表達(dá)不同領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程，感受它的準(zhǔn)確性、便捷性從而形成習(xí)慣：一說(shuō)到業(yè)務(wù)流程就想到TFD，有助于TFD的推廣。

此外，只要滿足驗(yàn)證性實(shí)驗(yàn)的特點(diǎn)，根據(jù)初學(xué)者的專業(yè)領(lǐng)域設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，更容易上手，如上面表1的實(shí)例。

3 圖元識(shí)別能力

一般地，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)查會(huì)首先形成調(diào)查的文字材料，經(jīng)過(guò)上述繪制圖元能力的訓(xùn)練，初學(xué)者已經(jīng)建立了五種圖元的感性認(rèn)識(shí)，但從文字材料中識(shí)別圖元的能力還沒(méi)有開(kāi)發(fā)，因此兩者要結(jié)合才能實(shí)用。

3.1 基于調(diào)查文本的圖元識(shí)別能力

外部實(shí)體的識(shí)別：找出調(diào)查文本的部門、職位或個(gè)人，這些名詞是識(shí)別外部實(shí)體的重要考察對(duì)象，傳統(tǒng)的外部實(shí)體不出其左右，但是，隨著信息技術(shù)發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，外部實(shí)體也變得更加豐富：外部系統(tǒng)或程序也可能是所分析業(yè)務(wù)流程的外部實(shí)體，如企業(yè)收支業(yè)務(wù)可能涉及到銀聯(lián)支付系統(tǒng)或微信、支付寶等其它網(wǎng)絡(luò)支付系統(tǒng)，又如企業(yè)報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)涉及到電子口岸的報(bào)關(guān)系統(tǒng)等，這些都是已經(jīng)存在的、不屬于本企業(yè)的但與企業(yè)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，也應(yīng)該識(shí)別為外部實(shí)體。

“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”和“單據(jù)/表格”兩者有很大區(qū)別，但初學(xué)者卻容易混淆。一般地，“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”的數(shù)據(jù)來(lái)自“單據(jù)/表格”，經(jīng)過(guò)積累而形成，可不斷積累，能在多次同類業(yè)務(wù)中公用，可依此將它識(shí)別為“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”?！皢螕?jù)/表格”往往更傾向于“一次性”的性質(zhì)或者是某次收集的原始數(shù)據(jù)，多次同類業(yè)務(wù)中，往往使用格式一樣但數(shù)據(jù)和時(shí)間等內(nèi)容不一樣的“單據(jù)/表格”，或者在多次同類業(yè)務(wù)中產(chǎn)生格式一樣但數(shù)據(jù)和時(shí)間等內(nèi)容不一樣的“單據(jù)/表格”，可以依此將它識(shí)別為“單據(jù)/表格”。

“物流/信息流”一般沒(méi)有名字，起到連接其余四元形成流程圖的作用，單獨(dú)存在沒(méi)有意義，因此在圖元識(shí)別中不需要單獨(dú)識(shí)別“物流/信息流”圖元。

3.2 圖元識(shí)別的訓(xùn)練方法

圖元識(shí)別任務(wù)屬于抽象和分類相結(jié)合的任務(wù)，熟悉分類的基礎(chǔ)上做圖元識(shí)別更容易，所以前面先論述了圖元繪制能力，從中也熟悉了圖元的分類。在電腦中使用WPS、WORD等辦公軟件進(jìn)行圖元識(shí)別練習(xí)，可以更低成本 、高效率地修改。

一般可采用三步驟進(jìn)行訓(xùn)練：閱讀TFD調(diào)查文本、在文本中做標(biāo)記、識(shí)別圖元類屬。所以要事先準(zhǔn)備好調(diào)查文本，如表3所示，閱讀第一列的TFD調(diào)查文本，然后標(biāo)記出圖元文本，如第二列所示的圖元文本，最后識(shí)別圖元類屬，表現(xiàn)出來(lái)的結(jié)果就是繪制出來(lái)，如圖3所示。

4 總結(jié)與展望

上述內(nèi)容較系統(tǒng)的提出和分析了TFD圖元繪制技術(shù)的基本能力的構(gòu)成，并提出了相應(yīng)的訓(xùn)練方法、建議和實(shí)例，有助于開(kāi)展業(yè)務(wù)流程的分析，有利于在管理人才中推廣，間接有利于系統(tǒng)分析人員優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，助力MIS建設(shè)。

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