劉進

摘 要：數(shù)字檔案館建設是檔案發(fā)展的必然趨勢，文章結合研究所數(shù)字檔案館建設實踐，闡述了目前研究所數(shù)字檔案館建設的重點、取得的成效，以及建設實踐中的薄弱環(huán)節(jié)和今后努力的方向。

一、研究所數(shù)字檔案館建設目標

以研究所信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展需求為牽引，完善檔案資源綜合管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)與相關業(yè)務系統(tǒng)集成；加強業(yè)務系統(tǒng)在線電子檔案管理，加快推進館藏檔案數(shù)字化；重視檔案信息資源數(shù)據庫建設與開發(fā)利用；深化檔案業(yè)務信息化，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、服務網絡化。

二、研究所數(shù)字檔案館建設重點

1.基于單位信息化建設基礎，開發(fā)應用平臺

建立單位園區(qū)網并加入行業(yè)網，具備與行業(yè)內其他協(xié)作廠所的網絡互聯(lián)條件。單位網絡覆蓋率達到100%，為數(shù)字檔案館提供高速、高效、高可靠性的網絡支撐平臺。配置專用服務器、大型圖檔數(shù)碼工程機，以及內部管理需要的硬件設施數(shù)十臺套，以滿足基礎建設要求。

基于研究所信息化建設的完整性程度，開發(fā)實施檔案管理應用平臺建設是數(shù)字檔案館建設的保障。應用平臺是檔案館的主要陣地，同時也是與用戶交流溝通的一個重要渠道。研究所采用行業(yè)推薦管理系統(tǒng)軟件，以實現(xiàn)數(shù)據自動采集、數(shù)據管理、利用管理、系統(tǒng)維護、信息發(fā)布等業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網絡化，并在此基礎上結合單位情況，細化需求，對尚不具備或不完善的功能進行了相應的二次開發(fā)，使系統(tǒng)的應用逐漸深層化，從根本上提高了檔案工作能力與管理效率。

2.存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，豐富信息資源

檔案資源數(shù)據庫建設是研究所數(shù)字檔案館建設的核心內容。建設重點：其一，通過存量檔案數(shù)字化、增量檔案“雙套制”的方式致力檔案基礎數(shù)據和全文信息的建設。其二，通過與研究所內多個工程應用與管理等系統(tǒng)進行數(shù)據集成，實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間數(shù)據的自動或人工采集，將多個系統(tǒng)的電子文件屬性及全文信息導入檔案管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)對電子文件的前端控制，實現(xiàn)網絡實時歸檔。第三，由于館藏資源數(shù)量巨大，數(shù)字化工作任務艱巨。必須通過館藏檔案使用需求的分析，結合研究所數(shù)字化處理能力，制訂館藏檔案掃描計劃，按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強優(yōu)先、利用頻率高優(yōu)先、利用效果明顯優(yōu)先等原則，分期、分批有條不紊持續(xù)推進館藏檔案數(shù)字化工作。

3.結合科研任務需求，認真開展專題數(shù)據庫建設

根據各類檔案查借閱的頻率，以用戶利用需求為導向，制訂專題數(shù)據庫建設計劃，結合目錄數(shù)據與全文數(shù)據建設相應專題數(shù)據庫，比如結合研究所工作實際情況建立相應的技改項目信息專題數(shù)據庫、專利專題數(shù)據庫、型號會專題數(shù)據等。

4.建立結構合理、內容全面的標準規(guī)范體系

第一，依據以需求為導向、反映實際、實用性強、分期分批制定的原則，對數(shù)字檔案館建設中的重要環(huán)節(jié)，用標準規(guī)范指導數(shù)字檔案館建設工作的開展。第二，通過對數(shù)字檔案館業(yè)務流程的分析，制定覆蓋數(shù)字檔案館主要業(yè)務工作的各類標準規(guī)范，將優(yōu)化后的業(yè)務流程進行固化，使數(shù)字檔案館的日常工作有據可依，保證數(shù)字檔案館的平穩(wěn)運行。

5.加強管理，強化技術，建立安全保障體系

數(shù)字檔案館的安全保障體系建設將作為園區(qū)網的安全保障體系重要一環(huán)來統(tǒng)籌考慮，而研究所園區(qū)網的安全保障體系將與行業(yè)規(guī)劃保持一致并統(tǒng)一規(guī)劃，確保數(shù)字檔案館的安全可靠。

6.建立與數(shù)字檔案館運行相適應的管理機制

（1）建立了數(shù)字檔案館建設領導小組及項目實施辦公室管理架構。數(shù)字檔案館建設領導小組由所長擔任組長，主管檔案及技改工作的副所長擔任副組長，成員由總師辦、黨政辦、技改辦、財務處等的主要領導組成。項目實施辦公室在信息化總師領導下開展工作，為數(shù)字檔案館建設提供了強有力的組織保證和資源保障。

（2）建立健全了一整套行之有效的制度流程來引導和規(guī)范數(shù)字檔案館建設，包括各門類檔案管理制度、檔案工作程序、數(shù)字檔案館管理標準與制度，形成了良好的長效機制。

7.建立數(shù)字檔案館運行與管理的骨干隊伍

數(shù)字檔案館建設的推進和信息需求專業(yè)化趨勢，對檔案管理人員的能力與素質提出了更高要求。長期以來，研究所通過多種渠道強化人才建設，努力打造一支與數(shù)字檔案館建設需求相適應的骨干隊伍。重點是提升現(xiàn)有人員的信息素養(yǎng)，通過專題培訓、學習交流、調研觀摩、參與開發(fā)等方式，提高全員分析與解決問題的能力；打破部門劃分，與信息化部門專業(yè)人員結成工作團隊，共同參與信息化課題研究。

三、研究所數(shù)字檔案館建設取得的成效

1.硬件及網絡建設方面

建立了園區(qū)萬兆主干網，新增了軟硬件設備，網絡環(huán)境、硬件存儲、保密措施以及數(shù)據備份安全、可靠，提升了數(shù)字檔案館的基礎條件。

2.檔案資源管理平臺建設方面

完成了檔案資源綜合管理系統(tǒng)與OA、PDM、VPM等業(yè)務系統(tǒng)的集成和數(shù)據在線歸檔；實施了檔案復制、發(fā)放、借閱、數(shù)字檔案館權限申請等業(yè)務流程信息化；實行了域用戶集成管理、單點登錄；檔案資源綜合管理系統(tǒng)納入了涉密信息系統(tǒng)，并通過了測評。

3.檔案資源建設及開發(fā)方面

完成了全館藏檔案目錄數(shù)據庫建設，完成了軍品科研、產品、基建竣工圖、聲像等重要、常用、急用檔案以及文書檔案永久卷、長期卷等檔案的全文數(shù)據庫建設，完成了15個專題數(shù)據庫的建設，完善和豐富了檔案信息資源數(shù)據庫建設與開發(fā)利用。

4.運行管理與機制方面

引進人才，完善檔案管理工作程序和制度，形成了一套適合數(shù)字檔案館正常運行和持續(xù)發(fā)展的管理制度和人才隊伍。

5.利用方面

為授權的管理和技術人員提供了在線快捷瀏覽、查詢和利用的安全平臺。數(shù)字檔案館投入運行以來，WEB端檔案全文瀏覽近38萬余次，網站訪問量43萬人次，在項目檔案管理過程中，發(fā)揮了重要作用，利用效果顯著。endprint

四、研究所數(shù)字檔案館建設還需關注的問題

1.頂層規(guī)劃、標準規(guī)范嚴重滯后

數(shù)字館建設目的是要使單位乃至行業(yè)的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體的檔案館事實上是一種基于網絡環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源共享的行業(yè)檔案館系統(tǒng)，要對分散在各地的數(shù)字檔案館信息資源進行組織控制，就必須有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據描述標準、元數(shù)據標準、全文數(shù)據庫標準等。然而，我們面臨以下困難：其一，行業(yè)檔案信息系統(tǒng)沒有具體標準可遵循；其二，有些標準規(guī)范超出檔案工作范圍，如綜合數(shù)據處理格式就需要行業(yè)內統(tǒng)一要求；其三，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因此，必須不斷適時修訂標準。

2.數(shù)字檔案館數(shù)據質量控制不盡如人意

（1）檔案屬性信息錄入準確。信息準確錄入是數(shù)字檔案館建設的基礎。屬性信息的準確錄入，能夠保證檔案檢索、利用的快捷、方便，減少冗余工作量，提高工作效率。而目前在數(shù)據庫的建設中缺乏規(guī)范的流程與控制手段對屬性信息進行準確性的檢測。

（2）檔案掃描數(shù)據質量控制。數(shù)字檔案館建設的最終目的是利用數(shù)字檔案信息為研究所科研與管理提供技術支持與技術服務，因此，保證檔案信息的完整、準確尤為重要。面對繁重數(shù)字化處理任務時，明確檔案的掃描方式、分辨率及數(shù)據格式，作業(yè)中實行流程控制，責任到人，為檔案掃描數(shù)據質量的保證打下基礎。

3.服務方式單一，缺乏多樣化

檔案館的服務一直沒有脫離對檔案資源的查找與傳遞。其他服務，如咨詢、檔案編研等，由于其規(guī)模小、質量一般，并沒有系統(tǒng)化、普及化。

4.數(shù)字檔案館的容災系統(tǒng)建設

數(shù)字檔案館建設及運行過程中面臨一個重要問題是難免遇到災害而損失信息資源，失去了信息資源的數(shù)字檔案館是不能發(fā)揮作用的。所以加強數(shù)字檔案信息的安全控制，建立有效的容災系統(tǒng)，是保障數(shù)字檔案信息安全一項重要舉措。目前研究所只實現(xiàn)了數(shù)據備份方式防止事故發(fā)生，遠未達到容災的要求。

5.標準化程度較低

目前行業(yè)只是明確了檔案信息建設的目標、任務和原則，而具體業(yè)務標準規(guī)范和技術標準規(guī)范相對滯后，名企業(yè)處于相對獨立、各自為政的狀態(tài)，導致檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一標準。

電子檔案管理標準化、規(guī)范化、流程化管理尚處理建設初期階段，未形成從電子文件到電子檔案全過程成熟管理辦法及覆蓋數(shù)字檔案收、管、存、用各職能的工作制度標準與規(guī)范。

6.企業(yè)電子文件歸檔模式帶來的檔案專業(yè)問題

（1）歸檔電子文件的真實性無法保證。在CAD電子文件歸檔模式，無論是由計算機操作人員或設計員人員歸檔，由于文件形成程序上控制手段，以及CAD電子文件產生的動態(tài)性，決定了無法保證歸檔的電子文件與最終出圖歸檔的圖檔內容一致，致使歸檔的電子文件內容的真實性受到質疑。

（2）歸檔電子文件的原始性無從認定。原始性是檔案價值存在的基礎，也是其發(fā)揮憑證作用的依據。電子文件要作為檔案歸檔，必須具備內容的原始性。一般情況下，人們對實體檔案的認定比較容易，僅憑肉眼就可以從印章、簽名、字跡及文本上辨別出檔案的真?zhèn)巍６鴮τ跊]有基本原始憑證標識——印章與簽名的歸檔CAD電子文件，則無從認定其內容的原始性。

根據社會電子文件檔案憑證作用與法律效力的需求，必須采取技術措施才能確保歸檔電子文件的原始性和真實性，從而保證電子檔案信息安全性，對此，有待我們持續(xù)跟進信息技術的發(fā)展。

7.知識產權保護

企業(yè)自主知識產權保護是企業(yè)數(shù)字檔案館建設中必須全面考慮的問題。檔案信息共享后帶來的最大問題是保證系統(tǒng)和信息的安全，也就是如何做到信息安全管理與信息服務的有效結合。

參考文獻：

[1]郭 軍，王瑞偉.構建數(shù)字檔案管理系統(tǒng) 促進檔案高效利用[J].機電兵船檔案，2016（2）.

[2]謝文龍.安全數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].哈爾濱：哈爾濱工業(yè)大學，2015.endprint