楊 靜

（南京地鐵運(yùn)營(yíng)有限責(zé)任公司，江蘇南京 210000）

地鐵備件管理過程中的成本管控

楊 靜

（南京地鐵運(yùn)營(yíng)有限責(zé)任公司，江蘇南京 210000）

根據(jù)地鐵行業(yè)備件管理現(xiàn)狀，剖析目前存在問題，提出備件管理過程中成本管控的方法和高額備件、進(jìn)口備件的特殊管理方法。

備件；地鐵；成本管控；經(jīng)驗(yàn)

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.09.01

1 地鐵備件管理的現(xiàn)狀及存在問題

地鐵設(shè)備種類繁多，備件繁多，供應(yīng)商眾多，地鐵公司屬于資產(chǎn)密集型企業(yè)。如果按系統(tǒng)功能來劃分，可分為信號(hào)、通信、車輛（電客車）、供電（含接觸網(wǎng)）、工務(wù)（軌道、房建、土木）、機(jī)自專業(yè)（電扶梯、給排水及水消防系統(tǒng)、空調(diào)通風(fēng)、氣體滅火系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控）、票務(wù)（閘機(jī)、售票機(jī)）、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備及工程車輛等。由于涉及的專業(yè)設(shè)備眾多，例如，同一線路，不同專業(yè)使用不同的設(shè)備；不同線路，同一專業(yè)使用不同的設(shè)備等。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，地鐵公司設(shè)備所需的備品配件的消耗費(fèi)用占企業(yè)設(shè)備維修費(fèi)用50%～60%，備件庫存占用資金每年可占到企業(yè)全部流動(dòng)資金的45%～50%。

1.1 備件特點(diǎn)

地鐵備件具有的特點(diǎn)是：種類多，供應(yīng)商多，信息多。眾多的備件，單純依靠傳統(tǒng)管理已不能適應(yīng)需求，目前國(guó)內(nèi)線路多的地鐵公司的備件管理大都采用了信息化管理，較為常見是企業(yè)資產(chǎn)管理(Enterprise Asset Management，EAM)，該系統(tǒng)由多個(gè)管理模塊組成，如資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、庫存管理、檢修管理、工單管理、預(yù)防性維護(hù)管理、作業(yè)計(jì)劃管理、報(bào)表管理等。這些模塊相互作用，共同規(guī)范固定資產(chǎn)、備件管理等工作。

1.2 備件管理模塊

備件管理屬于EAM系統(tǒng)中的一個(gè)模塊，它以備件的全壽命周期為主線，將備件的各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，從備件分類、采購(gòu)、系統(tǒng)錄入，到備件入庫、領(lǐng)用、倉庫調(diào)撥、二級(jí)庫盤點(diǎn)、可維修件的送修、備件的報(bào)廢等。目前，各部門均可使用EAM系統(tǒng)，在公司局域網(wǎng)上可共享整個(gè)平臺(tái)。備件各項(xiàng)數(shù)據(jù)的查詢十分方便快捷，日常的庫存透明化，物資名稱、物資編碼、庫存位置、庫存數(shù)量、所屬部門等關(guān)鍵信息均可一目了然，方便專業(yè)之間的共享。

1.3 存在問題

（1）備件庫存過高，周轉(zhuǎn)率低。企業(yè)在以保證良好運(yùn)營(yíng)需要為第一要?jiǎng)?wù)，加之寧多勿少的管理思路，造成生產(chǎn)維護(hù)用的備件庫存成本居高不下。經(jīng)?？梢钥吹揭恍﹤浼齑鎳?yán)重積壓的現(xiàn)象，而且有不少處于閑置狀態(tài)，時(shí)間久了備件性能下降、只好報(bào)廢處理，給企業(yè)造成巨大浪費(fèi)。

（2）備件緊急采購(gòu)次數(shù)多，缺貨率高，質(zhì)量不穩(wěn)定。當(dāng)備件數(shù)量和種類不斷增加時(shí)，備件供應(yīng)商的數(shù)量也隨之增加。有的供貨商提供的備件質(zhì)量不穩(wěn)定；有的是拖延交貨期，甚至是去年訂的貨，今年都不能入庫的情況，如此種種，對(duì)備件的供應(yīng)帶來許多不良后果，甚至導(dǎo)致設(shè)備維修計(jì)劃不能按期執(zhí)行。

導(dǎo)致缺貨率高的內(nèi)部原因：一是設(shè)備故障發(fā)生的隨機(jī)性，使設(shè)備維護(hù)人員錯(cuò)誤的預(yù)測(cè)故障的發(fā)生趨勢(shì)，例如，某一種板件，運(yùn)營(yíng)之后一直很穩(wěn)定，故障率很低，于是庫存儲(chǔ)備較少，但是某一年突發(fā)性的毀壞了很多塊，如此便導(dǎo)致缺貨。二是設(shè)備使用部門在提交備件需求計(jì)劃時(shí)更多的是憑借經(jīng)驗(yàn)，數(shù)據(jù)支撐較少，對(duì)備件的消耗預(yù)見性不準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致臨時(shí)性的緊急采購(gòu)計(jì)劃增多。

（3）備件信息管理工作執(zhí)行不順暢。地鐵公司備件種類繁多，約有2萬種，備件信息錄入者是由幾個(gè)人（通常是專業(yè)的工程師錄入自身專業(yè)的備件），而信息的使用者卻是眾多的。工程師在錄入的時(shí)候，一般只考慮本專業(yè)技術(shù)方面的因素，而不會(huì)考慮到其他專業(yè)的需求，造成信息不完整，信息界定不準(zhǔn)確，一物多碼等狀況。

設(shè)備信息化管理推行過程中存在的問題：①備件基本信息不完善，導(dǎo)致使用不方便，增加工作量，導(dǎo)致員工排斥該系統(tǒng)。②很多員工不具備全壽命周期管理的概念，導(dǎo)致備件的壽命周期環(huán)節(jié)中斷。

（4）EAM系統(tǒng)的局限性日漸暴露。隨著地鐵線路的增加，備件數(shù)據(jù)在不斷增加的同時(shí)，但EAM系統(tǒng)的處理速度卻明顯下降。當(dāng)數(shù)據(jù)超過2萬條時(shí)，輕則多余的數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出，重則經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)的情況。由于系統(tǒng)的局限性，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)的中斷。

（5）報(bào)廢備件、物資處理不及時(shí)。近10 a來地鐵行業(yè)發(fā)展迅速，行業(yè)的壟斷不斷被打破，行業(yè)內(nèi)的廠家為謀求發(fā)展，不斷進(jìn)行技術(shù)變革與更新，地鐵的各類設(shè)備、備件升級(jí)換代速度非?？?，一般3～5 a就推出一個(gè)新型號(hào)，舊的設(shè)備、備件就此淘汰了。地鐵運(yùn)營(yíng)公司需要做與之對(duì)應(yīng)的設(shè)備技術(shù)升級(jí)改造，之前采購(gòu)的一些備件已經(jīng)淘汰或不能使用。因?yàn)槠髽I(yè)里的各種專業(yè)設(shè)備種類多、基數(shù)大，幾年下來，各專業(yè)累積的這些備件、物資數(shù)量不斷增加，因沒有及時(shí)處理，而影響了庫存管理。

（6）專業(yè)人員流動(dòng)大、技術(shù)信息流失多、備件調(diào)試?yán)щy。鑒于地鐵行業(yè)發(fā)展迅速，設(shè)備供貨商與地鐵方的技術(shù)人員流動(dòng)都很大，許多關(guān)鍵信息隨著技術(shù)人員的流動(dòng)而流失，為后期的工作開展留下隱患。一些供貨商忙于其他城市新線的建設(shè)，而對(duì)已建設(shè)的地鐵線路的資料保存不完整，不規(guī)范，例如，設(shè)備、備件信息，以及軟件的新版本等信息。隨著時(shí)間的流逝，地鐵在后期就可能出現(xiàn)新購(gòu)的備件調(diào)試?yán)щy的情況。

2 備件管理過程中的成本管控

目前，地鐵公司人員在備件信息查詢、備件申請(qǐng)、備件采購(gòu)、備件驗(yàn)貨等過程都會(huì)仰仗EAM系統(tǒng)，其中備件的基礎(chǔ)信息使用頻率最高。所以，完善備品基礎(chǔ)信息庫，準(zhǔn)確采購(gòu)等，都是備件管理的基礎(chǔ)內(nèi)容。搞好備件成本的管控，對(duì)降低設(shè)備的維護(hù)成本有著重大的意義。

（1）備件合理分類，對(duì)不同類別的備件儲(chǔ)備不同數(shù)量。通過控制備件庫存量，可以降低庫存成本。備件庫存成本的構(gòu)成主要包括3項(xiàng)：①庫存持有成本。為保有和管理庫存?zhèn)浼枰袚?dān)的各項(xiàng)費(fèi)用開支。②庫存獲得成本。是指企業(yè)為了得到庫存?zhèn)浼枰袚?dān)的費(fèi)用。主要體現(xiàn)為訂貨成本，包括與供應(yīng)商之間的通信聯(lián)系費(fèi)用、貨物的物流運(yùn)輸費(fèi)用等，訂購(gòu)的種類越多，運(yùn)輸次數(shù)越多，訂貨成本就越高。③庫存缺貨成本。是指由于庫存?zhèn)浼?yīng)中斷而造成的損失。對(duì)地鐵行業(yè)來說，與行車相關(guān)的備件的缺貨成本極大，這是地鐵公司不能承受的。地鐵相關(guān)備件分類與庫存量，見表1。

實(shí)行設(shè)備分類的結(jié)果就是，市場(chǎng)有眾多供應(yīng)商，可以實(shí)施即插即用。例如，通用性的備件可以降低庫存，減少庫存成本。這類備件的缺貨成本在地鐵公司內(nèi)屬可承受范圍之內(nèi)。典型代表就是地鐵設(shè)備中的錄像機(jī)、攝像頭、內(nèi)存條、顯示器等。

表1 備件分類與庫存量

（2）根據(jù)供應(yīng)商特點(diǎn)，靈活采用存儲(chǔ)模式，降低庫存。為了保證設(shè)備運(yùn)行，地鐵公司不得不儲(chǔ)存大量的備件。一些關(guān)鍵性備件，價(jià)格昂貴，但是故障率低，在倉庫久置失效的情況十分常見。而供應(yīng)商擁有大量的庫存，針對(duì)市場(chǎng)特點(diǎn)，部分備件可以采用VMI模式存儲(chǔ)，即用戶借用供應(yīng)商儲(chǔ)存的配件的模式。地鐵公司與設(shè)備供應(yīng)商簽訂備件緊急提供協(xié)議，對(duì)于價(jià)格昂貴，故障率低的備件，地鐵公司只配置一個(gè)安全的庫存量供應(yīng)急使用，而不用配置庫存的余量。每年地鐵公司付給設(shè)備供應(yīng)商一定的備件保障費(fèi)用（此費(fèi)用遠(yuǎn)低于備件的費(fèi)用），只有當(dāng)故障發(fā)生時(shí)，需要更換備件的時(shí)候才支付必要的費(fèi)用，其余的年度只需要支付備件的保障費(fèi)用即可。

（3）加強(qiáng)庫存管理，同類項(xiàng)合并，舊件合理淘汰，減少庫存。由于地鐵的備件是按專業(yè)系統(tǒng)劃分，很可能造成一物多碼的情況，不光占用了更多的庫位，甚至由于專業(yè)系統(tǒng)不同使同樣的物資一部分處于待料狀態(tài)，而另一部分卻長(zhǎng)期滯留倉庫。加強(qiáng)庫存管理，有利于降低庫存成本。

地鐵公司的設(shè)備技術(shù)升級(jí)改造后，之前采購(gòu)的一些備件已淘汰不能使用，需要及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理或轉(zhuǎn)售等，以減低庫存。國(guó)內(nèi)地鐵已運(yùn)行多年，設(shè)備報(bào)廢問題將日漸明顯。但地鐵設(shè)備又是國(guó)有資產(chǎn)，未經(jīng)多重審核與驗(yàn)證，不能隨意報(bào)廢。所以降低庫存的任務(wù)雖然緊急，但作為設(shè)備管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)備、備件的報(bào)廢工作需要嚴(yán)肅對(duì)待。報(bào)廢工作主要包括：制定科學(xué)合理的報(bào)廢流程；制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?bào)廢標(biāo)準(zhǔn)；嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備報(bào)廢審批程序；加強(qiáng)報(bào)廢設(shè)備的管護(hù)；建立報(bào)廢設(shè)備臺(tái)賬。

借鑒各行業(yè)設(shè)備的報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，首次提出地鐵行業(yè)的廢舊物資報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)：①超過規(guī)定使用年限的老、舊設(shè)備或備件，主要結(jié)構(gòu)和零部件嚴(yán)重磨損，設(shè)備主要技術(shù)參數(shù)下降到最低要求之下，無法修復(fù)或不具備維修價(jià)值（一次維修費(fèi)用超過設(shè)備原值的40%）。②因意外災(zāi)害或重大故障遭受嚴(yán)重?fù)p壞的設(shè)備，無法修復(fù)使用。③設(shè)備或備件繼續(xù)使用將嚴(yán)重影響環(huán)境，引發(fā)安全問題或危害健康，進(jìn)行修復(fù)改造又不經(jīng)濟(jì)。④設(shè)備或備件繼續(xù)使用，耗能過高（超過國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的20%）。⑤因產(chǎn)品換型、工藝變更而淘汰的專用設(shè)備，不宜修改和利用。⑥技術(shù)改造和更新替換下來的、不能再次利用的設(shè)備或備件。⑦按國(guó)家相關(guān)行業(yè)政策規(guī)定應(yīng)予淘汰的設(shè)備。

（4）實(shí)行源頭采購(gòu)與通用性采購(gòu)，減少采購(gòu)成本。通常來講，商品流通的環(huán)節(jié)越多，附加的成本越多，直接尋找生產(chǎn)廠家采購(gòu)，減少中間環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本會(huì)大大減少。所謂通用性采購(gòu)，就是在設(shè)備選型的時(shí)候，不同線路的設(shè)備，盡量選用同一品牌的設(shè)備。設(shè)備的通用性，不僅有利于故障排除，各地鐵線路之間的備件也可以相互供應(yīng)，減少故障處理成本。而且可以減少庫存的數(shù)量和品種，降低庫存成本。

目前采購(gòu)的渠道主要分為3類，一是從原供貨商直接采購(gòu)，二是尋找同種品牌的代理商采購(gòu)，三是同類型設(shè)備不同品牌的采購(gòu)。第一種情況，從原供貨商直接采購(gòu)，主要針對(duì)一些服務(wù)器，需要進(jìn)行系統(tǒng)與軟件的安裝調(diào)試，其他代理商與品牌都無法實(shí)現(xiàn)其功能。為解決關(guān)鍵信息流失問題，地鐵方必須要求設(shè)備提供商也進(jìn)行設(shè)備全壽命周期管理，包括軟件版本，設(shè)備及備件信息必須充分，存檔及時(shí)并予以備份。

（5）加強(qiáng)供應(yīng)商管理，保證備件的供應(yīng)速度與質(zhì)量。地鐵供貨商眾多，提供的備品配件良莠不齊，其中不乏國(guó)際性的大公司。所以加強(qiáng)供應(yīng)商的管理與監(jiān)督，管控備件的質(zhì)量，完善合同中備件的質(zhì)量、售后等環(huán)節(jié)，對(duì)備件的成本管控意義重大。

對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，目前最主要的方法就是“加權(quán)評(píng)分法”或綜合評(píng)分法，加權(quán)評(píng)分法是指規(guī)定衡量供應(yīng)商的各個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)（如產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等），并根據(jù)公司的目標(biāo)設(shè)定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重，根據(jù)調(diào)研與已有的數(shù)據(jù)，分別給出各個(gè)供應(yīng)商的加權(quán)得分，選擇得分最高的作為通過認(rèn)證的供應(yīng)商，并進(jìn)行適當(dāng)分級(jí)，針對(duì)不同的供應(yīng)商采取不同的交易策略。

供應(yīng)商認(rèn)證的流程：成立供應(yīng)商認(rèn)證小組，確定供應(yīng)商評(píng)估的主要評(píng)估指標(biāo)，識(shí)別與篩選供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行深入的調(diào)研（目前數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合），對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行加權(quán)評(píng)分，將認(rèn)證情況反饋給供應(yīng)商，供應(yīng)商的認(rèn)證追蹤。供應(yīng)商的短期評(píng)估指標(biāo)主要包括備件質(zhì)量、備件價(jià)格、交貨時(shí)效、整體服務(wù)水平（售前與售后）、履行合同的能力。長(zhǎng)期評(píng)估指標(biāo)包括供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀態(tài)、供應(yīng)商內(nèi)部組織與管理、供應(yīng)商的核心競(jìng)爭(zhēng)力等。

（6）加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)數(shù)據(jù)的管理與分析，保證備件申購(gòu)數(shù)量精確。目前每年的備件預(yù)算時(shí)，主觀推測(cè)因素較多，缺少數(shù)據(jù)支持，因此備件數(shù)量申購(gòu)不合理，導(dǎo)致倉庫內(nèi)滯留有不少板件未盡其用，占用公司大量資金與人力資源。根據(jù)備件的更換記錄等多種數(shù)據(jù)綜合分析，板件的故障有一定的規(guī)律可循，如果能夠及早預(yù)測(cè)板件的故障情況，讓采購(gòu)數(shù)量更接近于消耗量，既能降低備件的多余庫存，也可降低成本。另外，為保證地鐵設(shè)備良好運(yùn)行，有些故障率很低甚至為零的備件也需要適量?jī)?chǔ)備一些，尤其是涉及安全方面的關(guān)鍵件。

綜上所述，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)數(shù)據(jù)管理，不僅有助于降低每年采購(gòu)的成本，而且有助于保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的完整性與連貫性，讓新接手的管理人員能夠迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，減少備件管理人員在崗位流轉(zhuǎn)過程中造成的信息流失與中斷等問題。

3 高額、進(jìn)口備件的處理方式

加強(qiáng)對(duì)高價(jià)格備件的管理，對(duì)降低備件庫存具有非常好的效果。高價(jià)格備件主要指地鐵所用的服務(wù)器、進(jìn)口設(shè)備、核心設(shè)備等。服務(wù)器，大多安裝有廠家獨(dú)自的信號(hào)控制軟件，由于廠家的技術(shù)封鎖（技術(shù)保護(hù)），所以價(jià)格較高。進(jìn)口備件，維修的周期長(zhǎng)、價(jià)格也很昂貴。目前，可維修的故障件從國(guó)內(nèi)送國(guó)外廠家修理到返還，時(shí)間一般要＞6個(gè)月，且返修件的質(zhì)量無法保證，目前已出現(xiàn)多次返修的板件仍不能正常使用的現(xiàn)象。在高價(jià)值、可維修備件的維修成本管控上，地鐵公司可從3個(gè)方面來解決。

（1）解除軟件與硬件的綁定，硬件分開單獨(dú)采購(gòu)。目前地鐵行業(yè)發(fā)展很快，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，各個(gè)廠家為保自身優(yōu)勢(shì)、保留核心技術(shù)的內(nèi)容，并將自己的獨(dú)家軟件與硬件綁定銷售，以達(dá)到創(chuàng)收的目的。而作為設(shè)備的使用方，地鐵公司可通過對(duì)自身科技人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)科技創(chuàng)新，解除軟件與硬件的綁定，實(shí)施硬件單獨(dú)采購(gòu)等。因?yàn)檐浖峁┥讨挥幸患?，而硬件的提供商不只一家。所以通過競(jìng)爭(zhēng)性比價(jià)，可以以市場(chǎng)價(jià)采購(gòu)到需要的硬件。

（2）實(shí)施替代品研究及國(guó)產(chǎn)化研究。由于進(jìn)口備件的特點(diǎn)是價(jià)格昂貴和采購(gòu)周期長(zhǎng)，有些產(chǎn)品在國(guó)內(nèi)、行業(yè)內(nèi)可以找到類似產(chǎn)品，但是由于廠家的技術(shù)封鎖，往往接口不一樣。所以，加強(qiáng)進(jìn)口備件的替代品研究，進(jìn)行國(guó)產(chǎn)化改造，既可以減少缺貨風(fēng)險(xiǎn)，還可以降低成本。

（3）對(duì)進(jìn)口、高價(jià)格的可維修件，鼓勵(lì)自主維修。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前的電子設(shè)備、電子元器件的模塊化、集成化做得越來越好，故障點(diǎn)也越來越容易被識(shí)別。例如，哪個(gè)模塊壞了，就更換哪個(gè)模塊，設(shè)備的總體功能就可以迅速恢復(fù)?，F(xiàn)場(chǎng)故障更換下來的故障件，經(jīng)過相關(guān)的修復(fù)，還可升級(jí)為備件使用。

在替代品的研究、解除軟硬件綁定的研究以及自主維修的開展等方面，如果單獨(dú)靠員工的個(gè)人興趣，很難達(dá)到預(yù)期效果，公司必須在制度與資金上予以大力支持。實(shí)施方法：①大力發(fā)展自主維修。在文化層面上，公司鼓勵(lì)實(shí)行科技創(chuàng)新和技術(shù)發(fā)展，成立專項(xiàng)的攻關(guān)部門，制定專門的獎(jiǎng)勵(lì)措施；在技術(shù)層面，需要搭建相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)、測(cè)試平臺(tái)，選拔出相關(guān)的技術(shù)人員；在資金層面，給與充分的支持，需要采購(gòu)或動(dòng)用相應(yīng)的測(cè)試設(shè)備與備件時(shí)，在資金層面和制度層面給予全力支持。②實(shí)行內(nèi)外結(jié)合，廣泛借助社會(huì)上的科技力量。鑒于近幾年地鐵行業(yè)迅猛發(fā)展，各種技術(shù)力量已不斷涌入該行業(yè)。所以地鐵公司可通過招標(biāo)的方式，多渠道、多方式的與相應(yīng)廠家、公司簽訂科技攻關(guān)協(xié)議，地鐵公司提供相應(yīng)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)和功能參數(shù)，共同開發(fā)出所需產(chǎn)品。地鐵公司負(fù)責(zé)測(cè)試、驗(yàn)收相關(guān)的備件，以達(dá)到事半功倍的效果。

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〔編輯 王永洲〕