[關(guān) 鍵 詞] 大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）16-0144-02

一、大數(shù)據(jù)背景概論

隨著時(shí)代的進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展，國家、社會、企業(yè)、個(gè)人無時(shí)無刻不在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，整個(gè)世界步入大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來最顯著的特征就是數(shù)據(jù)量的劇增，數(shù)據(jù)量之大使得我們采用一般的方法和技術(shù)無法對其進(jìn)行描述和處理。2009年，全世界遭遇嚴(yán)重的金融危機(jī)，全球信息量比2008年增長了62%，達(dá)到80萬PB（1PB等于10億GB）。大數(shù)據(jù)沖擊和改變這個(gè)世界，社會各行各業(yè)都逃不開大數(shù)據(jù)的侵襲，都面臨紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析和處理困境。大數(shù)據(jù)時(shí)代給工作和生活帶來改變，同樣給檔案管理工作帶來問題和挑戰(zhàn)，但大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)與理念不僅為解決問題提供了新的視角和方法，也為檔案管理的發(fā)展提供了改革的機(jī)遇。

二、什么是科技檔案管理

科技檔案是一類特定的檔案，科技檔案可以看做是從事科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的、對國家和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)字、聲像等不同形式的歷史記錄，它一般是各團(tuán)體、單位組織或個(gè)人在科技活動(dòng)中形成的、作為歷史記錄整理留存的一種信息載體。比如，一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到成果開發(fā)推廣形成和保存的所有材料，它包含了巨大的智力成果，也屬于知識產(chǎn)權(quán)。（宋寧）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，人們從事的科技活動(dòng)產(chǎn)生了大量的科技檔案，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越過去科技檔案產(chǎn)生的頻率和數(shù)量。因此，科技檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的“4V，即Volume（體量）、Variety（種類）、Value（價(jià)值）、Velocity（速度）”特征。（1）科技檔案數(shù)據(jù)體量巨大，在當(dāng)今這個(gè)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們越來越重視知識資源的存儲與發(fā)展，科技檔案作為知識資源的重要儲備地，未來數(shù)量還將繼續(xù)擴(kuò)大。（2）科技檔案的數(shù)據(jù)類型繁多?？萍紮n案種類的多樣化使其突破以往存儲在關(guān)系庫中的數(shù)據(jù)類型，除了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，出現(xiàn)了半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)新類型。（3）科技檔案價(jià)值含量高?？萍紮n案具備成套性和完整性，在建立檔案的過程中會不斷篩選多余的數(shù)據(jù)，經(jīng)過鑒定后保存和歸檔與本項(xiàng)目相關(guān)的價(jià)值含量較高的信息，因此科技檔案價(jià)值含量較高。（4）科技檔案信息處理速度快。科技檔案資源在利用和調(diào)動(dòng)過程中要求迅速從海量的數(shù)據(jù)中找到需要的信息，使用者對科技檔案的知識服務(wù)和智慧服務(wù)的要求更為苛刻。（淺論大數(shù)據(jù)時(shí)代下的科技檔案管理，宋寧）

三、科技檔案管理工作存在的挑戰(zhàn)與問題

時(shí)代的進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展對科技檔案管理工作提出更新、更高的要求，也使當(dāng)前的科技檔案工作面臨一些問題和挑戰(zhàn)。

（一）科技檔案信息與數(shù)據(jù)安全存在隱患

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息越多，數(shù)據(jù)共享程度越高，就越難保障信息的安全。那些可能對信息安全構(gòu)成威脅的因素可能被相應(yīng)的放大，檔案數(shù)據(jù)安全岌岌可危，科技檔案記錄了科技生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的重要信息，還包含科技進(jìn)步和最近成果的發(fā)展等與國家相關(guān)的隱私信息，機(jī)密程度和信息安全要求更高，因此，在科技檔案管理工作中的信息與數(shù)據(jù)的安全保障更為重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代，科技檔案管理工作中的數(shù)據(jù)與信息安全保障方面存在較大挑戰(zhàn)。

（二）科技檔案資料缺乏有價(jià)值的核心信息

科技檔案的主要目的在于記錄科技活動(dòng)過程的核心信息，有時(shí)包括一些中間成果，最終目的在于成果轉(zhuǎn)化、促進(jìn)科技發(fā)展，創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但當(dāng)前的科技檔案存在大量的重復(fù)信息、缺乏核心內(nèi)容和主要成果，數(shù)據(jù)和信息量巨大但使用效率卻很低。在建立檔案的過程中，檔案管理部門與科技活動(dòng)參與部門和相關(guān)人員溝通不暢，檔案管理部門在各組織中常常處于完全封閉的工作狀態(tài)，與各部門的工作聯(lián)絡(luò)較少，檔案管理兩個(gè)重要環(huán)節(jié)的脫節(jié)使檔案信息內(nèi)容不完整、不系統(tǒng)、不核心，最終導(dǎo)致科技檔案的內(nèi)容質(zhì)量低下，無法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和意義。

（三）科技檔案管理低效、技術(shù)落后

盡管目前大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，但很多組織的檔案管理仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔。能電子化的檔案較少，很多重要的檔案信息還是以紙質(zhì)形式保存。紙質(zhì)檔案為管理、存放和查詢工作都帶來較大難度。另外，檔案管理人員大多是非專業(yè)人員，單位組織常常把檔案管理看做邊緣化、專業(yè)化程度較低的辦公型事務(wù)性工作，科技檔案管理經(jīng)常陷入低水準(zhǔn)、低效率、低重視的管理狀態(tài)。而且，當(dāng)前我國大多數(shù)組織單位的檔案管理工作信息化程度嚴(yán)重不足，配備的技術(shù)和設(shè)施相對滯后。落后的科技檔案管理技術(shù)與飛速發(fā)展的現(xiàn)代化辦公水平形成較大對比和強(qiáng)烈反差，檔案管理工作的技術(shù)與設(shè)施亟待更新和發(fā)展。

（四）科技檔案信息的能量與價(jià)值挖掘不足

隨著人類邁入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息資源是一種重要的經(jīng)濟(jì)資源。信息和數(shù)據(jù)都蘊(yùn)含巨大的能量。尤其是我國當(dāng)前正處在科技飛速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，科技、科研等相關(guān)的一切生產(chǎn)活動(dòng)信息都具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會意義。當(dāng)前不管是從事科技研發(fā)相關(guān)的企業(yè)還是研究型大學(xué)，對研發(fā)策劃、項(xiàng)目申報(bào)書或者項(xiàng)目報(bào)告書以及各類科技檔案資料，都存在“重藏輕用”的問題。大量的檔案信息資源都存放在檔案館中或者在電腦系統(tǒng)中，主要提供信息查詢的功能，對這些資源價(jià)值的認(rèn)識、利用和挖掘不足，更談不上科技檔案的開發(fā)與服務(wù)。主要原因包括當(dāng)前我國企業(yè)和高校等組織檔案管理人員專業(yè)化程度較低、信息化意識較差、開發(fā)利用手段落后以及技術(shù)限制等。資源挖掘和利用不足削弱了我國科技檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，不僅影響科技檔案數(shù)據(jù)的能量釋放，也阻礙檔案對科技進(jìn)步和研究發(fā)展的推動(dòng)和服務(wù)功能。

四、科技檔案管理的改革之道

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，科技檔案管理應(yīng)具備智慧化，我們應(yīng)通過新興的信息技術(shù)、專業(yè)化的人才、優(yōu)化的設(shè)施配置，最大限度地提升科技檔案資源的整合建設(shè)能力與開發(fā)服務(wù)能力。

（一）突出科學(xué)管理和價(jià)值導(dǎo)向，認(rèn)識大數(shù)據(jù)時(shí)代的“新檔案”

做好檔案管理工作的前提是增強(qiáng)科學(xué)管理的檔案意識，認(rèn)識到科技檔案的重要價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予科技檔案數(shù)字資源的特征。科技檔案的形式不再局限于固定的模式，從結(jié)構(gòu)化的紙質(zhì)檔案到半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的各類數(shù)據(jù)資源。復(fù)雜化的檔案形式和大量的數(shù)據(jù)資源要求檔案管理工作者在大數(shù)據(jù)技術(shù)和科學(xué)管理理念的指引下，積極構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的“大檔案觀”，從更有價(jià)值、更有意義的視角鑒別和審查科技檔案收集、建立的過程，加大對碎片化、個(gè)性化、數(shù)字化信息的關(guān)注，使檔案真正反映科技活動(dòng)和科技發(fā)展的進(jìn)程，真實(shí)地記錄科技成果與時(shí)代變遷。

但在建立和管理科技檔案的過程中，需要避免“泛檔案”的觀念。在科技生產(chǎn)活動(dòng)中生成的所有信息都是檔案，有些資料和數(shù)據(jù)是非有效資源，需要排除在科技檔案之外，否則會給后續(xù)的檔案管理帶來很大的難度，也是對資源的浪費(fèi)。因此，在建立檔案的過程中需要審查有效的內(nèi)容和信息，保障檔案信息的真實(shí)性、有效性，提升科技檔案的質(zhì)量。

（二）切實(shí)完善檔案管理技術(shù)與設(shè)施，保障信息與數(shù)據(jù)安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在軟件系統(tǒng)與共享平臺上存儲檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為趨勢，但開放共享的平臺和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也使檔案數(shù)據(jù)安全存在一定隱患。因此，科技檔案管理工作需要引用先進(jìn)、安全的大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息平臺，管理大量散亂的數(shù)據(jù)，這樣不僅能提升管理效率，也能保障數(shù)據(jù)安全。首先，技術(shù)與設(shè)備的更新都需要保障和加大資金投入。檔案部門需要申請資金，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化設(shè)備的完善和管理，從設(shè)施和技術(shù)上保障科技檔案數(shù)據(jù)和信息的安全。

檔案部門還可以選擇與信息技術(shù)相關(guān)企業(yè)合作，引用最新的大數(shù)據(jù)技術(shù)和人才服務(wù)，根據(jù)部門和行業(yè)的需求，適時(shí)引入新技術(shù)或者新系統(tǒng)進(jìn)行試點(diǎn)，做好大數(shù)據(jù)的技術(shù)儲備。這樣不僅能夠保障信息安全，還能提升工作管理效率。

（三）組建人才隊(duì)伍，配備專業(yè)化科技檔案管理工作人員

當(dāng)前檔案管理人員專業(yè)化程度較低，尤其是“大數(shù)據(jù)”技術(shù)在科技檔案中的應(yīng)用還處于初級階段，在科技檔案管理工作中缺乏一支既熟悉專業(yè)知識、檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的綜合型、專業(yè)化程度較高的人才隊(duì)伍。檔案業(yè)務(wù)和大數(shù)據(jù)都具有專門的知識和技術(shù)，單一的檔案管理人員和信息技術(shù)人員都無法滿足科技檔案管理信息服務(wù)工作的要求，比如，涉及數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)等。因此，應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，在積累管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)有針對性地提高信息技術(shù)或管理技術(shù)，根據(jù)不同行業(yè)的要求培養(yǎng)綜合型人才，建立一支專業(yè)化程度較高、技術(shù)水平較高的科技檔案管理工作人員。

（四）加強(qiáng)信息化和規(guī)范化建設(shè)，提高檔案管理工作效率

檔案管理部門要與科技生產(chǎn)活動(dòng)參與人員相關(guān)部門建立暢通的聯(lián)系渠道。只有讓檔案管理人員增強(qiáng)與科技活動(dòng)參與者的聯(lián)絡(luò)，增強(qiáng)對整個(gè)過程的了解，才能更加有效地管理科技檔案，保障檔案內(nèi)容以及管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化。

在管理工作中，鼓勵(lì)應(yīng)用信息化技術(shù)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓收集、歸檔、整理、分析和服務(wù)成為一套信息化、系統(tǒng)化、智能化的流程，從而讓檔案管理工作更高效。

從管理人員的角度，不僅要增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化程度，還可以將參與者和被服務(wù)人員的滿意度作為主要評判科技檔案管理工作質(zhì)量和水平的標(biāo)準(zhǔn)，這樣能有效監(jiān)督管理工作高效開展。

（五）注重檔案信息資源的開發(fā)和利用，釋放價(jià)值和能量

科技檔案蘊(yùn)藏的價(jià)值和能量不僅能夠促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，并且具有長遠(yuǎn)的歷史參考價(jià)值。科技檔案開發(fā)利用是通過一定的技術(shù)和方法對科技檔案資源進(jìn)行數(shù)字化、成果化加工，為相關(guān)人員提供服務(wù)和支持?？萍紮n案的生命力在于不斷地對其開發(fā)?？萍紮n案只有通過開發(fā)利用才能將其潛在價(jià)值變成現(xiàn)實(shí)價(jià)值。管理科技檔案的最終目的是服務(wù)于科技工作者、科技生產(chǎn)者和科技管理者，進(jìn)而推動(dòng)各行業(yè)科技進(jìn)步與發(fā)展。檔案部門要轉(zhuǎn)變“只藏不用”的工作方式，樹立需求為導(dǎo)向的理念，將工作的精力放在科技工作者的體驗(yàn)提升、對科技工作的支持力度上。今后可嘗試將科技檔案的開發(fā)與利用視為科技成果推廣、應(yīng)用和轉(zhuǎn)化的重要形式之一。

參考文獻(xiàn)：

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