文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛(wèi)銷售分公司

人力資源檔案管理問題與對策分析

文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛(wèi)銷售分公司

在人力資源和社會保障局的日常工作中，人力資源檔案管理是一項重要的工作內容之一。本文結合目前人力資源檔案管理工作中存在的問題，提出相應的管理措施，希望能對人力資源檔案管理工作有所幫助。

檔案管理；人力資源；問題；解決措施

導言

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才已經(jīng)成為企事業(yè)單位之間的競爭因素。人力資源是指在國家的各個地區(qū)中處于勞動年齡及勞動能力是否能夠推動社會經(jīng)濟發(fā)展的合法性人口信息總和。人力資源和社會保障局的良好發(fā)展影響著社會勞動人員能否享受到社會福利待遇的狀況，而檔案的管理質量在其中就起著非常重要的作用。

1 當前人力資源檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏對人力資源檔案管理積極作用的正確認識

長期以來，人們對人力資源檔案管理的重要性認識不足，覺得只是對個人生平經(jīng)歷的記錄，管理檔案只需要對資料進行整理和抄寫，管理質量的好壞與經(jīng)濟效益沒有聯(lián)系，工作不被人所重視；還有一部分人認為檔案只是擺設，只要個人能力強，有關系網(wǎng)就可以辦成很多事情，因此，導致很多檔案資料的流失，不完備，對個人的發(fā)展帶來了很大的限制。許多企業(yè)也不重視人事檔案管理工作，對人員的檔案管理不重視，沒有設立專門的管理人員，忽視了檔案管理中潛在的人才信息價值，這些都導致當前的檔案管理發(fā)展滯后。企業(yè)的人事檔案管理記錄著一個社會人的人生歷程，其生活的不同階段都應對應著不同的歷史記錄，檔案應能夠真實反映其生活發(fā)展中各方面的具體情況，為用人單位科學調整、選拔人才提供幫助，同樣，也對個人起到鼓勵鞭策和約束限定作用。

1.2 人力資源檔案管理的技術手段落后

檔案管理的技術手段落后主要體現(xiàn)在沒有使用現(xiàn)代化的應用軟件和計算機技術提高管理的質量和水平，一方面是單位領導不重視這項工作，沒有開展這項工作；另一方面是管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術，沒有進行專業(yè)技能培訓，因此，都呈現(xiàn)出檔案管理水平質量遠遠落后的現(xiàn)象。許多檔案管理人員都是兼職，不能全身心的投入到管理工作中，也不愿意接受專業(yè)技能學習，只是隨心所欲地進行登記、分類管理，影響了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

1.3 檔案材料分散、簡單、雷同

人力資源的檔案材料應該全面、真實、客觀地反映一個人的生活經(jīng)歷、歷史全貌，然而，由于種種原因，許多原始材料內容單一、抽象，不能表現(xiàn)出個人的特色。這樣的檔案資料對企業(yè)的選拔人才、使用人才沒有什么價值意義，影響到對潛在人才的挖掘和應用，對員工的提拔、晉升等都有影響，挫傷了人員的積極性，也給管理單位帶來許多不必要的工作。人力資源檔案管理的不規(guī)范使用人單位采取棄檔或重新建檔工作，都會導致人力資源內容的不規(guī)范和不完整，失去了統(tǒng)一性，不能全方位地反映員工的真實面貌，進一步增加了人力管理的成本，也降低了管理能效。

2 改變人力資源檔案管理現(xiàn)狀的措施

2.1 科學規(guī)范的制度管理，提高檔案工作效率

建立符合現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)則和制度是當前首要的改進工作，通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規(guī)范檔案管理程序，提高管理水平和工作質量。一方面可以使管理人員提高工作積極性，增強工作的責任感，對管理工作的提高有一定的促進作用；另一方面，通過管理制度的規(guī)范執(zhí)行，能夠強化管理工作程序和實施環(huán)節(jié)，將檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法等予以規(guī)定和強化，能夠防止過程不統(tǒng)一，程序不穩(wěn)定帶來的人力和物力的浪費。

2.2 信息化的檔案管理，提升管理層次

人力資源檔案管理落后的表現(xiàn)之一就是沒有采取現(xiàn)代化的計算機信息管理，使管理效率低，管理質量差。因此，應采用信息化的管理模式改變這一落后現(xiàn)象，實現(xiàn)快速查找、分類清楚、節(jié)省空間等管理優(yōu)勢。形成有層次、有結構、有內容的網(wǎng)絡信息管理，將紙質資料和電子音像檔案向結合，實現(xiàn)全面、科學、高效的信息化檔案管理。首先應增加管理資金，購置信息化管理所需要的軟、硬件設施，增加新設備，如打印機、復印機、掃描儀、電腦等，滿足工作的需要；其次，應制定檔案管理信息化的執(zhí)行策略，設立監(jiān)督部門對全過程實行掌控。

2.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質

檔案管理工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平對檔案管理的質量有很大的影響，因此，應設法提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質和水平。針對不能熟練使用計算機進行網(wǎng)絡文件傳遞和工作管理的人員，應加強崗位培訓和培養(yǎng)；合理引進技術人才，提高檔案管理的工作模式，保證先進的管理技術能夠順利實施。采用新技術和新方法，提高檔案管理的工作效率，同時，加強管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，提高檔案管理人員的保密意識，保持檔案記錄的安全穩(wěn)定。

2.4 管理的信息化建設

過去的傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式都處于一個全封閉或半封閉的狀態(tài)。這種落后的管理模式制約著檔案管理的開發(fā)和信息資源的利用，同時也制約了信息共享的步伐。隨著信息化時代的到來，這樣的傳統(tǒng)管理模式遠遠不能滿足社會的各種需求信息。因此，解決人力資源檔案管理信息化的建設問題至關重要，可以大大提高企業(yè)人力資源檔案管理的質量和效率，同時也能促進人力資源檔案信息的開發(fā)和利用能力，使人力資源檔案的信息資源得到共享，加快科學技術的發(fā)展對每個行業(yè)的發(fā)展都具有一定的挑戰(zhàn)性。所以，要擺脫人力資源檔案管理的傳統(tǒng)模式，充分利用現(xiàn)代化的信息技術來實現(xiàn)人力資源檔案管理的新形式。這一轉變還能使企業(yè)的業(yè)務流程更具有規(guī)范性，提高了人力資源檔案管理的基礎管理。加強人力資源信息化建設，在企業(yè)的人力資源管理部門應用先進的科學技術，實現(xiàn)科學化的檔案管理模式。

結束語

在當今的信息化時代，人力資源檔案管理的措施和硬件設施都有一定的改變和進步。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人力資源檔案的管理對企業(yè)的發(fā)展與生存起著至關重要的作用。但目前有關人力資源檔案管理還存在一些問題，如果能切合實際地處理和完善好這些問題，對企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展起著重要的意義。所以，筆者對人力資源檔案管理存在的問題提出了幾點相關的解決措施，希望能對企業(yè)的未來發(fā)展有一定幫助。

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