王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

大科學工程項目檔案管理實踐
——以神光-III激光裝置建設項目為例

王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

首先界定了大科學工程項目的特點，進而引申出大科學工程項目檔案管理的特點，緊接著介紹了神光-III激光裝置建設項目檔案管理工作中采取的措施，通過建立管理網絡、前期進行總體策劃、過程加強跟蹤控制、加強交流培訓、做好驗收準備等，實現(xiàn)了大科學工程項目檔案規(guī)范有效管理，順利通過檔案單項驗收，受到驗收專家好評，最后談了經驗與體會供借鑒。

大科學工程 項目檔案 檔案管理 實踐

G275.9

A

2017-08-29

大科學工程又稱大科學裝置建設工程，是面向國家科技發(fā)展或國防建設的戰(zhàn)略需求，經費投入大，具有明確任務目標與科學目標，處于國際科學技術前沿，為我國經濟建設、國防建設和社會發(fā)展作出戰(zhàn)略性貢獻，同時是國家在國際相關學術領域占有重要地位的重大科學工程。

一、大科學工程項目的特點

大科學工程的建設一般采用項目制，因此大科學工程通常也叫大科學工程項目，其特點如下。

1.投資巨量，規(guī)模龐大，建設周期長。大科學工程項目動輒投資過億元人民幣，通常建設內容不僅包括大科學裝置，還包括為裝置建設配套的實驗室建設、元件及設施建設等。大科學裝置通常需要采用國內外先進的技術，配置的許多實驗設備復雜且昂貴，還要建立相應的實驗設施，整個項目建設下來規(guī)模十分龐大。且項目建設涉及眾多的參建單位，需要投入巨大的財力、物力、人力。

由于大科學工程項目建設內容較多，規(guī)模較宏大，技術指標較先進，建造難度極大，還需嚴格按照項目管理流程實施，整個工程不可能在短時間內完成。建成后還需一段時間的試運行，驗證達到設計指標后才能進行驗收，之后才能轉入正式運行。因此，大科學工程項目的建設周期特別長，一般需要幾年甚至十幾年的時間。

2.多學科交叉，技術復雜度高，系統(tǒng)集成度高。隨著科學技術日新月異的進步，綜合利用各相關學科的優(yōu)勢，進行跨學科合作，協(xié)同探索科學世界的奧秘，是科學研究的必然選擇。大科學工程的目標是進行科學研究，且大多是基礎科學方面的研究，其研究的內容通常位居國際前沿，需要的科學知識和技術必然是多學科交叉的，技術復雜度不是一般的高。

大科學工程是一項復雜的系統(tǒng)工程，大科學工程建設的裝置由許多系統(tǒng)、子系統(tǒng)、單元組件組成，這些子系統(tǒng)或單元組件的數(shù)量成千上萬，甚至更多，且類型各不相同，需由建設單位耦合眾多外協(xié)單位共同合作才能完成。工程建造中，每個外協(xié)單位承擔的工作都必須達到設計要求，才能進行系統(tǒng)總體集成和聯(lián)合調試。工程對系統(tǒng)集成度要求相當高，否則無法滿足科學研究需要的功能和技術指標要求。

3.具有工程和科研雙重性質。大科學工程是為開展科學研究而建設的，具有工程和科研雙重性質也是其一大特點。大科學工程一般采用項目制進行管理，按照立項、可行性研究、初步設計、工程設計、加工制造、試運行、驗收等一般項目的實施流程進行操作。但在建設過程中，因為整個工程科學探索成分居多，其結果也在某種程度上具有不確定性，所以每一步都需要精心設計、精心制造，許多過程都具有創(chuàng)新性，都包含著科學研究活動，也有可能出現(xiàn)了最新的更好的技術，就會及時進行論證，作出優(yōu)化方案，改進之前的設計，加以采用。

二、大科學工程項目檔案管理的特點

大科學工程項目檔案管理除具有一般檔案管理的特點外，還有如下特點。

1.檔案數(shù)量龐大、載體多樣、內容復雜。大科學工程項目的特點決定了檔案數(shù)量十分龐大，能達上萬份甚至十幾萬份之多。這些檔案包括文字、圖表、照片、聲像、電子文件、軟件程序等多種載體形式，幾乎涵蓋了我們通常所見的載體類型。其內容包括文書、基建、設備、科研、采購等檔案門類，既有工程性的，又有科研性的。這也是大科學工程項目檔案的一個突出特點。

2.檔案工作周期長，時間緊迫，工作難度大。項目檔案是伴隨項目實施產生的，項目檔案工作貫穿于項目建設全過程，應做到二者同步進行。大科學工程項目建設周期長的特點決定了其檔案工作周期也相當長。雖然檔案工作周期長，但時間相當緊迫，要在限定的時間內完成檔案的收集、整理、著錄，同時還要配合提供借閱利用，為項目審計和竣工驗收總結提供檔案資料。還要準備檔案驗收的相關材料，包括驗收申請，匯報材料，檔案工作情況，自查報告，項目招投標、合同、單項工程劃分、設備、主要參建單位等清單，檔案分類方案、移交清單、參建單位歸檔說明、檔案指導檢查等材料，及項目建設大事記、專題文件匯編、工程介紹、工程圖集等檔案編研材料。做好這些工作，還必須同眾多參建單位和本單位相關部門打交道，工作難度大可想而知。

3.要在限定時間內完成檔案工作，并順利通過檔案單項驗收。這是固定資產投資項目檔案管理特有的一點?！秶揽萍脊I(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法》規(guī)定，“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行現(xiàn)場竣工驗收”，“應在項目檔案驗收一個月前向項目檔案驗收組織單位報送驗收申請”，這意味著所有的檔案管理和驗收準備工作已經完畢，才能報送檔案驗收申請，并且還要考慮好檔案驗收整改及驗收通過后給項目竣工驗收留出相應的時間。因此，至少在項目建設周期到期三到四個月前完成檔案驗收準備，并提交檔案驗收申請。

三、神光-III激光裝置建設項目檔案管理實踐

神光-III激光裝置是我國開展激光慣性約束聚變研究的主要實驗平臺之一。該建設項目（以下簡稱神光-III項目）是一個涉及多學科、多單位參與、集成度高、技術復雜度高的大科學工程，它不僅要完成上千臺套高精度非標設備的研制，還要完成規(guī)模龐大、技術復雜的實驗室土建及安裝工程。貫穿項目建設全過程的檔案管理活動也相當復雜，難度也非常大，需要精心進行統(tǒng)籌，謀劃得力措施，才能做好這項工作。

1.明確責任，建立項目檔案管理網絡。從神光-III項目建設開始，就在《神光-III項目管理大綱》中，將檔案工作作為項目管理的重要組成部分，納入了項目的領導層、組織層和執(zhí)行層的崗位職責，形成了完整的組織管理體系。在項目管理組織架構中，項目兩總（總指揮、總設計師）系統(tǒng)為項目實施組織體系中的領導層級，項目總指揮是項目級組織體系的行政責任人，負責項目實施過程中的最終決策，對項目建設第一責任人負責。項目總設計師為項目技術負責人，負責項目技術管理和產品質量控制，對項目總指揮負責。兩總系統(tǒng)是項目檔案工作的領導層。本項目專門成立了神光-III項目管理部，專職負責項目組織實施和管理工作，是項目檔案工作的責任主體，配備專職的文件資料管理人員，負責歸檔材料收集、整理、預立卷和歸檔工作。各相關職能及管理實體，負責按照職責分工負責分管專業(yè)板塊文件的收集、整理、歸檔工作。檔案管理部門全程進行跟蹤，監(jiān)督、指導項目檔案工作，負責項目檔案接收和統(tǒng)籌組織檔案驗收工作。

2.檔案部門積極介入，做好項目檔案工作總體策劃?！渡窆?III激光裝置建設項目檔案管理大綱》作為項目檔案工作總體性文件，主要包含以下內容。

（1）細化項目檔案歸檔范圍。根據(jù)項目實施方案和項目全周期實施計劃，按照項目的五個子項及其實施流程，分別梳理了項目全周期生成文件（見圖1），形成項目生成文件清單，作為項目檔案的歸檔范圍。這樣就解決了項目實施人員不清楚具體該將哪些文件歸檔的問題，項目管理人員和檔案部門人員也有了收集和歸檔的依據(jù)。

（2）確定項目檔案分類方案。神光-III激光裝置建設項目包含神光-III激光裝置、神光-III項目標記實驗室、神光-III精密裝校系統(tǒng)、神光-III光學元件供貨網絡、神光-III精密光學制造車間五個子項。其中，神光-III激光裝置實驗室和神光-III精密光學制造車間兩個子項為土建工程，其余三個子項為主工藝設備建造。據(jù)此我們搭建起了本項目檔案的分類框架，即兩個土建工程子項檔案按基建類檔案管理，其余三個主工藝設備建造子項檔案按設備類檔案管理，項目報批等管理過程中形成的管理文件按管理類檔案管理，將項目檔案整體上分成三大類別進行管理。其中較為復雜的主工藝設備類又可按系統(tǒng)、分系統(tǒng)、組件、單元組件等層次劃分進行分類組卷。

（3）強調項目檔案管理制度。該項目強調以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法》和《中國工程物理研究院國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法》作為開展檔案工作的依據(jù)性文件，項目檔案的收集和歸檔按照本單位制定的文書、設備、基建、照片、聲像、電子等檔案管理實施細則執(zhí)行，項目檔案整理組卷分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執(zhí)行。

（4）明確項目檔案歸檔要求。明確了項目檔案的歸檔時間從項目實施開始，到項目建設批復周期截止日期，各子項的歸檔完成日期；歸檔方式上，確定分子項進行歸檔，各子項內基建類按實施階段歸檔，設備類按系統(tǒng)歸檔，分別納入年度歸檔計劃實施歸檔；對歸檔質量要求方面，除歸檔原件、制作材料耐久性、圖紙線條清晰、符合標準化等要求外，還特別強調電子版文件采用通用格式編寫，對使用特殊軟件編寫的文件，應同時提交閱讀軟件。

3.加強跟蹤控制，強化過程管理。

（1）統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件管理。為便于管理，使神光-III項目文件與其他文件區(qū)別開來，做到統(tǒng)一、規(guī)范、鮮明地顯現(xiàn)神光-III項目標記，我們編制了《神光-III激光裝置技術文件編制格式及歸檔質量要求》及《神光-III激光裝置加工制造階段技術文件編制格式及歸檔質量要求（外協(xié)部分）》兩個規(guī)范性文件。對各階段形成的文件、圖表和記錄的名稱、格式、封面、編號、紙張、裝訂等作了詳細要求。前者主要規(guī)范單位內部產生的文件，后者規(guī)范外部協(xié)作單位提交的文件。

（2）使用“工程驗收圖”章，創(chuàng)新版本標識。神光-III激光裝置工藝設備在研制過程中進行技術改動是很正常的現(xiàn)象，這樣就會形成多個版本的技術圖紙，為了便于以后裝置的運行維護，很有必要將最終版圖紙加以標識存檔。但實際上這類圖紙既不同于工藝定型圖紙，也不同于基建竣工圖紙，沒有可以直接拿來用的標識圖章，最終我們在基建竣工圖的基礎上加以改進，取名叫“工程驗收圖”（見圖2）。并編寫了《神光-III激光裝置工程驗收圖歸檔要求與管理規(guī)范》，規(guī)范與強化對主工藝設備圖紙的審核與管理。

圖1 神光-III激光裝置項目全周期生成文件示意圖

圖2 工程驗收圖章樣式

（3）加強過程跟蹤，強化關鍵節(jié)點控制。在基建類文件資料管理方面，作為甲方派現(xiàn)場代表監(jiān)督檢查關鍵環(huán)節(jié)和部位的資料形成，工程竣工驗收前項目管理部門會同檔案管理部門初步審查項目施工過程文件和竣工資料，形成建設單位自查報告，報請中物院固投項目管理中心審查，整套文件材料通過審查后才能召開工程竣工驗收會。在設備類文件資料管理方面，在合同簽訂時列明文件資料交付專門條款，檔案人員參與設備到貨開箱，檢查隨機資料交付情況，將設備資料交付與進度付款相關聯(lián)，有效約束外協(xié)單位按時完整交付資料。

（4）把牢設備合同驗收關。對于大型非標研制設備，往往分批次分階段交付文件資料，我們會組織會議進行合同驗收，將文件資料交付情況作為驗收的內容之一。驗收會前，檔案人員同工程技術人員先對資料進行集中審查。驗收會上檔案人員作文件資料交付情況專題報告，對合同整體文件資料交付的齊全完整和真實有效性作全面匯報，由現(xiàn)場領導和專家進行包括技術準確性在內的綜合審查評估，審查合格后才能通過合同驗收。

4.加強培訓交流，提高管理水平。項目檔案管理涉及許多部門、單位和人員，檔案的形成、收集、整理和歸檔要靠大家的共同努力，必通過不斷地培訓交流，才能統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、共同提高。每年組織檔案專兼職人員參加國家和院外單位開展的培訓交流，并把獲得的相關知識同其他人員宣傳和交流，使檔案全程管理理念深入人心。在項目實施過程中，檔案人員經常與外協(xié)單位合同負責人交流討論，共同討論解決遇到的問題，向他們宣貫檔案管理的要求，強化了檔案意識，增強了認同感，能夠按要求交付資料。

5.周密進行驗收策劃，做好驗收準備。

（1）提前進行周密策劃。神光-III項目進展十分緊促，檔案驗收準備工作非常繁重，時間相當緊迫，為確保順利通過檔案驗收，提前進行周密的檔案驗收準備工作策劃。研究成立了由項目負責人和各相關部門領導組成的領導小組，詳細列舉了需要完成的準備事項，明確了責任人和時間節(jié)點，做到“任務分解、責任到人、明確時限”。

（2）利用“兩會”制度，解決實際困難。項目建設后期，檔案工作進度受項目建設直接影響，各項準備工作時間節(jié)點都是按照項目工作進度和總體驗收時間倒排的，彈性很小，為確保工作順利開展，我們充分利用好“兩會”制度，為驗收工作排除困難。充分利用月例會制度，匯報檔案工作進展，協(xié)調各板塊和環(huán)節(jié)遇到的問題，使各階段節(jié)點目標順利完成；對月例會上不能解決的問題，召開檔案專題會議，對出現(xiàn)的問題開展有針對性的討論，制定有效的應對辦法。

（3）歸檔前系統(tǒng)審查。為保證項目檔案的完整、準確、有效，建設單位在歸檔前組織有關專業(yè)人員和檔案人員對檔案資料進行全面審查，每個合同問題開一張“單子”，問題“單子”及時發(fā)給責任單位進行整改。并按照檔案驗收要求，形成檔案自檢情況報告，為項目檔案順利通過驗收做好充分的準備。

（4）分子項進行驗收。根據(jù)項目各子項實施完成情況，按照項目管理要求，分子項進行驗收。先進行子項所級綜合驗收，所級驗收通過后，及時向檔案驗收主管部門提交驗收申請報告，進行院級（代國家級）驗收。

四、結語

神光-III項目共形成歸檔文件兩千余卷，包含各類文件及圖紙數(shù)萬份，正是由于采取了上述有效措施，檔案工作一開始就與項目建設同步開展，實現(xiàn)了文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，檔案資料格式規(guī)范、分類清晰、齊全完整，受到驗收專家的好評，順利通過了檔案單項驗收?？偨Y經驗的同時，也有一些體會，供大家借鑒。

1.領導重視是做好項目檔案工作的前提。領導重視非常關鍵，從項目負責人到各相關部門領導，從上到下，都真正重視和支持檔案工作，項目檔案工作才能真正開展好。檔案工作是項目工作的重要組成部分，各級領導除了人、財、物支持，還要將檔案工作真正納入領導責任制，親身參與協(xié)調檔案工作同其他板塊工作的關系，研究解決檔案工作中遇到的問題，做到全方位地支持檔案工作。

2.前期一定要做好總體策劃。凡事預則立，不預則廢。前期一定要做好總體策劃工作，對項目檔案工作作一個總體安排，歸檔具體范圍、分類組卷方案、歸檔方式、總體時間進度、驗收方式等都作總體上的計劃安排。這就好比有了“綱”，綱舉才能目張，才能始終使檔案工作行駛在正確的軌道上，不偏離總目標和大方向。

3.檔案人員和項目管理人員要多交流學習。檔案人員和項目管理人員除了要在工作中密切配合，還應多交流學習，在檔案總體策劃時應相互討論，檔案人員應向項目管理人員多了解學習項目實施情況，方能做好分類立卷工作。在神光-III項目檔案工作中，根據(jù)項目目標分解確定了項目分類框架，但實施并未完全按目標分解進行，我們通過向管理人員了解，及時進行了微調，在保持分類框架不變的同時，按實際實施情況進行立卷和排列，做到了組卷科學合理。項目管理人員應多向檔案人員了解檔案管理的要求，才能將這些要求納入項目管理中，才能做到檔案工作同項目工作高度融合。

4.加強項目檔案信息化建設，深入推進項目檔案信息化。在項目檔案工作中，我們深刻感受到紙質檔案及其目錄電子化的管理模式難以滿足項目檔案高強度工作的需要。檔案工作本來就任務重、時間緊，特別是驗收準備階段，還要為項目總結、財務審計、安全環(huán)境衛(wèi)生驗收工作提供檔案利用，嚴重影響檔案驗收的緊張準備。從項目檔案管理和驗收的角度講，加強項目檔案信息化建設，深入推進項目檔案信息化，十分有必要。深入開展項目檔案信息化建設，力求內部文件電子化、外來文件數(shù)字化，實現(xiàn)全流程文件的信息化利用，避免項目總結、財務審計等各環(huán)節(jié)的大規(guī)模借閱影響項目檔案工作進度。

[1]李志剛，金鐸，閻永廉，等.我國大科學裝置發(fā)展戰(zhàn)略研究和政策建議[J].中國科學基金，2004，18（3）：166-171.

[2]羅小安，許健，佟仁城.大科學工程的風險管理研究[J].項目管理，2007，19（4）：43-48.

[3]張麗瑛.大科學工程檔案形成過程的管理[J].蘭臺世界，2013（12月中旬）.

[4]凌麗，等.基于神光-III激光裝置建設項目檔案管理實踐[J].科技管理，2016（10）.

[5]王偉國.筑牢四道關口 確保檔案質量[J].四川檔案，2015（5）.