王靜含

摘要：事業(yè)單位的文書檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位在發(fā)展中需要參照的規(guī)則依據(jù)，文書檔案的管理在性質(zhì)上是一種事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)的工作，在我國事業(yè)單位的發(fā)展進程中，體制改革逐漸深入，對文書檔案的管理工作也提出了越來越多的新要求，改善原來的不規(guī)范、無序化的管理狀態(tài)，為文書檔案的使用提供更加便捷的服務(wù)，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；文書檔案；管理

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

1.1為社會事業(yè)提供信息服務(wù)

事業(yè)單位的文書檔案是事業(yè)單位平日運營過程中的重要基礎(chǔ)性文件，其涵蓋的內(nèi)容覆蓋事業(yè)單位日常的辦公區(qū)域，各項支出收入，日常任務(wù)的完成進度，以及各個項目的具體情況與詳細分析。所以文書檔案是整個事業(yè)單位文件中的重要組成部分，對其進行深入分析有著巨大的意義和價值。同時，事業(yè)單位的文書檔案對其平日各項工作都有著極大的指導(dǎo)意義，工作人員既可以利用其作為各項工作的指導(dǎo)意見，更能在遇到困難或錯誤的時候用以分析比對找出更好的解決策略。

1.2具有較強法律憑證效力

通常情況下文書檔案是事業(yè)單位日常工作的原始檔案記錄，其中不僅囊括了領(lǐng)導(dǎo)部門對各項決策的批復(fù)意見，還將工作或任務(wù)的具體參數(shù)詳實記錄，因此文書檔案還能夠作為整個事業(yè)單位工作中的有效法律憑證。例如，公章是事業(yè)單位工作中最為重要的功用性憑據(jù)，而文書檔案不僅將公章所使用的時間、用途進行記錄，還保有經(jīng)手人的簽名等關(guān)鍵信息，在必要時刻可以成為法律憑證所使用。

2 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

2.1對文書檔案管理的認識有偏差

在事業(yè)單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書檔案管理更處于說著重視、實際忽視的尷尬地位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認為文書檔案管理不外是收收各部門的一般性業(yè)務(wù)資料，技術(shù)含量低，不能給單位帶來直接的經(jīng)濟和社會效益。部分事業(yè)單位的檔案管理人員也對自己的工作性質(zhì)認識不清，工作的主動性、創(chuàng)新性不足。

2.2文書檔案的管理手段落后

由于重視不夠、經(jīng)費不足、管理人員素質(zhì)不高，在社會已經(jīng)進入信息化的時代，一些事業(yè)單位的文書檔案管理依然處于原始的手工狀態(tài)。有的單位雖然給文書檔案管理配備了計算機、掃描儀等先進硬件設(shè)備，但相關(guān)的應(yīng)用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫說明、手動查詢資料等現(xiàn)象在許多事業(yè)單位的文書檔案管理和應(yīng)用中還是屢見不鮮。

3 事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施

3.1提高對文書檔案規(guī)范化管理重要性的認識

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確文書檔案的規(guī)范化管理在單位發(fā)展進程中的特殊價值，在經(jīng)費保障、制度執(zhí)行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書檔案的規(guī)范化管理，創(chuàng)造一個文書檔案規(guī)范化管理的良好環(huán)境。文書檔案管理工作者也要對自己肩負的歷史責(zé)任有清醒的認識，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度，將落實文書檔案規(guī)范化管理與單位的改革與發(fā)展及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提高緊密聯(lián)系起來，努力使自己的文書檔案管理水平符合規(guī)范化管理的各項要求。

3.2文書檔案管理工作機制完善

首先，嚴(yán)格控制事業(yè)單位人員對文書檔案的應(yīng)用情況，可以采取終端電子視頻監(jiān)控、檔案應(yīng)用備案記錄的方式，加強對事業(yè)單位文書檔案的安全管理，避免事業(yè)單位檔案文書資料泄露的問題發(fā)生。其次，重新調(diào)整事業(yè)單位文書檔案管理制度，要使管理制度的制定更加符合實際需要，發(fā)揮制度管理的實際作用。

3.3應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

只有合理規(guī)范地使用現(xiàn)代化技術(shù)，并使用現(xiàn)代化的管理手段，才能更好提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，并逐漸幫助整個事業(yè)單位走向現(xiàn)代化與信息化。不僅如此，在全社會不斷提升信息化的新形勢之下，事業(yè)單位從檔案入手做好現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，才能更好適應(yīng)社會改革的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)部門做出更為正確合理的決策夯實基礎(chǔ)。也只有做好現(xiàn)代化的管理工作，才能促進事業(yè)單位的基層人員進一步提升自我的素質(zhì)與專業(yè)能力，更好向社會與廣大人民群眾所服務(wù)。

3.4完善文書檔案管理的制度建設(shè)

要使事業(yè)單位文書檔案管理取得好的效果，必須建立完善的管理制度，并提高相關(guān)管理者對文書檔案規(guī)范化管理的認識，明確事業(yè)單位工作人員的職責(zé)，使文書檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。另外，企業(yè)應(yīng)完善文書檔案管理制度，提高工作人員的工作積極性，給予優(yōu)秀員工一定的激勵，并將物質(zhì)與精神激勵相結(jié)合，使員工主動地參與到工作中，對工作不認真的員工，要進行批評教育，使員工能夠端正工作態(tài)度，更好地投入到工作中。

3.5文書檔案管理工作科學(xué)規(guī)劃

一般而言，現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)劃分為公共資產(chǎn)檔案、人事檔案、流動性檔案三部分。公共資產(chǎn)檔案，主要是事業(yè)單位中公共財物的綜合統(tǒng)計，包括購進時間、作用、使用情況等等；而人事檔案部分，主要是對事業(yè)單位中從業(yè)人員的信息管理，包括編制，福利待遇等方面；流動性檔案主要記錄事業(yè)單位日常工作開展的相關(guān)性信息，包括日常會議記錄，項目工作實踐人物分配等。這樣分門別類的文書檔案管理方式，能夠使事業(yè)單位檔案管理工作始終圍繞事業(yè)單位工作開展的實踐情況歸類，發(fā)揮文書檔案管理工作在事業(yè)單位工作實踐中的作用。同時，事業(yè)單位文書檔案管理工作科學(xué)開展，也可以充分借助現(xiàn)代化技術(shù)平臺，采取事業(yè)單位信息資料數(shù)字化管理，應(yīng)用數(shù)字程序，進一步提升事業(yè)單位中文書檔案信息的整合歸納能力，形成更為流暢的檔案信息收集分析模式。

4 結(jié)論

事業(yè)單位文書檔案管理工作直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著社會的不斷進步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問題，需要進行改革創(chuàng)新。并且在新時期的發(fā)展中，數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。因此，文書檔案管理者要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，利用信息技術(shù)做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作。

參考文獻：

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