范 靜 / 塔里木河流域喀什管理局

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變路徑探索

范 靜 / 塔里木河流域喀什管理局

隨著當(dāng)代社會(huì)信息化程度的不斷提高，檔案管理相關(guān)工作也逐漸向現(xiàn)代化發(fā)展，水利檔案管理從傳統(tǒng)模式的轉(zhuǎn)變已成為必然趨勢(shì)。在這樣一個(gè)大的時(shí)代背景下，對(duì)水利檔案的管理方面也提出了更多更高的要求，以往的管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，如何對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革就顯得尤為重要。

水利檔案管理；傳統(tǒng)方式；現(xiàn)代化方式

當(dāng)前，信息時(shí)代的發(fā)展日新月異，人們?cè)谏a(chǎn)以及生活當(dāng)中各方面的數(shù)字化以及信息化的程度都越來(lái)越高。以前的水利檔案的管理對(duì)象都是紙質(zhì)檔案，可是隨著現(xiàn)代水利和信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)滿足不了水利工作需求。如此一來(lái)，水利檔案管理工作就要求從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而讓水利檔案管理可以朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，以促進(jìn)水利事業(yè)的全面進(jìn)步。

1.水利檔案管理模式轉(zhuǎn)變的必要性分析

1.1 以往的管理模式比較落后

傳統(tǒng)意義上的管理水利檔案指的就是把那些紙質(zhì)檔案歸納整理好，保證其是完好的，防止發(fā)生丟失被盜的現(xiàn)象即可。以往的檔案管理模式可以說(shuō)是檔案管理中一個(gè)最基礎(chǔ)的工作模塊，并未能將水利檔案管理的真正作用發(fā)揮出來(lái)。此外，傳統(tǒng)的管理水利檔案工作的主體是人，由于該類工作人員的綜合素質(zhì)與職業(yè)技能存在差異，從而會(huì)存在檔案利用率低、水平不高、管理力度不夠等問(wèn)題。[1]

1.2 相關(guān)的管理人員不具備高素質(zhì)

當(dāng)前階段的從事管理水利檔案的工作人員普遍存在的一個(gè)現(xiàn)象就是缺少關(guān)于檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)且業(yè)務(wù)水平較低，創(chuàng)新意識(shí)不足，思想停滯不前，不能適應(yīng)現(xiàn)代水利發(fā)展和管理需求，開展工作沒(méi)有前瞻性，使得其在管理水利檔案的時(shí)候千篇一律，創(chuàng)造不出新的管理方法以及理念，還有少數(shù)人員對(duì)一些儀器設(shè)備的操作不夠熟練，這些都制約著水利事業(yè)的發(fā)展。[2]

1.3 主觀認(rèn)識(shí)不足

一些從事水利檔案管理的工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其工作的重要性，其意識(shí)不到管理好水利檔案是推動(dòng)水利事業(yè)向前發(fā)展的一項(xiàng)重要因素，多數(shù)工作人員認(rèn)為只要保證檔案沒(méi)有丟失也沒(méi)有出現(xiàn)損壞就完成了本職工作，沒(méi)有必要去大費(fèi)周章對(duì)管理模式進(jìn)行改變，這樣錯(cuò)誤的意識(shí)使得管理水平一直停滯不前甚至出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。

2.轉(zhuǎn)變水利檔案的管理模式的意義

2.1 可以促進(jìn)水利檔案管理工作更好的開展

水利檔案管理工作的主要職責(zé)就是保存還有記錄數(shù)據(jù)，對(duì)水利事業(yè)各方面的發(fā)展都有著非常重要的作用。[3]進(jìn)行管理模式的改變可以讓其更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要，例如在進(jìn)行檢索資料工作的時(shí)候，如果檔案形式還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的話，將會(huì)讓花費(fèi)工作人員很多的精力還有時(shí)間，自然效率也就較低，進(jìn)而會(huì)對(duì)相關(guān)的水利工程產(chǎn)生不利的影響，這個(gè)時(shí)候如果轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的管理模式，讓資料變?yōu)殡娮訖n，那么就可以節(jié)省很多的時(shí)間，提高工作效率。

2.2 可以促進(jìn)水利事業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

水利檔案管理的意義從某種程度上來(lái)說(shuō)是水利事業(yè)發(fā)展歷程的體現(xiàn)，在水利檔案當(dāng)中有很多關(guān)于水利活動(dòng)方面的信息積累，其涉及的范圍十分廣泛，因而具有極強(qiáng)的參考性以及實(shí)踐性。一旦某個(gè)水利工程出現(xiàn)問(wèn)題，記錄在檔案的方案就可以為問(wèn)題的解決提供相關(guān)資料及作證。[4]管理方式的轉(zhuǎn)變可以讓檔案實(shí)現(xiàn)公開化的同時(shí)也會(huì)更加多元化，最近幾年，水利檔案的管理量急劇增加，電子檔案的存放空間十分廣闊，這就使得檔案的保存質(zhì)量可以得到提高。

3.轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式的路徑分析

3.1 完善檔案管理的相關(guān)制度

水利檔案管理方面的制度不夠完善是當(dāng)前大部分水利單位都正在經(jīng)歷的一個(gè)難題，不完善的管理制度降低其管理質(zhì)量。在少數(shù)的水利單位中，其在保密檔案工作上有著非常大的漏洞，具體表現(xiàn)為沒(méi)有一個(gè)完善的關(guān)于保密工作方面的制度，這樣就導(dǎo)致了很多檔案信息被泄露，信息安全得不到有效保障。為了使這種安全隱患問(wèn)題減少，提高質(zhì)量，就需要制定比較完善的關(guān)于檔案保密管理方面的制度。具體可以從下面方面做起：（1）在水利單位進(jìn)行宣傳，讓從事檔案管理的工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，提高他們的責(zé)任意識(shí)；[5]（2）健全關(guān)于檔案保密方面的制度，很多水利單位檔案數(shù)據(jù)以及科研成果是有著很強(qiáng)的保密性，特別是科研成果具有一定的專利性質(zhì)，一旦消息泄露就會(huì)讓那些科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到侵犯，從而導(dǎo)致單位出現(xiàn)很大的損失。因此水利單位需要對(duì)檔案的保密制度進(jìn)行完善，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候可以利用保密技術(shù)手段來(lái)防止信息發(fā)生泄漏。（3）落實(shí)檔案管理相關(guān)崗位的職責(zé)，做到各司其職，要做到“誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)”，這樣在出現(xiàn)情況問(wèn)題的時(shí)候就可以對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行追究責(zé)任，從而讓相關(guān)的管理人員能夠增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。

3.2 做好資料收集以及整理工作

進(jìn)行水利資料的收集以及將其進(jìn)行歸檔是具有一些難度的，主要是因?yàn)椴煌N類的關(guān)于水利方面的文件特別多，所以在對(duì)其進(jìn)行采集的時(shí)候，可以根據(jù)項(xiàng)目的不同，實(shí)施分階段采集以及追蹤采集這樣的兩種方法。對(duì)于那些整理檔案比較快捷、時(shí)間周期比較久的項(xiàng)目，可以運(yùn)用追蹤采集等工作方式，該類方式的目標(biāo)性很強(qiáng)，采集時(shí)候的速度也會(huì)非?？欤梢员苊庥捎跁r(shí)間不夠產(chǎn)生的缺漏，讓檔案質(zhì)量得到保障；[6]而對(duì)于那些周期很長(zhǎng)的項(xiàng)目，則可以運(yùn)用分階段進(jìn)行采集的方式，在采集材料的時(shí)候，需要對(duì)資料的采集內(nèi)容以及實(shí)踐進(jìn)行明確的劃分，從而使水利信息的相關(guān)初始資料的完整性得以保存，在把采集工作做完以后還不能忘記的一件事就是要整理歸檔，在將資料整理妥善之后，管理人員需要在相關(guān)主管部門的指導(dǎo)下對(duì)一些錄音影像等資料作出歸檔管理，并對(duì)這些資料數(shù)據(jù)進(jìn)行編號(hào)，這樣在日后查閱的時(shí)候就會(huì)比較方便。

3.3 強(qiáng)化法律保障

為了讓水利單位在進(jìn)行管理檔案的時(shí)候有法可依，就需要對(duì)其法律保障進(jìn)行強(qiáng)化，制定出關(guān)于管理的法規(guī)法律，這樣才可以將檔案的管理工作走上規(guī)范的道路。法律保障是能夠成為使傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化管理方式的前提基礎(chǔ)，只有相關(guān)的一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及法規(guī)法律得到完善，才可以讓電子檔案的證據(jù)資格以及憑證價(jià)值得到更深層次的肯定，避免發(fā)生檔案信任危機(jī)等現(xiàn)象，水利檔案在進(jìn)行管理時(shí)候必須要做到有法可依，借助科學(xué)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)劃方案，這樣才能夠使檔案管理的效率和質(zhì)量得到提升。

3.4 注重人才的培養(yǎng)

任何的社會(huì)活動(dòng)都是離不開人的活動(dòng)，水利檔案管理也是如此，在現(xiàn)代化管理方式盛行的情況下，參與檔案管理工作的人員需要具備很高的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能，因?yàn)檫@類人才有著專業(yè)的檔案管理知識(shí)以及可以熟練操作現(xiàn)代化的一些設(shè)備，這樣才能夠讓檔案管理工作順利開展?，F(xiàn)代進(jìn)行水利檔案管理的工作人員不但需要有著非常豐富的關(guān)于管理方面的經(jīng)驗(yàn)，更重要的是他們需要具備足夠的發(fā)展及創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于比較先進(jìn)的理念可以吸收，有著強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠創(chuàng)造出符合社會(huì)需求的管理檔案的新模式，也只有這樣才可以讓檔案管理模式一直創(chuàng)新。該類人才需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)有一定的了解，操作計(jì)算機(jī)比較熟練，讓現(xiàn)代化的管理檔案的模式可以順利的開展，所以水利單位務(wù)必需要加強(qiáng)對(duì)于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

4.結(jié)語(yǔ)

水利單位中的檔案管理工作對(duì)于水利事業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，其見證著水利事業(yè)的發(fā)展歷史，不但對(duì)水利發(fā)展當(dāng)中的各類要求進(jìn)行明確的劃分，而且還能在水利單位遇到困難的時(shí)候發(fā)揮相應(yīng)的指導(dǎo)與參考作用。把傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的管理模式，是其不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)，也只有這樣才可以讓檔案管理質(zhì)量得到更大程度的提高，讓其功能得到更大程度的發(fā)揮。

[1]劉祖銀.探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(03):149.

[2]王虹梅.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(03):105.

[3]笪艷.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014,(22):268.

[4]張博.檔案館檔案信息服務(wù)模式研究[D].安徽大學(xué),2014.

[5]諶玉潔.轉(zhuǎn)型期農(nóng)村基層黨建的理論與路徑研究[D].中共中央黨校,2014.

[6]王淑媛.分析水利檔案管理從傳統(tǒng)到現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變[J].東方企業(yè)文化,2014,(05):231.