侯文紅+薛宗瓏

摘 要 簡要介紹高校學術(shù)會議中心會議服務工作一般工作流程、管理制度，會議中心常用的使用操作規(guī)范，并對會議服務工作人員的管理提出一些具體措施，從思想上抓落實，從實踐中總結(jié)經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞 高校會議中心；管理制度；工作流程；多媒體設(shè)備

中圖分類號：G647 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2017）18-0022-03

Discussion on Strengthening Management and Service Construc-

tion of Conference Rooms in Colleges and Universities//HOU Wen-

hong， XUE Zonglong

Abstract This paper briefly introduces the academic conference cen-

ter service workflow， management system， operation specification Conference Center is commonly used， and some specific measures for meeting service personnel management， from the thought of im-plementation， sum up the practice experience.

Key words academic conference center； management system； work flow； multimedia equipment

1 前言

高校會議室是學校舉辦各類會議，接待各個學院、各部門舉辦大型學術(shù)交流活動的重要場所，同時也是各類大學來訪接待的重要場所，是向外界展示介紹大學的重要窗口，也是外界了解大學的一個重要途徑，代表了學校的形象，也是眾多紛繁工作中的一個亮點。因此，做好會議室服務工作需要有高度的責任心，要有如履薄冰的工作態(tài)度。以山東農(nóng)業(yè)大學為例，探索加強高校會議室管理與服務建設(shè)。

2 會議室管理及會議服務流程

會議室管理 本工作流程適用于會議室控制管理及對各學院、各部門會議服務工作的管理工作。會議中心有容納500人多功能學術(shù)報告廳一個、100人學術(shù)報告廳兩個、50人小型會議室一個。網(wǎng)絡信息技術(shù)中心辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理，負責對各部門會議申請的審批。辦公室負責會議室全面管理和受理各部門、各學院的各類會議，并負責安排會議服務人員，按要求會場布置；負責會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運行、維護工作；負責對會議服務人員的定期培訓工作，通知值班人員按時到崗。服務人員負責會議室開、關(guān)門，飲水、茶葉、茶杯的供應，協(xié)助辦公室布置會場和進行會議室清潔工作；負責會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護工作。

會議服務流程

1）網(wǎng)上預約。為方便學校各單位使用公共會議室，網(wǎng)信中心開發(fā)會議室網(wǎng)上預約系統(tǒng)。使用單位登錄網(wǎng)站主頁后點擊“會議預約”，即可進入系統(tǒng)進行預約，填寫詳細信息后提交，提交后應與辦公室主任聯(lián)系，盡快通過審批。各單位預約成功后，辦公室方可執(zhí)行。若與學校臨時性重大會議或活動發(fā)生沖突，應以學校大局為重，由網(wǎng)信中心進行協(xié)調(diào)。

2）工作程序。會議室工作人員要隨時了解當天和近期的會議情況，每天登錄會議室預約系統(tǒng)，確認會議審批后，根據(jù)會議申請的要求、申請部門、申請時間、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)，安排值班人員布置會場。對于有些要求不是很明確的申請，工作人員應根據(jù)會議的內(nèi)容，立即電話聯(lián)系會議申請部門，詳細了解會議使用情況及其他要求，根據(jù)要求進行會前布置。

會前準備需了解會議內(nèi)容、開會時間、與會人員及人數(shù)、需使用的設(shè)備、主席臺的布置等。其中包括以下具體注意事項。

①貼會標：有的會議需要貼會標，值班學生要關(guān)注貼會標的工作，注意保護好會議室的物品，保持衛(wèi)生清潔，遇有特殊情況告知辦公室負責教師處理。

②準備席簽：一般的會議只準備主席臺上校領(lǐng)導的席簽，特殊的會議由會議承辦單位準備席簽；必要時，有臨時變化也可幫助會議承辦方打印席簽，要靈活掌握。

③準備茶水：根據(jù)需要提前準備好開水，并根據(jù)要求選擇使用瓷杯或一次性紙杯，一般情況下為主席臺上的校領(lǐng)導和講話的領(lǐng)導準備瓷杯和茶水；茶杯或紙杯一般放于座位的右側(cè)。

④調(diào)試多媒體：開會前要試好話筒音量，保證音效正常；需用無線話筒時要提前充好電池（電池充電一般在6～8小時為宜），并在會前安裝好話筒電池；其他要使用的多媒體設(shè)備如計算機、投影機或錄像機等也應提前調(diào)試好。

3）會后整理。會議結(jié)束后按以下程序進行整理與清潔。

①及時檢查并按順序關(guān)閉所使用的多媒體設(shè)備與電源。關(guān)閉投影機時要特別注意先關(guān)機后斷電，要在關(guān)機后3～5分鐘再關(guān)閉電源，使投影機充分散熱后再斷電，否則會減少投影機的燈泡壽命。

②清潔瓷杯并消毒：清潔瓷杯時應特別注意清潔杯子口與杯子底部，遇有茶漬要用84消毒液或鋼絲球徹底清潔。

③清潔桌椅、桌洞與地面：清理地面時先用干凈的濕拖布擦第一遍，用清水涮凈拖布后再拖一遍；涮拖布時一定要以涮清了水為原則，之后還要把拖布的水汲干。

4）要做好會議室的日常維護工作。無會議期間，要及時檢查報告廳、會議室衛(wèi)生情況，注意保持衛(wèi)生整潔，包括桌椅擺放與清潔、過期會標清理、地毯吸塵、電池充電、茶杯清洗、消毒等，工作常態(tài)化。有會議時一般要根據(jù)具體開會時間及會議內(nèi)容提前半小時至一小時做準備，會議之后按照要求進行會場整理，整理完畢后再下班。endprint

3 對會議室工作人員的管理

會議室每年承接約500場次的各類會議，工作繁忙，時間緊張，會議室利用率較高，有時一個會議室能達到全天候利用。因此，如何在短時間內(nèi)安排好各類會議，做好會議的銜接，見縫插針地布置會場，及時調(diào)配人員到位，就顯得尤為重要。根據(jù)工作需要，在工作人員有限的情況下，增加會議輔助人員是十分必要的。

招聘勤工助學學生來會議室工作作為會議服務的必要補充，是完善會議工作的有效途徑。根據(jù)《教育部 財政部關(guān)于印發(fā)<高等學校學生勤工助學管理辦法>的通知》（教財〔2007〕7號），結(jié)合會議室工作實際需要，特招聘勤工助學學生，在學校組織下，利用課余時間通過勞動取得合法報酬，用于改善學習和生活條件。勤工助學是學校學生資助工作的重要組成部分，是提高學生綜合素質(zhì)和資助家庭經(jīng)濟困難學生的途徑。學生通過勤工助學，可以學到在課堂上學不到的東西，可以在實際工作中歷練自己，學會待人接物。勤工助學活動必須堅持“立足校園、服務社會”的宗旨，按照學有余力、自愿申請、信息公開、扶困優(yōu)先、競爭上崗、遵紀守法的原則，由學校在不影響正常教學秩序和學生正常學習的前提下，經(jīng)教師合理安排，有組織地開展。

會議服務工作具有連續(xù)性、持久性的特點，日復一日、周而復始，任何環(huán)節(jié)都不能出差錯。參與會議輔助服務工作的勤工助學學生來自不同學院、不同班級，課下業(yè)余時間差別很大，時間零散不一。如何使其有效地利用好課下時間，結(jié)合工作實際保證會議服務緊張有序、不間斷，對學生的有效管理就顯得尤為重要。

1）建立健全勤工助學學生值班管理制度，根據(jù)每個學生的課下業(yè)余時間安排好值班表，保證全天各個時間段都有人員在崗；如遇特殊情況，如學生調(diào)課或遇到考試周不能來值班的，要及時向教師請假，并自行與其他學生換班調(diào)整；如遇學習緊張，不能在規(guī)定時間按時值班的，要及時向教師說明情況，便于及時吸納新的勤工助學學生補充到崗。勤工助學學生在會議室工作期間，對其工作的基本要求是：要注意著裝整齊，簡潔干練、端莊大方，不得穿著奇裝異服，不留古怪發(fā)型，不標新立異，不得著拖鞋、背心上班，男生不準穿短褲，女生不準穿超短褲或超短裙；服務要有熱情，做到文明禮貌、主動周到；工作要有責任心，做到積極主動、踏實肯干；業(yè)務能力要強，能熟練掌握各種會議的一般程序及服務要點，掌握常用多媒體設(shè)備的操作規(guī)程及常見故障的應急處理等。

①會議服務。會議室應提前開門，服務員人員必須提前30分鐘到達會議室，開啟音響、空調(diào)并保證其正常運行。

②會議服務人員必須著裝整齊，在會議進行中必須每15分鐘倒一次茶水；大會議室召開會議，會務人員不能擅自離開，對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理，并及時向辦公室負責人匯報。

③會議使用完畢后，會議服務人員應及時對會議室進行清理，及時了解會議室使用情況，并根據(jù)網(wǎng)上預約系統(tǒng)情況做好下次會議的準備。

2）加強對輔助人員的崗位技能培訓。辦公室管轄下的文理大樓學術(shù)報告廳、會議室與學實樓報告廳，主要承接學校的各類重要會議與學術(shù)報告，要求熟悉會議工作流程，熟悉設(shè)備工作原理，熟練掌握設(shè)備的操作使用，出現(xiàn)故障能及時排除。由于勤工助學學生流動性較強，學生在崗時間不固定，使得培訓工作要經(jīng)常進行，對學生服務意識的提高要經(jīng)常進行督促，盡量讓每個人在不同的值班時間多經(jīng)歷不同的會議，對整個工作過程有一個全面的了解。在這個崗位上工作要努力做到：積極主動不被動，團結(jié)協(xié)作不計較，能者多勞不抱怨。多勞者往往多能，因此，多勞者是鍛煉、提高了自己，同時也更能得到贊賞。

3）要提高思想認識。服務工作要變被動為主動，引導學生對會議服務工作有一個正確的認識。部分學生認為會議工作就是等別人來開會，提供基本的服務就行，只要等待就可以了。這種認識遠遠不能滿足辦會的要求。因此，對學生進行正確的引導是十分必要的，還要講究工作方法，要考慮辦會過程中的各種細節(jié)。保證會議按時進行，只是會議服務工作最基本的要求。

由于參會人員眾多，各個學院主辦會議的人員對會議場地、現(xiàn)有設(shè)備并不十分了解，對會議流程并不熟悉，當他們來布置會場時，難免會有所疏漏，甚至會提出一些不切實際的要求。針對這種情況，工作人員要及時給他們提供必要的信息，如茶杯的擺放、席簽的擺放、桌椅的擺放位置、桌距的最佳設(shè)置、與會人員的座次安排、中途需要播放的背景音樂及背景音樂的選擇等。經(jīng)過溝通，協(xié)助辦會人員了解會議室的現(xiàn)有條件，根據(jù)現(xiàn)有條件，結(jié)合與會人員的實際情況，提供切實可行的建議，爭取達到在現(xiàn)有條件下使會議辦圓滿成功，達到雙方都滿意的效果。經(jīng)過了會議前充分準備，特別是在會議連續(xù)穿插進行的情況下，能夠做到忙而不亂，緊張而有序。

4 結(jié)束語

高等學校會議室的管理與服務工作歸根到底是對會議室工作人員的管理。只有不斷地提高對該項工作重要性的認識，不斷強化工作人員的服務意識，才能扎扎實實地把各項管理制度落到實處，才能把各種細節(jié)考慮周全。以人為本，提高工作實踐能力，提高會議服務人員的綜合素質(zhì)，充分調(diào)動工作積極性，與時俱進，積極探索與實踐，不斷總結(jié)經(jīng)驗，才能使高校會議管理與服務工作邁上新的臺階。endprint