李曉艷 陳曉媛 張延冬

（合肥工業(yè)大學(xué)檔案館合肥230009）

基于網(wǎng)絡(luò)的多校區(qū)學(xué)籍檔案服務(wù)體系構(gòu)建研究

李曉艷 陳曉媛 張延冬

（合肥工業(yè)大學(xué)檔案館合肥230009）

在目前諸多高校實(shí)行多校區(qū)異地辦學(xué)的形勢(shì)下，很多高校的檔案部門面臨著各校區(qū)間檔案資源難以共享、檔案利用條件異常不便的難題，具體到面對(duì)廣大在校生和畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，這個(gè)問題尤為突出。本文以合肥工業(yè)大學(xué)檔案館為例，探討高校檔案部門如何順應(yīng)新時(shí)期的工作要求，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的多校區(qū)學(xué)籍檔案服務(wù)體系，解決多校區(qū)辦學(xué)帶來的檔案工作新問題，并以此為契機(jī)，進(jìn)一步提升自身的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

多校區(qū)辦學(xué)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)籍檔案服務(wù)體系

G273

A

2017-05-19

一、多校區(qū)辦學(xué)與學(xué)籍檔案服務(wù)

隨著我國高等教育規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，管理體制改革的不斷深化，越來越多的高校通過合并重組或新建擴(kuò)展而走向了多校區(qū)辦學(xué)的模式。多校區(qū)大學(xué)指具有一個(gè)獨(dú)立法人資格，在兩個(gè)或兩個(gè)以上地理位置不相連的校園辦學(xué)的大學(xué)，這種地理位置上與主校區(qū)不相連的獨(dú)立的校園在學(xué)校內(nèi)部稱為校區(qū)[1]。多校區(qū)辦學(xué)在拓展教育發(fā)展空間、優(yōu)化學(xué)科結(jié)構(gòu)建設(shè)、整合辦學(xué)資源、彌補(bǔ)教育資源不足和提高高校競(jìng)爭(zhēng)力等方面都起到了一定的作用，解決了一些矛盾。但多校區(qū)辦學(xué)存在的綜合管理、資源配置、校園文化的整合與優(yōu)化等問題就成為我們面臨的十分重要而又迫切需要解決的課題。而學(xué)生管理與服務(wù)工作作為高校教育教學(xué)工作的重點(diǎn)工作之一，也將面臨新的困難和挑戰(zhàn)。

對(duì)于中國相當(dāng)部分高校檔案館而言，隨著辦學(xué)歷史不斷累積，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各類檔案資源的利用量日益增加。學(xué)籍檔案是高校檔案館重要的、獨(dú)具特色的檔案之一，也是各高校學(xué)生服務(wù)工作的重要組成部分，在校生和畢業(yè)生在應(yīng)試、就業(yè)、職務(wù)晉升、出國留學(xué)、移居海外等環(huán)節(jié)均需利用各類學(xué)籍檔案。這就給高校檔案館提出了一個(gè)值得關(guān)注的問題：如何在多校區(qū)辦學(xué)的背景下，科學(xué)管理并有效地開發(fā)和利用學(xué)籍檔案資源，為學(xué)生提供更便捷、更完善的學(xué)籍檔案服務(wù)。

在目前的信息技術(shù)飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)接入條件較成熟的大背景下，高校檔案館需要跟上時(shí)代與技術(shù)進(jìn)步的步伐，充分利用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案資源，主動(dòng)提高自身的管理和服務(wù)水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下高等教育的發(fā)展趨勢(shì)。本文以合肥工業(yè)大學(xué)檔案館所開發(fā)建設(shè)的學(xué)籍證明服務(wù)綜合平臺(tái)為例，探討如何在新形勢(shì)下構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的面向多校區(qū)的學(xué)籍檔案服務(wù)體系。

二、服務(wù)體系建設(shè)的目標(biāo)與原則

合肥工業(yè)大學(xué)是教育部直屬、國家“211工程”重點(diǎn)建設(shè)和“985工程”優(yōu)勢(shì)學(xué)科創(chuàng)新平臺(tái)建設(shè)高校，設(shè)有屯溪路校區(qū)、六安路校區(qū)、翡翠湖校區(qū)和宣城校區(qū)，并與合肥市共建合肥工業(yè)大學(xué)智能制造技術(shù)研究院，形成了“一校五區(qū)”的辦學(xué)格局[2]。為解決多校區(qū)辦學(xué)帶來的校內(nèi)資源共享難題，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館積極適應(yīng)新時(shí)期新階段的工作要求，建立遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)和體系，探索出一條利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善檔案管理和服務(wù)的新路徑。

1.總體目標(biāo)。（1）構(gòu)建穩(wěn)定、安全的信息化檔案服務(wù)體系，為教職工、在校生、畢業(yè)生提供“一站式”的成績(jī)及學(xué)歷檔案利用平臺(tái)，并在生成檔案信息的同時(shí)，通過技術(shù)手段建立數(shù)據(jù)查詢庫，滿足后期的防偽查證需求。（2）構(gòu)建安全、開放、靈活的用戶管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案館和學(xué)生之間協(xié)同工作，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，減少異地多校區(qū)辦學(xué)帶來的工作不便。在確保檔案信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，可根據(jù)檔案利用目的的不同，靈活調(diào)整學(xué)籍檔案中的個(gè)人基本信息、課程成績(jī)、課程類型、學(xué)分績(jī)點(diǎn)及排名等內(nèi)容的顯示方式，滿足個(gè)性化需求。（3）以開發(fā)學(xué)籍檔案服務(wù)體系為契機(jī)，建設(shè)以人為本、適合學(xué)校檔案工作發(fā)展、提高服務(wù)和管理水平的檔案資源利用平臺(tái)，并緊密結(jié)合數(shù)字化校園工程，為檔案信息交流、證明出具、資源共享提供一個(gè)高效快捷的電子化手段。

2.建設(shè)原則。（1）實(shí)時(shí)與真實(shí)原則：服務(wù)體系可以通過學(xué)校數(shù)字化校園公共數(shù)據(jù)平臺(tái)連接教學(xué)管理系統(tǒng)，保證檔案館出具的學(xué)生成績(jī)和學(xué)歷證明實(shí)時(shí)、真實(shí)。（2）可靠與穩(wěn)定原則：從技術(shù)措施和管理途徑等方面保證系統(tǒng)可靠，具備良好的運(yùn)行保障體系、多元化的存儲(chǔ)和備份手段及先進(jìn)的故障恢復(fù)手段，并配備有效的日志管理功能、數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程自動(dòng)備份功能，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。（3）安全性與保密原則：檔案這一特殊的信息介質(zhì)，有嚴(yán)格的安全性和保密性要求。系統(tǒng)必須能夠針對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境，采取不同的系統(tǒng)安全機(jī)制，且根據(jù)用戶類型不同設(shè)置數(shù)據(jù)存取的權(quán)限等，既實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，又注意信息的保護(hù)和隔離。（4）開放與標(biāo)準(zhǔn)化原則：系統(tǒng)能夠預(yù)留開放且符合主流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的接口，能夠與當(dāng)下通行的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境及網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境相匹配，并能實(shí)現(xiàn)后期與校內(nèi)綜合信息門戶各板塊功能的對(duì)接。

三、服務(wù)體系的構(gòu)建路徑與運(yùn)行機(jī)制

1.技術(shù)構(gòu)建路徑。（1）學(xué)籍檔案服務(wù)體系共有四大技術(shù)板塊構(gòu)成，數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)管理后臺(tái)、信息輸出前臺(tái)及信息認(rèn)證平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)中英文課程成績(jī)單、中英文四六級(jí)成績(jī)證明、中英文在讀證明、中英文畢業(yè)證明、中英文學(xué)位證明、中英文高考錄取登記表等學(xué)籍檔案的查詢、調(diào)閱、打印、認(rèn)證等功能。（2）服務(wù)體系中的數(shù)據(jù)中心連接學(xué)校公共信息平臺(tái)，直接讀取各校區(qū)教務(wù)部門的教學(xué)管理系統(tǒng)上傳的各類數(shù)據(jù)，從學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、專業(yè)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)到學(xué)生課程成績(jī)和學(xué)歷信息，形成一整套完整、規(guī)范的學(xué)籍檔案。并根據(jù)學(xué)生個(gè)人信息建立規(guī)范的用戶權(quán)限管理體系，確保用戶身份的唯一性。（3）服務(wù)系統(tǒng)滿足檔案館及學(xué)生的業(yè)務(wù)需求，滿足接入數(shù)字校園的技術(shù)要求，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校數(shù)字化校園平臺(tái)的統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一數(shù)據(jù)的集成，在個(gè)性化門戶上進(jìn)行功能聚合和集中展現(xiàn)，通過開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證碼實(shí)現(xiàn)用戶檔案查證。（4）嚴(yán)格遵循計(jì)算機(jī)軟件行業(yè)的各項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)以及教育部頒布的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，同時(shí)參考相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，兼顧校內(nèi)的自定義標(biāo)準(zhǔn)，使制定的標(biāo)準(zhǔn)具有良好的兼容性。開放的平臺(tái)可以靈活調(diào)整服務(wù)接口的相關(guān)參數(shù)，預(yù)留了面向數(shù)字校園平臺(tái)、微信服務(wù)平臺(tái)、手機(jī)應(yīng)用終端、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)等各項(xiàng)服務(wù)的接口功能，并保障接口數(shù)據(jù)的安全性。（5）系統(tǒng)在學(xué)校已有數(shù)字化校園平臺(tái)基礎(chǔ)上作整體規(guī)劃、設(shè)計(jì)，采用面向?qū)ο?、基于組件的設(shè)計(jì)和開發(fā)方式，符合當(dāng)前教育行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，并采用成熟、先進(jìn)、穩(wěn)定和規(guī)范的技術(shù)手段，選取基于Java的J2EE體系架構(gòu)構(gòu)建，遵循J2EE規(guī)范，方便地實(shí)現(xiàn)多層結(jié)構(gòu)和分布式計(jì)算。系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)工作流管理，用戶可以自定義日常管理流程，快速響應(yīng)學(xué)籍檔案業(yè)務(wù)變更，修改或搭建新應(yīng)用和新功能。

2.運(yùn)行與管理機(jī)制。在四大技術(shù)板塊中，數(shù)據(jù)中心處于服務(wù)體系的核心，承載著連接學(xué)校公共信息平臺(tái)、實(shí)時(shí)讀取各校區(qū)教學(xué)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、接收檔案管理者和利用者提供的數(shù)據(jù)信息并做出反饋的功能。其他幾大板塊在數(shù)據(jù)中心的統(tǒng)一調(diào)度下，分別完成檔案數(shù)據(jù)信息的接收、調(diào)整、輸出、驗(yàn)證等環(huán)節(jié)的工作，跨越多校區(qū)異地辦學(xué)的限制，為各校區(qū)的學(xué)生提供個(gè)性化定制的學(xué)籍檔案服務(wù)（如下圖）。

多校區(qū)學(xué)籍檔案服務(wù)體系工作流程示意圖

具體的運(yùn)行與管理流程如下：（1）檔案利用者通過系統(tǒng)入口進(jìn)行登錄。檔案館網(wǎng)站提供學(xué)籍檔案利用的申請(qǐng)入口，數(shù)據(jù)中心將一校五區(qū)的在校生和畢業(yè)生信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫，使各校區(qū)學(xué)生能夠通過互聯(lián)網(wǎng)便捷登錄系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)，并建立規(guī)范的用戶權(quán)限管理體系，確保了用戶身份的唯一性。（2）數(shù)據(jù)管理后臺(tái)進(jìn)行信息輸入、調(diào)整和維護(hù)。學(xué)生通過登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入數(shù)據(jù)管理后臺(tái)的申請(qǐng)頁面，提交辦理學(xué)籍檔案的相關(guān)證明或文件，并可以根據(jù)利用目的的不同，提出個(gè)性化需求，如定制學(xué)籍檔案的具體種類、申請(qǐng)修學(xué)課程進(jìn)行學(xué)分替代、選擇學(xué)分績(jī)點(diǎn)及排名的顯示方式等。檔案館相關(guān)工作人員以管理員身份登錄管理后臺(tái)，根據(jù)學(xué)校的檔案制度和具體政策對(duì)學(xué)生提交的申請(qǐng)和證明文件的合理性進(jìn)行審核，及時(shí)給出反饋信息。同時(shí)，對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，根據(jù)學(xué)生的個(gè)性化需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)整和維護(hù)。（3）信息輸出前臺(tái)進(jìn)行各類學(xué)籍檔案的生成和打印。根據(jù)數(shù)據(jù)中心讀取的各校區(qū)教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)管理后臺(tái)的調(diào)整維護(hù)信息，前臺(tái)界面輸出各類學(xué)籍證明供調(diào)閱或打印，打印采用專用防偽紙張、系統(tǒng)專用打印機(jī)和統(tǒng)一的學(xué)籍證明格式，并通過特殊技術(shù)手段，使每一份打印的證明均自動(dòng)生成帶有唯一SN序列號(hào)的PDF文件并存入指定的備查文件庫，以供后期檔案信息的調(diào)取、校核和驗(yàn)證。（4）檔案館完善各項(xiàng)后續(xù)服務(wù)。根據(jù)檔案利用者的不同需求，檔案館工作人員提供后續(xù)的簽字、蓋章、專用信封密封、郵寄、檔案出具單位信息填報(bào)等個(gè)性化定制服務(wù)。（5）檔案信息認(rèn)證。作為學(xué)籍檔案服務(wù)體系的重要組成部分之一，信息認(rèn)證平臺(tái)采用獨(dú)立的域名地址，并打印備查文件庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)，檔案接收方根據(jù)打印在各類學(xué)籍證明上的SN序列號(hào)驗(yàn)證碼和域名地址，登錄專用網(wǎng)站，查詢學(xué)籍證明的電子信息，再現(xiàn)打印內(nèi)容，進(jìn)行真?zhèn)悟?yàn)證。

四、結(jié)語

檔案服務(wù)是檔案工作的永恒話題，檔案部門只有為用戶準(zhǔn)確、快速地提供本領(lǐng)域內(nèi)最權(quán)威信息服務(wù)，檔案工作才能獲得公眾的認(rèn)可，才能獲得進(jìn)一步發(fā)展的空間[3]。在面臨多校區(qū)異地辦學(xué)、檔案資源難以共享、檔案利用條件不便的形勢(shì)下，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館主動(dòng)面向?qū)W生需求，積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)和體系，為各校區(qū)學(xué)生提供統(tǒng)一、便捷、快速的學(xué)籍證明辦理通道，在確保學(xué)籍檔案可靠性和嚴(yán)肅性的同時(shí)，也大大地提升了自身的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，給我們的檔案工作帶來了壓力，但同時(shí)也帶來了動(dòng)力，我們必須順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)，不斷改革創(chuàng)新，做到“以人為本，服務(wù)先行，面向技術(shù)，提升自我”，才能適應(yīng)新時(shí)期新階段的工作要求，開創(chuàng)檔案管理與利用工作的新局面。

[1] 陳運(yùn)超，沈紅.淺論多校區(qū)大學(xué)管理[J].清華大學(xué)教育研究，2001（2）:111-118.

[2] 合肥工業(yè)大學(xué)簡(jiǎn)介[EB/OL].http://www.hfut.edu.cn/ch/html/xxgk.html.

[3] 張衛(wèi)東,王萍.檔案用戶需求驅(qū)動(dòng)的個(gè)性化服務(wù)模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2001（2）：82-86.

安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)2016年度基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校學(xué)籍檔案服務(wù)教學(xué)管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016zd02）。

李曉艷，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館碩士，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案管理、檔案信息化建設(shè)等；陳曉媛，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館碩士，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案管理、檔案信息化建設(shè)等；張延冬，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館碩士，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案收集與管理、聲像檔案等。