楊林

摘要：伴隨著我國改革開放進入新階段。辦公室，作為上傳下達的核心關(guān)鍵部門，它的工作改革自然成為機關(guān)行政改革的核心和關(guān)鍵。改革的一個核心問題是提升工作的效能。針對目前機關(guān)辦公室工作存在的問題，提出相關(guān)意見和建議，以提升機關(guān)辦公室工作的效能，促進機關(guān)行政改革的深入進行。

關(guān)鍵詞：機關(guān)辦公室；事務(wù)工作；效能

習近平總書記在《擺脫貧困》一書中指出，辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大 [1]。機關(guān)辦公室工作具有瑣碎繁多，涉及面廣、任務(wù)重，時間長（全天24小時），職能多樣化（有管理、服務(wù)和提供咨詢建議的多種職能）的特點，這些特點決定了如何提高工作效能成為當前機關(guān)辦公室工作的改革重點和難點。

一、機關(guān)辦公室工作的重要性

“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證[1]。辦公室對于機關(guān)單位而言，其工作的水平直接決定著機關(guān)是否能夠正常、高效運轉(zhuǎn)；此外由于辦公室的工作要經(jīng)常和外來的同志和基層的同志打交道，所以辦公室工作在很大大程度上決定了機關(guān)單位的外在形象；辦公室還要為領(lǐng)導層做好參謀的工作，通過對各項基本事務(wù)的處理，為領(lǐng)導層的決策提供全面、詳細、準確的參考依據(jù)[2]。辦公室的參謀工作直接決定了黨的方針、政策的順利貫徹和實施，水平低就會影響全局工作，甚至造成嚴重后果。所以辦公室工作與全局工作密切相關(guān)。

二、機關(guān)辦公室工作存在的問題

2.1制度不完善

當前機關(guān)辦公室工作的制度不夠完善，雖然也有常規(guī)的請假制度、檔案制度、保密制度等常規(guī)制度，但普遍存在著制度粗放、不具體，缺乏規(guī)范的流程和職權(quán)交叉等情況。例如公車使用制度，雖然規(guī)定了車輛的使用規(guī)范，但經(jīng)常出現(xiàn)車輛使用不按規(guī)章、不按時還車、其他部門不按手續(xù)借用的情況。在比如請假制度，雖然有制度，但很多情況下，只是停留在書面上，實際工作中請假僅僅只是口頭請假，并沒有嚴格執(zhí)行請銷假制度。檔案的管理也存在類似的情況，對于很多領(lǐng)導講話、會議記錄都做了記錄，但往往不及時歸檔或者干脆不歸檔只是隨意放在辦公桌上。

2.2偏重管理，服務(wù)意識淡薄

由于傳統(tǒng)的辦公室工作偏向于強調(diào)管理職能，往往輕視服務(wù)、協(xié)調(diào)和咨詢功能，導致其工作重心偏向于管理，其他職能沒有得到應(yīng)有的重視；給機關(guān)的其他部門工作人員留下“臉難看事難辦”的印象。隨著機關(guān)事業(yè)單位改革的開展，雖然這種情況有了很大改善，但在一些年紀較大的辦公室人員身上，這種現(xiàn)象依然存在。

2.3信息化程度低

由于辦公室工作的特殊性和繁瑣性，幾乎涉及了機關(guān)中的所有部門，涉及了各類人員，涉及到了機關(guān)的財務(wù)、后勤、服務(wù)、管理、通訊、住房、教育、培訓、宣傳等跟方面的工作。這就決定了辦公室工作必然涉及到大量的信息和數(shù)據(jù)，隨著信息化辦公的推進，傳統(tǒng)的紙面辦公、經(jīng)驗辦公的情況有所改變。但是不可否認的是，目前的辦公室工作，還存在著大量可以采用信息化手段替代的方面，比如打通辦公室和機關(guān)各個科室的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)共享，共用工共建。

三、機關(guān)辦公室工作的改進措施

針對上述機關(guān)辦公室工作中存在的問題，提出以下改進措施：

3.1完善制度建設(shè)，強化服務(wù)意識

完善機關(guān)的各項制度建設(shè)，把制度建設(shè)細化。進行制度建設(shè)，完善制度細則，以辦實事，有實效為指導思想，不能只是停留在口頭上；以取得實效來檢驗制度建設(shè)的效果。通過展開每周學習日活動，積極主動學習先進，學習模范，強化服務(wù)意識，強化工作的細節(jié)，在日常的工作中，落實為人民服務(wù)。通過學習先進，向先進看齊，可以展開辦公室內(nèi)部滿意度評價考核機制，以制度促進服務(wù)意識的提升。

3.2明確職責分工，規(guī)范服務(wù)流程

針對職責不清、職能交叉的情況，針對辦公室工作的管理、服務(wù)協(xié)調(diào)和參謀咨詢的主要職能，制定詳細具體的操作規(guī)范和流程。通過細化主要職能，實施分級管理，分層落實責任，通過與其他機關(guān)部門共同合作，確定各自的職責范圍，避免出現(xiàn)職能交叉的情況。把職責落實在日常的行動中，把規(guī)范踐行的每一次服務(wù)中。把服務(wù)流程落實在白紙黑字上，通過公布規(guī)范的服務(wù)流程，接受外界和內(nèi)部的監(jiān)督，強化規(guī)范服務(wù)流程的執(zhí)行。

3.3加強信息化建設(shè)

引進先進的信息化手段，引入市場服務(wù)，將一些繁瑣的、重復(fù)的不涉密的日常辦公工作數(shù)據(jù)化、無紙化。通過推行網(wǎng)絡(luò)辦公、手機客戶端辦公、云服務(wù)等手段，簡化辦公工作，提高辦公室工作的及時性、便利性。將日常的辦公工作進行數(shù)據(jù)化整理、存儲，最終構(gòu)建辦公室工作的大數(shù)據(jù)庫，進而更好的提出合理化建議、更加有效的協(xié)調(diào)各個部門的工作，更高效的實現(xiàn)管理職責。

四、結(jié)束語

總之在當前機關(guān)行政事務(wù)改革進一步推進的今天，提高機關(guān)辦公室工作的效能是勢在必行的，也是決定著機關(guān)行政事務(wù)改革能夠卓有成效展開的關(guān)鍵。

[1]習近平：秘書工作的風范—與地縣辦公室干部談心[EB/OL].http：//theory.people.com.cn/n/2014/1016/c389908-25846569.html.

[2]方亞利.淺議機關(guān)辦公室事務(wù)工作的精細化管理[J].經(jīng)營管理，2016（29）44-45.endprint