冷雪++張曉義

摘 要：文書(shū)檔案管理在單位的管理過(guò)程中屬于最基本的服務(wù)型工作，能夠客觀記錄單位各項(xiàng)活動(dòng)，是單位管理水平的重要評(píng)估指標(biāo)。伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。本論文總結(jié)了文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)涵和特點(diǎn)，分析了文書(shū)檔案管理工作目前存在的問(wèn)題，并提出了有針對(duì)性的解決對(duì)策，確保文書(shū)檔案管理工作能朝著現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的方向不斷邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理工作；現(xiàn)存問(wèn)題；解決對(duì)策

一、前言

文書(shū)檔案能夠充分記錄企業(yè)經(jīng)歷的各個(gè)重點(diǎn)事項(xiàng)，反映出單位成長(zhǎng)，以及發(fā)展的歷程，是重要的信息資源，以及寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，是對(duì)一個(gè)單位進(jìn)行管理水平評(píng)價(jià)最基本也是最關(guān)鍵的指標(biāo)。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，信息化水平也在不斷提高，提高文書(shū)檔案管理工作水平，以及服務(wù)能力將會(huì)成為檔案管理者面臨的最新挑戰(zhàn)，需對(duì)此進(jìn)行更加深層次的探討。

二、文書(shū)檔案及管理工作的內(nèi)涵

（一）概念

文書(shū)檔案作為管理機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在行政管理活動(dòng)中具有保存價(jià)值的文件總稱，通常都是通過(guò)文書(shū)的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化。文書(shū)檔案的管理就是將本單位領(lǐng)導(dǎo)或者是公務(wù)活動(dòng)當(dāng)中形成的一些歸檔文件或是價(jià)值較高的文件按照一定的要求和原則進(jìn)行科學(xué)合理的管理的過(guò)程。

（二）特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理工作較繁雜。工作的重點(diǎn)在于各類資料，以及歷史數(shù)據(jù)的收集、整理和保存。文書(shū)檔案管理的工作會(huì)將已經(jīng)發(fā)生的人物歷史、事物事件、過(guò)程經(jīng)歷、書(shū)刊文檔、物品信息等當(dāng)作管理對(duì)象，通過(guò)載體進(jìn)行記錄和整理。載體包括實(shí)物和紙張，同步進(jìn)行分類整理和存放。文書(shū)檔案涉及的各類資料非常復(fù)雜和繁多，導(dǎo)致工作內(nèi)容十分繁多，這對(duì)于文書(shū)檔案管理人員的工作責(zé)任感和工作態(tài)度提出了更高的要求。文書(shū)工作是提供依據(jù)的工作，包括文件采集、記錄、催辦、轉(zhuǎn)移、整理、立卷，以及歸檔，文書(shū)檔案的形成是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。文書(shū)工作是開(kāi)展檔案管理的工作根源和前提，所以，文書(shū)工作在很大程度上影響了文書(shū)的檔案質(zhì)量。除此之外，文書(shū)檔案還具有保密性和規(guī)范性，檔案資料的安全性和完整性對(duì)其標(biāo)準(zhǔn)化提出了非常高的要求。文書(shū)檔案載體多樣，內(nèi)容豐富。文書(shū)檔案是組織或單位最基本的工作，涵蓋人事、業(yè)務(wù)、基建、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面，決定了文書(shū)檔案工作的內(nèi)容豐富性。再加上科技飛速發(fā)展，文書(shū)檔案載體日益多樣，辦公軟件日益信息化，工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升工作能力。

三、文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）文書(shū)與檔案工作存在脫節(jié)問(wèn)題

文書(shū)檔案管理工作包含了文書(shū)和檔案兩大部分，兩者密不可分，但也存在著本質(zhì)區(qū)別，處理好文書(shū)和檔案的一體化是文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)。所以，文書(shū)檔案管理工作在實(shí)際操作的過(guò)程中，要實(shí)行分體式管理體系，將文書(shū)和檔案工作相配合，形成科學(xué)合理的管理制度，以更好地完成文書(shū)檔案管理工作。但是在實(shí)際的開(kāi)展過(guò)程中，文書(shū)和檔案工作幾乎是相互分離的，兩者之間存在許多不銜接之處。追究問(wèn)題的根源，是因?yàn)椴糠治臅?shū)檔案管理工作人員缺乏檔案意識(shí)，檔案的專業(yè)人員大多都是從事文秘工作的，造成了兩者的脫節(jié)，降低了文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。

（二）領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在一部分單位中，部分領(lǐng)導(dǎo)存在對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠全面和透徹的現(xiàn)象。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)還在思想觀念的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，不重視檔案工作，認(rèn)為檔案工作不重要。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作做起來(lái)較簡(jiǎn)單，就是收集、歸納和保存，所以只需要檔案室的人員進(jìn)行檔案的保存就可以了，這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)給文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施造成了阻礙。

（三）工作人員專業(yè)素質(zhì)需要提升

大部分單位檔案管理工作人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的專業(yè)技能培訓(xùn)，對(duì)于檔案分類和立卷等技能的掌握還不夠扎實(shí)和熟練，個(gè)人的能力也達(dá)不到目前狀況下對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的需求，還有部分單位檔案管理人員雖然是持證上崗，但卻從來(lái)沒(méi)有參加過(guò)相關(guān)繼續(xù)教育，這部分工作人員對(duì)于檔案工作的了解只是停留在表面，未能及時(shí)進(jìn)行知識(shí)儲(chǔ)備的更新，管理理念和方法都比較陳舊，無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，以及信息化時(shí)代對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的要求。甚至有些單位從根本上就缺乏文書(shū)檔案的專業(yè)化或?qū)Ｂ毣芾砣藛T，大部分文檔工作由文秘人員來(lái)完成。這部分工作人員要負(fù)責(zé)公文的流轉(zhuǎn)、文字綜合的處理，以及各類宣傳工作，沒(méi)有充足的時(shí)間和精力管理檔案，對(duì)檔案管理工作的范圍不明確，對(duì)于材料真?zhèn)蔚谋孀R(shí)不準(zhǔn)確，降低了文書(shū)檔案的管理質(zhì)量。伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，文書(shū)檔案管理的信息化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案管理人員如果不提升自身的水平就會(huì)被新時(shí)代淘汰。

四、文書(shū)檔案管理工作加強(qiáng)對(duì)策

（一）規(guī)范文書(shū)工作及檔案管理銜接流程

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，文書(shū)工作作為管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案管理的水平在很大程度上依賴于文書(shū)的工作水平，所以，文書(shū)工作人員一定要加強(qiáng)檔案管理工作理念，規(guī)范處理文書(shū)資料，做好檔案管理跟文書(shū)工作之間的銜接，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案和文書(shū)工作一體化，保證文件材料的質(zhì)量，確保文件的格式更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。另外，文書(shū)工作的相關(guān)人員一定要加強(qiáng)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)進(jìn)行各類資料的收集整理及歸檔，在記錄過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，要及時(shí)更正，發(fā)現(xiàn)有缺失，要及時(shí)找回，確保資料的準(zhǔn)確性及完整性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立起強(qiáng)烈的工作意識(shí)，提高文書(shū)檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作跟檔案管理工作的無(wú)縫銜接。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)知及重視

領(lǐng)導(dǎo)的重視是單位做好文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是提高文書(shū)檔案管理工作人員的前提。單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書(shū)檔案管理工作的原因有以下幾點(diǎn)。

第一，領(lǐng)導(dǎo)自身缺乏檔案管理意識(shí)。第二，檔案工作人員對(duì)于本職的重視程度不夠。針對(duì)以上情況，首先，文書(shū)檔案管理人員要提高自身意識(shí)，做好檔案管理工作的宣傳及匯報(bào)，做好相關(guān)法律法規(guī)的傳達(dá)和宣貫，依據(jù)《檔案實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)》等，讓領(lǐng)導(dǎo)深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及必要性，匯報(bào)的形式可以靈活多樣，積極互動(dòng)去爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重視，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，加大對(duì)檔案管理工作在人力、物力、財(cái)力方面的投入，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作向著科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。單位領(lǐng)導(dǎo)自身也要樹(shù)立起檔案管理的意識(shí)，關(guān)注文書(shū)檔案工作綜合開(kāi)展情況，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并責(zé)令責(zé)任部門(mén)進(jìn)行整改，逐步將文書(shū)檔案管理工作當(dāng)做一個(gè)重點(diǎn)工作來(lái)抓。另外，文書(shū)檔案管理工作的從業(yè)人員也要時(shí)刻努力，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的滿意度，樹(shù)立起現(xiàn)代化的理念并掌握相關(guān)技能，保持積極的熱情和刻苦的精神，通過(guò)一些業(yè)績(jī)吸引領(lǐng)導(dǎo)的注意力。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)力度，提高人員綜合素質(zhì)

文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是文書(shū)工作完成的關(guān)鍵，同時(shí)也是單位文書(shū)檔案管理工作最直接的質(zhì)量影響因素，因此，各單位應(yīng)當(dāng)重視文書(shū)檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面要定期舉辦多層次的專業(yè)培訓(xùn)，提升在職人員的崗位技能和職業(yè)素養(yǎng)，幫助從業(yè)人員多了解相關(guān)的法律法規(guī)，注重檔案管理人員多角度的提升。另一方面，要注意吸納一些具備較高職業(yè)素養(yǎng)，以及政治信仰的專業(yè)化檔案管理人員，單位招聘時(shí)一定要嚴(yán)把人才質(zhì)量關(guān)。在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景下，還要將文書(shū)檔案管理工作同計(jì)算機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高工作人員管理電子檔案的水平，創(chuàng)新工作理念，讓文書(shū)檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，打造復(fù)合型的高素質(zhì)人才。

五、結(jié)語(yǔ)

本論文闡述了文書(shū)檔案及文書(shū)檔案管理的概念，分析了文書(shū)檔案及文書(shū)檔案管理的特色，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)探討了文書(shū)檔案，以及文書(shū)檔案管理在目前階段存在的問(wèn)題，以期能讓文書(shū)檔案及文書(shū)檔案管理更快更好地開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

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