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淺談檔案管理與知識管理內(nèi)在邏輯呈現(xiàn)

2017-10-21 15:11:12金麗
科技風(fēng) 2017年12期
關(guān)鍵詞:相互作用知識管理關(guān)系

金麗

摘要:知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種全新管理思想與方法,從出現(xiàn)就被應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域,在現(xiàn)代化檔案管理工作中,同樣引入了知識管理;檔案管理與知識管理在很多方面有著相同之處,但又保持著彼此的獨(dú)立性,相互區(qū)別,相互作用,相互融合,呈現(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一的內(nèi)在邏輯關(guān)系。

關(guān)鍵詞:檔案管理;知識管理;概念;關(guān)系;相互作用

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下,知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系,社會經(jīng)濟(jì)活動的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中,人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別,到相互影響,最后有機(jī)融合,形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。

一、檔案管理與知識管理的概念

知識管理是以知識為核心的管理,圍繞著知識和與知識有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會活動。而知識是通過學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識、判斷或技能,在人類社會當(dāng)中,知識已成為一種重要資源,久而久之人們認(rèn)識到知識的稀缺和可靠,開始追逐知識的獲取,最終演化成一門知識學(xué)科,于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式,經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展,它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念,在企業(yè)管理中知識管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。

檔案管理亦稱檔案工作,是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管,而狹義意義的檔案管理是指對已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作,主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)活動當(dāng)中,眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營活動就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容,逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視,對于檔案管理本身來講,除了對檔案實(shí)體的管理以外,還有對檔案內(nèi)在信息的管理,在某種程度上來說,實(shí)際上是對一種知識的使用價(jià)值的有效管理,因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。

二、檔案管理與知識管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識管理的相同之處

1.二者的管理對象

檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料,可以說檔案管理具備信息屬性,而信息作為一種知識的表現(xiàn)形式,同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識,而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識,顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的,如圖書、報(bào)紙期刊等有形知識,而隱形知識是側(cè)重于無法用文字描述和表達(dá)的知識,更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無實(shí)物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內(nèi),知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。

2.二者的管理目的

檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù),側(cè)重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識的價(jià)值,為知識管理者提高知識理論體系,指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷??梢哉f二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值,二者出發(fā)點(diǎn)相近。

3.二者的管理流程

不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式,都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計(jì)、利用的過程,而知識管理的流程主要是知識產(chǎn)生、收集、加工、整理、評價(jià)、利用,可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中,檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。

4.二者的管理技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及,各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合,可以說在管理技術(shù)和手段上,新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介,二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識管理的不同之處

1.范圍大小

檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理,而知識管理的范圍較檔案管理廣泛,包含顯性知識與隱形知識,可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識,而不具備隱形知識,知識管理二者皆備。

2.重視利用程度

在社會經(jīng)濟(jì)活動中,檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視,重視程度低,利用效率同樣低下,甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高,隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快,情況有所好轉(zhuǎn),但是知識管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。

3.機(jī)制體系完善度

正是由于二者的重視程度差異較大,知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系,以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制,而檔案管理理論水平較低,由于思想認(rèn)知問題導(dǎo)致人員參與程度低,長期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識管理的相互作用

(一)知識管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入,現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進(jìn)的理念來推動檔案管理工作,提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度,在主觀上影響其促使檔案管理知識深化,形成檔案管理的知識及管理體系。同時(shí)隨著知識管理的不斷深入,數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動知識管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善,管理工作的大力開展,有助于知識的沉淀和積累,形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才,對知識的傳播與交流都起到了推動作用,并在此過程中,知識管理可以得到深挖,通過新一輪的理解和完善,知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn):

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